Samarbetsförslag mall – skapa ett tydligt upplägg

Ett samarbetsförslag är ett konkret underlag för att inleda en dialog med ett annat företag, en konsult, en förening eller en annan möjlig partner. Det hjälper er att beskriva vad samarbetet ska uppnå, varför just mottagaren är relevant och hur ni tänker att arbetet ska fungera i praktiken.

En bra mall för samarbetsförslag ersätter inte alltid ett bindande avtal, men den skapar ett tydligt beslutsunderlag innan parterna lägger tid, pengar och resurser på projektet. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren och sedan skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word.

Vad är ett samarbetsförslag?

Ett samarbetsförslag är ett strukturerat dokument där en part presenterar ett möjligt samarbete för en annan part. Dokumentet kan användas i många situationer: två företag vill sälja tillsammans, en byrå vill samarbeta med en specialist, en lokal aktör vill arrangera ett evenemang med en sponsor eller en leverantör vill erbjuda ett långsiktigt partnerskap.

Förslaget fokuserar normalt på affärsidén och den praktiska ramen. Det bör göra det lätt för mottagaren att förstå nyttan, omfattningen, ansvarsfördelningen och vilka frågor som behöver avgöras innan samarbetet kan starta.

Det är viktigt att skilja mellan ett samarbetsförslag och ett samarbetsavtal. Förslaget är ofta ett förhandlingsunderlag. Ett avtal ska däremot uttryckligen ange när parterna vill vara bundna och vilka skyldigheter som gäller. Formuleringar om bindning, ersättning, ensamrätt och sekretess bör därför alltid hanteras med eftertanke.

När är mallen användbar?

Mallen passar när du vill presentera ett seriöst och lättöverskådligt upplägg, utan att börja med ett långt avtal. Den kan skickas som ett första underlag, tas med till ett möte eller användas internt för att förankra idén innan kontakt tas med en extern partner.

• Företag som vill dela marknadsföring, leads eller kundkanaler.
• Konsulter och byråer som vill lämna ett gemensamt erbjudande till kunder.
• Butiker, restauranger och andra lokala företag som planerar en aktivitet tillsammans.
• Arrangörer som söker sponsorer, medarrangörer eller innehållspartners.
• Föreningar och företag som vill tydliggöra ett lokalt eller kommersiellt samarbete.
• Leverantörer som vill föreslå ett återkommande samarbete med en återförsäljare.

Om ni redan har kommit överens om centrala villkor, eller om stora ekonomiska värden och risker är inblandade, är det klokt att gå vidare till ett skriftligt avtal. Ett förslag kan då fungera som grund för avtalsförhandlingen.

Börja med mottagarens nytta

Ett vanligt misstag är att låta förslaget handla enbart om den egna verksamhetens behov. Mottagaren behöver snabbt se vad samarbetet kan ge: nya kunder, ett starkare erbjudande, bättre räckvidd, sänkta kostnader, kompletterande kompetens eller ett tydligare varumärkesvärde.

Beskriv därför både den gemensamma nyttan och den specifika nyttan för respektive part. Var konkret. I stället för att skriva att samarbetet ska ”öka synligheten” kan du ange vilken målgrupp ni vill nå, i vilka kanaler och vilken insats varje part förväntas göra.

Frågor att besvara innan du skriver

• Vilket problem eller vilken möjlighet ska samarbetet hantera?
• Varför är just denna mottagare en lämplig partner?
• Vilka resultat hoppas ni uppnå tillsammans?
• Vilka resurser, kontakter eller kunskaper bidrar varje part med?
• Vilken insats behöver mottagaren godkänna eller finansiera?
• Hur ska ni följa upp om samarbetet ger önskat resultat?

Praktiskt tips: Skriv en sammanfattning på några meningar först. Om mottagaren inte kan förstå syftet, nyttan och nästa steg efter att ha läst den, behöver förslaget förenklas innan du fyller på med detaljer.

Så bygger du upp ett tydligt samarbetsförslag

Ett välstrukturerat förslag behöver inte vara långt. Det viktigaste är att det är lätt att skumma, att ansvar är begripligt och att öppna frågor framgår. Anpassa omfattningen efter samarbetets storlek. För ett mindre lokalt projekt kan en eller två sidor vara tillräckligt, medan ett strategiskt partnerskap ofta behöver ett mer utvecklat underlag.

1. Identifiera parterna. Ange företagsnamn, organisationsnummer när det är relevant, kontaktperson och kontaktuppgifter.
2. Beskriv bakgrunden. Förklara kort varför förslaget lämnas och vilken möjlighet ni har identifierat.
3. Definiera mål och omfattning. Ange vad samarbetet ska omfatta och, lika viktigt, vad som ligger utanför.
4. Fördela ansvar. Skriv vem som ansvarar för leveranser, beslut, kundkontakt, marknadsföring och eventuella kostnader.
5. Beskriv ekonomi och resurser. Klargör ersättning, budget, fakturering eller om parterna står för sina egna kostnader.
6. Sätt tidplan och uppföljning. Ange start, eventuell testperiod, milstolpar och tidpunkt för utvärdering.
7. Förtydliga nästa steg. Föreslå exempelvis ett möte, en återkopplingsdag eller att ett avtal tas fram efter principgodkännande.

Innehåll som bör framgå i dokumentet

Följande översikt visar vanliga delar i ett samarbetsförslag och varför de behövs. Alla punkter är inte nödvändiga i varje situation, men ju mer ansvar och ekonomi som berörs, desto viktigare blir tydligheten.

Beskriv leveranser och gränser

Ord som ”marknadsföring”, ”support” och ”projektledning” kan betyda olika saker för olika personer. Specificera därför gärna leveransen: antal kampanjer, vilka kanaler som används, hur många timmar som ingår, vem som tar fram material och vem som godkänner det.

Beskriv också avgränsningar. Om en part inte ansvarar för kundsupport, annonseringskostnader, produktion eller försäljning ska det stå. Tydliga avgränsningar gör det enklare att jämföra förslaget med mottagarens behov och minskar risken för att förväntningar växer under arbetets gång.

Ekonomi, ersättning och skatter

Ekonomin bör aldrig lämnas som en underförstådd fråga. Ange om förslaget innebär en fast ersättning, provision, intäktsdelning, byte av tjänster eller att vardera parten står för sina egna kostnader. Om detaljer inte är klara kan du skriva att ersättningen ska avtalas separat, men redovisa då vilken princip du föreslår.

Var tydlig med om belopp anges inklusive eller exklusive mervärdesskatt, vem som får fakturera och när kostnader behöver godkännas. Vid fakturering mellan företag behöver parterna också säkerställa att underlaget uppfyller relevanta krav. Läs vägledning om företagande och skatter hos Skatteverket om du behöver kontrollera frågor kring exempelvis moms och fakturor.

Om samarbetet gäller provision eller intäktsdelning bör ni definiera vad beräkningen grundas på. Det kan till exempel vara fakturerat belopp, betalt belopp, intäkt exklusive moms eller vinst efter särskilt angivna kostnader. Skriv också hur och när rapportering ska ske.

Vanliga ekonomiska modeller

• Fast ersättning: En part betalar ett bestämt pris för en tydligt avgränsad insats.
• Tim- eller projektarvode: Ersättning baseras på nedlagd tid eller ett avgränsat projekt.
• Provision: Ersättning utgår när definierade försäljningar eller affärer uppstår.
• Intäktsdelning: Parterna delar inkomster enligt en bestämd fördelning.
• Egna kostnader: Varje part står för sin egen tid och sina egna utgifter, ofta vid ett begränsat test.

Sekretess, varumärken och personuppgifter

Redan i ett tidigt skede kan ett samarbetsförslag innehålla affärskänslig information, till exempel kundlistor, prissättning, produktplaner eller kampanjidéer. Bestäm därför vilka uppgifter som får delas, hur de får användas och om särskild sekretess behövs. Om informationen är känslig kan ett separat sekretessavtal vara lämpligt innan mer detaljer lämnas ut.

Om samarbetet omfattar användning av namn, logotyper, bilder eller annat material bör det tydligt framgå vad som får användas, i vilka kanaler och under vilken tidsperiod. Godkännande av marknadsföringsmaterial bör helst ske skriftligt och i förväg.

Behandlar parterna personuppgifter, exempelvis kunduppgifter eller kontaktlistor, behöver ansvar och instruktioner utredas innan data delas. Personuppgifter får inte delas av bekvämlighet. Läs översiktlig information hos Integritetsskyddsmyndigheten och anpassa upplägget efter den faktiska behandlingen.

Gör klart om förslaget är bindande eller inte

En central fråga är om dokumentet bara är ett förslag eller om delar av det ska vara bindande. Skriv uttryckligen vad som gäller. Om avsikten är att dokumentet ska användas som förhandlingsunderlag bör det framgå att parterna inte är bundna att genomföra samarbetet förrän ett separat avtal har godkänts och undertecknats, om inte annat anges.

Det kan samtidigt finnas delar som ni vill göra bindande redan under dialogen, exempelvis sekretess eller en begränsad rätt att använda visst material. Sådana delar bör formuleras tydligt och helst hållas åtskilda från de delar som fortfarande är öppna för förhandling.

Undvik ord som ”avtal”, ”godkännande” och ”åtagande” om ni inte menar att skapa en förpliktelse. I svensk avtalsrätt kan omständigheterna och parternas kommunikation få betydelse för bedömningen av om en överenskommelse har uppstått. Vid osäkerhet eller större värden bör ni ta juridisk rådgivning innan ni skickar eller accepterar dokumentet.

Uppföljning och väg från förslag till avtal

Ett samarbete blir ofta bättre när ni börjar i begränsad skala och bestämmer hur resultatet ska utvärderas. Lägg därför in en tydlig plan för första perioden: vad som ska göras, vilka nyckeltal eller andra kriterier som ska följas och när parterna möts för att fatta beslut om fortsättning.

Uppföljningen behöver inte vara komplicerad. För en kampanj kan det handla om antal leads, försäljning eller räckvidd. För ett konsultsamarbete kan det handla om leveransprecision, kundnöjdhet eller antal gemensamma uppdrag. Välj sådant som går att följa upp utan orimlig administration.

Kontroll före utskick

• Är mottagare, kontaktperson och datum rätt angivna?
• Förstår mottagaren vad ni föreslår redan i sammanfattningen?
• Är mål, leveranser och ansvar tillräckligt konkreta?
• Framgår det hur kostnader och ersättning ska hanteras?
• Är det tydligt om dokumentet är bindande eller ett underlag för fortsatt dialog?
• Har ni beskrivit nästa steg och vem som ska återkomma?

När förslaget har diskuterats kan ni omvandla överenskomna delar till ett samarbetsavtal. Spara gärna tidigare versioner och bekräfta ändringar skriftligt, så att parterna arbetar utifrån samma underlag.

Vanliga frågor

Är ett samarbetsförslag juridiskt bindande?

Det beror på innehållet och hur parterna uttrycker sig. Om dokumentet endast ska vara ett diskussionsunderlag bör det tydligt anges. Vissa delar, exempelvis sekretess, kan ändå göras bindande om det uttryckligen avtalas.

Behöver ett samarbetsförslag undertecknas?

Inte alltid. Ett förslag kan skickas som ett underlag för dialog. Om ni vill bekräfta gemensamma principer kan parterna signera, men var då noga med att skriva om signeringen innebär bindning eller bara bekräftar mottagande och fortsatt förhandling.

Vad är skillnaden mellan samarbetsförslag och samarbetsavtal?

Ett samarbetsförslag beskriver ett tänkt upplägg och öppna frågor. Ett samarbetsavtal reglerar normalt parternas bindande rättigheter och skyldigheter, exempelvis ersättning, ansvar, sekretess, avtalstid och uppsägning.

Kan två enskilda näringsidkare använda mallen?

Ja. Mallen kan anpassas för samarbeten mellan enskilda näringsidkare, aktiebolag, föreningar eller andra organisationer. Anpassa partuppgifter, ansvar, skattehantering och ersättning efter den aktuella verksamheten.

Hur detaljerat ska förslaget vara?

Det ska vara tillräckligt detaljerat för att mottagaren ska kunna bedöma nyttan, resursbehovet och riskerna. Börja med kärnan och lägg till detaljer om ansvar, ekonomi och tidplan i takt med att samarbetet blir mer konkret.

Källor och referenser

• Avtalslagen (1915:218) om avtal och andra rättshandlingar på förmögenhetsrättens område.
• Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679, regler om behandling av personuppgifter.
• Integritetsskyddsmyndigheten, vägledning om dataskydd och personuppgifter.
• Skatteverket, information om företag, moms och fakturering.
• Verksamt, vägledning för att starta och driva företag.