Sponsorförslag mall – erbjudande till sponsorer

Ett genomarbetat sponsorförslag gör det lättare för en möjlig sponsor att förstå vad ni vill genomföra, varför det är relevant och vad företaget får tillbaka. Oavsett om det gäller en idrottsförening, ett lokalt evenemang, ett kulturprojekt eller en mindre verksamhet bör förslaget vara konkret, lätt att bedöma och anpassat till mottagaren.

Med en sponsorförslag mall samlar ni projektbeskrivning, målgrupp, budget, sponsorpaket och tydliga motprestationer i ett dokument. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren och sedan skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word. Använd den som grund, men anpassa alltid innehållet till den sponsor ni kontaktar.

Vad är ett sponsorförslag?

Ett sponsorförslag är ett affärsinriktat erbjudande till ett företag eller annan organisation som ni vill ha stöd från. Det är inte enbart en begäran om pengar. Ett bra förslag visar ett ömsesidigt värde: sponsorn bidrar exempelvis med pengar, produkter, tjänster eller kompetens, medan ni erbjuder en överenskommen motprestation.

Motprestationen kan vara synlighet i marknadsföring, exponering på plats, möjlighet att möta en relevant målgrupp, innehåll i sociala medier eller tillgång till ett arrangemang. Vad som är rimligt beror på projektet, målgruppen och sponsorns verksamhet.

Det är klokt att skilja på sponsring och gåvor. Vid sponsring finns normalt en affärsmässig motprestation med marknadsföringsvärde för sponsorn. Skattefrågor kan bli aktuella för båda parter, särskilt när ersättningen består av pengar, varor eller tjänster. Läs aktuell vägledning hos Skatteverket och stäm av upplägget med redovisningskunnig rådgivare när det behövs.

När behöver du ett tydligt sponsorförslag?

Dokumentet är användbart när ni vill inleda en ny kontakt, förnya ett befintligt samarbete eller samla flera möjliga nivåer i ett tydligt erbjudande. Det passar både små lokala initiativ och mer återkommande verksamhet.

• En förening som söker stöd till ungdomsverksamhet, lag eller utrustning.
• En arrangör som planerar en mässa, turnering, konsert eller välgörenhetsaktivitet.
• Ett företag som söker samarbetspartner för en kampanj eller kundaktivitet.
• En skola, grupp eller projektorganisation som vill finansiera ett avgränsat projekt.
• En verksamhet som vill erbjuda synlighet i nyhetsbrev, digitala kanaler eller på en fysisk plats.

Ett sponsorförslag är vanligen ett underlag för dialog och inte ett bindande avtal i sig. Om parterna kommer överens bör den slutliga överenskommelsen dokumenteras skriftligt, med tydliga villkor om bland annat ersättning, leverans, rättigheter och vad som händer om arrangemanget ändras eller ställs in.

Förstå sponsorns perspektiv före du skriver

Den vanligaste svagheten i sponsorförslag är att de beskriver avsändarens behov, men inte sponsorns nytta. Börja därför med att fundera över varför just detta företag skulle vara en relevant samarbetspartner. Titta på företagets kunder, värderingar, geografiska närvaro och tidigare engagemang.

Ställ rätt frågor

Innan du formulerar erbjudandet behöver du kunna svara på några grundfrågor. Vilken målgrupp når ni? Hur stor är räckvidden i praktiken? Vilken form av synlighet kan ni verkligen leverera? Finns det en tydlig koppling mellan projektet och företagets varumärke eller affär?

Undvik lösa formuleringar som att sponsorn får ”stor synlighet”. Beskriv i stället var, när och hur synligheten sker. Om ni saknar säkra siffror ska ni inte gissa. Skriv hellre att räckvidd uppskattas eller att antal deltagare bygger på tidigare genomföranden, och förklara grunden för uppskattningen.

Anpassa förslaget till mottagaren

Skicka inte samma standardtext till alla. Ett lokalt företag kan värdera lokal närvaro, kundmöten och samhällsnytta högt. Ett digitalt företag kan vara mer intresserat av mätbart innehåll, länkar eller kampanjer. Anpassning behöver inte innebära att hela dokumentet skrivs om; ofta räcker det att inledning, argument och valt sponsorpaket blir mer träffsäkra.

Praktiskt tips: Skriv sponsorförslaget som ett affärserbjudande, inte som en vädjan. Visa vilken konkret nytta sponsorn kan förvänta sig och ange bara motprestationer som ni har resurser att leverera.

Så bygger du upp ett sponsorförslag

Ett bra dokument ska gå att skumma snabbt men också ge tillräckligt underlag för en seriös bedömning. Placera den viktigaste informationen tidigt: projektet, målgruppen, önskat stöd och sponsorns möjliga nytta.

Inledning och projektbeskrivning

Presentera kort vilka ni är och vad ni vill göra. Skriv ut aktivitetens namn, plats och tidpunkt om den är bestämd. Om detaljer fortfarande är preliminära bör det framgå. Förklara projektets syfte och varför det är relevant för målgruppen.

Målgrupp och räckvidd

Beskriv vilka personer sponsorn möter genom samarbetet. Det kan handla om deltagare, besökare, medlemmar, kunder eller digitala följare. Relevans är ofta viktigare än stora siffror. En lokal målgrupp med stark anknytning till sponsorns marknad kan vara mycket värdefull även om den inte är stor.

Begärt stöd och användning

Ange vilken typ av stöd ni söker: pengar, produkter, lokal, material, tjänster eller annan insats. Var tydlig med belopp eller värde om ni har fastställt det. Förklara också vad stödet ska användas till. En enkel budgetöversikt ökar trovärdigheten, särskilt om ni visar hur finansieringen hänger ihop med aktiviteten.

Utforma sponsorpaket och motprestationer

Sponsorpaket hjälper mottagaren att förstå vad olika nivåer innebär. Ni kan exempelvis erbjuda huvudpartner, partner och stödpartner, men namnen är mindre viktiga än att innehållet är tydligt. Varje paket bör ange pris eller önskat stöd, vilka motprestationer som ingår och under vilken period de gäller.

Exempel på möjliga motprestationer är:

• Logotyp eller företagsnamn på affischer, webbplats, program eller skyltmaterial.
• Exponering i nyhetsbrev och sociala medier med angivet antal eller typ av publiceringar.
• Synlighet vid arrangemang, exempelvis på scen, i lokaler eller vid en aktivitet.
• Möjlighet att dela ut material eller delta med en aktivitet, om platsens regler medger det.
• Biljetter, deltagarplatser eller inbjudan till ett nätverkstillfälle.
• Branschexklusivitet, om det är relevant och tydligt begränsat.

Var noga med att formulera motprestationerna så att de kan kontrolleras. ”Två inlägg på föreningens Instagramkonto under kampanjperioden” är tydligare än ”synlighet i sociala medier”. Om en motprestation beror på faktorer ni inte styr över, exempelvis ett visst antal besökare, bör ni beskriva den som en ambition eller uppskattning, inte en garanti.

Budget, ersättning och skattefrågor

Ett sponsorförslag behöver inte innehålla hela er ekonomiska plan, men det ska ge en rimlig bild av vad stödet avser. Ange om beloppen är inklusive eller exklusive moms när det är relevant, och var tydlig med om ni erbjuder flera former av ersättning.

När ett företag betalar för en marknadsföringsmotprestation kan hanteringen skilja sig från ett rent bidrag. Om föreningen eller organisationen ska fakturera, om moms ska tas ut och hur kostnaden får hanteras beror på omständigheterna. Gör inte skatteutfästelser i ett sponsorförslag om ni inte har verifierat dem. Skriv i stället att ekonomiska och administrativa villkor fastställs i den slutliga överenskommelsen.

En seriös sponsor uppskattar också tydlighet om vad som ingår. Om sponsorn förväntas stå för produktion av skyltar, annonser eller annat material ska det framgå. Detsamma gäller om ni behöver godkännande av material innan publicering.

Från förslag till skriftlig överenskommelse

När sponsorn visar intresse är nästa steg att bekräfta de faktiska villkoren. Ett muntligt ja kan vara en bra start, men en skriftlig överenskommelse minskar risken för olika tolkningar. Avtal kan i många fall ingås muntligt, men skriftlighet gör det enklare att visa vad som faktiskt avtalats. Grundläggande regler om avtal finns i Sveriges lagstiftning på Riksdagens webbplats.

1. Skicka ett anpassat sponsorförslag till rätt kontaktperson.
2. Följ upp med ett kort samtal eller mejl och fråga vilka mål sponsorn har.
3. Justera paket, motprestationer och period efter dialogen.
4. Bekräfta ersättning, betalningssätt och ansvar skriftligt.
5. Bestäm hur logotyper, budskap och material ska godkännas.
6. Genomför överenskommelsen och dokumentera leveransen.
7. Skicka en kort slutrapport och tacka för samarbetet.

Den slutliga överenskommelsen bör bland annat reglera parterna, vad sponsorn ska bidra med, när betalning eller leverans sker, vad ni ska leverera, rätt att använda namn och logotyp, eventuella godkännanden, ansvar vid inställt arrangemang och hur avtalet kan avslutas. För större belopp, lång löptid eller mer omfattande rättigheter är det klokt att låta en sakkunnig granska avtalet.

Vanliga misstag att undvika

Ett sponsorförslag blir starkare när det är realistiskt och konkret. För stora löften kan skada relationen, medan en tydlig och väl genomförd mindre insats kan leda till ett långsiktigt samarbete.

• Att fokusera enbart på den egna finansieringen i stället för sponsorns affärsnytta.
• Att använda generella paket utan koppling till mottagarens målgrupp eller verksamhet.
• Att lova räckvidd, publiceringar eller exponering som ni inte kan följa upp.
• Att glömma period, plats, ansvarig kontaktperson och vad stödet konkret används till.
• Att behandla förslaget som ett färdigt avtal utan att senare bekräfta villkoren.
• Att sakna plan för rapportering efter kampanjen eller arrangemanget.

Följ upp och vårda samarbetet

Arbetet slutar inte när sponsorn har betalat eller levererat sin insats. Spara underlag som bilder på exponering, skärmdumpar av publiceringar, deltagarsiffror och annan dokumentation som visar vad ni gjort. Skicka sedan en kort rapport där ni sammanfattar genomförandet och resultaten.

En bra slutrapport behöver inte vara lång. Den bör bekräfta vilka motprestationer som levererats, visa relevant material och tacka sponsorn. Om något inte kunde genomföras som planerat ska ni vara öppna med det och beskriva hur ni hanterade situationen. Det bygger förtroende och förbättrar möjligheten till förnyelse.

Vanliga frågor

Är ett sponsorförslag ett bindande avtal?

Vanligen är det ett erbjudande eller diskussionsunderlag. För att minska osäkerhet bör ni skriva en separat överenskommelse när ni är överens om ersättning, motprestationer och övriga villkor.

Vad ska jag begära i sponsring?

Utgå från projektets faktiska kostnader och värdet av de motprestationer ni kan leverera. Det är ofta bra att erbjuda flera tydliga nivåer eller en möjlighet till ett anpassat upplägg.

Kan sponsring bestå av annat än pengar?

Ja. Sponsorn kan exempelvis bidra med produkter, lokaler, tryck, transporter, kompetens eller andra tjänster. Beskriv värdet, omfattningen och leveranstidpunkten lika tydligt som vid kontant ersättning.

Behöver vi skriva om moms i sponsorförslaget?

Om ni anger priser eller belopp är det bra att klargöra om de anges inklusive eller exklusive moms när moms kan vara relevant. Den exakta hanteringen beror på upplägget och parternas förutsättningar.

Hur långt bör ett sponsorförslag vara?

Ofta räcker en till tre sidor för ett första förslag, kompletterat med bilagor vid behov. Det viktiga är att mottagaren snabbt förstår erbjudandet och enkelt kan ta nästa steg.

Källor och referenser

• Avtalslagen (1915:218) om avtal och andra rättshandlingar på förmögenhetsrättens område.
• Skatteverket, vägledning om reklam, sponsring och beskattning.
• Riksdagen, svensk författningssamling och gällande lagstiftning.
• Verksamt, information och stöd för företagande och affärssamarbeten.