Delbetalningskvitto mall – fyll i och skriv ut enkelt

Ett delbetalningskvitto är en skriftlig bekräftelse på att en betalning har tagits emot, men att hela beloppet ännu inte är betalt. Det passar när en köpare betalar en del av priset vid ett köp, när en kund betalar en del av en faktura eller när två privatpersoner kommer överens om att dela upp en betalning.

Med en tydlig kvittens minskar risken för missförstånd om vad betalningen avser, hur mycket som har betalats och hur stort belopp som återstår. Mallen på den här sidan kan redigeras direkt i webbläsaren och sedan skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word.

Vad är ett delbetalningskvitto?

Ett delbetalningskvitto är ett bevis på en mottagen delbetalning. Till skillnad från ett slutkvitto visar det att betalningen bara täcker en del av den totala skuld, faktura eller köpeskilling som parterna har kommit överens om.

Dokumentet används ofta som komplement till ett avtal, en orderbekräftelse, ett köpekontrakt eller en faktura. Själva kvittot behöver inte ersätta den ursprungliga överenskommelsen. Det ska i stället göra sambandet tydligt genom att hänvisa till exempelvis avtalsdatum, fakturanummer, objektnamn eller annat underlag.

För privatpersoner är kvittot särskilt värdefullt när betalningen sker via kontanter, Swish eller banköverföring utan att ett formellt fakturasystem används. För företag kan det fungera som underlag i bokföringen, tillsammans med övriga verifikationer.

När bör du skriva ett kvitto på delbetalning?

Skriv en kvittens varje gång en part tar emot pengar som bara utgör en del av det överenskomna totalbeloppet. Det gäller oavsett om betalningen kallas handpenning, avbetalning, förskott eller delbetalning. Orden kan ha olika betydelse i olika avtal, så beskriv alltid betalningens funktion tydligt.

• Vid köp och försäljning mellan privatpersoner, exempelvis av fordon, möbler eller utrustning.
• När en kund betalar en del av en faktura till ett företag.
• Vid försäljning av tjänster där betalning sker i flera etapper.
• När en skuld regleras genom flera separata inbetalningar.
• När en handpenning eller annan första betalning tas emot inför ett kommande köp.

Betalningssättet spelar ingen roll för behovet av dokumentation. Ett kontoutdrag eller en Swish-bekräftelse kan visa att pengar har förts över, men anger inte alltid tillräckligt tydligt vad betalningen avser och vilket restbelopp som gäller.

Uppgifter som ska finnas med

Ett bra delbetalningskvitto ska kunna förstås även i efterhand. En utomstående ska kunna se vilka parterna är, vilket belopp som togs emot och hur betalningen påverkar den återstående skulden. Var noga med datum och belopp.

Ange beloppen i svenska kronor och skriv gärna både siffror och beloppets sammanhang, exempelvis att 2 500 kronor har mottagits som delbetalning av en köpeskilling om 8 000 kronor. Om flera delbetalningar ska göras är det klokt att även skriva hur många tidigare betalningar som har gjorts och vilken betalning i ordningen detta är.

Betalare och betalningsmottagare

Ta med fullständigt namn på båda parter. För företag bör företagsnamn och organisationsnummer anges. För privatpersoner räcker ofta namn, adress och kontaktuppgift. Personnummer ska bara tas med om det verkligen behövs för att identifiera parterna eller koppla kvittot till ett avtal; hantera sådana uppgifter varsamt.

Vad betalningen gäller

Beskriv köpet, tjänsten, skulden eller fakturan så konkret som möjligt. “Delbetalning” ensamt är för vagt. Skriv exempelvis “Delbetalning för köp av begagnad båt enligt köpeavtal daterat …” eller “Delbetalning av faktura nr …”. Om betalningen gäller en specifik vara bör du ange kännetecken som märke, modell eller registreringsnummer när det är relevant.

Så beräknar du restbeloppet

Restbeloppet är den del av det ursprungliga beloppet som ännu inte har betalats. Räkna alltid från det totalbelopp som parterna faktiskt har avtalat om och dra av samtliga betalningar som redan har mottagits.

1. Skriv ner det avtalade totalbeloppet.
2. Dra av tidigare delbetalningar som redan har kvitterats.
3. Dra av den nya betalning som kvittot avser.
4. Kontrollera att summan blir rätt och skriv ut restbeloppet.
5. Ange om restbeloppet ska betalas vid ett visst datum eller enligt en separat betalningsplan.

Om betalningen är en handpenning bör du inte automatiskt skriva att den är återbetalningsbar eller inte återbetalningsbar. Det beror på vad parterna har avtalat och på omständigheterna i det enskilda fallet. Formulera därför hellre neutralt vad betalningen avser och hänvisa till det avtal där villkoren framgår.

Praktiskt tips: Skriv alltid både totalbelopp, hittills betalt belopp och kvarvarande belopp på kvittot. Då kan ni båda kontrollera samma räkning och risken för en tvist om restskulden blir mindre.

Betalningssätt och bevisning

Ange hur betalningen gjordes: kontant, Swish, banköverföring, kort eller annat sätt. Vid elektronisk betalning kan ett referensnummer, transaktionsdatum eller meddelandetext vara bra att notera. Bifoga eller spara gärna betalningsunderlaget tillsammans med kvittot.

En mottagare ska bara signera ett kvitto när pengarna verkligen har kommit fram eller kontrollerats. Om pengarna först ska betalas senare ska du i stället använda en betalningsöverenskommelse, en faktura eller ett avtal om avbetalning. Ett kvitto bekräftar normalt en redan mottagen betalning.

Kontant betalning

Vid kontant betalning är ett undertecknat kvitto särskilt viktigt. Skriv “kontant” och ange beloppet tydligt. Betalaren bör få originalet eller en kopia, medan mottagaren sparar en motsvarande handling.

Swish och banköverföring

För Swish och överföringar kan parterna spara digitala bevis, men komplettera ändå med kvittot om betalningen ingår i en större affär. Kontrollera också att mottagarens namn och belopp stämmer innan dokumentet signeras.

Delbetalning mellan privatpersoner

Vid privata affärer är det klokt att ha både ett skriftligt köpeavtal och ett delbetalningskvitto. Köpeavtalet beskriver varan, priset och villkoren. Kvittot visar sedan vilken del av priset som faktiskt har betalats. Vid köp av lös egendom mellan privatpersoner är köplagen och annan lagstiftning hos Sveriges riksdag relevant utgångspunkt, men vad som gäller beror på avtalet och situationen.

Var särskilt tydlig om när varan ska lämnas över, vem som står för försäkring och risk under tiden samt vad som händer om resterande betalning uteblir. Dessa frågor hör vanligen hemma i köpeavtalet, men kvittot kan hänvisa till avtalet och den aktuella betalningsplanen.

• Spara kvittot tillsammans med köpeavtalet.
• Beskriv varan så att den inte kan förväxlas med en annan vara.
• Notera om varan redan har överlämnats eller ska lämnas över senare.
• Undvik otydliga muntliga ändringar av pris eller betalningsdatum.

Delbetalning i företag och mot kund

För företag behöver en mottagen delbetalning kunna följas i bokföringen. Underlaget ska kopplas till rätt affärshändelse, kund och faktura eller order. Ett enkelt kvitto kan vara tillräckligt som komplement, men företagets bokföring behöver också hantera betalningen enligt de rutiner och regler som gäller för verksamheten.

Om du tar emot kontant betalning i näringsverksamhet kan särskilda regler om kassaregister och kvitton vara aktuella. Kontrollera därför aktuell vägledning hos Skatteverket om bokföring, kvitton och företagande. Är du osäker på moms, fakturakrav eller redovisning bör du stämma av med en redovisningskonsult.

Undvik att utfärda ett slutkvitto innan allt har betalats. Skriv i stället tydligt att handlingen avser en delbetalning och vilket belopp som fortfarande återstår. När skulden är helt reglerad kan du utfärda ett separat slutkvitto med formuleringen att betalningsskyldigheten enligt den aktuella överenskommelsen är fullgjord, om det stämmer.

Så fyller du i mallen

Mallen är utformad för att fungera för både privatpersoner och mindre företag. Anpassa texten efter affären och stryk sådant som inte passar. Lämna inte centrala uppgifter tomma, särskilt inte belopp, datum, vad betalningen avser och restbelopp.

1. Fyll i datum och kvittonummer eller annan referens om du använder sådan.
2. Ange betalare och mottagare med tydliga kontaktuppgifter.
3. Beskriv avtalet, fakturan eller varan som betalningen gäller.
4. Skriv totalbelopp, tidigare betalt belopp, dagens delbetalning och restbelopp.
5. Välj betalningssätt och notera eventuell transaktionsreferens.
6. Beskriv när resterande belopp ska betalas, om ni har bestämt det.
7. Låt betalningsmottagaren underteckna och ge en kopia till betalaren.

Du kan fylla i mallen direkt på denna sida, granska texten innan signering och exportera den till PDF eller Word. Spara även en egen kopia av den ifyllda versionen tillsammans med övriga underlag.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste misstaget är att bara skriva det belopp som betalats utan att ange vad det gäller. Ett annat är att skriva “betalt” när endast en del av priset har kommit in. Sådana formuleringar kan skapa onödiga problem senare.

• Att inte ange totalbelopp och restbelopp.
• Att sakna datum för mottagen betalning.
• Att beskriva köpet eller skulden för otydligt.
• Att använda slutkvitto i stället för delbetalningskvitto.
• Att signera innan betalningen har kontrollerats.
• Att glömma att spara en kopia eller betalningsunderlag.

Vanliga frågor

Behöver ett delbetalningskvitto vara undertecknat?

En signatur från den som tagit emot betalningen är starkt rekommenderad, särskilt vid kontant betalning och privata affärer. Den gör det tydligare att mottagaren bekräftar uppgifterna i kvittot.

Kan jag använda ett delbetalningskvitto för Swish?

Ja. Skriv att betalningen gjordes via Swish och notera gärna datum, belopp och transaktionsreferens. Spara också Swish-bekräftelsen som extra underlag.

Är ett delbetalningskvitto samma sak som en faktura?

Nej. En faktura är vanligen ett betalningskrav, medan ett delbetalningskvitto bekräftar att en del av betalningen redan har mottagits. De kan hänvisa till samma affär.

Vad skriver jag om inget restbelopp återstår?

Om hela beloppet nu är betalt bör du skriva att restbeloppet är 0 kronor och att detta är slutbetalningen. Överväg även att utfärda ett tydligt slutkvitto.

Kan betalaren och mottagaren ha varsin kopia?

Ja, och det är lämpligt. Båda parter bör ha samma ifyllda och signerade version. Digitala kopior fungerar ofta bra, men spara dem så att innehållet inte kan ändras i efterhand utan att det märks.

Källor och referenser

• Köplagen (1990:931).
• Bokföringslagen (1999:1078).
• Skatteverket – information om bokföring och verifikationer.
• Konsumentverket – vägledning vid köp och avtal.