Kvitto på hyresdeposition mall – gratis att fylla i

En hyresdeposition är en summa som hyresgästen lämnar som säkerhet i samband med att ett hyresförhållande inleds. Ett skriftligt kvitto gör det enkelt att visa vilket belopp som har betalats, vem som tagit emot pengarna och vad depositionen ska omfatta.

Med en tydlig mall för kvitto på hyresdeposition minskar risken för missförstånd när hyresförhållandet upphör. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren och sedan skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word.

Vad är ett kvitto på hyresdeposition?

Ett kvitto på hyresdeposition är ett bevis på att hyresvärden eller en annan behörig mottagare har tagit emot ett visst belopp från hyresgästen. Det är inte samma sak som ett hyresavtal. Hyresavtalet reglerar själva uthyrningen, medan kvittot styrker betalningen av depositionen.

Depositionen används ofta som trygghet för hyresvärden om hyresgästen exempelvis inte betalar hyra, lämnar kvar obetalda kostnader enligt avtalet eller orsakar skador utöver normalt slitage. Vilka situationer som ska kunna medföra avdrag bör framgå klart av hyresavtalet och gärna anges kort även på kvittot.

Det finns ingen generell standardregel som automatiskt bestämmer hur stor en deposition ska vara vid alla privata uthyrningar. Därför är det särskilt viktigt att parterna skriftligen kommer överens om belopp, förvaring, användning och återbetalning.

När behöver du ett depositionskvitto?

Kvittot bör upprättas direkt när pengarna överlämnas eller när betalningen kan bekräftas. Det gäller oavsett om betalningen sker kontant, via banköverföring, Swish eller på annat sätt. Vid digital betalning kompletterar kvittot transaktionsuppgifterna genom att förklara varför beloppet betalades.

Ett depositionskvitto är särskilt användbart vid uthyrning av:

• ett rum i en bostad där hyresvärden själv bor,
• en privatägd bostadsrätt eller villa,
• en lägenhet som hyrs ut i andra hand,
• ett fritidshus eller en möblerad bostad,
• lokal eller annan egendom där parterna avtalat om säkerhet.

Dokumentet har värde för båda parter. Hyresgästen får bevis på att betalning har gjorts och hyresvärden får en tydlig notering om mottaget belopp och överenskomna villkor.

Vilka uppgifter ska stå på kvittot?

Ett bra kvitto ska kunna förstås även långt efter att det skrevs. Skriv därför fullständiga namn, kontaktuppgifter och bostadens adress. Ange belopp både i siffror och bokstäver för att undvika feltolkning.

Om det finns flera hyresgäster eller flera hyresvärdar ska samtliga anges. Ange också om betalningen görs av en person men avser flera personer som tillsammans ansvarar för hyran.

Deposition, förskottshyra och skadestånd är olika saker

Det är klokt att skilja mellan en deposition och hyra som betalats i förväg. En förskottshyra är betalning för en bestämd hyresperiod. En deposition är däremot en säkerhet som normalt ska återbetalas när hyresförhållandet är avslutat, förutsatt att det inte finns sakliga skäl för avdrag enligt parternas överenskommelse.

Även ett krav på ersättning för skada är något annat än själva depositionen. Om hyresvärden anser att ett avdrag ska göras bör skälet, beloppet och underlaget redovisas för hyresgästen. Fotografer, besiktningsprotokoll, fakturor och annan dokumentation kan få stor betydelse vid en senare diskussion.

Praktiskt tips: Ta bilder och gör ett enkelt in- och utflyttningsprotokoll med datum. Låt båda parter bekräfta protokollet. Då blir det lättare att skilja normala spår av användning från skador som kan ge rätt till ersättning.

Så fyller du i kvittot steg för steg

Fyll i dokumentet i nära anslutning till betalningen. Kontrollera uppgifterna tillsammans innan ni skriver under eller på annat sätt bekräftar kvittot.

1. Fyll i hyresvärdens och hyresgästens fullständiga uppgifter.
2. Ange adressen till den bostad eller lokal som depositionen avser.
3. Skriv depositionsbeloppet i både siffror och bokstäver.
4. Notera betalningsdatum, betalningssätt och eventuell transaktionsreferens.
5. Beskriv kort vad depositionen är avsedd att säkerställa.
6. Förtydliga när och på vilka villkor återbetalning ska ske.
7. Fyll i ort och datum och låt båda parter signera.
8. Spara en komplett kopia var, gärna tillsammans med hyresavtal och betalningsunderlag.

Om depositionen har betalats via bank eller Swish är det bra att hänvisa till betalningen med datum och referens, men undvik att skriva ut fler känsliga uppgifter än vad som behövs. Personuppgifter bör hanteras varsamt. Läs mer om grundläggande integritet och personuppgifter hos Integritetsskyddsmyndigheten.

Villkor för återbetalning av depositionen

Parterna bör skriva hur återbetalningen ska hanteras redan från början. Ett tydligt villkor kan beskriva att hyresvärden ska gå igenom bostaden efter utflyttning, stämma av eventuella obetalda belopp och därefter återbetala den del av depositionen som inte används för ett avtalat och styrkt krav.

Undvik vaga formuleringar som att hyresvärden får behålla depositionen ”vid behov”. Skriv i stället vilka typer av kostnader som kan vara aktuella och att avdrag ska kunna förklaras. Det kan exempelvis handla om obetald hyra, avgifter som hyresgästen enligt avtalet ansvarar för, saknade nycklar eller dokumenterade skador utöver normalt slitage.

Om parterna inte är överens om ett avdrag är det ofta bäst att först försöka reda ut frågan skriftligt. Samla kvitto, hyresavtal, protokoll, bilder och annan dokumentation. För information om domstolarnas roll i tvistemål kan du läsa hos Sveriges Domstolar.

Vanliga misstag att undvika

En muntlig överenskommelse kan vara svår att bevisa i efterhand. Även om parterna har god relation när uthyrningen börjar kan situationen förändras vid utflyttning. Nedan är några vanliga brister som en enkel, genomarbetad mall hjälper dig att undvika.

• Att inte ange vilken bostad eller lokal betalningen gäller.
• Att blanda ihop deposition med första månadens hyra.
• Att skriva ett belopp utan betalningsdatum eller betalningssätt.
• Att inte beskriva villkoren för återbetalning.
• Att sakna underskrift eller annan tydlig bekräftelse från mottagaren.
• Att bara spara dokumentet hos den ena parten.
• Att göra ospecificerade avdrag utan underlag vid utflyttning.

Om hyresförhållandet avslutas

När hyresgästen flyttar ut bör parterna tillsammans gå igenom bostaden så snart det är praktiskt möjligt. Jämför bostadens skick med dokumentation från inflyttningen och kontrollera att nycklar, tillbehör och eventuell utrustning har lämnats tillbaka.

Om inget krav finns ska depositionen normalt återbetalas enligt den överenskommelse som parterna har gjort. Om hyresvärden vill göra avdrag är det klokt att lämna en skriftlig specifikation. Där bör det framgå vilken post som avses, varför avdraget görs och vilket underlag som stöder beloppet.

Dokument som bör sparas

För att kunna hantera frågor om depositionen på ett ordnat sätt bör båda parter behålla handlingarna under en rimlig tid efter avslutad uthyrning:

• signerat hyresavtal,
• kvitto på hyresdeposition,
• betalningsbevis,
• in- och utflyttningsprotokoll,
• bilder från inflyttning och utflyttning,
• skriftlig kommunikation om eventuella avdrag och återbetalning.

Så använder du mallen på denna sida

Vår mall är gjord för att vara enkel att anpassa till en privat uthyrning eller annat hyresförhållande där parterna har kommit överens om en deposition. Fyll i de markerade fälten noggrant och läs igenom formuleringarna tillsammans innan dokumentet används.

Du kan redigera mallen direkt i webbläsaren. När uppgifterna är klara kan du skriva ut dokumentet eller exportera det till PDF eller Word. Se till att både hyresvärd och hyresgäst får en identisk, färdig version med datum och signaturer.

Vanliga frågor

Måste man skriva kvitto på en hyresdeposition?

Det är starkt rekommenderat. Ett skriftligt kvitto ger båda parter bevis på belopp, datum, mottagare och vad betalningen avser. Det kan förebygga konflikter vid utflyttning.

Kan depositionen betalas med Swish?

Ja, parterna kan använda Swish eller banköverföring. Spara betalningsbeviset och skriv på kvittot vilket betalningssätt som använts, betalningsdatum och gärna en relevant referens.

Hur stor får en hyresdeposition vara?

Storleken bör vara rimlig och tydligt överenskommen mellan parterna. Eftersom förutsättningarna varierar är det viktigt att beloppet och syftet dokumenteras i hyresavtalet och på kvittot.

När ska depositionen betalas tillbaka?

Det beror på parternas avtal och på om det finns dokumenterade krav att hantera efter utflyttning. Skriv därför in en tydlig rutin för kontroll, eventuell specifikation av avdrag och återbetalning.

Får hyresvärden behålla hela depositionen?

Inte utan ett sakligt skäl som stöds av avtalet och omständigheterna. Om avdrag görs bör hyresvärden kunna förklara vad beloppet avser och redovisa relevant underlag.

Kan kvittot ersätta ett hyresavtal?

Nej. Kvittot visar främst att en deposition har tagits emot. Använd alltid ett separat, tydligt hyresavtal för villkor om hyra, hyrestid, uppsägning, ansvar och övriga överenskommelser.

Källor och referenser

• Jordabalken, 12 kap. om hyra.
• Lag om uthyrning av egen bostad.
• Konsumentverket och Hallå konsument, vägledning om avtal och boende.
• Integritetsskyddsmyndigheten, information om hantering av personuppgifter.
• Sveriges Domstolar, information om tvistemål.