Nyckelkvittens mall – fyll i och skriv ut gratis

En nyckelkvittens är ett enkelt men viktigt bevis på att nycklar har lämnats ut eller tagits emot. Den skapar tydlighet mellan den som ansvarar för nycklarna och den som får tillgång till en bostad, lokal, arbetsplats, ett förråd eller annan egendom.

Med en tydligt ifylld nyckelkvittens minskar risken för missförstånd om antal, typ av nycklar och tidpunkt för överlämningen. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren och sedan skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word.

Vad är en nyckelkvittens?

En nyckelkvittens, ibland kallad nyckelkvitto eller kvittens för nycklar, är ett dokument som bekräftar ett överlämnande. Det kan användas både när nycklar lämnas ut och när de lämnas tillbaka. Dokumentet bör visa vilka parterna är, vilka nycklar eller passertaggar som omfattas, antal, datum och respektive parts underskrift.

En kvittens ersätter inte ett hyresavtal, anställningsavtal eller annat huvudavtal. Däremot fungerar den som ett praktiskt komplement och som dokumentation om det senare uppstår frågor om vem som haft nycklarna.

När bör du använda en nyckelkvittens?

Det är klokt att använda skriftlig kvittens varje gång nycklar lämnas över till någon annan än den som normalt förvarar dem. Behovet finns både i privatlivet och i verksamheter där flera personer behöver tillträde.

• Vid inflyttning eller utflyttning ur en hyresbostad.
• När en inneboende, hantverkare eller fastighetsskötare får tillgång till bostad eller lokal.
• När en anställd får kontorsnycklar, passerkort, taggar eller garagefjärrkontroll.
• När en bostadsrättsförening lämnar ut nycklar till gemensamma utrymmen.
• När nycklar till förråd, fordon, maskiner eller sommarstuga överlämnas.
• När samtliga nycklar återlämnas efter att ett uppdrag, en anställning eller ett boende har upphört.

Även vid ett vardagligt lån är kvittensen användbar. Ett kort dokument kan vara betydligt lättare att hänvisa till än minnesbilder, sms eller muntliga överenskommelser.

Vilka uppgifter ska finnas med?

En bra nyckelkvittens ska vara enkel att förstå i efterhand. Undvik alltför allmänna formuleringar som bara säger att “nycklar har mottagits”. Beskriv i stället så konkret som möjligt vad som faktiskt lämnas över.

Om det finns särskilda nyckelnummer, märkningsnummer eller kodbeteckningar kan de anges i dokumentet. Tänk dock på säkerheten: skriv inte ut portkod, larmkod eller annan känslig åtkomstinformation i en kvittens som kan hamna i fel händer.

Så fyller du i mallen steg för steg

1. Fyll i namn och kontaktuppgifter för den som lämnar ut nycklarna och den som tar emot dem.
2. Ange vilken bostad, lokal, fastighet eller vilket objekt som nycklarna avser.
3. Räkna nycklarna tillsammans och specificera varje typ samt antal.
4. Skriv om överlämningen gäller utlämning, återlämning eller båda delar.
5. Notera datum och vid behov klockslag för överlämningen.
6. Bestäm om det finns en särskild tidpunkt då nycklarna ska återlämnas.
7. Läs igenom dokumentet tillsammans och låt båda parter skriva under.
8. Spara en kopia var, helst i PDF-format eller på papper.

Praktiskt råd: Räkna nycklar och taggar tillsammans precis innan underskrift. Skriv hellre “1 portnyckel, 2 lägenhetsnycklar och 1 tagg” än bara “4 nycklar”.

Nyckelkvittens vid hyra av bostad eller lokal

Vid hyra är nyckelöverlämningen ofta kopplad till tillträde eller avflyttning. Hyresvärden behöver kunna visa vilka nycklar som har lämnats ut, medan hyresgästen behöver kunna visa vad som faktiskt togs emot eller lämnades tillbaka.

Det är särskilt viktigt att dokumentera extra nycklar, elektroniska taggar, postboxnycklar, nycklar till tvättstuga och förråd samt fjärrkontroller. Om flera personer står på hyresavtalet kan det vara lämpligt att samtliga mottagare anges eller signerar.

En hyresgäst bör inte skriva under på fler nycklar än vad som faktiskt har mottagits. På samma sätt bör hyresvärden eller dennes företrädare kontrollera att nycklarna är återlämnade innan en återlämningskvittens signeras. För vägledning om boendefrågor finns information hos Hallå konsument.

Återlämning vid utflyttning

Vid utflyttning ska återlämningen dokumenteras lika noga som utlämningen. Kryssa eller skriv tydligt att dokumentet avser återlämning, ange antal och låt mottagaren bekräfta att nycklarna tagits emot. Om någon nyckel saknas ska detta anges konkret i stället för att lämnas oklart.

Nyckelkvittens på arbetsplatsen

Företag, föreningar och arbetsgivare kan använda nyckelkvittens som en del av sin tillträdes- och säkerhetsrutin. Dokumentet kan omfatta fysiska nycklar, passerkort, elektroniska taggar, kort till garage och nycklar till skåp eller utrustning.

För arbetsgivaren är det bra att ha en ansvarig funktion för utlämning och återlämning. För den anställde är det viktigt att veta vilka rutiner som gäller vid förlust, frånvaro och avslutad anställning. Om kvittensen innehåller personuppgifter bör den hanteras på ett ordnat sätt och bara sparas så länge den behövs för sitt syfte. Läs mer om ansvarsfull hantering av personuppgifter hos Integritetsskyddsmyndigheten.

Skapa en enkel rutin

• Numrera eller märk nycklar när det är lämpligt.
• Förvara original eller digital kopia på en begränsad och säker plats.
• Uppdatera dokumentationen direkt när nycklar byter innehavare.
• Kontrollera återlämning innan behörigheter avslutas eller slutreglering görs.
• Ha särskilda rutiner om en nyckel eller tagg försvinner.

Ansvar, förvaring och borttappade nycklar

En nyckelkvittens visar framför allt att överlämningen har skett och vad den omfattade. Den avgör inte automatiskt vem som ska betala om en nyckel försvinner eller om ett lås behöver bytas. Det beror på omständigheterna, avtalet mellan parterna och vad som har hänt.

Det är ändå bra att skriva en tydlig ansvarstext. Mottagaren kan exempelvis bekräfta att nycklarna ska förvaras säkert, inte kopieras utan tillstånd och återlämnas enligt överenskommelsen. Om nycklarna förloras bör mottagaren snarast underrätta den ansvariga parten.

Vid förlust av en nyckel till en bostad eller lokal bör den som har ansvar för objektet bedöma säkerhetsrisken direkt. I vissa fall kan åtgärder behövas, exempelvis spärr av tagg eller byte av cylinder. Dokumentera kommunikationen skriftligt och spara underlaget.

Digital eller utskriven kvittens?

Både digital och utskriven nyckelkvittens kan fungera väl. Det viktigaste är att innehållet går att läsa, att båda parter kan få en kopia och att dokumentet sparas på ett sätt som gör det möjligt att hitta senare.

En utskrift med handskrivna underskrifter är ofta praktisk vid ett fysiskt överlämnande. En digital version kan vara lämplig om parterna befinner sig på olika platser eller om en verksamhet vill samla dokumentationen digitalt. Se alltid till att den slutliga versionen inte kan ändras obemärkt efter att den har bekräftats.

Vanliga misstag att undvika

De flesta problem uppstår inte för att dokumentet är komplicerat, utan för att det är ofullständigt. Lägg några extra minuter på kontrollen när nycklarna faktiskt byter hand.

• Att bara ange ett totalantal utan att beskriva nyckeltyperna.
• Att glömma förrådsnyckel, postboxnyckel, tagg eller fjärrkontroll.
• Att sakna datum eller uppgift om vilken plats nycklarna gäller.
• Att låta endast den ena parten behålla dokumentet.
• Att skriva under innan nycklarna har räknats tillsammans.
• Att skriva ut känsliga koder eller onödiga säkerhetsuppgifter.

Vanliga frågor

Måste en nyckelkvittens vara skriftlig?

Det finns ofta inget krav på ett särskilt formulär, men en skriftlig kvittens är mycket lättare att använda som dokumentation än en muntlig överenskommelse. Den tydliggör vad som överlämnades och när.

Kan jag använda samma dokument för utlämning och återlämning?

Ja. Mallen kan anpassas så att det tydligt framgår om den gäller utlämning, återlämning eller båda. För återlämning är det viktigt att mottagaren bekräftar att nycklarna verkligen tagits emot.

Ska nyckelnummer skrivas på kvittensen?

Det kan vara lämpligt om numret hjälper er att identifiera rätt nyckel. Undvik däremot att anteckna koder eller information som ökar säkerhetsrisken om dokumentet kommer bort.

Vad gör jag om en nyckel saknas vid återlämning?

Skriv i kvittensen vilken nyckel som saknas och dokumentera vad parterna kommit överens om att göra härnäst. Den ansvariga för bostaden eller lokalen bör sedan bedöma om säkerhetsåtgärder behövs.

Kan en förening använda mallen för gemensamma utrymmen?

Ja. Anpassa objektet och nyckelbeskrivningen till exempelvis tvättstuga, cykelrum, teknikrum eller föreningslokal. Ange vem som lämnar ut nyckeln på föreningens vägnar.

Källor och referenser

• Integritetsskyddsmyndigheten – vägledning om personuppgifter och dataskydd.
• Hallå konsument – information och vägledning i konsument- och boendefrågor.
• Riksdagen – svensk lagstiftning och författningar.
• Hyreslagen, 12 kap. jordabalken.