Utläggskvitto mall – fyll i och skriv ut gratis

Ett utläggskvitto används när en person har betalat en kostnad med egna pengar för någon annans räkning, till exempel ett företag, en förening eller en arbetsgivare. Dokumentet skapar ett tydligt samband mellan det ursprungliga inköpet, den som har lagt ut pengar och den ersättning som ska betalas tillbaka.

Med en genomarbetad utläggskvitto mall blir underlaget enklare att granska, attestera och bokföra. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren och därefter skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word. Spara alltid även originalkvittot eller annan dokumentation som visar vad kostnaden avser.

Vad är ett utläggskvitto?

Ett utläggskvitto är ett internt underlag för återbetalning av en kostnad. Det är inte samma sak som butikens eller leverantörens originalkvitto. Originalkvittot visar själva köpet, medan utläggskvittot förklarar vem som gjorde utlägget, för vems räkning och hur återbetalningen ska hanteras.

Vanliga situationer är att en anställd köper kontorsmaterial, betalar en parkeringsavgift under ett tjänsteärende eller beställer fika till ett arbetsmöte. Även en styrelseledamot eller ideellt engagerad person kan göra utlägg för en förening. Underlaget behöver då vara tillräckligt tydligt för att mottagaren ska kunna förstå och kontrollera kostnaden.

Utlägg jämfört med eget köp

Det är viktigt att skilja mellan ett verkligt utlägg och en kostnad som personen har haft för egen räkning. Vid ett utlägg har personen normalt handlat på uppdrag av eller till nytta för den som ersätter kostnaden. Om det saknas ett tydligt verksamhets- eller uppdragssamband kan ersättningen i stället få en annan hantering.

Utläggskvitto jämfört med reseräkning

En reseräkning används ofta för en samlad redovisning av tjänsteresa, bilresor, traktamente och andra reseposter. Ett utläggskvitto kan användas för en enskild utgift eller bifogas en reseräkning. Välj den rutin som passar verksamheten, men undvik att samma kvitto redovisas två gånger.

När behöver du ett utläggskvitto?

Ett utläggskvitto är särskilt användbart när betalningen har gjorts privat men kostnaden ska belasta en organisation. Det gör återbetalningen spårbar och minskar risken för frågor i efterhand. Även små utlägg bör kunna förklaras med datum, ändamål och underlag.

• En anställd har köpt förbrukningsmaterial till arbetsplatsen med privat kort.
• En ägare har betalat en företagskostnad innan företagets konto eller kort har använts.
• En medlem har köpt material till en föreningsaktivitet.
• En uppdragstagare har haft en överenskommen kostnad för uppdragsgivarens räkning.
• En person har lagt ut pengar för en gemensam kostnad och ska få sin del ersatt.

För företag är det klokt att ha en enkel och konsekvent rutin: spara inköpsunderlag, ange affärshändelsens datum och beskriv kopplingen till verksamheten. Bokföringsunderlag ska bevaras enligt reglerna om räkenskapsinformation. Läs mer om grundläggande krav hos Skatteverket när du är osäker på hur utlägg och underlag påverkar redovisning eller skatt.

Uppgifter som bör finnas med

En bra mall fångar in de uppgifter som behövs för kontroll, betalning och bokföring. Fyll i informationen så nära köptillfället som möjligt. Det minskar risken för att datum, belopp eller syfte blir fel.

Om flera inköp redovisas samtidigt bör varje inköp anges på egen rad eller i en tydlig bilaga. Summera beloppen och räkna efter innan dokumentet lämnas in. Notera också om något belopp inte ska ersättas fullt ut.

Beskriv ändamålet konkret

Skriv hellre ”bläckpatroner till kontorets skrivare” än bara ”kontorsköp”. För representation, måltider eller andra kostnader där deltagare och syfte kan vara viktiga bör uppgifterna vara tillräckligt detaljerade för att en utomstående ska förstå sammanhanget.

Praktiskt tips: Häfta eller spara originalkvittot tillsammans med utläggskvittot direkt. Skriv samma referensnummer på båda dokumenten om du har flera utlägg samtidigt.

Så fyller du i ett utläggskvitto steg för steg

Gör redovisningen direkt när du har kvittot till hands. Då blir det enklare att styrka kostnaden och få ersättning utan onödiga kompletteringar.

1. Samla originalkvitton, digitala kvitton och eventuella orderbekräftelser.
2. Skriv in namnet på den som begär ersättning och vilken organisation eller person som ska ersätta utlägget.
3. Ange inköpsdatum, leverantör, kostnadens ändamål och belopp för varje utlägg.
4. Räkna ihop totalbeloppet och ange önskat utbetalningssätt, om det efterfrågas.
5. Bifoga eller länka samman underlagen med utläggskvittot.
6. Låt behörig person kontrollera och godkänna underlaget innan utbetalning.
7. Spara en kopia efter att ersättningen har betalats.

Om inköpet har skett i annan valuta bör du notera vilket belopp som faktiskt har betalats och hur ersättningsbeloppet i svenska kronor har beräknats. Bifoga gärna kortutdrag eller kvitto där valuta och växling framgår om det behövs för kontroll.

Originalkvitto, digitala underlag och förvaring

Originalkvittot är normalt det viktigaste beviset för inköpet. Ett utläggskvitto ersätter inte den information som saknas på ett otydligt eller försvunnet kvitto. Om ett kvitto har försvunnit bör den som gjort utlägget dokumentera vad som har köpts, när, från vem och varför. Godkännandet bör då hanteras extra omsorgsfullt enligt verksamhetens rutiner.

Digitala kvitton kan ofta användas som underlag om de är läsbara och innehåller nödvändig information. Spara filen i ett format som går att öppna senare och undvik att enbart förlita dig på en bild i en chatt eller ett e-postmeddelande utan ordning. Företag som behöver vägledning om bokföring och administration kan hitta samlad information på Verksamt.

Undvik vanliga brister

• Skicka inte in endast en kontotransaktion utan förklaring av vad köpet avser.
• Ändra inte belopp eller datum på ett originalkvitto.
• Redovisa inte privata inköp som saknar koppling till uppdraget eller verksamheten.
• Begär inte ersättning två gånger för samma utlägg.
• Vänta inte så länge att syftet med köpet inte längre går att förklara.

Attest, återbetalning och bokföring

Den som har rätt att godkänna kostnader bör kontrollera att utlägget är rimligt, styrkt och kopplat till verksamheten eller uppdraget. I mindre företag bör man vara särskilt noga med kontrollen när ägare eller firmatecknare själv har gjort utlägget. En tydlig attest visar vem som har godkänt återbetalningen och när det skedde.

När återbetalningen görs bör betalningen kunna kopplas till utläggskvittot, exempelvis genom ett referensnummer eller en tydlig betalningstext. På så sätt kan den som senare granskar materialet följa hela kedjan: inköp, redovisning, godkännande och betalning.

Hur ett utlägg ska bokföras beror på vad som har köpts, vem som är köpare enligt underlaget och organisationens förutsättningar. Det går därför inte att använda en och samma bokföringspost för alla utlägg. Vid osäkerhet är det klokt att stämma av med redovisningskunnig person innan kostnaden bokförs eller ersättningen betalas ut.

Utlägg för företag, föreningar och privatpersoner

Företag använder ofta utläggskvitton för inköp som anställda, ägare eller andra företrädare har betalat privat. Föreningar kan använda dem för material, resor eller arrangemang som medlemmar har lagt ut för. Privatpersoner kan använda en förenklad variant när de ska reglera en överenskommen gemensam kostnad.

Oavsett situation bör dokumentet ange vem som är betalare, vem som ska ersätta kostnaden och vad parterna har kommit överens om. För privata uppgörelser är det extra viktigt att båda parter får en kopia och att betalningen dokumenteras.

Om moms på utlägg

Momsfrågor kan vara komplicerade eftersom bedömningen bland annat kan påverkas av vem som har gjort inköpet och vad underlaget visar. Ange därför gärna momsbeloppet från originalkvittot när det är relevant, men förutsätt inte att moms alltid kan hanteras på samma sätt. Kontrollera den aktuella situationen innan du fattar beslut.

Använd mallen på denna sida

Mallen är utformad för att ge en tydlig redovisning av utlägg och ersättning. Du kan fylla i den direkt i webbläsaren, lägga till relevanta uppgifter och anpassa texten till företagets, föreningens eller den privata överenskommelsens behov. När uppgifterna är klara kan dokumentet skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word.

Kontrollera alltid att uppgifterna stämmer mot bifogade underlag innan du lämnar in dokumentet. Den som tar emot utläggskvittot bör också kontrollera totalbelopp, syfte, datum och godkännande innan betalning genomförs.

Vanliga frågor

Kan ett utläggskvitto ersätta butikens originalkvitto?

Nej, utläggskvittot bör komplettera originalkvittot eller ett digitalt inköpsunderlag. Det interna dokumentet förklarar återbetalningen, medan originalunderlaget visar själva köpet.

Vem ska skriva under utläggskvittot?

Normalt skriver den som begär ersättning under eller bekräftar sina uppgifter. En ansvarig person kan även attestera dokumentet för att visa att utlägget har godkänts.

Kan jag redovisa flera köp på samma utläggskvitto?

Ja, om varje köp redovisas tydligt med eget datum, ändamål och belopp. Bifoga samtliga kvitton och ange en korrekt totalsumma.

Vad gör jag om originalkvittot saknas?

Dokumentera inköpet så detaljerat som möjligt och förklara varför kvittot saknas. Den som ska godkänna ersättningen får därefter bedöma om underlaget är tillräckligt.

Behöver privatpersoner använda ett utläggskvitto?

Det är inte alltid nödvändigt, men det kan vara klokt vid större eller återkommande gemensamma kostnader. Dokumentet minskar risken för missförstånd om vad som ska ersättas.

Källor och referenser

• Bokföringslagen (1999:1078).
• Bokföringsnämnden, vägledning om bokföring och verifikationer.
• Skatteverket, information om bokföring, underlag och utlägg.
• Verksamt, vägledning för att starta och driva företag.