Offert för fotografering mall – gratis prisförslag

En tydlig offert för fotografering hjälper både fotografen och kunden att komma överens innan kameran tas fram. Den ska beskriva vad som ska fotograferas, när uppdraget genomförs, vad priset omfattar och hur bilderna får användas. Då minskar risken för olika förväntningar kring timmar, leverans, resor, urval och rättigheter.

På den här sidan finns en offert för fotografering mall som passar frilansfotografer, små företag och privatpersoner. Mallen kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word. Anpassa alltid uppgifterna efter det aktuella fotojobbet innan du skickar offerten.

Vad är en offert för fotografering?

En offert är ett skriftligt prisförslag för ett bestämt uppdrag. För fotografering är det särskilt viktigt att ange uppdragets ramar, eftersom ett fotojobb kan bestå av mer än själva fotograferingstillfället. Planering, resa, bildurval, redigering, leverans och upplåtelse av användningsrätt kan vara separata delar av arbetet.

När kunden accepterar en offert kan den normalt bli bindande. Därför bör du inte lova mer än du kan leverera, och kunden bör kontrollera att innehållet stämmer innan accept. Spara den skickade versionen samt kundens skriftliga accept, exempelvis via e-post.

När behöver du en fotooffert?

En offert är klok även vid mindre uppdrag, men är särskilt värdefull när kostnaden, omfattningen eller användningen av bilderna kan bli en fråga senare. Den fungerar som ett konkret underlag för beslut och planering.

• Porträttfotografering för privatpersoner eller företag.
• Bröllop, dop, födelsedagar och andra privata tillställningar.
• Event, konferenser, invigningar och mässor.
• Produktbilder, miljöbilder och innehåll för webbshop.
• Personalporträtt, reportage och marknadsföringsbilder.
• Fotografering av bostad, lokal eller fastighet.

Vid återkommande uppdrag kan en offert även ange ett timpris eller dagspris och tydligt förklara vad som tillkommer. För ett enskilt jobb är det ofta enklare för kunden med ett fast pris, kombinerat med klara avgränsningar.

Uppgifter som ska finnas med

En bra fotooffert ska kunna läsas av någon som inte deltagit i samtalet. Beskriv därför uppdraget så konkret att båda parter kan se vad som ingår. Undvik enbart formuleringar som ”fotografering enligt överenskommelse”.

Beskriv fotoarbetet och leveransen tydligt

Fotograferingstillfället

Ange datum, klockslag och plats. Skriv även vem som ansvarar för tillträde, kontaktperson på plats och eventuella tillstånd. Om tiderna är ungefärliga kan du beskriva hur länge fotografen avsätter, till exempel en halvdag eller ett angivet antal timmar.

För event kan det vara viktigt att ange om fotografen ska dokumentera helheten, fokusera på talare eller ta porträtt av särskilda personer. För produkt- och företagsfoto bör offerten beskriva om styling, rekvisita, modell, lokal eller annan produktion ingår eller ordnas av kunden.

Urval, redigering och filer

Skriv hur urvalet går till. Kunden kan exempelvis få ett urval av fotografen eller välja bland ett galleri. Ange också om grundläggande bildbehandling ingår, såsom färg- och ljusjustering, och vad som räknas som mer omfattande retusch.

Beskriv leveransen med ord som går att kontrollera: antal färdigredigerade bilder, digitalt filformat, hur filerna skickas och när de ska levereras. Lova inte en leveranstid som förutsätter att kunden svarar snabbt om urval eller korrektur, utan reservera tid för kundens återkoppling där det behövs.

Praktiskt tips: Specificera alltid både vad kunden får och vad kunden behöver göra. Exempelvis kan kunden ansvara för medverkandes godkännande, tillgång till platsen och besked om önskat bildurval.

Pris, moms och kostnader utöver fotograferingen

Priset bör vara enkelt att förstå. Ange om beloppet är inklusive eller exklusive moms och om fotografen är momsregistrerad. Om offerten innehåller flera delar är det bra att dela upp dem, till exempel planering, fotografering, efterarbete, bildlicens och resor.

Har du ett fast pris ska det tydligt framgå vad som ryms inom det priset. Har du timdebitering, ange timpriset och om du uppskattar en tidsåtgång. Skriv också hur tilläggsarbeten ska hanteras. Det kan till exempel vara extra timmar på plats, fler redigerade bilder, expressleverans eller önskemål som tillkommer efter accept.

• Fotografens arvode eller paketpris.
• Bildurval och redigering som ingår.
• Resa, parkering, trängselskatt eller logi när sådana kostnader kan uppstå.
• Hyra av studio, utrustning, rekvisita eller annan extern produktion.
• Extra leveranser, ytterligare bilder och särskild retusch.

Om kunden ska stå för externa kostnader, skriv om beloppen är uppskattningar eller om de ska godkännas innan de beställs. För små företag är det också bra att se över hur momsen ska redovisas. Aktuell generell vägledning finns hos Skatteverket.

Användningsrätt och personuppgifter

Det räcker sällan att bara skriva att kunden ”får bilderna”. Förklara i stället hur kunden får använda leveransen. Kunden kan exempelvis få rätt att använda bilderna på sin webbplats, i sociala medier, i tryckt marknadsföring eller internt. Om användningen ska begränsas till en viss kampanj, geografiskt område eller tid, ska det stå uttryckligen.

Fotografens upphovsrätt och kundens rätt att använda bilderna är olika frågor. Fotografer har som utgångspunkt rättigheter till sina bilder, medan kunden kan få en avtalad användningsrätt. Var därför noga med om kunden får beskära, redigera, lämna vidare eller använda bilderna i betald annonsering. Om personer går att identifiera kan publicering även kräva att kunden har ett lämpligt underlag eller samtycke, beroende på situationen.

Vid insamling och hantering av kontaktuppgifter, bildmaterial och kunduppgifter behöver verksamheten hantera personuppgifter ansvarsfullt. Läs mer om grundläggande krav hos Integritetsskyddsmyndigheten.

Avbokning, ombokning och hinder

Oförutsedda händelser är vanliga vid fotografering. Väder, sjukdom, försenade deltagare eller bristande tillträde till en plats kan påverka uppdraget. Ett enkelt villkor om avbokning och ombokning gör situationen lättare att hantera.

Skriv vad som gäller om kunden avbokar nära inpå uppdraget och om parterna i första hand ska försöka hitta en ny tid. Du kan också ange att redan utfört arbete och kostnader som inte kan återbetalas ska ersättas. Formulera villkoren skäligt och anpassa dem efter typen av uppdrag.

För utomhusfotografering är det klokt att ange en reservplan: ombokning, alternativ plats eller genomförande i befintligt väder. Vid bröllop och andra engångshändelser behöver fotografen och kunden ofta i förväg komma överens om hur olika väderförhållanden ska hanteras.

Så fyller du i mallen steg för steg

1. Fyll i fotografens och kundens korrekta kontaktuppgifter samt datum och offertnummer.
2. Beskriv uppdraget med plats, tid, motiv, uppskattad omfattning och eventuella särskilda önskemål.
3. Ange vad som levereras: antal bilder, redigering, filformat, leveranssätt och planerad leveranstid.
4. Räkna upp priset och alla möjliga tillägg, inklusive moms och rese- eller produktionskostnader.
5. Bestäm kundens användningsrätt till bilderna och skriv den med tydliga ord.
6. Lägg till villkor om betalning, giltighetstid, avbokning och ombokning.
7. Läs igenom dokumentet tillsammans med kunden innan offerten accepteras skriftligt.

Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren. När den är klar kan du skriva ut den eller exportera den till PDF eller Word för att skicka till kunden och spara i dina handlingar.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste misstaget är att priset står klart medan omfattningen är oklar. Kunden kanske tror att obegränsat antal bilder, all retusch och fria användningsrättigheter ingår, medan fotografen har räknat med något helt annat. Det är därför bättre att skriva färre men tydligare punkter än att använda ett allmänt paketnamn utan förklaring.

Undvik också att kopiera villkor från ett annat uppdrag utan att kontrollera dem. Ett villkor som passar en företagskund och produktbilder kan vara olämpligt vid en privat familjefotografering. Uppdatera alltid priser, datum, leveransomfattning och rättigheter inför varje ny offert.

Vanliga frågor

Blir en offert bindande när kunden tackar ja?

En accepterad offert kan normalt innebära att parterna har kommit överens om ett avtal. Be därför kunden bekräfta accepten skriftligt och spara bekräftelsen tillsammans med den version av offerten som accepterades.

Ska priset anges inklusive eller exklusive moms?

Det ska framgå tydligt vilket som gäller. Om kundens pris ska vara ett belopp att betala inklusive moms, skriv det. Om priset anges exklusive moms, ange även moms och totalbelopp när det är relevant.

Kan jag ta betalt för fler bilder än de som står i offerten?

Ja, om du och kunden kommer överens om det. Skriv gärna i offerten vad extra bilder kostar eller att tillägg offereras eller godkänns innan arbetet utförs.

Vem äger bilderna efter fotograferingen?

Ägande, upphovsrätt och användningsrätt kan behöva skiljas åt. Offerten bör framför allt beskriva vilken användning kunden får göra av bilderna och om det finns begränsningar.

Behöver en privatkund skriva under offerten?

En underskrift är ett tydligt sätt att visa accept, men en skriftlig accept via e-post kan också ge bevis om vad som avtalats. Oavsett metod bör båda parter kunna spara innehållet.

Källor och referenser

• Avtalslagen (1915:218).
• Upphovsrättslagen (1960:729).
• Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679.
• Skatteverket – vägledning om moms för företag.
• Integritetsskyddsmyndigheten – vägledning om behandling av personuppgifter.