Offert för grafisk design – gratis mall och prisförslag

En genomarbetad offert för grafisk design är grunden för ett tydligt uppdrag. Den hjälper både designer och kund att enas om vad som ska tas fram, hur processen ska gå till, vad arbetet kostar och när materialet ska levereras. Det minskar risken för missförstånd när idéer, ändringar och rättigheter ska omsättas i ett färdigt resultat.

På den här sidan finns en mall som kan redigeras direkt i webbläsaren. Fyll i uppgifter, anpassa formuleringarna efter uppdraget och exportera sedan offerten till PDF eller Word. Mallen passar bland annat frilansare, byråer och små företag som lämnar prisförslag för logotyp, visuell identitet, trycksaker, digitalt innehåll eller enklare webbdesign.

Varför en offert för grafisk design behövs

Grafisk design är ofta ett kreativt uppdrag där kundens önskemål utvecklas under arbetets gång. Därför räcker det sällan med ett pris i ett mejl. En offert samlar det som parterna faktiskt har kommit överens om: uppdragets mål, vad som ingår, prisform, leverans och betalning.

Offerten fungerar också som ett underlag när kunden senare vill beställa fler delar eller be om ändringar. Om exempelvis tre korrekturrundor ingår blir det lättare att hantera önskemål som kommer efter den överenskomna processen. När kunden accepterar offerten kan den, beroende på hur den är formulerad och accepterad, utgöra ett avtal mellan parterna.

Fördelar med ett skriftligt prisförslag

• Kunden ser vilka leveranser som ingår i priset.
• Du kan avgränsa korrektur, möten, produktion och externa kostnader.
• Pris, moms och betalningsvillkor blir tydliga från början.
• Parterna kan reglera användning och överlåtelse av materialet.
• Det finns ett gemensamt underlag om frågor uppstår senare.

Avtal kan ingås på flera sätt, men skriftlighet gör det enklare att visa vad som har avtalats. Läs gärna den samlade informationen om lagar och rättsregler hos Sveriges riksdag när du behöver kontrollera aktuell lagtext.

Vilka uppgifter ska en designoffert innehålla?

En bra offert ska vara tillräckligt detaljerad för att kunden ska kunna ta ställning, utan att bli så teknisk att den blir svår att använda. Börja alltid med datum, offertnummer och uppgifter om både leverantör och kund. Ange gärna kontaktperson hos kunden, särskilt om beställaren är ett företag.

Beskriv uppdragets omfattning konkret

Det viktigaste i en designoffert är en tydlig beskrivning av omfattningen. Skriv inte bara “grafisk profil” eller “material för kampanj”. Beskriv i stället vilka delar som ska produceras och i vilka format. Om kunden ska få olika logotypversioner, en färgpalett, typografirekommendationer och en kort grafisk manual bör varje del anges.

Beskriv även vad kunden behöver bidra med. Det kan handla om texter, bilder, produktinformation, varumärkesriktlinjer, tekniska specifikationer eller beslut inom viss tid. Om förutsättningarna ändras efter att arbetet påbörjats bör det framgå att parterna ska komma överens om eventuell påverkan på tid och pris innan tilläggsarbetet utförs.

Exempel på tydliga leveranser

• Två initiala designriktningar för en logotyp.
• En vald logotyp i färg, svart och vit version.
• Leverans av överenskomna original- och användningsfiler.
• Layout av en broschyr i angivet sidantal och format.
• Grafik för sociala medier i specificerade bildformat.
• En startsidesdesign för webbplats, utan utveckling eller publicering.

Var särskilt noga med vad som inte ingår. Tryck, annonsering, programmering, textproduktion, bildköp, fotografering och korrekturläsning kan vara separata kostnader eller uppdrag. Om något ska ingå, skriv det uttryckligen.

Välj rätt prismodell och redovisa moms

Grafiska uppdrag kan prissättas med fast pris, timpris eller en kombination. Fast pris fungerar bra när leveransen är väl avgränsad. Timpris passar ofta bättre när omfattningen är svår att bedöma eller när kunden vill kunna prioritera om under arbetets gång. En kombination kan exempelvis innebära fast pris för grundleveransen och timpris för ytterligare ändringar.

Redovisa alltid beloppen på ett lättbegripligt sätt. För företag som är momsregistrerade är det vanligt att ange pris exklusive moms, moms och totalbelopp inklusive moms. Om säljaren inte ska lägga på moms ska det beskrivas korrekt utifrån den egna situationen. Information om företagande och grundläggande företagsfrågor finns hos Verksamt.

Glöm inte möjliga tilläggskostnader

En offert bör skilja mellan ditt eget arvode och kostnader som kan tillkomma. Exempel är licensierade typsnitt, bilder, illustrationer från tredje man, provtryck, tryckerikostnader, resor eller underleverantörer. Skriv om kostnaden är inkluderad, uppskattad eller kräver kundens godkännande innan den beställs.

Praktiskt tips: Sätt en tydlig gräns för vad som räknas som korrektur och vad som är en ny beställning. Beskriv gärna antalet inkluderade korrekturrundor och be kunden samla sin återkoppling i ett gemensamt svar.

Korrektur, tidsplan och kundens ansvar

Designprocessen blir ofta effektivare när offerten anger hur korrektur ska ske. Bestäm hur många korrekturrundor som ingår, vem som får lämna slutligt besked och hur återkopplingen ska skickas. Om flera personer hos kunden kan lämna synpunkter utan samordning ökar risken för motstridiga instruktioner och merarbete.

Ange en realistisk tidplan med utgångspunkt i att kunden lämnar underlag och återkoppling i tid. Det är klokt att beskriva planerad leverans som beroende av kundens medverkan. Vid sena besked kan den planerade leveransen behöva flyttas fram.

1. Ta emot kundens mål, underlag och tekniska krav.
2. Bekräfta omfattning, pris och tidsplan genom accepterad offert.
3. Ta fram första utkast eller designriktningar.
4. Samla kundens återkoppling och genomför överenskomna korrektur.
5. Godkänn slutversionen och leverera angivna filer.
6. Fakturera enligt överenskommen betalningsplan.

Rättigheter till design och material

Rättigheter är en central fråga i grafiska uppdrag. Det är inte säkert att kunden automatiskt får använda eller ändra allt material på vilket sätt som helst bara för att arbetet har betalats. Offerten bör därför beskriva vilka rättigheter kunden får när betalning har skett: exempelvis rätt att använda den slutliga designen i sin egen verksamhet och i angivna kanaler.

Det är också viktigt att ange om arbetsmaterial, skisser, utkast och ej valda förslag ingår eller stannar hos designern. Om kunden behöver redigerbara originalfiler bör det skrivas in som en leverans. Material från tredje man, såsom stockbilder, typsnitt och mallar, kan omfattas av egna licenser. Kunden bör få information om sådana begränsningar innan materialet används.

Formulera rättigheterna med precision

Undvik alltför allmänna formuleringar som “alla rättigheter övergår”. Skriv hellre vilken design som avses, vilka filer kunden får och vilken användning som är tänkt. Om uppdraget gäller en logotyp kan användningen vara bred, medan en kampanjillustration kan vara avsedd för en viss period eller kanal. Anpassa alltid villkoret till uppdraget och kontrollera särskilt komplicerade rättighetsfrågor vid behov.

Betalning, giltighet och accept

Offerten bör ange när fakturering sker och hur lång betalningstid som gäller. För större uppdrag kan parterna välja att dela upp betalningen, exempelvis en del vid start och återstoden vid slutförd leverans. Skriv också hur tilläggsarbeten godkänns och debiteras.

Bestäm en sista dag för accept så att pris och planering inte ligger öppna på obestämd tid. En enkel accepteruta där kunden skriver under eller bekräftar i ett tydligt svar kan vara praktisk. Spara alltid den accepterade offerten och senare överenskommelser om ändringar.

Så använder du mallen på sidan

Utgå från mallen och ersätt de markerade fälten med uppgifter om ditt eget uppdrag. Anpassa sedan leveransbeskrivningen, priset och villkoren. Ta bort sådant som inte gäller; en kort och tydlig offert är oftast bättre än en lång text med irrelevanta standardvillkor.

Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren. När offerten är klar kan du skriva ut den eller exportera den till PDF eller Word för att skicka den till kunden, spara den i projektmappen eller använda den som underlag för fakturering.

Snabb kontroll före du skickar

• Är kundens namn och kontaktuppgifter korrekta?
• Är varje leverans och filtyp tydligt beskriven?
• Framgår det vad som inte ingår?
• Stämmer pris, moms, betalningsvillkor och eventuella utlägg?
• Finns en realistisk tidsplan och antal korrekturrundor?
• Är användningsrätt och leverans av originalfiler reglerade?

Vanliga frågor

Är en offert bindande?

En offert kan få avtalsverkan när kunden accepterar den, beroende på innehåll, kommunikation och omständigheter. Gör därför villkoren tydliga och ange hur länge erbjudandet gäller. Spara kundens accept och eventuella ändringar skriftligt.

Ska jag använda fast pris eller timpris för grafisk design?

Fast pris passar när uppdraget är tydligt avgränsat. Timpris passar när omfattningen är osäker eller kan förändras. Du kan också kombinera modellerna genom att ange fast pris för grunduppdraget och timpris för arbete utöver det som avtalats.

Hur många korrekturrundor bör ingå?

Det beror på uppdraget, men det viktiga är att ange ett bestämt antal eller en tydlig process. Skriv vad en korrekturrunda innebär och hur ytterligare ändringar debiteras. Be kunden samordna sina synpunkter.

Behöver kunden få redigerbara originalfiler?

Inte alltid. Ange i offerten vilka filer som levereras. Kunden kan exempelvis få färdiga filer för användning, medan redigerbara originalfiler lämnas ut endast om det är överenskommet.

Kan jag ta betalt i förskott?

Parterna kan komma överens om en betalningsplan som passar uppdraget, exempelvis delbetalning vid start och slutbetalning vid leverans. Skriv tydligt vilket belopp som ska faktureras, när och vad som händer om uppdraget förändras.

Vad gör jag om kunden vill ha mer än det som står i offerten?

Beskriv det nya önskemålet skriftligt och bekräfta påverkan på pris och tid innan du börjar med tilläggsarbetet. Ett kort skriftligt godkännande kan räcka, men det ska vara tydligt vad som har ändrats.

Källor och referenser

• Avtalslagen – regler om avtal, anbud och accept.
• Upphovsrättslagen – regler om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk.
• Skatteverket – vägledning om moms och fakturering.
• Verksamt – information och vägledning för företagare.