Offert för översättning – mall för prisförslag

En tydlig offert för översättning hjälper både beställaren och översättaren att förstå exakt vad som ska levereras, när det ska vara klart och vad arbetet kostar. Det minskar risken för olika förväntningar kring exempelvis antal ord, korrektur, layoutarbete och ändringar efter leverans.

På den här sidan finns en offertmall för översättning som kan redigeras direkt i webbläsaren. När uppgifterna är ifyllda kan dokumentet skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word. Mallen passar både frilansöversättare, översättningsbyråer och små företag som lämnar prisförslag på språkrelaterade tjänster.

Vad är en offert för översättning?

En offert är ett skriftligt prisförslag för ett avgränsat uppdrag. För ett översättningsuppdrag beskriver den vanligen språkparet, underlaget, beräknad mängd text, pris, leveransform och leveranstid. Den kan också ange om språkgranskning, terminologiarbete, layout eller expressleverans ingår.

När kunden accepterar offerten är den normalt utgångspunkten för parternas överenskommelse. Därför bör offerten vara konkret. Formuleringen ”översättning av webbplats” är sällan tillräcklig. Skriv i stället vilka sidor, filer eller texter som omfattas, vilket språk arbetet ska utföras från och till samt hur omfattningen ska mätas.

Offert, uppskattning och faktura

En offert anger villkoren innan arbetet påbörjas. En prisuppskattning kan vara mer preliminär och bör tydligt beskrivas som just en uppskattning. Fakturan skickas däremot efter utfört arbete eller enligt en överenskommen betalningsplan. Håll isär dokumenten så att kunden enkelt ser vad som har avtalats.

När behöver du en skriftlig offert?

En skriftlig offert är särskilt viktig när textmängden är större, när flera personer ska godkänna materialet eller när uppdraget omfattar mer än ren översättning. Den är också värdefull när källmaterialet kan ändras under arbetets gång eller när kunden behöver en intern inköpshandling.

• Översättning av avtal, rapporter, manualer eller marknadsföringsmaterial.
• Webbplatsöversättning med flera språk eller många undersidor.
• Uppdrag där översättning kombineras med korrektur, språkgranskning eller lokalisering.
• Arbeten med fast deadline, expressleverans eller del-leveranser.
• Uppdrag där kundens material innehåller särskilda facktermer eller känsliga uppgifter.

Även mindre uppdrag tjänar på ett skriftligt underlag. En kort offert via e-post kan räcka om den innehåller samma grundläggande uppgifter och kunden tydligt accepterar den.

Detta ska finnas med i en offert för översättning

Det viktigaste är att en utomstående person kan läsa offerten och förstå vad som ingår utan att behöva gissa. Identifiera både leverantör och kund, ge offerten ett nummer och ange datum. Beskriv sedan uppdraget med tillräcklig detaljnivå.

Det är klokt att skriva om beloppen anges exklusive eller inklusive moms. Är leverantören momsregistrerad faktureras normalt moms enligt gällande regler, men kontrollera den egna hanteringen vid internationella kunder eller särskilda situationer. Information om företagande och skatter finns hos Skatteverket.

Beskriv omfattning och kvalitetsnivå

Översättning kan betyda olika saker. En direktöversättning av en intern text kräver ofta en annan arbetsinsats än en målgruppsanpassad marknadstext. Offerten bör därför beskriva den kvalitetsnivå och det arbetsmoment kunden köper.

Avgränsa källmaterialet

Ange vilka dokument eller länkar som ligger till grund för priset och vilket datum versionen har. Om ordantalet inte är fastställt kan du skriva att priset bygger på ett uppskattat antal ord och ange hur avvikelser hanteras. Klargör även om text i bilder, tabeller, fotnoter, metadata eller kommentarsfält ingår.

Förklara vad leveransen omfattar

Specificera om leveransen innehåller en egenkontroll, en separat språkgranskning eller enbart översättning. Om kunden vill ha publicering i ett webbverktyg, formatering i originalfil eller anpassning till designmall bör det stå som en egen punkt. Då blir det lättare att prissätta extra arbete korrekt.

Praktiskt tips: Skriv alltid vilken filversion priset bygger på. Om kunden senare skickar en ny eller utökad version kan ni snabbt avgöra om arbetet ryms inom offerten eller behöver kompletteras.

Så sätter du pris på översättningen

Pris kan anges som fast pris, per ord, per tecken, per sida eller per timme. Vilken modell som passar bäst beror på materialet och hur tydlig omfattningen är. För ett väl avgränsat dokument kan fast pris vara enkelt för kunden. För material med osäker mängd, många ändringar eller tung formatering kan timpris eller en kombination vara lämpligare.

• Fast pris: passar när källmaterial och leverans är tydligt definierade.
• Pris per ord: passar ofta löpande text där ordantalet går att ta fram i förväg.
• Timpris: kan vara lämpligt för granskning, research, layout och ändringar.
• Separata tillägg: kan användas för expressarbete, komplexa filer eller publicering.

Redovisa gärna beräkningen i offerten, till exempel antal ord multiplicerat med ett pris per ord. Kunden behöver inte känna till varje intern kostnad, men bör förstå hur totalsumman har uppkommit. Undvik att lova ett fast pris om du ännu inte har sett underlaget.

Leverans, ändringar och kommunikation

En bra offert anger ett exakt leveransdatum eller en tydlig tidsfrist räknad från att du fått komplett material och kundens godkännande. Om kunden ska lämna kommentarer, terminologilista eller grafisk profil bör även det nämnas. Fördröjningar beror ofta på att underlag eller beslut saknas.

Bestäm hur ändringar ska hanteras

Förklara hur många granskningsomgångar som ingår och vad som avses med ändring. Små sakliga rättelser kan hanteras på ett sätt, medan nytt innehåll eller omfattande omskrivningar behöver prissättas separat. Skriv också att nytt eller ändrat källmaterial efter accepterad offert kan påverka pris och tidplan.

Skydda material och uppgifter

Översättningsunderlag kan innehålla affärsinformation eller personuppgifter. Beskriv vid behov hur materialet hanteras, vilka personer som får tillgång till det och om en separat sekretessöverenskommelse behövs. Personuppgifter ska hanteras ansvarsfullt; vägledning om dataskydd finns hos Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

Giltighetstid, betalning och accept

En offert bör ha en sista giltighetsdag eller en formulering om hur länge den gäller. Det ger leverantören möjlighet att planera kapacitet och undviker att ett äldre pris accepteras när förutsättningarna har ändrats. Ange även betalningsvillkor, exempelvis antal dagar från fakturadatum, utan att använda villkor som inte fungerar för din verksamhet.

Beskriv hur kunden accepterar offerten: genom underskrift, e-post eller en digital bekräftelse. Spara den accepterade offerten tillsammans med relevant korrespondens och den version av källmaterialet som låg till grund för priset. Vid större projekt kan en separat överenskommelse behövas för ansvar, immateriella rättigheter och mer detaljerade projektvillkor.

Så fyller du i mallen steg för steg

1. Fyll i offertnummer, datum och kontaktuppgifter för leverantör och kund.
2. Ange språkpar, källmaterial och hur omfattningen har beräknats.
3. Beskriv exakt vilka tjänster som ingår, exempelvis översättning och en granskningsrunda.
4. Välj prismodell och ange pris, momsuppgift samt eventuella tillägg.
5. Sätt leveransdatum, leveransformat och regler för kundens feedback.
6. Fyll i giltighetstid, betalningsvillkor och hur offerten accepteras.
7. Kontrollera att alla uppgifter stämmer innan dokumentet skickas eller signeras.

Redigera mallen direkt i webbläsaren och anpassa den till varje uppdrag. När den är klar kan du exportera den till PDF eller Word, vilket gör den enkel att skicka till kunden eller spara i projektets dokumentation.

Undvik vanliga misstag i offertarbetet

Det vanligaste misstaget är en för kort uppdragsbeskrivning. Då kan kunden tro att layout, fler språk, extra revisioner eller publicering ingår fast leverantören endast avsett själva översättningen. Ett annat misstag är att glömma ange om priset avser moms eller att inte sätta någon giltighetstid.

Undvik också vaga leveransdatum som ”så snart som möjligt”. Skriv hellre ett datum och ange vad som måste finnas på plats för att tidsplanen ska gälla. Om något är osäkert ska det framgå i offerten i stället för att lämnas åt antaganden.

Vanliga frågor

Kan jag använda en offert för översättning som avtal?

Ja, en accepterad offert kan fungera som underlag för er överenskommelse om den tydligt beskriver uppdrag, pris och villkor. För mer komplicerade eller långvariga uppdrag kan ett separat avtal vara lämpligt.

Ska priset anges med eller utan moms?

Det ska vara tydligt vilket som gäller. Många företag anger pris exklusive moms och visar moms samt totalsumma separat. Anpassa uppgifterna efter din egen skattesituation och kundens förutsättningar.

Hur hanterar jag fler ord än beräknat?

Skriv i offerten hur avvikande ordantal ska hanteras, exempelvis genom pris per extra ord eller en ny överenskommelse innan arbetet fortsätter. Då vet båda parter vad som gäller.

Hur länge bör en offert vara giltig?

Välj en period som fungerar för din planering och ange ett tydligt sista datum. Giltighetstiden bör ge kunden rimlig möjlighet att fatta beslut utan att du behöver hålla tid eller pris öppet obegränsat.

Behöver kunden skriva under offerten?

En underskrift är tydlig, men en skriftlig accept via e-post kan också vara praktisk. Oavsett metod bör du spara kundens bekräftelse och den version av offerten som accepterades.

Källor och referenser

• Avtalslagen (1915:218).
• Bokföringslagen (1999:1078).
• Skatteverket – information om moms och fakturering.
• Integritetsskyddsmyndigheten – vägledning om personuppgifter och dataskydd.