Offert digital marknadsföring mall – skapa förslag

En tydlig offert för digital marknadsföring hjälper både beställaren och leverantören att förstå vad som faktiskt ingår i uppdraget. Det är särskilt viktigt när tjänsterna omfattar löpande arbete, flera kanaler eller resultat som påverkas av kundens eget material, budget och beslut.

Med en genomarbetad offert kan du beskriva mål, aktiviteter, leveranser, ersättning och praktiska ramar innan arbetet börjar. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren och sedan skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word.

Varför en offert behövs för digital marknadsföring

Digital marknadsföring kan betyda många olika saker: strategi, sökmotoroptimering, annonsering, innehåll för sociala medier, nyhetsbrev, analys eller löpande rådgivning. Om uppdraget bara beskrivs som exempelvis ”hjälp med Instagram och Google” finns stor risk för skilda förväntningar.

Offerten är ett konkret underlag för kundens beslut och för ert fortsatta samarbete. När kunden accepterar den kan den också utgöra avtalsunderlag. Därför bör den vara tillräckligt tydlig för att båda parter ska kunna avgöra vad som ska göras, till vilket pris och under vilken period.

En offert ersätter inte alltid behovet av ett mer detaljerat avtal. Vid större uppdrag, långa bindningstider, omfattande personuppgiftshantering eller betydande annonsbudgetar är det klokt att komplettera med ett särskilt avtal och tydliga bilagor.

Skillnaden mellan offert, kostnadsförslag och avtal

Orden används ofta omväxlande, men de fyller olika funktioner i praktiken. Ett kostnadsförslag kan vara en preliminär uppskattning när omfattningen ännu inte är fastställd. En offert är normalt mer konkret och ska vara möjlig för kunden att ta ställning till. När offerten accepteras kan den tillsammans med accepten bilda ett avtal.

Det är därför viktigt att ange om priset är fast, uppskattat eller baserat på löpande räkning. Skriv även hur kunden ska acceptera offerten och hur länge den gäller. Läs gärna myndighetsinformationen om svenska lagar och avtalsrättsliga regler om du behöver kontrollera den rättsliga bakgrunden.

Beskriv uppdragets omfattning konkret

Omfattningen är den viktigaste delen av en offert för digital marknadsföring. Undvik allmänna formuleringar som ”sköta digital marknadsföring” eller ”öka synligheten”. Beskriv i stället vilka aktiviteter som ingår, hur ofta de ska göras och vilken leverans kunden får.

Exempel på aktiviteter att precisera

• Strategimöte, nulägesanalys och målformulering.
• Sökordsanalys, tekniska rekommendationer och innehållsförslag för SEO.
• Uppsättning, optimering och uppföljning av annonskampanjer.
• Produktion eller publicering av ett angivet antal inlägg för sociala medier.
• Nyhetsbrev, landningssidor, rapporter eller avstämningsmöten.
• Analys av data och rekommendationer inför nästa period.

Specificera också sådant som inte ingår. Det kan exempelvis vara fotografering, videoproduktion, grafisk profil, inköp av bilder, översättning, webbutveckling, svar på kundkommentarer utanför kontorstid eller hantering av annonsbudget. En tydlig avgränsning är ofta lika värdefull som en detaljerad leveransbeskrivning.

Mål är inte samma sak som garanti

Det är bra att sätta mål, till exempel fler kvalificerade besök, fler förfrågningar eller bättre synlighet för relevanta sökord. Men digitala resultat påverkas av konkurrens, säsong, kundens erbjudande, webbplatsens teknik, godkännandetider och annonsplattformarnas regler. Var därför försiktig med löften om särskilda placeringar, visningar, leads eller försäljning om du inte kan kontrollera alla förutsättningar.

Praktiskt tips: Skriv både vad du levererar och vad kunden behöver bidra med. Exempelvis tillgångar, korrekt företagsinformation, godkännanden och svarstider. Då blir det tydligt vad som krävs för att tidplanen ska hålla.

Välj en prismodell som kunden förstår

Priset ska vara lätt att följa. Ange alltid om beloppen är inklusive eller exklusive moms och skilj på ditt arvode, externa kostnader och kundens annonsbudget. Det är särskilt viktigt för Google Ads, sociala annonser och verktyg där kunden kan behöva stå för en separat kostnad.

Vanliga sätt att ta betalt

• Fast pris: Passar avgränsade projekt, exempelvis en analys eller en kampanjuppsättning.
• Löpande räkning: Passar när behovet inte går att uppskatta exakt. Ange timpris och gärna en budgetram.
• Månadsarvode: Passar löpande optimering, innehåll och rapportering. Beskriv vad som ryms varje månad.
• Arvode kopplat till annonsbudget: Kan användas för annonsering, men bör kompletteras med minimiarvode eller tydlig beräkningsmodell.

Om du skriver ett paketpris bör innehållet vara tydligt. Formuleringen ”SEO-paket” säger inte mycket utan uppgift om exempelvis analys, antal sidor, rekommendationer, innehåll eller uppföljning. Om uppdraget kan förändras under vägen bör offerten även ange hur tilläggsarbete beställs och prissätts.

Annonsbudget, konton och externa kostnader

Annonsbudget är inte samma sak som konsultarvode. Skriv vem som betalar för annonser, vilka beloppsgränser som gäller och om plattformens fakturering sker direkt till kunden. Det är ofta bäst att kunden äger sina egna konton för annonsering, analys och sociala medier, medan leverantören får nödvändiga behörigheter.

Förtydliga också vem som ansvarar för abonnemang, licenser, bildköp, analysverktyg och andra externa tjänster. Om leverantören lägger ut pengar bör hanteringen av vidarefakturering framgå. Ett välformulerat kostnadsavsnitt gör det enklare att följa upp fakturor och undvika överraskningar.

Sätt en realistisk tidplan och arbetsprocess

Marknadsföringsarbete är ofta löpande, men även ett löpande uppdrag behöver en startpunkt och en arbetsordning. Ange datum eller tidsperiod för uppstart, hur introduktion och åtkomster hanteras, när material lämnas in samt när rapportering sker.

1. Leverantören samlar in underlag och får åtkomst till relevanta konton.
2. Parterna bekräftar målgrupp, mål, kanaler och prioriterade aktiviteter.
3. Leverantören tar fram material, rekommendationer eller kampanjer enligt offerten.
4. Kunden granskar och godkänner sådant som kräver beslut.
5. Arbetet publiceras, följs upp och rapporteras enligt överenskommen frekvens.

Ta med rimliga förutsättningar för kundens återkoppling. Om kunden behöver godkänna annonsmaterial eller leverera produktinformation kan uteblivet svar påverka tidplanen. Det är bra att skriva att förändrade förutsättningar ska hanteras genom en överenskommelse om ny tidplan och eventuell extra ersättning.

Reglera ansvar, material och rättigheter

Offerten bör beskriva vem som ansvarar för det material som används. Kunden bör normalt ansvara för att texter, bilder, varumärken, påståenden och annan information som kunden lämnar får användas och är korrekt. Leverantören behöver i sin tur följa kundens instruktioner inom ramen för uppdraget och vara tydlig om material som köps in eller produceras av tredje part.

Ta ställning till vem som får använda producerat material efter betalning. Det kan handla om annonscopy, kampanjstruktur, bilder, mallar, rapporter och strategidokument. Om leverantören använder återanvändbara arbetssätt, egna mallar eller licensierade verktyg bör det framgå att sådant inte automatiskt överlåts till kunden.

Om uppdraget omfattar personuppgifter, exempelvis nyhetsbrev, formulär, kundlistor eller målgrupper för annonsering, behöver parterna bedöma sina roller och hur behandlingen ska hanteras. Integritetsskyddsmyndigheten har vägledning om personuppgifter och dataskydd. En offert kan beskriva omfattningen, men mer detaljerade frågor kan behöva regleras separat.

Betalning, ändringar och avslut

Skriv när fakturering ska ske: i förskott, efter utförd leverans, månadsvis eller enligt milstolpar. Ange förfallodag, eventuellt faktureringsunderlag och vad som händer vid försenad betalning enligt de villkor som parterna väljer. Undvik att lämna betalningsdelen öppen, särskilt vid löpande uppdrag.

För löpande tjänster bör du ange uppsägningstid och hur uppsägningen ska lämnas. För projekt är det ofta relevant att beskriva vad som gäller om kunden avbryter uppdraget eller vill ändra inriktning efter att arbete har påbörjats. Ett praktiskt upplägg är att ändringar ska godkännas skriftligt och att leverantören innan genomförandet ska informera om eventuell påverkan på pris och tidplan.

Så använder du mallen på sidan

Börja med att fylla i kontaktuppgifter för leverantör och kund. Beskriv sedan uppdraget i konkreta punkter, välj prismodell och ange vad som är externt eller tillkommer. Läs igenom villkoren tillsammans med kunden innan offerten skickas.

Gör så här för att få ett användbart underlag:

1. Byt ut alla tomma fält mot faktiska uppgifter.
2. Anpassa omfattningen så att den matchar vad du verkligen ska leverera.
3. Kontrollera moms, annonsbudget, externa kostnader och fakturering.
4. Ta bort klausuler som inte är relevanta och lägg till projektspecifika villkor vid behov.
5. Spara en kopia av den accepterade offerten tillsammans med kundens accept.

Mallen kan redigeras direkt i din webbläsare. När dokumentet är färdigt kan du skriva ut det eller exportera det till PDF eller Word för att skicka till kunden och spara i din dokumentation.

Vanliga frågor

Är en offert bindande?

En offert kan bli bindande när kunden accepterar den, beroende på hur den är utformad och vad parterna har kommit överens om. Ange därför giltighetstid och hur accept ska ske, och skriv bara sådant du kan stå för.

Ska annonsbudgeten stå i offerten?

Ja, om annonsering ingår bör du tydligt skilja annonsbudget från ditt arvode. Ange vem som betalar plattformen och om budgeten är en uppskattning, ett tak eller ett separat beslut.

Kan jag använda ett månadspris?

Ja. Ett månadspris fungerar väl för löpande arbete, men offerten bör beskriva vilka aktiviteter, möten och rapporter som ingår per månad samt hur extra arbete hanteras.

Behöver jag garantera resultat?

Nej, och det är normalt olämpligt att lova ett visst affärsresultat när flera faktorer ligger utanför din kontroll. Beskriv i stället arbetsinsatsen, målen, mätpunkterna och rapporteringen.

Vem ska äga annonskontot?

Det är ofta praktiskt att kunden äger sina annons- och analyskonton och ger leverantören behörighet. Då behåller kunden tillgång till historik och data om samarbetet upphör.

Räcker en offert för ett stort marknadsföringsuppdrag?

En offert kan vara ett bra grunddokument, men större eller känsliga uppdrag kan behöva ett mer detaljerat avtal. Det gäller särskilt om personuppgifter, omfattande produktion, långa åtaganden eller betydande externa kostnader ingår.

Källor och referenser

• Avtalslagen (1915:218).
• Bokföringslagen (1999:1078).
• Riksdagen – information om lagar och rättsliga dokument.
• Integritetsskyddsmyndigheten – vägledning om dataskydd och personuppgifter.
• Skatteverket – information om moms och fakturering.