Offert för städning mall – tydligt prisförslag

En tydlig offert för städning minskar risken för missförstånd om vad som ska göras, vad kunden ska betala och vilka villkor som gäller. Den är användbar oavsett om uppdraget avser återkommande hemstädning, flyttstädning, kontorsstädning eller en enstaka storstädning.

Med en genomarbetad offert kan kunden jämföra erbjudandet med andra alternativ, medan utföraren får ett skriftligt underlag för uppdraget. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word.

Vad är en offert för städning?

En offert är ett skriftligt prisförslag från en utförare till en kund. För städtjänster bör den klart ange tjänstens innehåll, priset och förutsättningarna för arbetet. När kunden accepterar offerten kan den i praktiken bli en del av parternas avtal. Därför ska den inte bara innehålla en totalsumma.

En bra städoffert beskriver både vad som ingår och vad som inte ingår. Det är särskilt viktigt eftersom ord som hemstädning, flyttstädning och storstädning kan betyda olika saker för olika personer. Ett pris blir rättvisande först när omfattningen är tydlig.

Offert, uppskattning och avtal

En ungefärlig prisuppgift ger kunden en vägledning, men kan lämna utrymme för ändringar om förutsättningarna visar sig vara andra än beräknat. En fast offert innebär normalt att ett bestämt arbete erbjuds till ett angivet pris, under de förutsättningar som anges i dokumentet. Ett separat avtal kan behövas vid långa eller återkommande uppdrag, men en accepterad offert kan också vara tillräcklig om alla viktiga delar framgår.

Var tydlig med om priset är fast, om det bygger på löpande tid eller om det är ett takpris. Lämna inte kunden att gissa vilken prismodell som gäller.

När behöver du en skriftlig städoffert?

En muntlig överenskommelse kan fungera vid små och enkla uppdrag, men skriftlig offert är klokt så snart arbetet har flera moment, ett högre värde eller villkor som kunden behöver ta ställning till. Dokumentet är också praktiskt när flera personer behöver godkänna arbetet, exempelvis vid företagstjänster eller vid flytt.

• Flyttstädning där bostadens storlek, förråd, balkong eller andra ytor påverkar tiden.
• Storstädning med många tillval, såsom ugnsrengöring, fönsterputsning eller kylskåpsrengöring.
• Återkommande hemstädning med bestämda intervall och nyckelhantering.
• Kontorsstädning där tider, tillträde, material och säkerhet behöver bestämmas.
• Uppdrag där kunden vill använda RUT-avdrag.

För konsumenttjänster är det värdefullt att känna till principerna i konsumenttjänstlagen. Du kan läsa lagtext och annan offentlig information via Riksdagens information om lagar och regler. Vid tvekan om vad som avtalats är det i första hand offertens och acceptens formuleringar som blir viktiga.

Uppgifter som ska finnas i offerten

En offert ska vara lätt att läsa och lätt att kontrollera. Börja med datum, offertnummer och kontaktuppgifter. Identifiera sedan kunden och arbetsplatsen ordentligt. För privatpersoner är det normalt bostadens adress som är central. För företag bör du även skriva företagsnamn och organisationsnummer när det är relevant.

Beskriv även om städmaterial, maskiner, stege, vatten eller el ska tillhandahållas av kunden eller utföraren. Om resor, parkeringsavgifter, nyckelutlämning eller särskild utrustning kan ge kostnader ska det framgå på förhand.

Beskriv städningen utan otydliga formuleringar

Undvik alltför allmänna uttryck som ”normal städning” eller ”allt ingår”. Skriv i stället vilka rum som ska städas och vilka åtgärder som ska utföras. En konkret arbetsbeskrivning skyddar båda parter.

Exempel på moment vid hemstädning

• Dammsugning av golv, mattor och tillgängliga ytor.
• Våttorkning av golv enligt golvets material och anvisningar.
• Avtorkning av fria arbetsytor, bord, fönsterbrädor och andra överenskomna ytor.
• Rengöring av köksbänk, diskho, spishäll och köksluckor utvändigt.
• Rengöring av toalett, handfat, dusch eller badkar och synliga ytor i badrum.

För flyttstädning bör offerten ange vilka moment som ingår för exempelvis vitvaror, skåp, golvbrunnar, fönster och balkong. Ange också om arbetet omfattar biytor som garage, förråd, vind eller källare. En bostads storlek är inte alltid tillräcklig information; antal badrum, graden av nedsmutsning och hur mycket som finns kvar i bostaden kan påverka arbetet.

Avgränsningar och tillval

Det som inte ingår bör skrivas lika tydligt som det som ingår. Exempel kan vara bortforsling av avfall, sanering, arbete på hög höjd, rengöring efter byggarbete, mögelbehandling, tvätt av gardiner eller fönsterputsning. Om kunden kan välja till dessa tjänster, ange priset eller hur priset räknas fram.

Praktiskt tips: Skriv alltid vilka förutsättningar priset bygger på. Exempelvis att bostaden är tömd vid flyttstädning, att rinnande vatten och el finns samt att ytorna är normalt nedsmutsade. Då blir det tydligt när ett tilläggsarbete måste godkännas.

Pris, moms och RUT-avdrag

Städning kan prissättas som fast pris, timpris eller ett beräknat pris utifrån ett uppskattat antal timmar. Fast pris passar ofta väl när uppdraget är tydligt avgränsat. Timpris kan vara mer lämpligt när omfattningen är svår att bedöma, exempelvis om bostaden är mycket möblerad eller nedsmutsad.

Ange om moms ingår eller tillkommer. När kunden är en privatperson ska beloppet vara lätt att förstå. Dela gärna upp arbetskostnad, materialkostnad, eventuella rese- eller servicekostnader och moms. Material omfattas normalt inte av RUT-avdraget, vilket gör uppdelningen viktig.

Om kunden vill använda RUT bör offerten förklara att avdraget förutsätter att villkoren är uppfyllda och att kunden har tillräckligt utrymme för skattereduktion. Utföraren bör inte lova ett slutligt avdrag innan förutsättningarna har kontrollerats. Aktuell vägledning finns hos Skatteverket om skattereduktioner och RUT.

Så gör du priset lätt att förstå

1. Ange priset före eventuell skattereduktion.
2. Redovisa arbetskostnaden separat från material och övriga kostnader.
3. Visa beräknat RUT-avdrag när kunden har uppgett att avdrag ska användas.
4. Ange kundens preliminära betalningsbelopp efter avdrag.
5. Skriv vad som händer om avdraget inte kan medges, exempelvis att kunden ansvarar för resterande belopp.

Vid löpande debitering bör offerten ange timpris, eventuell minsta debitering, hur tid avrundas och om restid ingår. Var även tydlig med om priset gäller vardagar, kvällar eller helger.

Tidplan, tillträde och praktiska villkor

En bra offert anger när arbetet ska utföras eller hur tid bokas. Vid återkommande städning ska intervall och ungefärlig veckodag framgå. Om tidpunkten kan ändras behöver ni bestämma hur ändringar meddelas.

Tillträde är ofta en känslig fråga. Om utföraren ska få nyckel, kod eller tillgång till larm bör ni dokumentera hur detta lämnas ut, förvaras och återlämnas. Undvik att skriva känsliga koder direkt i offerten. Kunden bör också informera om praktiska risker, till exempel husdjur, trasiga golv, känsliga material eller områden som inte får rengöras med vissa medel.

Villkor att ta ställning till

• Offertens giltighetstid och hur kunden accepterar den.
• Önskat startdatum, arbetstid och eventuell tidsuppskattning.
• Fakturerings- och betalningsvillkor.
• Regler för ombokning och avbokning.
• Hur tilläggsarbeten ska godkännas innan de påbörjas.
• Ansvar för åtkomst, el, vatten, parkeringsmöjlighet och arbetsmiljö.

Skriv sakligt och rimligt. Villkor som kunden behöver känna till ska stå synligt i offerten, inte döljas i oklara formuleringar. Vid företagsuppdrag kan det dessutom vara lämpligt att avtala om kontaktperson på plats och rutiner för felanmälan.

Godkännande och dokumentation

En offert bör ha en enkel och tydlig acceptdel. Kunden kan acceptera genom att signera, svara skriftligt eller godkänna på annat överenskommet sätt. Spara alltid den accepterade versionen och korrespondens om ändringar. Om omfattningen ändras efter godkännandet är det klokt att dokumentera tillägget skriftligt innan arbetet utförs.

För återkommande tjänster kan offerten fungera som en grundbeställning. Komplettera då gärna med en arbetsplan, en städinstruktion eller ett enkelt schema. Det gör det enklare att följa upp kvaliteten utan att varje tillfälle behöver förhandlas på nytt.

Så använder du mallen steg för steg

Mallen är utformad för att kunna anpassas till både privatkunder och företag. Fyll i bara de delar som passar det aktuella uppdraget, och stryk alternativ som inte är relevanta.

1. Fyll i utförarens och kundens kontaktuppgifter samt offertdatum och offertnummer.
2. Ange adressen där städningen ska ske och vilken typ av städning kunden beställer.
3. Beskriv arbetsmoment, ytor och tydliga avgränsningar.
4. Välj prismodell och redovisa moms, arbetskostnad, tillägg och eventuell RUT-beräkning.
5. Fyll i tidplan, betalningsvillkor och regler för avbokning eller ändringar.
6. Kontrollera att alla muntliga löften finns med skriftligt.
7. Låt kunden acceptera offerten och spara en kopia för båda parter.

Du kan redigera mallen direkt i din webbläsare innan du delar den. När texten är klar kan dokumentet exporteras till PDF eller Word, så att kunden får ett prydligt och enhetligt underlag.

Vanliga frågor

Måste en offert för städning vara skriftlig?

Det finns många situationer där en muntlig överenskommelse kan vara giltig, men en skriftlig offert är betydligt enklare att visa och följa upp. Den minskar risken för att parterna minns pris eller omfattning olika.

Kan jag skriva både fast pris och timpris i samma offert?

Ja, om det framgår tydligt vad respektive pris gäller. Du kan exempelvis ange ett fast pris för en specificerad flyttstädning och ett timpris för arbete som kunden beställer utöver den överenskomna omfattningen.

Hur ska RUT-avdrag visas i offerten?

Visa arbetskostnaden före avdrag, det beräknade avdraget och kundens preliminära kostnad. Skriv också att slutligt avdrag beror på att villkoren är uppfyllda och att kunden har rätt till skattereduktion.

Vad gör jag om bostaden är mer smutsig än väntat?

Kontakta kunden innan du utför arbete som går utöver offerten. Beskriv vad som har upptäckts, vilket tillägg som behövs och vilket pris eller timpris som gäller. Be om ett tydligt godkännande och dokumentera det.

Behöver kunden signera offerten?

En signatur ger ett tydligt bevis på accept, men accept kan även ske skriftligt på annat sätt om parterna är överens. Det viktiga är att du kan visa vilken version kunden har godkänt och när det skedde.

Vilka delar bör inte lämnas öppna?

Lämna inte pris, omfattning, betalningsvillkor eller ansvar för tilläggsarbeten oklara. Om något ännu inte kan bestämmas ska du beskriva hur frågan ska avgöras och vem som behöver godkänna ändringen.

Källor och referenser

• Konsumenttjänstlagen (1985:716).
• Avtalslagen (1915:218).
• Skatteverket: information om RUT-avdrag och skattereduktion för hushållsarbete.
• Konsumentverket: vägledning om konsumenttjänster och avtal.