Offert mall – skapa en tydlig offert gratis online

En tydlig offert gör det enklare för kunden att förstå vad som erbjuds, vad arbetet eller varan kostar och vilka villkor som gäller. För dig som företagare blir offerten samtidigt ett praktiskt underlag när kunden vill beställa, jämföra olika leverantörer eller ställa frågor om priset.

Med en offert mall kan du skapa ett genomarbetat kostnadsförslag utan att börja från noll. Mallen på den här sidan kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word. Anpassa den alltid till det aktuella uppdraget innan du skickar den.

Vad är en offert?

En offert är ett erbjudande från en säljare till en kund om att leverera en vara, tjänst eller ett arbete på angivna villkor. Den beskriver normalt omfattning, pris, eventuell moms, betalningsvillkor och hur länge erbjudandet gäller. Offerten kan riktas till både privatpersoner och företag.

Ordet kostnadsförslag används ofta i vardagligt språk, särskilt vid hantverkstjänster. Skillnaden ligger ofta i hur bindande och detaljerat dokumentet är. Ett enkelt prisförslag kan lämna mer öppet för ändringar, medan en offert bör vara så tydlig att kunden kan ta ställning till erbjudandet.

När kunden accepterar offerten kan det uppstå ett avtal. Därför är det klokt att skriva klart och konkret, särskilt om priset är fast, om arbetet kan ge tilläggskostnader eller om kunden behöver välja material innan arbetet startar. Grundläggande regler om avtal finns i Sveriges lagstiftning hos riksdagen.

När behöver du använda en offert mall?

En skriftlig offert är lämplig när kunden ska kunna jämföra ditt erbjudande med andra, när uppdraget har flera delar eller när det finns risk för missförstånd om pris och innehåll. Den är särskilt värdefull när arbetet utförs över tid, kräver inköp av material eller innehåller olika alternativ.

Du bör normalt använda en offert när du säljer:

• hantverksarbeten, reparationer och installationer,
• konsulttjänster, till exempel administration, marknadsföring eller rådgivning,
• webbproduktion, design, foto och andra kreativa tjänster,
• varor eller paketlösningar med flera poster,
• projekt där kundens godkännande behövs före start.

Även vid mindre uppdrag kan en kort offert vara bra. Den visar vilket pris som gäller och skapar en gemensam bild av leveransen. Ett e-postmeddelande kan fungera som underlag, men en strukturerad offert är lättare att läsa, spara och följa upp.

Uppgifter som bör finnas i offerten

En bra offert ska låta kunden förstå erbjudandet utan att behöva gissa. Börja med parternas kontaktuppgifter och beskriv sedan arbetet eller varan på ett sätt som går att kontrollera. Undvik alltför allmänna formuleringar som ”arbete enligt överenskommelse” om de inte kompletteras med tydliga detaljer.

Kontakt- och företagsuppgifter

Ange ditt företags namn, organisationsnummer, adress, e-post och telefonnummer. Om du är momsregistrerad bör du även ange att priserna anges exklusive eller inklusive moms, beroende på vem kunden är och hur du vill presentera offerten. För kunden anges namn och kontaktuppgifter, och gärna organisationsnummer när kunden är ett företag.

Tydlig beskrivning av leveransen

Beskriv både vad som ingår och, när det är relevant, vad som inte ingår. Vid ett måleriarbete kan det exempelvis vara viktigt att ange antal rum, förarbete, materialtyp och om bortforsling ingår. Vid en konsulttjänst kan du ange antal timmar, leverabler, möten och revisionsrundor.

Så anger du pris, moms och eventuella tillägg

Priset är ofta den viktigaste uppgiften i kundens beslut. Var därför tydlig med om priset är fast, ungefärligt eller baserat på löpande räkning. Ett fast pris bör kopplas till en väl avgränsad leverans. Om förutsättningarna kan ändras, behöver det framgå vad som kan påverka kostnaden.

• Fast pris: Kunden vet den sammanlagda kostnaden för det beskrivna uppdraget, med de reservationer som uttryckligen anges.
• Löpande räkning: Debitering sker exempelvis per timme och enligt faktisk materialkostnad. Ange timpris, eventuell minsta debitering och hur material redovisas.
• Prisintervall eller uppskattning: Används när omfattningen inte går att fastställa helt i förväg. Förklara vad uppskattningen bygger på.

Redovisa arbetskostnad, material, resor och andra avgifter separat om det gör priset tydligare. Skriv om moms tillkommer och visa gärna både belopp exklusive moms, momsbelopp och totalsumma inklusive moms. Aktuell vägledning om moms för företag finns hos Skatteverket.

Om du erbjuder arbete som kan omfattas av skattereduktion för hushållsarbete bör du inte lova avdrag utan förbehåll. Kundens rätt till avdrag beror på flera omständigheter. Ange i stället arbetskostnaden separat och förklara att eventuell skattereduktion hanteras enligt gällande regler och förutsätter att villkoren är uppfyllda.

Praktiskt tips: Skriv alltid ut vad kunden faktiskt får för pengarna. En rad med ”arbete” är sällan lika användbar som en kort specificering av timmar, material, moment och eventuella begränsningar.

Giltighetstid och accept av offerten

En offert bör ha en tydlig giltighetstid. Det skyddar dig mot att kunden återkommer långt senare när priser, tillgänglighet eller förutsättningar kan ha förändrats. Ange ett datum eller skriv att offerten gäller under en viss tid från offertdatumet.

Beskriv också hur kunden ska acceptera offerten. Det kan vara genom underskrift, svar via e-post eller en uttrycklig beställning. För större uppdrag är en signerad offert eller ett separat avtal ofta mest praktiskt. Spara alltid kundens accept tillsammans med den slutliga offertversionen.

Ändringar efter accept

Behov kan ändras under ett uppdrag. Om kunden vill lägga till, ta bort eller ändra delar av leveransen bör ni dokumentera ändringen skriftligt innan arbetet utförs, när det är möjligt. Beskriv den nya omfattningen, eventuell justering av priset och påverkan på tidplanen. Då minskar risken för att parterna minns överenskommelsen olika.

Betalningsvillkor, leverans och ansvar

Offerten behöver inte innehålla långa standardvillkor, men de viktigaste ramarna bör stå med. Ange när fakturering sker, hur lång betalningstid kunden får och om förskottsbetalning eller delbetalning ska användas. Om du tar ut avgifter vid sen betalning måste du säkerställa att villkoren och beloppen är förenliga med tillämpliga regler.

Vid tjänster bör du även beskriva ungefärlig starttid, förväntad färdigställandetid och vad kunden behöver bidra med. Kunden kanske ska ge tillträde till en lokal, lämna beslutsunderlag eller godkänna ett förslag. Om leveransen beror på sådana åtgärder ska det framgå.

1. Samla uppgifter om kunden, uppdraget och önskat resultat.
2. Beskriv leveransen i konkreta punkter och ange avgränsningar.
3. Välj prismodell och redovisa moms, material och andra kostnader tydligt.
4. Skriv villkor för betalning, tidplan, giltighet och accept.
5. Läs igenom offerten, spara en kopia och skicka den i ett format kunden kan öppna.

Skillnaden mellan offert, orderbekräftelse och faktura

Dessa dokument fyller olika funktioner. En offert lämnas före kundens beställning och innehåller ditt erbjudande. En orderbekräftelse bekräftar vanligen att en beställning har tagits emot och anger vad som ska levereras. En faktura skickas normalt när du vill ha betalt enligt vad ni har avtalat.

Det går att använda samma uppgifter i flera dokument, men kopiera inte utan kontroll. Priset, omfattningen eller leveransdatumet kan ha ändrats efter att offerten accepterades. Hänvisa gärna till offertnummer och datum i orderbekräftelsen och fakturan, så att dokumenten går att följa.

Anpassa offerten för privatpersoner och företag

En privatkund behöver ofta en mer lättläst offert där totalsumman inklusive moms syns tydligt. Förklara tekniska uttryck och beskriv vilka praktiska förutsättningar som krävs. Om arbetet ska utföras i kundens bostad är det särskilt viktigt att ange vad kunden ska förbereda och hur tilläggsarbeten hanteras.

Företagskunder kan i stället behöva uppgifter som referensnummer, organisationsnummer, kontaktperson, projektnamn och specificerade delposter. De kan också ha egna inköpsvillkor eller krav på en beställningsreferens. Be om sådana uppgifter innan fakturering, men låt dem inte göra offerten svår att förstå.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste misstaget är att skriva för lite. En låg totalsumma utan förklaring kan leda till frågor, prisdiskussioner och oenighet. Ett annat misstag är att använda gamla mallar där kontaktuppgifter, momsformuleringar eller villkor inte längre stämmer.

Undvik särskilt att:

• ange ett fast pris utan att avgränsa arbetet,
• glömma att uppge om moms ingår eller tillkommer,
• missa giltighetstid och tydligt sätt för kunden att acceptera,
• lova en exakt start- eller sluttid utan reservation för beroenden,
• göra muntliga ändringar utan att bekräfta dem skriftligt.

Gå igenom belopp, datum, kunduppgifter och bilagor innan du skickar dokumentet. Det ger ett seriöst intryck och sparar tid senare.

Vanliga frågor

Är en offert bindande?

En offert kan få avtalsrättslig betydelse, särskilt när den är tydlig och kunden accepterar den inom angiven tid. Vilken verkan den får beror på formuleringarna och omständigheterna. Skriv därför klart vad erbjudandet omfattar, hur länge det gäller och hur accept ska ske.

Måste en offert vara skriftlig?

En offert kan i många fall lämnas muntligt, men en skriftlig offert är betydligt lättare att bevisa och följa upp. Den ger både dig och kunden ett gemensamt underlag för pris, omfattning och villkor.

Ska priser i en offert anges med eller utan moms?

Det beror på kund och situation, men det ska alltid vara tydligt om moms ingår eller tillkommer. För privatpersoner är det ofta praktiskt att framhäva totalsumman inklusive moms. Företagskunder vill ofta även se beloppen exklusive moms.

Hur länge bör en offert gälla?

Välj en giltighetstid som passar uppdraget och hur snabbt dina priser eller förutsättningar kan förändras. Skriv ett tydligt slutdatum eller en klart angiven period. Efter giltighetstiden bör du bekräfta pris och tillgänglighet på nytt.

Kan kunden acceptera offerten via e-post?

Ja, en tydlig accept via e-post kan vara ett praktiskt sätt att dokumentera en beställning. Spara meddelandet tillsammans med offerten och kontrollera att kunden accepterar rätt version och eventuella villkor.

Vad gör jag om kunden vill ha mer arbete?

Beskriv tilläggsarbetet skriftligt innan du börjar, inklusive pris eller prismodell och eventuell påverkan på tidplanen. Be kunden att godkänna ändringen så att ni har samma förväntningar.

Källor och referenser

• Avtalslagen – regler om avtal och rättshandlingar på förmögenhetsrättens område.
• Köplagen – regler som kan bli relevanta vid köp av varor mellan parter.
• Konsumenttjänstlagen – regler för tjänster som näringsidkare utför åt konsumenter.
• Skatteverket – vägledning om moms, fakturering och skattereduktion för hushållsarbete.