Offert kontorsstädning mall – skapa kundförslag

En tydlig offert för kontorsstädning gör det enklare för kunden att förstå vad som ingår, jämföra alternativ och fatta beslut. För städföretaget minskar den risken för olika förväntningar kring omfattning, kvalitet, priser och extra arbeten.

På den här sidan finns en offert kontorsstädning mall som du kan redigera direkt i webbläsaren. Anpassa innehållet efter lokalen och kundens behov, skriv ut dokumentet eller exportera det till PDF eller Word innan du skickar det.

Varför en skriftlig offert är viktig vid kontorsstädning

Kontorsstädning omfattar ofta återkommande arbete i lokaler med skiftande behov. Ett mindre kontor med några arbetsplatser kräver en annan planering än en verksamhet med konferensrum, personalutrymmen, kök, många toaletter eller flera våningsplan. Därför bör offerten inte bara ange ett slutpris.

En genomarbetad offert visar vilka moment som utförs, när de utförs och vilka förutsättningar som priset bygger på. Den kan sedan fungera som grund för en beställning eller ett separat avtal. Om kunden accepterar offerten är det viktigt att båda parter sparar den version som accepterats, inklusive eventuella ändringar eller tillägg.

Avtal uppkommer normalt genom anbud och accept. Läs mer om reglerna i Sveriges lagstiftning och författningar om du behöver kontrollera den rättsliga utgångspunkten för avtal mellan parter.

Uppgifter som bör finnas i offerten

Offerten ska göra det möjligt att identifiera både parterna och uppdraget. Undvik alltför generella formuleringar som ”regelbunden städning enligt överenskommelse”. Beskriv i stället vad kunden faktiskt får och vilka delar som ligger utanför den ordinarie tjänsten.

Beskriv lokalen och omfattningen rätt

Priset på kontorsstädning påverkas av mer än antalet kvadratmeter. Det kan till exempel ta längre tid att städa lokaler med många små rum, hög belastning i hygienutrymmen eller begränsad åtkomst under dagen. En platsbesiktning eller ett tydligt underlag från kunden ger bättre förutsättningar för en träffsäker offert.

Frågor att reda ut innan du lämnar pris

• Vilka utrymmen ska städas: arbetsplatser, entré, korridorer, kök, matsal, konferensrum och hygienutrymmen?
• Hur ofta behövs städning och vid vilka tider är lokalerna tillgängliga?
• Hur stor är ytan och finns det flera våningsplan, särskilda säkerhetsrutiner eller passersystem?
• Ingår städmaterial, maskiner, förbrukningsvaror eller ska kunden tillhandahålla något?
• Finns det moment med särskilda hygien- eller säkerhetskrav?
• Önskar kunden periodiska insatser, exempelvis fönsterputsning eller storstädning?

Ange gärna att uppgifterna bygger på kundens information eller på en genomförd besiktning. Om förutsättningarna ändras väsentligt efter start bör parterna komma överens om hur omfattning och pris ska justeras.

Specificera städmoment och frekvens

En offert blir starkare när den delar upp arbetet i återkommande moment och periodiska insatser. Kunden behöver kunna se skillnaden mellan sådant som utförs vid varje städtillfälle och sådant som sker mer sällan. Detta underlättar även kvalitetsuppföljning.

Exempel på ordinarie städmoment

• Tömning av papperskorgar och hantering av avfall enligt kundens rutiner.
• Dammsugning eller moppning av golv i angivna utrymmen.
• Avtorkning av fria, lättåtkomliga ytor.
• Rengöring av toaletter, handfat, speglar och beröringsytor.
• Rengöring av kök eller pentry enligt överenskommen nivå.
• Påfyllning av kundens förbrukningsmaterial, om detta uttryckligen ingår.

Skriv också vad som inte ingår. Det kan exempelvis vara disk, invändig rengöring av skåp och vitvaror, flytt av tunga möbler, sanering, hantering av farligt avfall eller fönsterputsning. Om sådant kan beställas separat bör det anges som tilläggstjänst med egen prissättning eller timdebitering.

Praktiskt tips: Formulera varje städmoment så att både kunden och städpersonalen kan förstå vad som ska göras. Ju tydligare omfattning, desto enklare blir det att undvika diskussioner om vad som ”ingick”.

Prissättning, moms och tilläggsarbeten

Välj en prismodell som passar uppdraget. För återkommande kontorsstädning är ett fast pris per städtillfälle eller månad vanligt när omfattningen är känd. Timpris kan passa bättre för enstaka arbeten, osäker omfattning eller uppdrag där kunden vill kunna beställa vid behov.

Ange alltid om priset är exklusive eller inklusive moms. Mellan företag anges priser ofta exklusive moms, men skriv ut detta tydligt och visa momsbelopp eller totalbelopp så att kunden kan bedöma kostnaden. Information om företags momsredovisning finns hos Skatteverket.

Exempel på hur priset kan förklaras

Förklara vad det fasta priset omfattar: antal tillfällen, berörda utrymmen, städtid eller antagen bemanning samt material om detta ingår. För tilläggsarbeten bör du ange timpris, eventuell minsta debitering om sådan tillämpas och hur kunden beställer arbetet. Skriv inte in villkor som du inte avser att tillämpa.

Om priset bygger på en viss lokalstorlek, frekvens eller åtkomst till lokalen bör detta framgå. Då kan kunden förstå varför en ändring i exempelvis antal toaletter, yta eller städtillfällen kan behöva leda till ett nytt prisförslag.

Villkor för start, tillträde och kvalitet

Städning i företagslokaler kräver ofta praktiska överenskommelser. Beskriv när arbetet ska utföras, hur personalen får tillträde och vem kunden ska kontakta vid avvikelser. Hantera nycklar, taggar, larmkoder och andra åtkomstuppgifter med särskild omsorg och endast enligt överenskomna rutiner.

Det är också klokt att ange hur kunden meddelar brister. En konkret rutin kan vara att kunden kontaktar utsedd arbetsledare inom skälig tid och beskriver vilken yta eller vilket moment som berörs. Utföraren kan då bedöma och, när det är befogat, åtgärda bristen enligt den överenskomna processen.

Kontrollera detta före första städtillfället

1. Bekräfta att kunden har accepterat offerten skriftligen.
2. Stäm av startdatum, dagar, tider och kontaktpersoner.
3. Gå igenom tillträde, larm, nycklar eller passerkort på ett säkert sätt.
4. Dokumentera vilka utrymmen och moment som ingår i den första leveransen.
5. Bekräfta faktureringsuppgifter, fakturaintervall och eventuell referens.
6. Planera en första avstämning efter att tjänsten har påbörjats.

Giltighetstid, accept och ändringar

En offert bör ha en tydlig sista dag för accept. Annars kan pris och kapacitet bli svåra att hålla om kunden återkommer långt senare. Välj en rimlig giltighetstid utifrån din verksamhet, men undvik att lova en viss tillgänglighet om du inte kan säkerställa den.

Skriv hur kunden accepterar offerten, exempelvis genom underskrift eller ett skriftligt godkännande via e-post. Om kunden önskar ändringar i omfattning, pris eller villkor bör dessa bekräftas skriftligen innan arbetet börjar. För återkommande städning kan offerten med fördel följas av ett mer detaljerat avtal när uppdraget är långvarigt eller omfattande.

Anpassa mallen till olika kunder

En mall sparar tid, men den ska aldrig ersätta en kontroll av uppdragets verkliga förutsättningar. Använd grundstrukturen för att skapa en enhetlig offert, men anpassa städprogram, pris, tilläggstjänster och praktiska villkor för varje kund.

För ett mindre kontor kan det räcka med en kort och tydlig omfattningsbeskrivning. För större lokaler kan du bifoga eller hänvisa till ett särskilt städschema med rum, frekvenser och ansvar. Om kunden har särskilda integritets- eller säkerhetskrav bör ni beskriva hur arbetet ska bedrivas utan att ta med känsliga uppgifter i onödan.

Vanliga misstag i offerter för kontorsstädning

Det vanligaste felet är att priset anges utan tillräcklig beskrivning av vad som ingår. Då kan kunden utgå från att fler moment omfattas än vad städföretaget har räknat med. Ett annat vanligt problem är att tilläggstjänster nämns, men utan pris eller beställningsrutin.

Undvik också otydliga formuleringar om material och förbrukningsvaror. Skriv vem som står för exempelvis toalettpapper, tvål, soppåsar, rengöringsmedel och maskiner. Klargör dessutom om städningen kan utföras under ordinarie arbetstid eller om den ska ske kvällar, nätter eller helger.

Vanliga frågor

Vad ska en offert för kontorsstädning innehålla?

Den bör innehålla uppgifter om parterna, lokalens adress och omfattning, städmoment, frekvens, pris, moms, fakturering, giltighetstid samt villkor för start och tilläggsarbeten. Ju tydligare uppgifterna är, desto lättare blir det att följa upp uppdraget.

Ska priset anges inklusive eller exklusive moms?

Det viktiga är att det framgår tydligt. Vid offert mellan företag anges ofta pris exklusive moms, men kunden ska kunna se hur moms påverkar totalbeloppet. Anpassa presentationen efter kundens behov och er faktureringsrutin.

Kan jag använda samma offertmall för alla kunder?

Ja, som grund. Anpassa alltid lokalen, frekvensen, städmomenten, priset och tillträdesvillkoren. En standardtext som inte motsvarar det faktiska uppdraget skapar lätt missförstånd.

Hur länge bör en offert gälla?

Det finns ingen generell giltighetstid som passar alla uppdrag. Ange en tydlig sista dag för accept utifrån hur länge du kan hålla pris och kapacitet. Spara den accepterade versionen tillsammans med kundens godkännande.

Vad gör jag om kunden vill ha fler städmoment efter start?

Beskriv det nya behovet och lämna ett skriftligt prisförslag eller en ändringsbekräftelse innan arbetet utförs, när det är möjligt. Då vet båda parter vad som beställts och hur det ska debiteras.

Källor och referenser

• Avtalslagen (1915:218), grundläggande regler om anbud och accept.
• Skatteverket, vägledning om moms för företag.
• Verksamt, information om att driva och administrera företag.
• Konsumentverket, allmän vägledning om avtal och tydliga villkor.