Följesedel mall – dokumentera varor vid leverans

En följesedel är ett praktiskt leveransdokument som följer med varorna från avsändaren till mottagaren. Den visar vad försändelsen ska innehålla och ger mottagaren ett konkret underlag för att stämma av antal, artikel och eventuella avvikelser vid leveransen.

Med en tydlig följesedel minskar risken för missförstånd mellan säljare, lager, transportör och kund. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word när uppgifterna är klara.

Vad är en följesedel?

En följesedel, ibland kallad leveranssedel, är en handling som beskriver innehållet i en leverans. Den används främst för att göra det enkelt att kontrollera att rätt varor har packats, skickats och tagits emot. Till skillnad från en faktura är följesedeln normalt inte ett betalningskrav. Den fokuserar på själva leveransen.

Dokumentet kan följa med i paketet, fästas på godset eller skickas digitalt till mottagaren. För många småföretag fungerar det också som en intern kontroll mellan order, plockning, packning och utleverans.

Följesedel, orderbekräftelse och faktura

De tre dokumenten har olika funktioner. En orderbekräftelse beskriver vad parterna har kommit överens om. En faktura anger vad som ska betalas. Följesedeln visar vad som levereras i just den aktuella sändningen. Samma order kan därför behöva flera följesedlar om leveransen delas upp.

När bör du använda en följesedel?

En följesedel är användbar så snart varor ska lämna ett lager, en butik, ett kontor eller en privat säljare. Den är särskilt värdefull när leveranser omfattar flera artiklar, flera kollin eller när mottagaren behöver signera att godset har tagits emot.

För företag ger dokumentet bättre spårbarhet i arbetsflödet. För privatpersoner kan det vara ett enkelt sätt att dokumentera överlämning av exempelvis möbler, byggmaterial eller utrustning vid en försäljning.

• Vid försäljning och leverans av fysiska varor.
• När en kund hämtar en beställning på plats.
• När en order delas upp i flera delleveranser.
• Vid intern förflyttning mellan lager, butik eller arbetsplats.
• När en mottagare ska kontrollera antal, skick och innehåll.
• Vid retur eller utbyte, som underlag för vilka varor som lämnas tillbaka.

Uppgifter som bör finnas på följesedeln

En bra följesedel ska vara enkel att läsa och möjlig att koppla till rätt affär eller beställning. Det viktigaste är att mottagaren snabbt kan se vem leveransen kommer från, vem den ska till och exakt vilka varor som ingår.

Avsändare och mottagare

Ange företagsnamn eller namn, adress och kontaktuppgifter för avsändaren. Skriv också mottagarens namn, leveransadress och kontaktperson när det är relevant. Om varorna skickas till en arbetsplats, byggarbetsplats eller butik är det klokt att ange avdelning, referens eller annan tydlig leveransmärkning.

Datum och referenser

Följesedelns nummer, leveransdatum och ordernummer gör det lättare att hitta rätt uppgifter i efterhand. Använd gärna ett löpnummer eller annan konsekvent numrering. Har kunden uppgett ett inköpsordernummer eller en särskild referens bör den också stå med.

Varurader och antal

Varje vara bör redovisas på en egen rad med en begriplig beskrivning, artikelnummer om sådant används, beställt antal och levererat antal. Om en vara saknas, restnoteras eller byts ut ska det framgå tydligt. Det är bättre att skriva en konkret avvikelse än att lämna mottagaren att gissa.

Så fyller du i mallen steg för steg

Utgå från ordern eller överenskommelsen, men kontrollera alltid den faktiska packningen innan dokumentet lämnas ut. Följesedeln ska beskriva vad som verkligen skickas, inte bara vad som ursprungligen beställdes.

1. Fyll i avsändarens och mottagarens uppgifter.
2. Ange följesedelsnummer, datum, ordernummer och kundreferens.
3. Lista varje levererad vara med artikelnummer, beskrivning och antal.
4. Notera antal kollin, leveranssätt och eventuella instruktioner.
5. Skriv tydligt om det finns restorder, skador, felplock eller andra avvikelser.
6. Låt mottagaren kontrollera godset och signera vid behov.
7. Spara en kopia tillsammans med order- och leveransunderlag.

Praktiskt tips: Stäm av följesedeln mot det som ligger i kartongen eller på pallen precis innan utlämning. En snabb slutkontroll är ofta det enklaste sättet att undvika tvister om fel antal eller fel artikel.

Mottagningskontroll och avvikelser

Mottagaren bör kontrollera leveransen så snart det är praktiskt möjligt. Kontrollera antal kollin, synliga skador på emballaget och om innehållet stämmer med följesedeln. Om något är fel bör avvikelsen dokumenteras direkt med datum och en kort beskrivning.

En signatur på följesedeln kan visa att varorna har överlämnats, men den bör inte användas slentrianmässigt som ett bevis på att allt innehåll och all kvalitet har godkänts. Skriv i stället exempelvis att godset är mottaget med förbehåll om emballaget är skadat eller om innehållet ännu inte kunnat kontrolleras.

Exempel på tydliga noteringar

• Två av tio kartonger saknas vid mottagandet.
• Yttre emballage skadat på ett kolli, innehåll ej kontrollerat.
• Artikel 1045 levererad i fem exemplar i stället för sex.
• En vara restnoterad och levereras senare enligt separat besked.

Om parterna är företag kan reglerna om köp mellan näringsidkare vara relevanta. För vägledning om lagstiftning och aktuella lagtexter går det att söka hos Sveriges riksdag. Vid konsumentköp kan skyldigheter och reklamationsfrågor se annorlunda ut än vid köp mellan företag.

Följesedel vid leverans till konsument

Vid leverans till en privatperson är följesedeln främst ett kontrollunderlag. Den ersätter inte information som säljaren kan behöva lämna enligt avtal eller konsumentregler. Undvik att lägga in onödiga personuppgifter, särskilt om följesedeln ska följa med i ett paket som hanteras av flera aktörer.

Det är ofta lämpligt att visa ordernummer, leveransadress, varubeskrivning och antal, men att utelämna prisuppgifter om de inte behövs. Om kunden reklamerar eller upplever att leveransen är felaktig kan följesedeln hjälpa båda parter att reda ut vad som skickades. Konsumenter kan även hitta oberoende vägledning via Hallå konsument.

Digital eller utskriven följesedel

En följesedel kan vara digital, utskriven eller både och. Valet beror på hur verksamheten arbetar och vad mottagaren behöver. En papperskopia är praktisk när varor lämnas över fysiskt och ska signeras på plats. En digital kopia är enklare att arkivera, dela med kund och koppla till ett order- eller lagersystem.

Det viktigaste är att dokumentet går att läsa vid leveransen och att det kan sparas på ett ordnat sätt. Om mottagaren signerar bör avsändaren få en kopia av den signerade handlingen, antingen på papper eller som en skannad eller digital version.

Så skapar du en återanvändbar rutin

Bestäm hur följesedlar numreras, vem som ansvarar för att kontrollera plockningen och var dokumenten sparas. En enkel rutin gör stor skillnad även i en liten verksamhet. Koppla gärna varje följesedel till ordernummer och faktura, så att hela affären kan följas utan onödigt letande.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste misstaget är att följesedeln fylls i utifrån beställningen utan att någon kontrollerar den verkliga leveransen. Ett annat misstag är otydliga varubeskrivningar, till exempel bara “delar” eller “material”. Sådana formuleringar ger dåligt stöd om en fråga uppstår senare.

• Att sakna datum eller unikt följesedelsnummer.
• Att blanda ihop fakturabelopp med leveransuppgifter.
• Att inte ange restnoterade eller ersatta varor.
• Att använda otydliga förkortningar som mottagaren inte förstår.
• Att glömma antal kollin eller leveransmärkning.
• Att inte spara en kopia efter leverans eller signering.

Redigera och använda följesedel mallen

Vår följesedel mall är utformad för att kunna användas vid vanliga varuleveranser i Sverige. Fyll i uppgifterna direkt i dokumentet på sidan och anpassa rader, referenser och noteringar efter din leverans. Du kan lägga till eller ta bort varurader beroende på hur många produkter som ska skickas.

När dokumentet är färdigt kan du skriva ut det för att låta det följa med varorna. Du kan också exportera mallen till PDF eller Word för digital arkivering, e-post till mottagaren eller fortsatt redigering. Kontrollera alltid att namn, adresser, antal och avvikelser stämmer innan dokumentet används.

Vanliga frågor

Måste en följesedel innehålla priser?

Nej, följesedeln behöver normalt inte innehålla priser. Dokumentets huvuduppgift är att visa vilka varor som levereras. Priser, moms och betalningsvillkor hör vanligen hemma på fakturan.

Är följesedel och leveranssedel samma sak?

I praktiken används orden ofta för samma typ av dokument: en handling som följer med en leverans och redovisar dess innehåll. Det viktiga är att dokumentet är tydligt och passar er rutin.

Ska mottagaren alltid signera följesedeln?

Nej, det är inte alltid nödvändigt. Signatur kan vara lämplig när ni vill dokumentera överlämnandet, särskilt vid värdefulla varor, hämtning eller leveranser där avvikelser kan uppstå.

Kan jag använda en följesedel för en delleverans?

Ja. Ange tydligt att leveransen är en delleverans och specificera vilka varor och antal som skickas nu. Notera gärna vilka varor som återstår om det är känt.

Hur länge bör en följesedel sparas?

Det beror på varför den används och hur den kopplas till andra underlag i verksamheten. Spara den åtminstone så länge den kan behövas för att följa upp order, leverans, retur eller en fråga från kunden.

Källor och referenser

• Köplagen (1990:931).
• Konsumentköplagen (2022:260).
• Bokföringslagen (1999:1078).
• Riksdagen – information och lagtexter.
• Hallå konsument – vägledning vid köp av varor.