Betalningspåminnelse mall för obetalda fakturor

En betalningspåminnelse är ett skriftligt meddelande till en kund eller annan betalningsskyldig person när en faktura inte har betalats på förfallodagen. Den ska göra det enkelt för mottagaren att förstå vilken skuld som avses, hur mycket som återstår och när betalning senast ska ske.

Med en tydlig betalningspåminnelse mall sparar du tid och minskar risken för missförstånd. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word. Den passar både småföretagare och privatpersoner som behöver följa upp en obetald faktura på ett sakligt sätt.

Vad är en betalningspåminnelse?

En betalningspåminnelse är normalt ett första steg efter att betalningsfristen på en faktura har löpt ut. Den är inte samma sak som ett inkassokrav och innebär inte automatiskt att ärendet har gått vidare till Kronofogden. Syftet är i första hand att uppmärksamma mottagaren på att betalning saknas och ge en rimlig möjlighet att betala.

Påminnelsen kan skickas via brev, e-post eller på annat sätt som är lämpligt i relationen med kunden. För att kunna visa vad du har gjort bör du spara en kopia av påminnelsen, uppgift om när den skickades och gärna underlag som visar den ursprungliga fakturan.

En korrekt utformad påminnelse behöver inte vara hård i tonen. Den bör vara tydlig, professionell och konkret. Många sena betalningar beror på att fakturan har missats, hamnat fel eller att mottagaren behöver ett nytt betalningsunderlag.

När bör du skicka en påminnelse?

Du kan skicka en påminnelse när förfallodagen har passerat och betalning inte har kommit in. Kontrollera först ditt konto och se efter om betalningen kan vara på väg, exempelvis om en banköverföring registrerats sent. Kontrollera också att fakturan skickats till rätt mottagare och att fakturanummer, belopp och förfallodag stämmer.

Om ni har avtalat om en särskild rutin för försenade betalningar bör du följa den. I återkommande kundrelationer kan ett kort, vänligt mejl före den formella påminnelsen vara lämpligt. För en enstaka faktura eller när du vill skapa tydlig dokumentation är en skriftlig betalningspåminnelse ofta bäst.

Kontrollera detta innan du skickar

• Att förfallodagen verkligen har passerat.
• Att fakturan har rätt kundnamn, adress och organisations- eller personuppgifter där sådana används.
• Att beloppet inte redan har betalats eller krediterats.
• Att eventuella invändningar från mottagaren har hanterats.
• Att du har korrekta betalningsuppgifter, exempelvis bankgiro, plusgiro eller kontonummer.

Om mottagaren har invänt mot fakturan bör du inte behandla frågan som en vanlig utebliven betalning utan att först ta reda på vad invändningen gäller. Det kan exempelvis handla om fel pris, fel vara, ofullständig leverans eller otydligt uppdrag.

Detta ska en betalningspåminnelse innehålla

En bra påminnelse ska kunna förstås utan att mottagaren behöver leta fram den ursprungliga fakturan. Hänvisa därför tydligt till fakturan och upprepa de viktigaste uppgifterna. Det minskar också risken att betalningen hänförs till fel faktura.

Ange dessutom datumet då påminnelsen utfärdas och en kontaktväg för frågor. Om du har lagt till ränta, avgift eller annan kostnad ska varje del anges separat så att mottagaren kan se hur totalbeloppet har beräknats.

Påminnelseavgift, dröjsmålsränta och kostnader

Det är viktigt att skilja på huvudfordran, påminnelseavgift och dröjsmålsränta. En påminnelseavgift kan inte tas ut fritt i alla situationer. För konsumentfordringar krävs normalt att rätten till avgiften har avtalats, och reglerna om ersättning för inkassokostnader begränsar vilka kostnader som får tas ut. Var därför försiktig med standardtexter och kontrollera vad som gäller för just din fordran.

Dröjsmålsränta kan bli aktuell när en betalning är försenad, men vilken ränta som får tas ut beror bland annat på vad ni har avtalat och vilken typ av betalningsförhållande det gäller. Läs aktuell lagtext hos Sveriges riksdag om du behöver kontrollera reglerna innan du lägger till ränta eller avgifter.

Praktiskt tips: Skriv alltid huvudbelopp, ränta och avgifter var för sig. En mottagare som ser exakt vad summan består av kan snabbare kontrollera och betala kravet.

Om du är osäker på om en avgift är tillåten är det bättre att först skicka en ren påminnelse om fakturabeloppet. Ett felaktigt eller otydligt tillägg kan skapa onödiga invändningar och försena betalningen.

Så fyller du i mallen steg för steg

Börja med att samla fakturan, eventuellt avtal och uppgifter om tidigare kontakt med mottagaren. Fyll sedan i mallen lugnt och kontrollera att uppgifterna är konsekventa med originalfakturan.

1. Fyll i avsändarens namn, adress, organisationsnummer om det är relevant och kontaktuppgifter.
2. Fyll i mottagarens korrekta namn och adress.
3. Ange datum för påminnelsen samt fakturanummer och den ursprungliga förfallodagen.
4. Ange huvudbeloppet och specificera eventuella godtagbara tillägg separat.
5. Sätt en tydlig ny betalfrist och skriv hur betalningen ska göras.
6. Lägg till en saklig uppmaning att kontakta dig om mottagaren anser att kravet är fel.
7. Spara en kopia och notera när samt på vilket sätt påminnelsen skickades.

Välj en ny betalfrist som är tydlig och rimlig i den aktuella situationen. Skriv ett faktiskt datum i stället för enbart en formulering som ”snarast”. Det underlättar både för mottagaren och för din egen fortsatta hantering.

Exempel på saklig formulering

Tonen bör vara vänlig men bestämd. Undvik hotfulla formuleringar och påståenden om åtgärder som du inte avser att genomföra. En enkel formulering kan vara: ”Vi saknar fortfarande betalning för nedanstående faktura. Vänligen betala totalbeloppet senast angivet datum. Kontakta oss om du redan har betalat eller har frågor om fakturan.”

Har du en etablerad kundrelation kan du anpassa texten och börja med att fråga om fakturan har kommit fram. Vid upprepade förseningar är det ofta klokt att hålla meddelandet kort och konsekvent samt hänvisa till fakturan och avtalade villkor.

Undvik vanliga formuleringar som skapar problem

• Krav utan fakturanummer eller annan tydlig hänvisning.
• En totalsumma där avgifter och ränta inte är specificerade.
• Otydliga betalningsuppgifter eller saknad referens för betalningen.
• En ny betalfrist utan angivet datum.
• Påståenden om inkasso eller rättsliga åtgärder utan att du har beslutat att gå vidare.

Om betalning fortfarande uteblir

Om mottagaren inte betalar efter påminnelsen kan du överväga nästa steg. Vilken väg som är lämplig beror på beloppet, er relation, om kravet är bestridet och vilket underlag du har. Du kan exempelvis skicka ett inkassokrav, ta hjälp av ett inkassoföretag eller ansöka om betalningsföreläggande.

Innan du går vidare bör du åter kontrollera att kravet är riktigt och att mottagaren inte har framfört en invändning. Ett bestridet krav kan inte hanteras på samma enkla sätt som ett obestritt krav. Information om ansökan och processen finns hos Kronofogden.

Fortsätt att dokumentera all kommunikation. Spara fakturan, påminnelsen, mejl, eventuella leveransunderlag och anteckningar om telefonsamtal. Ett ordnat underlag gör det lättare att svara på frågor och bedöma om ytterligare åtgärder är motiverade.

Anpassa påminnelsen för privatperson eller företag

En betalningspåminnelse kan användas både när mottagaren är en privatperson och när mottagaren är ett företag. I båda fallen ska uppgifterna vara korrekta och kravet tydligt. Skillnader i avtalsvillkor, räntor och avgifter kan däremot påverka hur du ska formulera brevet.

När du skriver till en privatperson bör språket vara särskilt lätt att förstå. Förklara vad fakturan avser och gör det enkelt att komma i kontakt med dig. När du skriver till ett företag är fakturanummer, ordernummer, referens och organisationsuppgifter ofta extra viktiga för att ekonomiavdelningen ska kunna hantera betalningen.

Håll personuppgifter på rätt nivå

Ta bara med de personuppgifter som behövs för att identifiera mottagaren och hantera fordran. Undvik att skicka känsliga eller onödiga uppgifter via oskyddad e-post. Om du använder ett kundregister bör du också ha rutiner för korrekt och säker hantering av uppgifterna.

Vanliga frågor

Måste jag skicka en betalningspåminnelse?

Det finns inte alltid ett krav på att en påminnelse måste skickas före nästa åtgärd. I praktiken är den ändå ofta klok eftersom den ger mottagaren en tydlig chans att betala och visar att du har följt upp fakturan på ett ordnat sätt.

Kan jag ta ut en påminnelseavgift?

Det beror på typen av fordran och vad ni har avtalat. Kontrollera reglerna innan du lägger till en avgift, särskilt när mottagaren är konsument. Ange alltid avgiften separat från fakturabeloppet.

Hur lång ny betalfrist ska jag ge?

Det finns ingen enda tidsperiod som passar alla situationer. Sätt ett tydligt och rimligt datum med hänsyn till omständigheterna och hur betalningen ska kunna genomföras.

Vad gör jag om mottagaren säger att fakturan är fel?

Be mottagaren att förklara invändningen skriftligt och gå igenom avtal, order, leverans och faktura. Försök reda ut frågan innan du driver kravet vidare som om det vore obestritt.

Kan jag skicka betalningspåminnelsen via e-post?

Ja, e-post kan fungera om du har rätt e-postadress och kommunikationen är lämplig för relationen. Spara det skickade meddelandet och bilagor. Vid känsliga uppgifter bör du överväga ett säkrare sätt att kommunicera.

Vad ska jag spara efter att jag skickat påminnelsen?

Spara en kopia av påminnelsen, originalfakturan, underlag för fordran, betalningshistorik och dokumentation om när brevet eller mejlet skickades. Spara också svar och invändningar från mottagaren.

Källor och referenser

• Räntelagen (1975:635).
• Lag (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m.
• Inkassolagen (1974:182).
• Kronofogden – information om betalningsföreläggande.
• Konsumentverket – vägledning om konsumenters rättigheter och betalningskrav.