Andra betalningspåminnelse mall – krav på betalning

När en faktura fortfarande inte har betalats efter den första kontakten är en andra betalningspåminnelse ett praktiskt sätt att tydliggöra kravet. Brevet ska vara sakligt, lätt att förstå och innehålla tillräckliga uppgifter för att mottagaren snabbt ska kunna betala eller höra av sig om något är fel.

På den här sidan kan du redigera mallen direkt i webbläsaren och sedan skriva ut eller exportera den till PDF eller Word. Mallen passar främst små företag, föreningar och privatpersoner som behöver påminna om en obetald faktura utan att göra brevet onödigt hårt.

Vad är en andra betalningspåminnelse?

En andra betalningspåminnelse är ett nytt meddelande till den som inte har betalat en förfallen faktura trots en tidigare påminnelse. Den kallas ibland sista påminnelse eller kravbrev, men orden används olika i praktiken. Det avgörande är att mottagaren förstår vilket krav som avses, vilket belopp som ska betalas och vad som kan hända om betalning uteblir.

Brevet är normalt ett frivilligt steg i indrivningen. Du måste inte alltid skicka två påminnelser innan du går vidare, om inget annat har avtalats. Däremot kan en tydlig andra påminnelse vara klok: den ger kunden en sista möjlighet att rätta till en miss, och den dokumenterar att du försökt lösa saken direkt.

När är brevet lämpligt?

Skicka brevet när den ursprungliga fakturans förfallodag har passerat och den första påminnelsen inte har lett till betalning. Kontrollera först att betalningen inte redan kommit in, att fakturan har rätt kunduppgifter och att det inte finns en känd invändning mot varan, tjänsten eller beloppet.

• Fakturan är förfallen och saknar registrerad betalning.
• Du har redan skickat en första påminnelse eller haft kontakt utan resultat.
• Du kan ange fakturanummer, fakturadatum och korrekt kvarvarande belopp.
• Det finns ingen olöst reklamation eller överenskommen betalningsplan.

Vad ska en andra påminnelse innehålla?

Mottagaren ska inte behöva leta efter uppgifter eller gissa vad brevet gäller. Ett välformulerat krav minskar risken för missförstånd och förenklar betalningen. Hänvisa därför alltid till den ursprungliga fakturan, även om du bifogar en kopia.

Det är också bra att skriva vem mottagaren kan kontakta vid frågor. Ange namn, e-postadress eller telefonnummer och uppmana kunden att höra av sig före förfallodagen om kravet är felaktigt eller om betalningssvårigheter finns. En tidig dialog är ofta billigare och snabbare än en tvist.

Belopp, ränta och påminnelseavgift

Utgångspunkten är den obetalda delen av fakturan. Om en delbetalning har gjorts ska du minska huvudbeloppet och redovisa vad som återstår. Var särskilt tydlig om totalsumman innehåller ränta eller avgifter.

Mellan näringsidkare kan regler om dröjsmålsränta bli aktuella. För konsumenter måste du vara mer försiktig och utgå från vad som avtalats och vilka regler som gäller i det enskilda fallet. En påminnelseavgift kan inte läggas på utan stöd. Om du har rätt att ta ut avgift ska den framgå på ett tydligt sätt, och du bör undvika att lägga till andra administrativa kostnader på eget initiativ.

Om du är osäker på räntan, avgiften eller om kunden är konsument bör du kontrollera aktuell lagtext och vägledning. På Riksdagens webbplats finns svensk lagstiftning, bland annat regler som kan vara relevanta för dröjsmålsränta och inkassokostnader.

Praktiskt tips: Skriv ut huvudbelopp, ränta och avgift var för sig. Ett krav som är enkelt att kontrollera är lättare att betala och mindre sannolikt att bestridas.

Så skriver du brevet steg för steg

Håll en saklig ton. Syftet är i första hand att få betalning eller ett tydligt besked, inte att pressa mottagaren med överdrivna formuleringar. Spara en kopia av det du skickar och notera datum samt leveranssätt.

1. Stäm av bokföring och bankkonto så att fakturan verkligen är obetald.
2. Kontrollera kundens namn, adress, fakturanummer och ursprungligt förfallodatum.
3. Räkna fram det aktuella beloppet och specificera eventuella räntor eller avgifter.
4. Ange en ny, tydlig och rimlig sista betalningsdag.
5. Upprepa betalningsuppgifter och rätt referens för betalningen.
6. Beskriv kort vad du kan göra om betalning eller kontakt uteblir.
7. Skicka brevet och spara en kopia tillsammans med fakturan och tidigare kommunikation.

Undvik otydliga uttryck som ”betala snarast” när du kan ange ett konkret datum. Undvik också att påstå att en betalningsanmärkning uppstår automatiskt. En påminnelse i sig skapar inte en betalningsanmärkning.

Vilken betalningsfrist bör du ge?

Det finns inte en enda frist som passar alla situationer. Fristen bör ge mottagaren en realistisk möjlighet att ta emot brevet, kontrollera underlaget och genomföra betalningen. Samtidigt bör den vara tillräckligt kort för att du ska kunna gå vidare om kunden inte agerar.

Bedöm bland annat hur brevet skickas, om kunden är privatperson eller företag, om det finns helger och om ni redan har haft kontakt. Skriv datumet tydligt i brevet. Om du skickar elektroniskt kan du även be om en bekräftelse på att meddelandet har tagits emot, men räkna inte med att alla svarar.

Om kunden invänder

En kund kan invända mot hela eller delar av kravet, exempelvis på grund av fel i leveransen, fel pris eller en redan gjord betalning. Ta invändningen på allvar och utred den innan du fortsätter. För ett tvistigt krav är det ofta olämpligt att behandla fordran som om den vore obestridd.

• Be om underlag, till exempel betalningskvitto eller en beskrivning av felet.
• Jämför invändningen med avtal, order, leveransunderlag och faktura.
• Bekräfta skriftligt vad ni har kommit överens om.
• Rätta fakturan eller gör en kreditering om kravet helt eller delvis är fel.

Vad händer om betalning uteblir?

Om mottagaren inte betalar eller kontaktar dig inom fristen kan nästa steg vara ett inkassokrav, en betalningsplan, överlämnande till ett inkassoföretag eller ansökan om betalningsföreläggande. Vilket alternativ som passar beror på beloppet, relationen till kunden, tillgängliga underlag och om kravet är bestridet.

En ansökan om betalningsföreläggande hanteras av Kronofogden och är främst avsedd för penningkrav som förfallit till betalning. Läs först myndighetens information om betalningsföreläggande och krav på betalning så att du förstår processen, kostnaderna och vad som händer om motparten bestrider.

Om kunden bestrider ett krav hos Kronofogden avgör myndigheten normalt inte vem som har rätt i sak. För att driva frågan vidare kan den som kräver betalning behöva begära att ärendet lämnas över till domstol. Se därför till att avtal, orderbekräftelser, leveransbevis, fakturor och kommunikationen är sparade.

Skillnaden mellan påminnelse, inkassokrav och betalningsföreläggande

Begreppen blandas ofta ihop, men de innebär olika saker. En påminnelse kommer från dig eller ditt företag och är en uppmaning att betala. Ett inkassokrav är ett mer formellt kravbrev som följer särskilda regler. Betalningsföreläggande är en myndighetsprocess hos Kronofogden.

Var försiktig med ordvalet

Kalla inte brevet inkassokrav om det egentligen är en vanlig andra påminnelse. Skriv inte heller att ärendet ”automatiskt skickas till Kronofogden” om du i praktiken först ska göra en ny bedömning. En korrekt formulering kan i stället vara att du kan överväga vidare åtgärder om betalning uteblir.

För konsumentfordringar är tydlighet extra viktig. Kunden ska kunna förstå vad som krävs och få möjlighet att invända. Håll kommunikationen professionell och använd bara kontaktvägar som är lämpliga i situationen.

Anpassa mallen till rätt mottagare

En faktura till ett företag och en faktura till en privatperson kan kräva olika ton och underlag. Företag vill ofta ha tydliga referenser, ordernummer och momsuppgifter. Privatpersoner kan behöva en enklare förklaring av vad fakturan avser och hur de tar kontakt om de har frågor.

Kontroll före utskick

Gör alltid en sista kontroll innan du skickar den andra påminnelsen. En felaktig påminnelse kan skada kundrelationen och ta mer tid än den sparar. Säkerställ också att du skickar informationen till rätt person och hanterar personuppgifter varsamt.

• Har betalningen kommit in men inte bokförts ännu?
• Stämmer mottagare, fakturanummer och belopp?
• Har eventuell ränta eller avgift stöd och rätt beräkning?
• Är sista betalningsdag konkret angiven?
• Finns tydliga betalnings- och kontaktuppgifter?
• Har du sparat en kopia av brevet?

Vanliga frågor

Måste jag skicka en andra betalningspåminnelse?

Nej, det finns inte alltid ett krav på två påminnelser. Det kan ändå vara ett bra steg för att ge mottagaren en tydlig sista möjlighet att betala och för att dokumentera din kontakt.

Kan jag kalla brevet sista påminnelse?

Ja, om formuleringen stämmer med din avsikt. Skriv gärna att du kan överväga vidare åtgärder om betalning uteblir, men lova inte en viss process om du inte verkligen avser att följa den.

Får jag lägga på en påminnelseavgift?

Det beror på relationen, avtalet och reglerna för den aktuella fordran. Lägg inte till en avgift enbart för att du har skickat ett brev. Kontrollera att du har stöd för avgiften innan du kräver den.

Vad gör jag om kunden säger att fakturan är fel?

Be om en skriftlig förklaring och relevant underlag. Utred invändningen mot ditt avtal, din order och din leverans. Fortsätt inte behandla den tvistiga delen som obestridd förrän frågan har klargjorts.

Skapar en andra påminnelse en betalningsanmärkning?

Nej. En vanlig påminnelse från en fordringsägare ger inte i sig en betalningsanmärkning. En anmärkning kan aktualiseras först i andra skeden och beror på mottagare samt hur ärendet hanteras.

Kan jag skicka påminnelsen via e-post?

Ja, e-post kan fungera om du har rätt adress och parterna använder den kanalen. Spara det skickade meddelandet. Vid större eller känsliga krav kan det vara klokt att välja ett sätt som ger bättre dokumentation av utskicket.

Källor och referenser

• Räntelagen (1975:635).
• Lag (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m.
• Inkassolagen (1974:182).
• Kronofogden, information om betalningsföreläggande.
• Konsumentverket, vägledning om fakturor och betalning.