Inköpsorder mall – skapa en tydlig beställning

En inköpsorder är ett skriftligt beställningsunderlag från en köpare till en leverantör. Den gör det tydligt vad som beställs, i vilken mängd, till vilket pris och på vilka villkor. För små företag kan en konsekvent inköpsorder minska risken för felaktiga leveranser, dubbla beställningar och fakturor som inte går att kontrollera.

Med en inköpsorder mall får du en enhetlig rutin även när inköpen är få eller verksamheten är liten. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word. Anpassa alltid innehållet efter ert avtal, leverantörens offert och den aktuella beställningen innan du skickar ordern.

Vad är en inköpsorder?

En inköpsorder, ofta kallad PO efter engelskans purchase order, är ett dokument där köparen specificerar sin beställning. Den används främst mellan företag, men kan också vara ett bra administrativt underlag när en förening eller annan organisation köper varor eller tjänster.

Dokumentet fungerar både som en instruktion till leverantören och som ett internt kontrollunderlag. När leveransen och fakturan kommer kan du jämföra dem med ordern. Om uppgifter skiljer sig åt blir det enklare att upptäcka avvikelser innan betalning.

En inköpsorder är inte samma sak som en offert eller en orderbekräftelse. Offerten kommer normalt från leverantören och beskriver ett erbjudande. Inköpsordern är köparens beställning. Orderbekräftelsen är leverantörens bekräftelse av att beställningen accepterats, ofta med bekräftade priser och leveransvillkor.

När bör du använda en inköpsorder?

Det går att beställa via e-post eller telefon, men ett separat orderdokument skapar struktur. Det är särskilt användbart när flera personer gör inköp, när beställningen innehåller många rader eller när leveransen ska gå till en annan adress än fakturan.

• När ni köper varor eller tjänster återkommande från samma leverantör.
• När en offert ska omvandlas till en tydlig beställning.
• När inköp ska godkännas av en chef, styrelse eller projektansvarig.
• När olika avdelningar, projekt eller kostnadsställen behöver följas upp.
• När leveranstid, leveransadress eller särskilda krav är viktiga.
• När ni vill matcha order, leverans och leverantörsfaktura före betalning.

För enkla och mindre inköp kan en tydlig e-postbeställning vara tillräcklig. Även då är samma informationspunkter värdefulla: artikel eller tjänst, antal, pris, leverans, kontaktperson och referens.

Inköpsorderns roll vid avtal och beställning

En beställning kan få avtalsrättslig betydelse beroende på vad parterna har kommit överens om och hur leverantören svarar eller agerar. Därför bör inköpsordern stämma överens med den offert, prislista eller det ramavtal som ligger till grund för köpet. Skriv inte in villkor som avviker från överenskommelsen utan att först förankra dem med leverantören.

Vid köp mellan företag är det vanligt att köplagen blir relevant om parterna inte har avtalat om annat. Reglerna är i stor utsträckning dispositiva, vilket innebär att avtalet och avtalade villkor ofta får stor betydelse. Du kan läsa lagtext och förarbeten via Riksdagens webbplats.

Om köparen är en privatperson och leverantören är ett företag gäller ofta andra konsumenträttsliga regler än vid företagsköp. En inköpsorder är främst ett verktyg för verksamheter, men privatpersoner som använder ett beställningsunderlag bör vara medvetna om att konsumentskyddet kan påverka bedömningen. Praktisk vägledning för konsumenter finns hos Hallå konsument.

Praktiskt råd: ge varje inköpsorder ett unikt ordernummer och ange numret på fakturan eller be leverantören att använda det som referens. Då blir det betydligt enklare att koppla ihop beställning, leverans och betalning.

Uppgifter som bör finnas med

En bra inköpsorder ska vara enkel att förstå för både köpare och leverantör. Den ska ge en mottagare möjlighet att leverera rätt utan att behöva gissa. Följande tabell visar centrala fält och varför de behövs.

Utöver grunduppgifterna kan du ange projektnummer, kostnadsställe, referensperson, krav på märkning eller villkor för emballage. Beställer du tjänster är det ofta bättre att beskriva omfattning, plats, tidsperiod, kontaktperson och vilket resultat som ska levereras än att använda ett artikelnummer.

Så fyller du i mallen steg för steg

Utgå från ett godkänt inköpsbehov och från de villkor som redan har diskuterats med leverantören. Undvik att använda gamla orderrader utan att kontrollera aktuellt pris, lagerstatus och leveranstid.

1. Ge dokumentet ett unikt ordernummer och ange orderdatum.
2. Fyll i köparens företagsuppgifter, fakturaadress, leveransadress och kontaktperson.
3. Fyll i leverantörens korrekta företagsnamn, adress och kontaktuppgifter.
4. Ange varje vara eller tjänst på en egen rad med tydlig beskrivning, antal, enhet och pris.
5. Räkna samman beloppet och ange om priserna är exklusive eller inklusive moms.
6. Skriv in överenskommet leveransdatum, leveranssätt och eventuella särskilda leveransinstruktioner.
7. Ange betalningsvillkor, referens och eventuell offert- eller avtalsreferens.
8. Kontrollera uppgifterna, låt rätt person godkänna ordern och skicka den till leverantören.

Spara en kopia av den skickade ordern. Om beställningen ändras efter att den har skickats bör ändringen dokumenteras skriftligt. Använd gärna ett nytt versionsdatum eller en tydlig ändringsreferens så att det inte råder tvekan om vilken version som gäller.

Pris, moms, frakt och betalningsvillkor

Prisuppgifterna behöver vara lätta att jämföra med leverantörens faktura. Ange därför valuta, enhetspris, antal och radbelopp. Om priset bygger på en offert bör offertnummer och datum anges. Då blir det tydligt vilket erbjudande som ligger till grund för beställningen.

För företag är det vanligt att visa varuvärde och andra kostnader exklusive moms, men det viktiga är att det tydligt framgår hur beloppen är angivna. Ange separat om frakt, emballage, installation, expeditionsavgift eller andra kostnader tillkommer. Om ett pris inte är fast bör du beskriva hur priset ska bestämmas, till exempel enligt en namngiven prislista eller enligt tidigare överenskommelse.

Betalningsvillkor kan anges med antal dagar, fakturareferens och önskat fakturasätt. Skriv endast villkor som faktiskt har accepterats eller som följer av ert avtal. Ett inköpsordernummer är ofta en viktig fakturareferens, särskilt om ekonomifunktionen använder ordermatchning.

Leverans, mottagning och avvikelsehantering

Leveransdelen ska besvara fyra frågor: vad ska komma, vart ska det komma, när ska det komma och vem tar emot det? Förtydliga om leveransen kräver bokning, lossningshjälp, särskild märkning eller avisering till en kontaktperson.

När varor tas emot bör mottagaren kontrollera antal, synliga skador och om leveransen motsvarar ordern. För tjänster kan kontrollen handla om tidrapport, levererad dokumentation eller godkännande av en överenskommen leverans. Dokumentera avvikelser direkt och meddela leverantören skriftligt.

• Jämför följesedel mot inköpsorderns rader och antal.
• Notera skador, restnoteringar och felaktiga produkter vid mottagandet.
• Spara foton, följesedlar och skriftlig kommunikation vid en reklamation.
• Godkänn inte en faktura automatiskt om pris, antal eller leverans avviker.
• Följ upp restleveranser med ordernumret som referens.

En order är ett kontrollunderlag, men den ersätter inte en saklig bedömning av om leveransen är riktig. Vid större inköp kan det vara klokt att ha en intern rutin där beställare, mottagare och den som godkänner fakturan har tydliga roller.

Intern kontroll och bokföringsunderlag

Inköpsordern är normalt inte en faktura eller ett bokföringsunderlag på egen hand. Däremot hjälper den till att förklara varför ett inköp gjordes och vilken person eller verksamhetsdel som beställde det. Tillsammans med offert, avtal, följesedel och leverantörsfaktura ger den bättre spårbarhet.

Små företag vinner ofta på att bestämma enkla beloppsgränser och ansvar. En person kan beställa vardagliga förbrukningsvaror, medan större inköp kräver godkännande. Dokumentera rutinen internt och använd samma ordernummer i kommunikationen med leverantören och i ekonomisystemet.

Kontroll före fakturabetalning

En enkel trevägskontroll innebär att jämföra inköpsorder, följesedel eller leveransbevis och faktura. Stämmer produkt, antal, pris och villkor överens är underlaget normalt tydligt. Om något avviker ska det utredas innan betalning eller, om bara en del är fel, hanteras på ett sätt som ni och leverantören kommer överens om.

Vanliga frågor

Är en inköpsorder bindande?

Det beror på parternas kommunikation, eventuella tidigare avtal och om leverantören accepterar beställningen. Behandla därför ordern som ett viktigt affärsdokument och se till att den överensstämmer med offert eller avtal.

Behöver en inköpsorder vara undertecknad?

Det finns inte något generellt krav på fysisk underskrift för att dokumentet ska vara användbart. Många företag använder i stället e-post, systemgodkännande eller ett angivet namn som intern attest. Kontrollera dock om ert avtal eller er interna rutin ställer särskilda krav.

Vad är skillnaden mellan inköpsorder och orderbekräftelse?

Inköpsordern skickas av köparen och uttrycker vad som beställs. Orderbekräftelsen kommer normalt från leverantören och anger vad leverantören accepterar att leverera. Jämför alltid dokumenten om leverantören ändrar pris, antal eller leveranstid.

Ska priserna anges med eller utan moms?

Det går att använda båda sätten, men det ska framgå tydligt. Vid företagsinköp anges priser ofta exklusive moms. Ange gärna momsbelopp och totalbelopp separat för att förenkla kontrollen.

Kan mallen användas för tjänster?

Ja. Byt ut eller komplettera artikelraderna med en tydlig tjänstebeskrivning, omfattning, timpris eller fast pris, period, leveransresultat och kontaktperson. Hänvisa till ett separat avtal om det finns särskilda villkor.

Vad gör jag om leverantören skickar fel vara?

Dokumentera avvikelsen, jämför med inköpsordern och kontakta leverantören skriftligt så snart som möjligt. Spara order, följesedel, foton och er kommunikation tills frågan är löst.

Källor och referenser

• Köplagen (1990:931).
• Avtalslagen (1915:218).
• Bokföringslagen (1999:1078).
• Riksdagen – lagar och författningar.
• Hallå konsument – vägledning vid köp och avtal.