Ansökan om deltidsarbete mall – fyll i gratis

En skriftlig ansökan om deltidsarbete hjälper både den anställda och arbetsgivaren att undvika missförstånd om omfattning, startdatum och hur arbetstiden ska förläggas. Den är särskilt användbar när du vill gå ned i tid under en viss period eller vill föreslå en varaktig förändring av din anställning.

På den här sidan finns en mall som kan redigeras direkt i webbläsaren. När uppgifterna är klara kan dokumentet skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word. Mallen passar som underlag för en begäran, men en ändring av anställningsvillkoren bör alltid bekräftas av arbetsgivaren.

Vad är en ansökan om deltidsarbete?

En ansökan om deltidsarbete är ett skriftligt meddelande från en arbetstagare till arbetsgivaren. I ansökan anger arbetstagaren att hen vill arbeta färre timmar än enligt nuvarande avtal och beskriver den önskade lösningen.

Begreppet kan avse flera olika situationer. Det kan handla om att minska från heltid till deltid, att tillfälligt ändra ett befintligt deltidsmått eller att använda en lagstadgad rätt till arbetstidsförkortning, exempelvis i samband med föräldraledighet. Vilka regler som gäller beror på anledningen, kollektivavtal, anställningsavtal och arbetsplatsens förutsättningar.

En vanlig frivillig önskan om att gå ned i tid är normalt en fråga som behöver överenskommas mellan parterna. Arbetsgivaren kan behöva bedöma bemanning, verksamhetens behov, schema och ersättare innan en överenskommelse kan träffas.

När behöver du använda en skriftlig ansökan?

Det är klokt att lämna in en tydlig ansökan så snart du vet att du vill ändra din arbetstid. En muntlig dialog kan vara en bra början, men ett skriftligt underlag gör det enklare för arbetsgivaren att pröva frågan och dokumentera ett eventuellt beslut.

• När du vill minska din tjänstgöringsgrad permanent.
• När du behöver arbeta deltid under en begränsad period.
• När du vill ändra hur arbetstiden förläggs över veckan.
• När du vill kombinera arbete med studier, egen verksamhet eller andra åtaganden.
• När du ska anmäla föräldraledighet i form av arbetstidsförkortning.
• När arbetsgivaren har bett om en skriftlig begäran inför handläggning.

Om ändringen bygger på föräldraledighet är det viktigt att skilja på en allmän önskan om deltid och en anmälan om föräldraledighet. Information om föräldraledighet och ersättning finns hos Försäkringskassan. Kontrollera även vilka interna rutiner och eventuella kollektivavtalsregler som gäller på din arbetsplats.

Skillnaden mellan ansökan och överenskommelse

En ansökan är ett förslag eller en begäran. Den innebär inte i sig att din anställning har ändrats. För att en frivillig ändring av tjänstgöringsgraden ska vara tydlig bör arbetsgivaren lämna ett skriftligt godkännande eller ingå en separat överenskommelse med dig.

En överenskommelse bör ange samma centrala uppgifter som ansökan, men dessutom slå fast vad parterna faktiskt har kommit överens om. Om ändringen är tidsbegränsad bör det uttryckligen framgå vad som gäller när perioden löper ut.

Uppgifter som ska finnas med

En användbar ansökan ska vara konkret. Arbetsgivaren ska kunna förstå exakt vad du begär utan att behöva tolka datum, omfattning eller arbetspass. Du behöver normalt inte lämna mer information om privata förhållanden än vad som behövs för att förklara vilken typ av begäran det är.

• Ditt namn, kontaktuppgifter och personnummer om arbetsplatsens rutin kräver det.
• Arbetsgivarens namn, arbetsplats och närmaste chef eller HR-funktion.
• Din nuvarande befattning och nuvarande tjänstgöringsgrad.
• Önskad tjänstgöringsgrad, exempelvis procent eller antal timmar per vecka.
• Datum då ändringen ska börja gälla.
• Slutdatum om ändringen ska vara tillfällig.
• Förslag på arbetstidens förläggning, om det är relevant.
• Anledning eller rättslig grund, om du vill och behöver ange den.
• Datum och din underskrift.

Har du ett arbetsschema som varierar, kan det vara bättre att beskriva ett önskat genomsnittligt arbetstidsmått och sedan föreslå att den praktiska förläggningen bestäms i samråd med arbetsgivaren.

Så fyller du i mallen steg för steg

Börja med att kontrollera ditt nuvarande anställningsavtal, senaste schema och eventuellt kollektivavtal. Då kan du ange en realistisk omfattning och se om arbetsplatsen har särskilda blanketter eller tidsfrister.

1. Fyll i dina och arbetsgivarens kontaktuppgifter.
2. Beskriv din nuvarande tjänst och arbetstid.
3. Ange tydligt vilken tjänstgöringsgrad eller vilket timantal du önskar.
4. Skriv startdatum och, vid tillfällig deltid, ett tydligt slutdatum.
5. Förklara om du har önskemål om vissa arbetsdagar eller pass.
6. Markera om ansökan gäller en frivillig överenskommelse eller exempelvis föräldraledighet.
7. Signera och lämna dokumentet enligt arbetsplatsens rutin.
8. Spara en kopia och be om skriftlig bekräftelse på mottagandet.

Praktiskt tips: Ange alltid både omfattning och period. Formuleringen ”jag vill jobba mindre” är svår att handlägga, medan ”jag ansöker om 80 procent från den 1 september till den 31 januari” ger ett tydligt underlag.

Formulera omfattning och arbetstid tydligt

Tjänstgöringsgrad uttrycks ofta i procent av heltid, men ibland används timmar per vecka eller per schemaperiod. Om heltid på arbetsplatsen är 40 timmar per vecka motsvarar 80 procent normalt 32 timmar per vecka. Heltidsmåttet kan dock vara ett annat enligt kollektivavtal eller arbetsschema.

Exempel på tydliga formuleringar

Du kan skriva: ”Jag ansöker om att min tjänstgöringsgrad ändras från 100 procent till 75 procent från och med den 1 oktober.” För en tillfällig lösning kan du skriva: ”Jag önskar arbeta 80 procent under perioden 1 februari–31 augusti. Efter perioden återgår jag till min tidigare tjänstgöringsgrad, under förutsättning att vi kommer överens om detta.”

Om du främst vill påverka förläggningen, inte omfattningen, bör du skriva det separat. Exempel: ”Jag önskar om möjligt förlägga arbetstiden till måndag–torsdag. Jag är införstådd med att den slutliga schemaläggningen behöver beslutas av arbetsgivaren.”

Regler vid föräldraledighet och andra särskilda skäl

Föräldraledighetslagen ger under vissa förutsättningar en rätt att förkorta normal arbetstid tills barnet når en viss ålder. Exakt rätt, omfattning och anmälningsregler beror på din situation. Du bör därför läsa lagtexten och arbetsplatsens eventuella kollektivavtal innan du lämnar in anmälan. Aktuell svensk lagstiftning kan kontrolleras via Riksdagens lagar och dokument.

En önskan om deltid för studier, återhämtning, omsorg om anhörig eller annan privat anledning kan också vara fullt rimlig, men innebär inte automatiskt samma rätt som föräldraledighet. Tala med arbetsgivaren i god tid och se om det finns en lösning som fungerar för båda parter.

Påverkan på lön och villkor

Minskad arbetstid påverkar normalt lönen. Den kan även påverka pension, semesterintjänande, sjukpenninggrundande inkomst, föräldrapenning och andra ersättningar. Konsekvenserna beror på din anställning, inkomst och vilket ersättningssystem som är aktuellt. Fråga arbetsgivaren om lön och försäkringar, och kontakta relevant myndighet eller facklig organisation om du behöver bedöma effekten i just din situation.

Arbetsgivarens handläggning och dokumentation

Arbetsgivaren bör bekräfta att ansökan tagits emot och återkomma med besked efter att ha bedömt verksamhetens förutsättningar. Vid en frivillig ändring behöver parterna vanligtvis komma överens om de nya villkoren.

Om arbetsgivaren accepterar ansökan är det bra att dokumentera beslutet separat. Dokumentationen bör bland annat ange ny arbetstid, lön eller princip för lön, start- och slutdatum samt vad som händer när en tidsbegränsad period upphör. Förvara den signerade handlingen tillsammans med övriga anställningshandlingar.

Arbetsgivare ska också hantera personuppgifter varsamt. Begränsa därför känsliga privata uppgifter i ansökan till det som är nödvändigt. Det är ofta tillräckligt att ange att ansökan gäller en viss typ av ledighet, utan att redogöra för detaljer.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste misstaget är att inte ange om deltiden är tillfällig eller tills vidare. Då kan parterna få olika uppfattningar om rätten att återgå till tidigare omfattning. Ett annat misstag är att utgå från att ett muntligt ja automatiskt ändrar avtalet.

• Lämna inte startdatum eller önskad omfattning öppet.
• Utgå inte från att arbetsgivaren kan ordna exakt de pass du önskar.
• Glöm inte att ange slutdatum vid en tidsbegränsad ändring.
• Förväxla inte en frivillig deltidsansökan med lagstadgad ledighet.
• Signera inte en permanent ändring om du endast vill ha en tillfällig lösning.
• Spara inte bara ett utkast; behåll en daterad kopia av den inlämnade ansökan.

Vanliga frågor

Har jag alltid rätt att gå ned i arbetstid?

Nej, inte vid varje typ av önskemål. En frivillig övergång till deltid behöver normalt överenskommas med arbetsgivaren. I vissa situationer, exempelvis föräldraledighet, kan särskilda lagregler ge rätt till arbetstidsförkortning.

Kan arbetsgivaren säga nej till min ansökan?

Vid en frivillig ansökan om ändrade anställningsvillkor kan arbetsgivaren normalt behöva godkänna lösningen. Om ansökan avser en lagstadgad ledighet ska de regler som gäller för den aktuella ledigheten följas.

Måste jag berätta varför jag vill arbeta deltid?

Vid en frivillig begäran kan en kort förklaring underlätta dialogen, men du bör undvika onödiga privata detaljer. Om ansökan grundas på en särskild rättighet kan det vara lämpligt att ange den grunden.

Kan jag återgå till heltid senare?

Det beror på vad ni har avtalat och varför deltiden gäller. Om ändringen är tidsbegränsad bör återgången anges skriftligt. Vid en tillsvidareändring bör du inte utgå från automatisk återgång utan att detta har avtalats.

Behöver både jag och arbetsgivaren skriva under?

Din ansökan ska signeras av dig. När arbetsgivaren godkänner en frivillig förändring är det klokt att båda parter skriver under en särskild överenskommelse eller ett skriftligt godkännande.

Källor och referenser

• Föräldraledighetslagen (1995:584).
• Arbetstidslagen (1982:673).
• Riksdagen – Sveriges lagar och författningar.
• Försäkringskassan – information om föräldraledighet och föräldrapenning.
• Arbetsplatsens kollektivavtal och anställningsavtal.