Ansökan om distansarbete mall – fyll i gratis

En ansökan om distansarbete hjälper medarbetaren att tydligt beskriva sitt önskemål och ger arbetsgivaren ett bättre underlag för bedömningen. Dokumentet kan användas när arbetet helt eller delvis ska utföras från hemmet eller en annan godkänd plats.

En tydlig ansökan minskar risken för missförstånd om arbetsplats, arbetstid, tillgänglighet, utrustning och informationssäkerhet. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren och sedan skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word.

Vad är en ansökan om distansarbete?

En ansökan om distansarbete är ett skriftligt underlag från en anställd till arbetsgivaren. Den beskriver hur den anställde vill arbeta på distans, under vilken period och på vilka villkor. Den är normalt inte i sig en ändring av anställningsavtalet, utan ett önskemål som arbetsgivaren behöver ta ställning till.

Arbetsgivaren kan behöva väga in verksamhetens behov, kundkontakter, samarbete i gruppen, arbetsuppgifternas karaktär, sekretess och arbetsmiljö. Ett godkännande bör därför dokumenteras separat eller direkt i samma handling genom ett beslut och eventuella villkor.

När är mallen användbar?

• När en anställd vill arbeta hemifrån vissa fasta dagar.
• När arbetsplatsen vill införa ett hybridupplägg.
• När distansarbete önskas under en begränsad period.
• När en medarbetare tillfälligt behöver arbeta från en annan plats i Sverige.
• När arbetsgivaren vill ha en enhetlig handläggning av önskemål om hemarbete.

Distansarbete är inte alltid en rättighet

Det finns ingen generell regel som innebär att en anställd själv kan bestämma att arbetet ska utföras hemifrån. Arbetsgivaren leder och fördelar normalt arbetet inom ramen för anställningen och behöver kunna säkerställa att verksamheten fungerar.

Bedömningen kan se olika ut mellan roller. Ett arbete som kräver fysisk närvaro, hantering av känsliga uppgifter, särskild utrustning eller löpande kundmottagning kan vara svårare att utföra på distans. Samtidigt kan vissa arbetsuppgifter fungera väl med tydliga mål, digitala möten och regelbunden uppföljning.

Villkor i kollektivavtal, anställningsavtal eller interna policys kan påverka vad som gäller. Om det finns en distansarbets- eller hybridpolicy bör ansökan hänvisa till den och följa arbetsplatsens rutin.

Uppgifter som bör finnas i ansökan

En bra ansökan ska vara konkret. Det räcker sällan att bara skriva att man vill arbeta hemifrån. Arbetsgivaren behöver veta vilket upplägg som föreslås och hur arbetet fortsatt ska fungera.

Det kan också vara relevant att ange om arbetsuppgifterna kan göras utan att dokument, kunduppgifter eller annan skyddsvärd information exponeras. Om ansökan avser arbete från ett annat land krävs ofta en mer omfattande bedömning av bland annat skatt, försäkring, socialförsäkring och informationssäkerhet. En vanlig mall för hemarbete i Sverige bör därför inte användas som enda underlag för arbete utomlands.

Arbetsmiljö vid hemarbete

Arbetsgivaren har ansvar för arbetsmiljön även när arbetet utförs på distans, men ansvaret måste hanteras på ett sätt som fungerar i den privata miljön. Medarbetaren behöver samtidigt medverka genom att rapportera risker, tillbud och behov av stöd.

Risker kan handla om ergonomi, ensamarbete, hög arbetsbelastning, otydliga gränser mellan arbete och fritid eller bristande social kontakt. Läs gärna mer om regler och vägledning från Arbetsmiljöverket innan ni bestämmer ett återkommande upplägg.

Praktisk egenkontroll före ansökan

• Finns en arbetsyta där du kan arbeta ostört?
• Har du stol, bord, belysning och skärm som fungerar för arbetet?
• Kan du ta pauser och avsluta arbetsdagen på ett hållbart sätt?
• Kan arbetsmaterial förvaras så att obehöriga inte får tillgång till det?
• Vet du hur du kontaktar chef och kollegor under arbetsdagen?

Praktiskt tips: Föreslå ett tidsbegränsat upplägg med en bestämd uppföljning. Då kan både medarbetare och chef pröva om distansarbetet fungerar innan det blir en längre överenskommelse.

Informationssäkerhet och sekretess

Distansarbete kan innebära att arbetsgivaren får mindre kontroll över den fysiska arbetsmiljön och nätverket. Därför bör ansökan eller det efterföljande beslutet tydliggöra vilka säkerhetsrutiner som gäller.

Arbetstagaren bör exempelvis använda arbetsgivarens godkända system, ha skärmlås aktiverat, inte låta familjemedlemmar använda arbetsutrustningen och undvika att samtala om känsliga uppgifter där andra kan höra. Utskrifter, kunduppgifter och andra handlingar behöver hanteras enligt arbetsgivarens instruktioner.

Om personuppgifter behandlas kan arbetsgivaren behöva säkerställa att behandlingen sker på ett lämpligt sätt. Vägledning om dataskydd finns hos Integritetsskyddsmyndigheten.

Så fyller du i mallen steg för steg

1. Fyll i dina kontaktuppgifter, befattning och närmaste chef.
2. Ange från vilket datum och under vilken period du vill arbeta på distans.
3. Beskriv den föreslagna arbetsplatsen och hur många dagar per vecka du vill arbeta därifrån.
4. Förklara kort hur du kan utföra arbetsuppgifterna, vara tillgänglig och delta i möten.
5. Ange om du behöver utrustning, program eller annat stöd från arbetsgivaren.
6. Bekräfta att du följer arbetsplatsens regler om arbetsmiljö, sekretess och informationssäkerhet.
7. Lämna ansökan enligt arbetsgivarens rutin och invänta ett skriftligt beslut.

Håll motiveringen saklig och lösningsorienterad. Ett konkret förslag är oftast lättare att bedöma än en allmänt hållen begäran. Det kan också vara klokt att beskriva hur du hanterar dagar då fysisk närvaro behövs, till exempel vid planerade möten, introduktion eller kundbesök.

Arbetsgivarens beslut och uppföljning

Arbetsgivaren bör lämna ett tydligt beslut: godkänd, godkänd med villkor eller avslagen. Vid ett godkännande bör det framgå när upplägget börjar, om det gäller tills vidare eller under en bestämd tid samt hur det kan ändras eller avslutas.

Villkoren kan omfatta fasta kontorsdagar, krav på tillgänglighet, deltagande i möten, godkänd arbetsplats, hantering av arbetsutrustning och uppföljningsdatum. Om distansarbetet påverkar arbetstid, ersättning, arbetsplatsens placering eller andra grundläggande villkor kan det behövas en särskild överenskommelse. Arbetsgivaren bör då också kontrollera vad som följer av kollektivavtal och interna regler.

Exempel på frågor vid uppföljning

• Har arbetsuppgifterna kunnat utföras med bibehållen kvalitet?
• Fungerar samarbete, introduktion och informationsdelning?
• Har den anställde en hållbar arbetsmiljö hemma?
• Har det uppstått incidenter kring sekretess, teknik eller tillgänglighet?
• Behöver upplägget justeras, förlängas eller avslutas?

Vanliga misstag att undvika

Ett vanligt misstag är att inte ange om ansökan gäller några enstaka dagar, en provperiod eller ett varaktigt upplägg. Ett annat är att utgå från att arbetsgivaren automatiskt står för all utrustning i hemmet. Vad som tillhandahålls behöver bedömas och beslutas i varje verksamhet.

Undvik också att blanda ihop distansarbete med flexibel arbetstid. Att få arbeta från en annan plats innebär inte automatiskt att man kan välja arbetstider fritt. Ordinarie arbetstidsregler, rapportering och överenskomna kontaktvägar gäller normalt fortfarande.

Vanliga frågor

Kan min arbetsgivare säga nej till distansarbete?

Ja, arbetsgivaren kan bedöma att arbetsuppgifterna, verksamheten, arbetsmiljön eller säkerhetskraven gör att distansarbete inte passar. Kontrollera samtidigt om kollektivavtal, anställningsavtal eller interna regler innehåller särskilda bestämmelser.

Behöver jag ansöka skriftligt?

Det finns inte alltid ett generellt krav på skriftlighet, men en skriftlig ansökan är praktisk. Den tydliggör vad du har begärt och gör det enklare för arbetsgivaren att dokumentera sitt beslut.

Kan jag arbeta från sommarstugan eller en annan ort?

Det beror på arbetsgivarens regler och om platsen uppfyller kraven på arbetsmiljö, tillgänglighet och informationssäkerhet. Ange alltid var arbetet ska utföras och invänta godkännande.

Får jag arbeta utomlands med samma ansökan?

Arbete från ett annat land bör normalt bedömas separat. Det kan påverka bland annat skattefrågor, försäkringsskydd, socialförsäkring, arbetsrätt och informationssäkerhet.

Vem ansvarar för arbetsutrustning hemma?

Arbetsgivaren bestämmer normalt vilken utrustning som tillhandahålls och vilka rutiner som gäller. Skriv därför tydligt i ansökan vilken utrustning du behöver och använd inte privata lösningar för känsligt arbetsmaterial utan godkännande.

Källor och referenser

• Arbetsmiljölagen (1977:1160).
• Arbetsmiljöverkets vägledning om organisatorisk och social arbetsmiljö samt arbete på distans.
• Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679.
• Integritetsskyddsmyndighetens vägledning om personuppgifter och informationssäkerhet.
• Eventuellt tillämpligt kollektivavtal, anställningsavtal och arbetsgivarens interna policy.