Tidrapport mall – registrera arbetstid tydligt

En tidrapport mall gör det enklare att följa upp när arbete har utförts, hur mycket tid som har arbetats och om det finns övertid, frånvaro eller andra avvikelser. Den kan användas av både små företag och privatpersoner som anlitar personal, exempelvis när underlag behövs för lön, fakturering eller planering.

På denna sida kan du redigera mallen direkt i webbläsaren. När uppgifterna är klara kan dokumentet skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word. En tydlig rutin för tidrapportering minskar risken för missförstånd mellan arbetsgivare och arbetstagare.

Vad är en tidrapport?

En tidrapport är ett dokument där arbetad tid registreras för en bestämd period, ofta en vecka eller en månad. Rapporten visar normalt datum, start- och sluttid, rast, antal arbetade timmar samt eventuella avvikelser.

Underlaget kan ligga till grund för löneberäkning, kontroll av arbetstid och uppföljning av verksamhetens bemanning. För en timanställd är tidrapporten ofta särskilt viktig eftersom lönen vanligtvis baseras på de timmar som faktiskt har arbetats.

Skillnaden mellan tidrapport och schema

Ett arbetsschema visar när medarbetaren är planerad att arbeta. Tidrapporten visar däremot vad som verkligen hände. Om en person började senare, arbetade längre, tog ledigt eller hade sjukfrånvaro ska det framgå i tidrapporten även om schemat såg annorlunda ut.

När behöver du använda en tidrapport mall?

En tidrapport är användbar i många situationer, men behovet är särskilt tydligt när arbetstiden varierar eller när flera personer behöver kontrollera samma uppgifter. Även företag med fasta arbetstider kan vinna på att ha ett enkelt och enhetligt underlag för avvikelser.

• Timanställning eller arbete på timmar.
• Varierande arbetspass, skift eller arbete vid olika tider.
• Övertid, mertid, jour eller beredskap som ska följas upp.
• Frånvaro som sjukdom, semester, vård av barn eller tjänstledighet.
• Projektarbete där tid behöver fördelas mellan kunder, uppdrag eller kostnadsställen.
• När löneadministrationen behöver ett attesterat underlag.

Den som driver företag behöver också planera arbetstiden med hänsyn till regler och eventuellt kollektivavtal. Allmän information om regler kring arbetstid finns hos Arbetsmiljöverket. Vilka tider, ersättningar och rapporteringsrutiner som gäller i just anställningen kan dock också följa av anställningsavtal, interna policys och kollektivavtal.

Uppgifter som bör finnas i en tidrapport

En användbar tidrapport ska vara enkel att fylla i men tillräckligt detaljerad för att kunna kontrolleras i efterhand. Det är klokt att bestämma i förväg om tiden ska anges i hela timmar, minuter eller decimaler. Välj ett system och använd det konsekvent.

Rast och pauser

Rast bör noteras när den påverkar den arbetade tiden. En rast är normalt ett avbrott då arbetstagaren inte behöver stå till arbetsgivarens förfogande. Pauser kan fungera annorlunda i praktiken och behöver inte alltid registreras på samma sätt. Följ de rutiner som gäller på arbetsplatsen och skriv tydligt om något avviker.

Avvikelser ska förklaras kort

En kort notering kan räcka, exempelvis ”sjuk 4 timmar”, ”semester”, ”kundmöte”, ”övertid godkänd av chef” eller ”arbete på annan ort”. Undvik däremot onödigt känsliga detaljer. Tidrapporten ska ge ett användbart arbetsunderlag, inte innehålla mer personuppgifter än vad som behövs.

Så fyller du i tidrapporten steg för steg

Fyll helst i arbetstiden samma dag. Uppgifter som skrivs in långt efteråt blir lätt osäkra, särskilt om arbetsdagarna varierar. En tydlig återkommande rutin är bättre än att försöka återskapa en hel månad vid löneperiodens slut.

1. Skriv in namn, anställningsuppgift och den period som rapporten avser.
2. Registrera datum för varje arbetspass.
3. Fyll i faktisk starttid, sluttid och rast enligt arbetsplatsens instruktioner.
4. Räkna fram arbetad tid och separera eventuell övertid eller annan avvikelse.
5. Lägg till en kort förklaring när tid avviker från schema eller planering.
6. Kontrollera summeringen innan rapporten lämnas till chef eller löneansvarig.
7. Låt berörda parter signera eller attestera enligt den rutin som används.

Praktiskt tips: Bestäm en fast tid varje vecka för kontroll och attest. Då upptäcks fel i datum, raster och totalsummor innan de påverkar löneutbetalningen.

Beräkna arbetad tid korrekt

Arbetad tid beräknas vanligtvis genom att dra av rast från tiden mellan arbetspassets start och slut. Ett pass från 08.00 till 16.30 med 30 minuters rast motsvarar normalt åtta arbetade timmar. Om det finns flera raster eller ett uppdelat arbetspass bör varje del noteras tydligt.

Kontrollera också hur arbetsplatsen hanterar avrundning. Vissa verksamheter registrerar exakt tid i minuter medan andra har en bestämd avrundningsprincip. En sådan princip bör vara känd av alla och tillämpas på samma sätt. Ändra inte tiduppgifter i efterhand utan att det går att förstå vad som har korrigerats och varför.

Övertid, mertid och extra arbete

Övertid, mertid och extra arbete används ibland som vardagliga uttryck, men kan ha olika betydelse beroende på anställningsform, arbetstidsmått och avtal. Skriv därför inte bara ”extra tid” om ersättningen ska bedömas senare. Notera timmarna separat och hänvisa vid behov till chefens godkännande eller gällande regel på arbetsplatsen.

Det är viktigt att komma ihåg att en tidrapport dokumenterar utfört arbete. Den avgör inte ensam om en viss ersättning ska betalas. Det kan bero på anställningsavtal, kollektivavtal eller arbetsgivarens villkor.

Attest, godkännande och rättelser

En tidrapport bör granskas av den som har fyllt i den och av den som har rätt att godkänna den. I mindre företag är det ofta arbetsgivaren eller närmaste chef. I större organisationer kan godkännandet ske digitalt eller av en särskild attestansvarig.

En underskrift eller digital attest visar att uppgifterna har kontrollerats, men ersätter inte en saklig granskning. Om en uppgift är fel ska rättelsen göras öppet. Skriv vad som ändrats, när ändringen skedde och vem som godkänt den om arbetsplatsens rutin kräver det.

• Kontrollera att varje datum har rätt veckodag och period.
• Stäm av att starttid, sluttid och rast ger rätt timantal.
• Jämför avvikelser med godkända ledigheter och frånvaroanmälningar.
• Kontrollera att övertid eller mertid inte har blandats ihop med ordinarie tid.
• Spara en kopia när rapporten har attesterats.

Spara tidrapporter och skydda uppgifterna

Tidrapporter kan innehålla personuppgifter, exempelvis namn, anställningsnummer, arbetstider och frånvarouppgifter. De bör därför förvaras så att endast behöriga kan komma åt dem. Pappersrapporter bör samlas in och förvaras säkert, medan digitala rapporter bör skyddas med lämplig behörighetsstyrning.

Hur länge handlingar ska sparas beror på vilken typ av uppgift det gäller och hur dokumentet används i verksamheten. Om tidrapporten utgör underlag för bokföring eller lönehantering kan andra krav bli aktuella. För vägledning om företagares administration och ansvar kan du läsa på Verksamt. Undvik att radera eller gallra underlag innan ni har kontrollerat vilka regler och interna rutiner som gäller.

Anpassa mallen efter arbetsplatsen

En grundmall passar många, men det kan vara klokt att anpassa den till verksamheten. En restaurang kanske behöver dela upp kvälls-, natt- och helgtid. Ett konsultföretag kan behöva kund, projekt och fakturerbar tid. En privat arbetsgivare kan i stället behöva ett lättöverskådligt underlag för hushållsnära arbete.

Exempel på valfria fält

• Projekt, kund eller kostnadsställe.
• Arbetsplats eller distansarbete.
• Typ av frånvaro eller ledighet.
• Jour, beredskap eller obekväm arbetstid.
• Kommentar från arbetstagare eller chef.
• Löneperiod, löneart eller intern referens.

Lägg bara till fält som faktiskt används. En överlastad rapport ökar risken för ofullständiga uppgifter och gör attestprocessen långsammare.

Vanliga misstag vid tidredovisning

Ett vanligt misstag är att fylla i tidrapporten först i slutet av månaden. Då blir tider, raster och avvikelser ofta uppskattningar. Ett annat är att blanda ihop planerad och faktisk arbetstid, vilket kan ge fel löneunderlag.

Det förekommer också att rasten glöms bort, att extra tid inte godkänns i förväg eller att totalsumman inte räknas om efter en rättelse. Undvik dessa problem genom att ha en enkel rutin, använda samma format varje gång och göra en kort kontroll före attest.

Vanliga frågor

Måste en tidrapport vara skriftlig?

En tidrapport kan vara på papper eller digital. Det viktiga är att uppgifterna är tydliga, kan kontrolleras och hanteras enligt arbetsplatsens rutiner. En digital rapport bör kunna sparas och följas upp på ett betryggande sätt.

Vem ska skriva under tidrapporten?

Vanligtvis bekräftar arbetstagaren sina uppgifter och chef eller annan behörig person attesterar rapporten. Exakt rutin kan följa av arbetsplatsens egna regler eller avtal.

Ska raster räknas som arbetstid?

Det beror på vilken typ av avbrott det handlar om och vilka regler som gäller på arbetsplatsen. Ange rast tydligt i rapporten enligt den rutin som arbetsgivaren använder, så att beräkningen kan kontrolleras.

Kan en chef ändra en inskickad tidrapport?

En rättelse kan behöva göras om uppgifterna är fel, men ändringen bör vara tydlig och sakligt motiverad. Arbetstagaren bör få information om en ändring som påverkar rapporterade timmar eller lön.

Är en tidrapport samma sak som lönebesked?

Nej. Tidrapporten är underlag som visar arbetad tid och avvikelser. Lönebeskedet visar sedan hur lön, skatteavdrag och andra ersättningar har beräknats.

Kan jag använda mallen för flera anställda?

Ja. Använd en separat tidrapport för varje person och period. Det gör uppgifterna lättare att kontrollera, attestera och arkivera.

Källor och referenser

• Arbetstidslagen (1982:673).
• Arbetsmiljöverket: information om arbetstid och arbetstidsregler.
• Bokföringslagen (1999:1078).
• Dataskyddsförordningen (GDPR).
• Verksamt: vägledning för företag om administration och arbetsgivarrollen.