Ansökan om tjänstledighet mall – fyll i gratis

En ansökan om tjänstledighet är ett skriftligt underlag där en anställd begär ledighet från sin anställning under en bestämd tid. Den används ofta när ledigheten är obetald och inte omfattas av exempelvis semester, sjukfrånvaro eller föräldraledighet. En tydlig ansökan minskar risken för missförstånd om datum, omfattning och vad som ska gälla när arbetet återupptas.

På den här sidan finns en ansökan om tjänstledighet mall som kan redigeras direkt i webbläsaren. Fyll i uppgifterna, anpassa texten efter situationen och exportera sedan dokumentet till PDF eller Word. Mallen fungerar som ett praktiskt underlag för både anställda och mindre arbetsgivare.

Vad är en ansökan om tjänstledighet?

Tjänstledighet innebär att en anställd är ledig från arbetet under en period men normalt har kvar sin anställning. I vardagligt språk används uttrycket ofta för obetald ledighet som arbetsgivaren frivilligt godkänner. Det kan exempelvis handla om en längre resa, studier, provanställning hos en annan arbetsgivare eller privata förhållanden.

Det är viktigt att skilja mellan ledighet som arbetsgivaren kan välja att bevilja och ledighet som följer av en särskild lag. För vissa situationer finns lagstadgad rätt till ledighet, till exempel föräldraledighet, studieledighet och ledighet för att prova näringsverksamhet under förutsättning att lagens krav är uppfyllda. Vid annan obetald ledighet behöver den anställde i regel arbetsgivarens godkännande.

När är mallen lämplig?

Mallen passar särskilt när du vill lämna en tydlig skriftlig begäran om hel eller partiell ledighet. Den kan användas både före ett samtal med chefen och som bekräftelse efter att ni har kommit överens.

• Ledighet utan lön för resa eller privata skäl.
• Ledighet för studier när du vill ange period och omfattning tydligt.
• Delvis tjänstledighet, exempelvis för att arbeta mindre under en begränsad tid.
• Ledighet för att pröva annat arbete eller starta verksamhet.
• En skriftlig bekräftelse på en muntlig överenskommelse.

När har du rätt till tjänstledighet?

Det finns ingen generell rätt att vara tjänstledig av vilket skäl som helst. Om ledigheten inte regleras i lag, kollektivavtal eller ditt anställningsavtal är det arbetsgivaren som beslutar om ansökan ska godkännas. Arbetsgivaren kan bland annat behöva bedöma verksamhetens behov, bemanning och möjligheten att ersätta dig under frånvaron.

Lagstadgad ledighet har egna regler om vem som omfattas, hur ansökan ska lämnas och vilka tidsfrister som gäller. Kontrollera därför den lag som passar din situation, samt eventuellt kollektivavtal. Du kan läsa lagar och förarbeten via Riksdagens lagstiftningsinformation. Om du är osäker kan du även kontakta facklig organisation, arbetsgivarorganisation eller en rådgivare.

Vanliga exempel på reglerad ledighet

Föräldraledighet regleras särskilt och kan ha andra krav än frivillig tjänstledighet. Studieledighet kan också vara en rättighet om förutsättningarna är uppfyllda. Det finns dessutom särskilda regler för bland annat näringsverksamhet, vissa fackliga uppdrag och vissa offentliga uppdrag. Använd inte en allmän mall som ersättning för de formkrav som kan gälla i just din situation.

Praktiskt tips: Ange alltid första och sista ledighetsdagen, även om ni har talat om perioden muntligt. En konkret tidsperiod gör det enklare att planera bemanning och att undvika olika uppfattningar om när du ska vara tillbaka i arbete.

Detta bör ansökan innehålla

En ansökan behöver inte vara komplicerad, men den bör vara tillräckligt tydlig för att arbetsgivaren ska kunna fatta beslut. Skriv sakligt och håll fokus på det som behövs för handläggningen. Du behöver vanligtvis inte lämna mer information om privata förhållanden än vad som är nödvändigt.

Om du begär ledighet med stöd av en särskild lag kan du ange detta i ansökan. Skriv då vilken typ av ledighet det gäller och bifoga underlag om det behövs. Om du inte vill ange detaljerade personliga skäl räcker det ofta att skriva exempelvis ”privata skäl”, om arbetsgivaren inte behöver mer information för att hantera ansökan.

Så fyller du i ansökan steg för steg

Gör ansökan i god tid. Det ger arbetsgivaren en rimlig chans att planera arbetet och be om kompletteringar. Spara alltid en kopia av den version du lämnar in, särskilt om ni senare ändrar datum eller omfattning.

1. Fyll i ditt namn, dina kontaktuppgifter och arbetsgivarens uppgifter.
2. Ange datum då ansökan skrivs och vem som ska ta emot den.
3. Skriv den exakta perioden för ledigheten, med första och sista dag.
4. Ange om du vill vara helt ledig eller delvis ledig och vilken arbetstid som i så fall återstår.
5. Beskriv grunden för ledigheten kortfattat och ange lagstöd om det är relevant.
6. Lämna uppgift om hur arbetsgivaren kan kontakta dig under ledigheten, om du vill och det är lämpligt.
7. Underteckna ansökan och be om ett skriftligt beslut eller en skriftlig bekräftelse.

Den redigerbara mallen på denna sida kan fyllas i direkt i webbläsaren. När uppgifterna är klara kan du skriva ut ansökan eller exportera den till PDF eller Word för att mejla eller lämna den till arbetsgivaren.

Hel eller delvis tjänstledighet

Du kan ansöka om hel tjänstledighet, vilket normalt innebär att du inte arbetar alls under perioden. Du kan också begära delvis tjänstledighet. Då är det viktigt att skriva hur mycket du vill vara ledig och hur ditt arbete ska förläggas, exempelvis vilka dagar eller timmar du avser att arbeta.

Var tydlig vid deltidsledighet

En formulering som ”jag vill arbeta mindre” är svår att planera utifrån. Skriv i stället exempelvis vilken sysselsättningsgrad du önskar, från vilket datum den ska gälla och om du har ett önskemål om arbetstidens förläggning. Arbetsgivaren kan behöva ta ställning till om önskemålet fungerar med verksamhetens behov, särskilt när ledigheten inte är lagreglerad.

Vad bör du och arbetsgivaren komma överens om?

När en frivillig tjänstledighet beviljas är det klokt att dokumentera villkoren. Själva ansökan visar vad den anställde begärt, men ett beslut eller en separat överenskommelse visar vad arbetsgivaren faktiskt har godkänt. Detta är särskilt viktigt om ledigheten avviker från den ursprungliga ansökan.

• Ledighetens start- och slutdatum.
• Om ledigheten är hel eller delvis.
• Om ledigheten är obetald och hur löneavdrag ska hanteras.
• Hur semester, förmåner och annan ersättning påverkas enligt tillämpliga regler och avtal.
• Om och hur perioden kan förlängas eller förkortas.
• Vilken tjänst eller vilka arbetsuppgifter den anställde återgår till, när detta är relevant.
• Vem som ska kontaktas vid förändrade planer.

Förmåner och försäkringsskydd kan påverkas under en period utan lön. Det kan till exempel gälla tjänstepension, semestervillkor, försäkringar eller ersättningar från socialförsäkringen. Kontrollera vad som gäller enligt anställningsavtal, kollektivavtal och arbetsplatsens rutiner. Information om socialförsäkring finns hos Försäkringskassan.

Arbetsgivarens beslut och dokumentation

Arbetsgivaren bör behandla ansökan skyndsamt och lämna ett tydligt svar. Om ledigheten beviljas bör beslutet ange period, omfattning och eventuella villkor. Om den inte kan beviljas är det bra att arbetsgivaren svarar skriftligt och förklarar om det gäller en frivillig ansökan som verksamheten inte kan tillgodose.

Som arbetsgivare bör du hantera ansökan med respekt för den anställdes integritet. Begär bara uppgifter som behövs för att pröva ansökan och planera arbetet. Förvara dokumentet på ett sätt som begränsar åtkomsten till personer som behöver uppgifterna i sitt arbete.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste problemet är otydliga datum. Ett annat är att den anställde utgår från att tjänstledigheten är godkänd innan arbetsgivaren har fattat beslut. Vid frivillig obetald ledighet bör du inte göra resor, säga upp andra åtaganden eller utebli från jobbet innan du har ett klart besked.

• Att skriva ”under sommaren” i stället för exakta datum.
• Att inte ange om ansökan avser heltid eller deltid.
• Att förväxla semester med tjänstledighet utan lön.
• Att missa regler i kollektivavtal eller särskild lagstiftning.
• Att lämna in ansökan så sent att arbetsgivaren inte kan planera.
• Att sakna skriftlig dokumentation av arbetsgivarens beslut.

Vanliga frågor

Kan arbetsgivaren säga nej till tjänstledighet?

Ja, om ledigheten är frivillig och det inte finns en lag, ett kollektivavtal eller ett anställningsvillkor som ger rätt till den. Vid lagstadgad ledighet gäller i stället reglerna för just den typen av ledighet.

Måste jag berätta varför jag vill vara tjänstledig?

Det beror på situationen. För frivillig ledighet kan arbetsgivaren behöva viss information för att ta ställning. Håll uppgifterna sakliga och lämna normalt inte mer privata detaljer än vad som behövs. Vid lagreglerad ledighet kan särskilda krav gälla.

Får jag lön under tjänstledigheten?

Vanligtvis inte vid obetald tjänstledighet. Men vissa former av ledighet kan innebära rätt till ersättning från annan aktör eller ha särskilda regler. Kontrollera vad som gäller för din typ av ledighet.

Kan jag avbryta tjänstledigheten i förtid?

Det beror på vad som följer av lag, avtal och den överenskommelse du har med arbetsgivaren. Kontakta arbetsgivaren så tidigt som möjligt och försök få en eventuell ändring bekräftad skriftligt.

Hur långt i förväg ska ansökan lämnas?

För olika lagstadgade ledigheter kan det finnas särskilda tidsfrister. Vid frivillig tjänstledighet bör du ansöka så tidigt som möjligt, så att arbetsgivaren kan bedöma och planera för frånvaron.

Räcker det med ett mejl?

Ett mejl kan fungera som skriftlig ansökan om arbetsplatsen accepterar det. En mall ger dock en mer enhetlig struktur och gör det lättare att få med period, omfattning och underskrift. Spara alltid skickat mejl och mottaget beslut.

Källor och referenser

• Riksdagen: lagstiftning om ledighet från anställning, bland annat föräldraledighet och studieledighet.
• Föräldraledighetslagen.
• Lag om arbetstagares rätt till ledighet för utbildning.
• Lag om rätt till ledighet för att bedriva näringsverksamhet.
• Försäkringskassan: information om ersättningar och socialförsäkring vid ledighet.