Utläggsrapport mall – redovisa utlägg tydligt

En utläggsrapport används när en anställd, ägare eller annan person har betalat en företagets kostnad med egna pengar och vill få ersättning. Rapporten samlar uppgifter om varje köp, till exempel datum, vad kostnaden avsåg, belopp, moms och underlag. Den gör det enklare att betala tillbaka rätt belopp och att bokföra kostnaden på ett sätt som går att följa i efterhand.

Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren. Fyll i den digitalt, skriv ut vid behov eller exportera den till PDF eller Word. En genomarbetad rapport minskar risken för frågor från den som ska godkänna utlägget och ger företaget ett bättre underlag för bokföring och arkivering.

Vad är en utläggsrapport?

En utläggsrapport, ibland kallad utläggsblankett eller utläggsredovisning, är ett internt underlag för ersättning av privata utlägg i tjänsten. Den används ofta när medarbetaren har köpt något för verksamheten med eget kort eller kontanter, exempelvis kontorsmaterial, parkering, en mindre arbetsrelaterad kostnad eller en vara som behövdes akut.

Rapporten är inte samma sak som ett kvitto. Kvittot är verifikationen som visar själva köpet. Utläggsrapporten förklarar i stället varför köpet gjordes, vem som har lagt ut pengarna och hur ersättningen ska hanteras. Därför bör kvitton och andra relevanta underlag alltid kopplas till rapporten.

För en arbetsgivare är utläggsrapporten också ett godkännandeunderlag. Den som har rätt att attestera kan kontrollera att kostnaden är verksamhetsrelaterad, rimlig och styrkt innan återbetalning sker.

När ska du använda en utläggsrapport?

Använd rapporten när någon har gjort ett inköp för företagets räkning men använt privata medel. Det gäller oavsett om utlägget ska ersättas via lönen, genom en separat utbetalning eller på annat sätt enligt företagets rutiner.

Vanliga exempel på utlägg

• Kontorsmaterial, arbetsredskap eller mindre förbrukningsvaror.
• Parkering, trängselskatt eller andra kostnader vid tjänsteresa.
• Kollektivtrafik, taxi eller annan resa i tjänsten när privat betalmedel använts.
• Programvara, digitala tjänster eller mindre inköp som godkänts av företaget.
• Representation eller måltider i tjänsten, när företagets riktlinjer följs och deltagare anges.
• Frakt, bud eller andra kostnader som uppstått för verksamheten.

Det är viktigt att skilja på ett utlägg och en kostnadsersättning. Ett utlägg avser normalt en faktisk kostnad som personen har betalat för arbetsgivarens räkning. En kostnadsersättning kan i stället vara ett belopp som betalas för att täcka en kostnad, exempelvis enligt en resepolicy. Hanteringen kan skilja sig beroende på vad ersättningen gäller.

Vilka uppgifter behöver rapporten innehålla?

En bra utläggsrapport ska göra det möjligt för en utomstående att förstå kostnaden utan att behöva gissa. Skriv därför konkret och koppla varje rad till ett kvitto eller annat underlag. Om flera köp redovisas i samma rapport ska varje köp ha en egen rad.

Om inköpet innehåller moms är det klokt att ange momsbeloppet när det framgår av underlaget. Företaget behöver normalt ett fullständigt underlag för att kunna bedöma bokföringen och eventuell momsbehandling. Vid osäkerhet om vilka krav som gäller för verifikationer och underlag kan du läsa vägledning hos Skatteverket.

Så fyller du i mallen steg för steg

Fyll i rapporten så snart som möjligt efter köpet. Då är det lättare att beskriva ändamålet korrekt och mindre risk att kvittot tappas bort. Samla gärna flera mindre utlägg under en period, om arbetsplatsens rutiner tillåter det.

1. Skriv företagets namn, rapportperiod och dina kontaktuppgifter.
2. Notera varje utlägg på en egen rad med köpdatum och tydlig beskrivning.
3. Förklara det affärsmässiga syftet, exempelvis vilken kund, aktivitet eller arbetsuppgift köpet hör till när det är relevant.
4. Ange belopp enligt kvittot och redovisa moms separat om uppgiften finns och ska användas i företagets rutiner.
5. Numrera eller benämn bilagorna och koppla varje kvitto till rätt rad i rapporten.
6. Räkna ihop totalsumman och kontrollera att den stämmer med samtliga underlag.
7. Signera rapporten och lämna den till rätt chef, attestansvarig eller ekonomifunktion.

Praktiskt tips: Skriv inte bara ”material” eller ”resa”. En kort förklaring som ”anteckningsblock till intern utbildning” eller ”parkering vid kundmöte i Göteborg” gör rapporten betydligt lättare att granska.

Kvitton, digitala underlag och saknade verifikationer

Kvittot är normalt det viktigaste underlaget för ett utlägg. Spara därför originalet eller den digitala handling som företagets rutiner kräver. Ett foto eller en inskannad kopia kan vara praktiskt, men företaget behöver ha en tydlig process för hur underlagen tas emot, kontrolleras och arkiveras.

Kontrollera att kvittot går att läsa och att datum, säljare, belopp och vad som köpts framgår. För köp på nätet kan orderbekräftelse, faktura och betalningsbekräftelse tillsammans behövas för att visa hela händelsen. Ett kontoutdrag visar vanligen att en betalning har genomförts, men beskriver inte alltid tillräckligt vad den avser.

Om kvittot saknas

Om ett kvitto har försvunnit bör du informera den som ska godkänna utlägget innan ersättning beslutas. Dokumentera då så mycket som möjligt: datum, säljare, vara eller tjänst, belopp, syfte och varför originalunderlag saknas. Bifoga ett alternativt underlag om det finns, till exempel en orderbekräftelse. Det är arbetsgivaren som får bedöma om utlägget kan godkännas och hur det ska hanteras.

Undvik att skapa egna ersättningskvitton som om de vore butikskvitton. En intern anteckning kan förklara en saknad handling, men ersätter inte utan vidare ett faktiskt underlag från säljaren.

Godkännande, ersättning och bokföring

Företaget bör ha en tydlig attestordning: den som gjort utlägget ska inte ensam godkänna sin egen ersättning. Godkännaren bör kontrollera att kostnaden hör till verksamheten, att belopp och bilagor stämmer och att köpet följer eventuella interna regler om inköp, representation och resor.

När rapporten är godkänd kan företaget ersätta utläggaren enligt sin betalningsrutin. Ersättningen bör kunna kopplas till rapporten, exempelvis genom rapportnummer, period eller en tydlig betalningsreferens. På så sätt går det att följa flödet från inköp och kvitto till godkännande, bokföring och utbetalning.

Hur kostnaden bokförs beror på vad som köpts och på företagets kontoplan. Momshantering kan också vara olika beroende på inköpets art och underlagets innehåll. Den som sköter bokföringen bör därför få rapporten tillsammans med bilagorna, inte bara totalsumman. Information om att driva och administrera företag finns även hos Verksamt.

Särskilt om resor, representation och privata inslag

Vissa typer av utlägg kräver mer information än andra. Vid tjänsteresa kan det behövas uppgift om resans destination, datum, färdsätt och syfte. För representation är det ofta viktigt att anteckna vilka som deltog, vilken organisation externa deltagare företrädde och varför aktiviteten genomfördes.

Om ett inköp både avser privat användning och verksamheten bör den privata delen inte läggas på företagets utläggsrapport. Dela upp kostnaden om det är möjligt och redovisa endast den del som tydligt gäller företaget. Är det oklart om en kostnad ska ersättas, be om ett godkännande innan köpet görs.

• Följ företagets beloppsgränser och inköpsrutiner.
• Beskriv syftet mer utförligt för resor, representation och större inköp.
• Separera privata köp från företagets köp redan vid betalningen när det går.
• Lämna rapporten i tid så att bokföring och uppföljning inte fördröjs.

Vanliga misstag att undvika

Ett vanligt misstag är att lämna in rapporten långt efter inköpet. Då kan både minnet och underlagen ha försämrats. Ett annat är att skriva alltför korta beskrivningar som inte visar varför utlägget behövdes i verksamheten.

Undvik också att slå ihop flera olika köp till en totalsumma utan specifikation. Varje kostnad ska kunna kontrolleras mot ett underlag. Kontrollera även att totalsumman i rapporten stämmer med de belopp som faktiskt begärs i ersättning. Om en arbetsgivare använder särskilda system eller krav på digitala bilagor ska de rutinerna följas även om en mall används som sammanställning.

Så använder du utläggsrapporten på denna sida

Mallen är utformad för att fungera som ett praktiskt underlag för både den som gör utlägget och den som ska granska det. Fyll i uppgifter om utläggare, period, enskilda kostnader, bilagor och totalsumma. Lägg även in information om attest och utbetalning enligt företagets egna rutiner.

Du kan redigera mallen direkt i webbläsaren innan du sparar den. När uppgifterna är klara kan du skriva ut dokumentet eller exportera det till PDF eller Word. Spara alltid rapporten tillsammans med kvitton och övriga underlag enligt företagets dokumenthantering.

Vanliga frågor

Kan en anställd få ersättning utan kvitto?

Det beror på arbetsgivarens rutiner och omständigheterna i det enskilda fallet. Den anställde bör alltid förklara varför kvittot saknas och lämna andra tillgängliga underlag. Arbetsgivaren får sedan bedöma om utlägget kan godkännas och hur det ska dokumenteras.

Vad är skillnaden mellan utläggsrapport och reseräkning?

En utläggsrapport kan användas för många typer av inköp som gjorts med privata pengar. En reseräkning fokuserar vanligen på tjänsteresor och kan innehålla fler reseuppgifter, exempelvis resdatum, resmål, färdsätt och andra ersättningar.

Ska moms alltid skrivas i utläggsrapporten?

Om moms framgår av underlaget är det ofta bra att ange den separat, särskilt när ekonomifunktionen behöver uppgiften för bokföringen. Följ företagets rutiner och lämna alltid med originalkvitto eller annat relevant underlag.

Vem ska attestera en utläggsrapport?

Det styrs av företagets interna regler. Vanligen är det närmaste chef, projektansvarig eller en annan person med rätt att godkänna kostnaden. Personen som själv begär ersättning bör inte ensam attestera sitt eget utlägg.

Hur länge ska utläggsrapporten sparas?

Rapporten och tillhörande underlag är en del av företagets räkenskapsinformation och ska hanteras enligt de regler och rutiner som gäller för företagets bokföring och arkivering. Fråga ekonomiansvarig om du är osäker på företagets process.

Källor och referenser

• Bokföringslagen – regler om räkenskapsinformation och verifikationer.
• Bokföringsnämnden – allmänna råd och vägledning om bokföring.
• Skatteverket – information om företags bokföring, underlag och moms.
• Verksamt – vägledning för företag om administration och ekonomihantering.