Begäran om löneförskott mall – fyll i gratis

Ett löneförskott innebär normalt att en anställd får del av sin intjänade eller kommande lön utbetald före den ordinarie löneutbetalningen. Det kan vara en tillfällig lösning när en medarbetare har ett akut behov, men det bör alltid hanteras tydligt och dokumenteras skriftligt.

Med en begäran om löneförskott mall kan arbetsgivaren fånga upp vilka villkor som gäller: belopp, datum, vilken lön förskottet avser och hur regleringen ska ske. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren och sedan skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word.

Vad är en begäran om löneförskott?

En begäran om löneförskott är ett underlag från en anställd till arbetsgivaren. Den anställde anger att hen önskar få ett visst belopp utbetalat före vanlig lönedag. Arbetsgivaren tar därefter ställning till om begäran ska godkännas och på vilka villkor.

Det är viktigt att skilja på löneförskott och lån. Om utbetalningen avser lön som redan har tjänats in och som annars skulle ha betalats ut senare, är det typiskt sett ett löneförskott. Om den avser ersättning för arbete som ännu inte har utförts kan bedömningen vara mer komplicerad. Formulera därför alltid vad utbetalningen avser.

Löneförskott är vanligen en frivillig möjlighet från arbetsgivarens sida. Den anställde har normalt inte automatiskt rätt att kräva förskott, om inte det följer av anställningsavtal, kollektivavtal eller en särskild överenskommelse.

När kan ett löneförskott vara lämpligt?

En arbetsgivare kan välja att hantera löneförskott i enstaka situationer eller ha en generell intern rutin. Oavsett vilket behöver bedömningen vara saklig och konsekvent. Vissa arbetsplatser har kollektivavtal eller lokala regler som påverkar hanteringen, så kontrollera alltid vad som gäller hos er innan beslut fattas.

Vanliga situationer

• Den anställde har arbetat under en period men ordinarie löneutbetalning ligger längre fram.
• Ett fel i lönehanteringen har medfört att lön inte har betalats ut som planerat.
• Den anställde har en tillfällig ekonomisk situation och arbetsgivaren vill hjälpa till inom ramen för sin policy.
• En nyanställd har arbetat en första period innan första ordinarie löneutbetalningen.

Arbetsgivaren bör undvika muntliga speciallösningar utan dokumentation. Det minskar risken för olika uppfattningar om belopp, återbetalning och skattehantering.

Innan arbetsgivaren godkänner begäran

Beslutet bör grundas på ett kontrollerat underlag. Säkerställ bland annat att beloppet är rimligt i förhållande till den lön som den anställde har tjänat in eller förväntas få, och att det finns utrymme att reglera förskottet på ett tydligt sätt.

Kontrollpunkter för arbetsgivaren

• Kontrollera anställningens omfattning, löneperiod och ordinarie lönedag.
• Fastställ om beloppet gäller redan utfört arbete eller framtida arbete.
• Kontrollera om kollektivavtal, anställningsavtal eller intern policy innehåller regler om förskott.
• Bestäm datum för utbetalning och exakt metod för reglering.
• Stäm av uppgifter med löneadministrationen innan pengar betalas ut.
• Spara den undertecknade överenskommelsen tillsammans med löneunderlaget.

Praktiskt råd: Skriv alltid både beloppet i siffror och bokstäver samt den löneperiod som förskottet ska räknas av från. Då blir det lättare att kontrollera underlaget när lönen ska köras.

Om den anställde vill att ett förskott ska användas till ett särskilt ändamål behöver arbetsgivaren normalt inte efterfråga fler personliga uppgifter än vad som behövs för att bedöma ansökan. Hantera personuppgifter varsamt och begränsa åtkomsten till personer som behöver uppgifterna i sitt arbete.

Så fyller du i mallen steg för steg

Mallen fungerar både som en begäran från den anställde och som en skriftlig bekräftelse när arbetsgivaren har beslutat. Fyll i alla relevanta uppgifter innan båda parter signerar.

1. Ange arbetsgivarens namn och organisationsnummer samt den anställdes namn och personnummer eller annat internt identifieringsuppgift vid behov.
2. Skriv vilket belopp som begärs och vilket datum utbetalningen önskas.
3. Beskriv kort vad beloppet avser, exempelvis lön för en angiven redan arbetad period.
4. Ange om förskottet ska regleras i sin helhet vid nästa lön eller genom flera angivna löneavdrag.
5. Fyll i vad som händer om anställningen upphör innan förskottet har reglerats.
6. Låt behörig företrädare för arbetsgivaren godkänna eller avslå ansökan och signera dokumentet.
7. Ge en kopia till den anställde och spara originalet enligt företagets rutin.

Uppgifter som bör finnas i dokumentet

En bra handling ska vara enkel att förstå även när den läses flera månader senare. Undvik alltför allmänna formuleringar som ”avdrag görs senare”. Ange i stället när och hur regleringen ska ske.

Löneavdrag och reglering av förskottet

Den vanligaste lösningen är att förskottet avräknas vid nästa ordinarie löneutbetalning. Då behöver underlaget vara tillräckligt tydligt för att löneavdelningen ska kunna hantera avdraget korrekt.

En arbetsgivare bör inte utgå från att vilket avdrag som helst kan göras ensidigt från lön. Löneavdrag kan omfattas av regler om kvittning, och situationen kan påverkas av vad parterna har avtalat samt av eventuell facklig reglering. Läs därför igenom villkoren noga och dokumentera den anställdes godkännande när det behövs. Information om lagstiftning finns hos Sveriges riksdag.

Om anställningen upphör

Det är särskilt viktigt att avtala om vad som ska ske om den anställde säger upp sig, blir uppsagd eller annars lämnar anställningen före avräkningen. Dokumentet bör ange att parterna ska stämma av kvarvarande belopp och att reglering ska ske i enlighet med överenskommelsen och tillämpliga regler.

Undvik att formulera en generell rätt för arbetsgivaren att fritt ta hela beloppet från slutlönen. Bedömningen kan bero på omständigheterna och på reglerna om löneavdrag. Vid osäkerhet bör arbetsgivaren ta hjälp av lönekunnig rådgivning eller arbetsgivarorganisation.

Skatt, arbetsgivaravgifter och lönehantering

Ett löneförskott behöver normalt hanteras i löneprocessen. Det är viktigt att löneadministrationen vet om beloppet, vilket datum utbetalningen sker och vilken löneutbetalning som ska innehålla avräkningen. På så sätt kan arbetsgivaren hantera skatteavdrag, arbetsgivaravgifter och redovisning på ett korrekt sätt.

Hur utbetalningen ska registreras kan bero på om den avser redan intjänad lön, vilken löneperiod som används och företagets lönesystem. Kontrollera därför den aktuella vägledningen hos Skatteverket och stäm av med den som ansvarar för företagets löner.

Förskottet bör inte hanteras som en informell privat utbetalning vid sidan av lönerutinerna. En korrekt dokumenterad process hjälper både arbetsgivaren och den anställde att förstå nettobelopp, skatteavdrag och kommande avräkning.

Skapa en tydlig rutin på arbetsplatsen

För små företag kan en enkel rutin räcka långt. Bestäm vem som tar emot ansökningar, vem som får godkänna dem och hur snabbt löneadministrationen måste få underlaget. En tydlig rutin minskar risken för att två personer lämnar olika besked.

Exempel på intern rutin

• Ansökan lämnas skriftligt till närmaste chef eller utsedd löneansvarig.
• Chef kontrollerar villkor och lämnar ett skriftligt beslut.
• Löneansvarig registrerar den godkända utbetalningen och avräkningen.
• Den undertecknade handlingen arkiveras med relevant löneunderlag.
• Eventuella kvarvarande belopp följs upp vid ändrad anställning eller avslut.

Var också tydlig med att en tidigare godkänd ansökan inte innebär ett löfte om att alla framtida ansökningar kommer att godkännas. Varje situation behöver bedömas utifrån verksamhetens rutiner och den anställdes förutsättningar.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste misstaget är att arbetsgivaren betalar ut pengar snabbt men väntar med dokumentationen. När nästa lön sedan ska beräknas kan uppgifterna saknas eller minnesbilderna skilja sig åt. Fyll i och signera mallen före utbetalningen, eller så snart som möjligt om det handlar om en rättelse av ett lönefel.

Andra återkommande fel är att beloppet inte anges tydligt, att man glömmer skriva vilken löneperiod det gäller eller att avräkningen beskrivs oklart. Det kan också bli problem om den anställde inte får en kopia av den överenskommelse som har ingåtts.

Vanliga frågor

Har en anställd rätt till löneförskott?

Inte automatiskt. Rätten kan följa av avtal, kollektivavtal eller arbetsplatsens egna regler, men annars är det normalt arbetsgivaren som beslutar om förskott ska ges.

Kan arbetsgivaren neka en begäran om löneförskott?

Ja, normalt kan arbetsgivaren neka en begäran om det inte finns en bindande regel eller överenskommelse som ger den anställde rätt till förskott. Beslut bör hanteras sakligt och enligt företagets rutiner.

Ska löneförskott beskattas?

Löneförskott behöver vanligen hanteras inom löneadministrationen. Hur skatteavdrag och redovisning ska göras beror på omständigheterna, så arbetsgivaren bör stämma av med sin lönefunktion och aktuell myndighetsvägledning.

Kan arbetsgivaren dra av förskottet från nästa lön?

Det är vanligt att förskottet räknas av vid nästa lön, men avdraget bör vara tydligt överenskommet och hanteras med hänsyn till reglerna om löneavdrag och kvittning.

Vad händer om den anställde slutar innan förskottet är reglerat?

Parterna bör ha skrivit hur kvarvarande belopp ska hanteras. Arbetsgivaren bör inte göra avdrag från slutlön utan att först kontrollera vilken överenskommelse och vilka regler som gäller i situationen.

Källor och referenser

• Lag (1970:215) om arbetsgivares kvittningsrätt.
• Skatteverket – vägledning om arbetsgivaravgifter och skatteavdrag.
• Riksdagen – svensk författningssamling och gällande lagstiftning.
• Arbetsmiljöverket – information om arbetsgivarens systematiska arbetsmiljöarbete.