Övertidsrapport mall – dokumentera extra arbetstid

En övertidsrapport är ett praktiskt underlag för att dokumentera arbetstid som utförs utöver den ordinarie arbetstiden. Den kan användas av både små företag, arbetsledare och anställda som behöver en tydlig rutin för när extra arbete har utförts, varför det behövdes och hur tiden ska ersättas.

Med en genomarbetad övertidsrapport minskar risken för missförstånd inför lönehantering, kompensationsledighet och uppföljning av arbetstid. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word när uppgifterna är klara.

Vad är en övertidsrapport?

En övertidsrapport är en dokumentation av arbetad tid som ligger utanför den anställdes ordinarie arbetstid. Rapporten kan vara en fristående blankett, ett digitalt formulär eller en del av företagets ordinarie tidrapportering. Syftet är att skapa ett spårbart och begripligt underlag för arbetsgivare och arbetstagare.

Rapporten bör inte blandas ihop med ett arbetsschema. Schemat visar normalt när arbete är planerat, medan övertidsrapporten registrerar arbete som faktiskt har utförts utöver den vanliga arbetstiden. I praktiken kan en rapport även innehålla uppgifter om godkännande i förväg eller i efterhand.

När är rapporten särskilt användbar?

• När en medarbetare arbetar längre än planerat under en arbetsdag.
• När arbete utförs på en ledig dag eller utanför ordinarie pass.
• När en chef behöver attestera extra arbetstid före lönekörning.
• När övertid ska ersättas med pengar eller kompensationsledighet.
• När företaget vill följa upp återkommande arbetstoppar och bemanningsbehov.

En enkel rutin fungerar ofta bäst: medarbetaren registrerar tiden nära inpå arbetstillfället, chefen kontrollerar uppgifterna och löneunderlaget sparas enligt företagets rutiner.

Övertid, mertid och annan extra arbetstid

Det är viktigt att använda rätt begrepp. Övertid avser normalt arbete som en heltidsanställd utför utöver sin ordinarie arbetstid. Mertid används ofta för extra tid som en deltidsanställd arbetar utöver sitt avtalade arbetstidsmått, men innan arbetet når nivån för en heltidsanställning. Vilken ersättning som gäller beror ofta på anställningsavtal och kollektivavtal.

Arbetstidslagen innehåller grundläggande regler om bland annat arbetstid, övertid och vila. Samtidigt kan kollektivavtal innehålla regler som ersätter eller kompletterar lagens bestämmelser. Läs därför företagets kollektivavtal och interna arbetstidsrutiner tillsammans med gällande lagstiftning hos Riksdagen innan ni bestämmer hur rapportering och ersättning ska hanteras.

Vilka uppgifter ska finnas med?

En övertidsrapport ska vara tillräckligt detaljerad för att kunna kontrolleras i efterhand, men inte mer komplicerad än att den används i vardagen. Lägg tyngdpunkten på faktiska tider, vilken typ av extra arbete som utförts och vem som godkänt det.

Grunduppgifter i rapporten

• Företagets namn och, vid behov, avdelning eller arbetsplats.
• Den anställdes namn och anställningsnummer om det används internt.
• Datum och veckodag för arbetstillfället.
• Ordinarie arbetstid enligt schema eller överenskommelse.
• Faktisk start- och sluttid för det extra arbetet.
• Rast eller andra obetalda avbrott.
• Beräknat antal timmar och minuter.
• Orsak till arbetet samt kort beskrivning av arbetsuppgiften.
• Uppgift om tiden var beordrad, godkänd i förväg eller anmäld i efterhand.
• Önskad eller beslutad hantering: lön, kompensationsledighet eller annan överenskommelse.

Undvik att lämna tider oklara. Skriv exempelvis 18.00–20.15 i stället för ”cirka två timmar”. Om det finns en rast ska den anges separat, så att den arbetade tiden blir korrekt.

Så fyller du i en övertidsrapport

Fyll i rapporten så snart som möjligt efter arbetspasset. Då är det enklare att komma ihåg exakta tider, avbrott och vad som gjorde att arbetet behövde utföras. Om arbetsplatsen har en rutin för förhandsgodkännande bör den följas även när arbetet är brådskande.

1. Skriv in företagets uppgifter, den anställdes namn och den aktuella perioden.
2. Ange datum, ordinarie arbetstid och den faktiska tiden för extra arbete.
3. Notera eventuell rast och räkna fram den sammanlagda extra arbetstiden.
4. Beskriv kort orsaken, exempelvis driftstörning, kundmöte, inventering eller akut arbetsuppgift.
5. Markera om arbetet godkänts i förväg, beordrats eller rapporteras i efterhand.
6. Ange hur tiden ska hanteras enligt arbetsplatsens regler.
7. Låt ansvarig chef kontrollera och attestera rapporten.
8. Lämna rapporten till den som hanterar lön eller spara den i det system företaget använder.

Praktiskt tips: Registrera starttid, sluttid och rast direkt samma dag. En kort och konkret beskrivning av orsaken gör rapporten lättare att attestera och att följa upp senare.

Godkännande och attest

En signatur eller elektronisk attest gör det tydligt att uppgifterna har kontrollerats. Det är klokt att bestämma vem som får godkänna övertid och om godkännande ska ske före arbetet, efter arbetet eller i båda stegen. Detta är särskilt viktigt när flera chefer delar på personalansvaret.

Attest innebär inte automatiskt att ersättningen är fastställd. Lönehanteringen behöver fortfarande följa det som gäller för den anställde, till exempel anställningsavtal, kollektivavtal, arbetsschema och företagets interna rutiner. Rapporten är främst ett underlag som visar vilken tid som arbetats och hur den har kontrollerats.

Exempel på intern rutin

En mindre verksamhet kan låta medarbetaren skicka in rapporten veckovis, medan chefen attesterar senast före löneunderlagets interna stoppdatum. En verksamhet med skiftarbete kan i stället ha daglig registrering. Det viktiga är att rutinen är känd, konsekvent och möjlig att följa.

Ersättning eller kompensationsledighet

Hur extra arbetstid ersätts beror på vad som har avtalats. I många verksamheter regleras övertidsersättning, mertidsersättning och kompensationsledighet i kollektivavtal. Om kollektivavtal saknas behöver arbetsgivaren och den anställde utgå från anställningsavtalet och den överenskommelse som gäller mellan parterna.

Övertidsrapporten bör därför ha ett fält där det framgår om tiden ska hanteras som kontant ersättning, kompensationsledighet eller enligt annan överenskommelse. Skriv inte in egna ersättningsnivåer i rapporten om de inte redan är bestämda i relevanta villkor.

För företagare kan information och stöd kring arbetsgivarfrågor vara en bra utgångspunkt hos Verksamt. Vid osäkerhet om villkor bör ni även kontrollera aktuellt kollektivavtal eller ta rådgivning från er arbetsgivarorganisation, fackliga motpart eller annan sakkunnig.

Arbetstid, vila och uppföljning

En övertidsrapport är inte bara ett löneunderlag. Den kan också hjälpa arbetsgivaren att upptäcka om arbetsbelastningen blir för hög eller om bemanningen behöver ändras. Återkommande övertid inom samma arbetsområde kan vara en signal om att planering, resurser eller arbetssätt behöver ses över.

Företaget behöver också beakta regler och avtal om dygnsvila, veckovila, sammanlagd arbetstid och begränsningar för övertid. Exakta förutsättningar kan skilja sig mellan verksamheter och avtal. En rapport bör därför granskas tillsammans med schema och övrig arbetstidsregistrering, inte isolerat.

Följ upp rapporterna regelbundet

En månadsvis genomgång kan bland annat visa vilka avdelningar som har mest extra arbete, vilka orsaker som återkommer och om vissa tidpunkter skapar problem. Gör uppföljningen på gruppnivå när det är möjligt och behandla personuppgifter varsamt.

Personuppgifter och säker hantering

Övertidsrapporter innehåller normalt personuppgifter, till exempel namn, arbetade tider och ibland uppgifter om arbetsuppgifter. Samla bara in det som behövs för administration, uppföljning och lönehantering. Begränsa åtkomsten till personer som behöver uppgifterna i sitt arbete.

Bestäm också var rapporterna ska sparas, hur länge de ska bevaras enligt företagets behov och skyldigheter, samt hur de ska raderas eller gallras när de inte längre behövs. Undvik att skicka känsliga uppgifter i oskyddade kanaler. Om rapporten innehåller information som kan vara känslig bör arbetsuppgiften beskrivas på en saklig och begränsad nivå.

Anpassa mallen till er arbetsplats

Den redigerbara övertidsrapporten på denna sida är ett grunddokument. Anpassa den efter företagets faktiska arbetssätt innan den börjar användas. Ett mindre företag kan klara sig med en sida per månad och anställd, medan en verksamhet med många pass kan behöva en rapport per arbetstillfälle.

Överväg att lägga till interna fält för kostnadsställe, projekt, kunduppdrag, löneperiod eller referensnummer. Ta däremot bort fält som ingen använder. En mall som är enkel att fylla i och tydlig att kontrollera ger ofta mer tillförlitliga uppgifter än en alltför detaljerad blankett.

Kontroll före införande

• Stämmer begreppen med ert kollektivavtal eller anställningsavtal?
• Vet personalen när övertid ska godkännas?
• Är ansvarig chef tydligt angiven?
• Fungerar mallen med företagets löneperioder?
• Finns en säker plats för arkivering och åtkomst?

Vanliga frågor

Måste en övertidsrapport skrivas under?

Det finns ingen generell formregel som innebär att just denna typ av rapport alltid måste ha en fysisk underskrift. En signatur eller digital attest är ändå ofta lämplig, eftersom den visar att uppgifterna har kontrollerats. Följ företagets rutiner och de regler som gäller enligt avtal.

Kan en deltidsanställd använda samma mall?

Ja. Mallen kan användas även för deltidsanställda, men markera tydligt om tiden avser mertid eller övertid enligt de villkor som gäller på arbetsplatsen. Skriv också in den avtalade ordinarie arbetstiden för dagen.

Vad gör jag om övertiden inte godkändes i förväg?

Registrera ändå den faktiska tiden och beskriv kort varför arbetet utfördes. Låt chef bedöma rapporten enligt företagets rutin. Om arbetet inte var planerat kan det vara särskilt viktigt att dokumentera omständigheterna sakligt.

Kan arbetsgivaren använda rapporten som löneunderlag?

Ja, om rapporten innehåller de uppgifter som löneadministrationen behöver och har kontrollerats enligt företagets rutin. Kontrollera dock alltid hur ersättning och eventuell kompensationsledighet ska beräknas enligt relevanta villkor.

Hur länge ska övertidsrapporter sparas?

Det beror på vilken typ av underlag det är, hur det används i lönehanteringen och vilka regler som gäller för verksamheten. Bestäm en dokumenterad gallringsrutin och säkerställ att bokförings- och arbetsrättsliga krav beaktas där de är aktuella.

Källor och referenser

• Arbetstidslagen (1982:673).
• Riksdagen – lagar och författningar om arbetstid.
• Arbetsmiljöverket – vägledning om arbetstid och arbetsmiljö.
• Verksamt – information för företag om att vara arbetsgivare.
• Dataskyddsförordningen (GDPR) och nationella regler om personuppgifter.