Kravbrev mall – gratis brev för att kräva betalning

Ett kravbrev är ett tydligt skriftligt besked till den som inte har betalat en faktura, ett lån eller en annan förfallen skuld. Brevet sammanfattar vad som ska betalas, varför beloppet krävs och när betalningen senast ska vara framme. För många privatpersoner och småföretag är ett sakligt kravbrev ett effektivt första steg innan ärendet behöver drivas vidare.

På den här sidan finns en kravbrev mall som du kan redigera direkt i webbläsaren. Anpassa uppgifterna efter ditt ärende, skriv ut brevet eller exportera det till PDF eller Word. Mallen fungerar både när du kräver betalning av en kund och när du som privatperson behöver påminna någon om en obetald skuld.

När är det lämpligt att skicka ett kravbrev?

Du kan skicka ett kravbrev när en betalning har förfallit och fortfarande inte kommit in. Det kan gälla en faktura för varor eller tjänster, en överenskommen återbetalning mellan privatpersoner, hyra av lös egendom eller en annan fordran där betalningsskyldigheten går att förklara och styrka.

Ofta är det klokt att börja med en vänlig betalningspåminnelse. Om den inte ger resultat kan ett kravbrev markera att du förväntar dig betalning inom en bestämd tid och att du annars överväger nästa åtgärd. Ett kravbrev är dock inte samma sak som ett inkassokrav. Inkassoverksamhet omfattas av särskilda regler, och ett dokument bör inte beskrivas som inkassokrav om det inte faktiskt uppfyller förutsättningarna för det.

Vanliga situationer

• En kund har inte betalat en förfallen faktura.
• En privatperson har inte återbetalat pengar enligt en överenskommelse.
• Ersättning för utfört arbete har inte betalats enligt avtal.
• En betalare har fått påminnelse men inte hört av sig eller betalat.
• Det finns flera obetalda fakturor som behöver specificeras samlat.

Skicka inte ett kravbrev för ett belopp som du vet är felaktigt eller som motparten har invänt mot på befogade grunder. Utred först vad ni faktiskt avtalat och om exempelvis en reklamation, ett avdrag eller en kvittning påverkar fordran.

Vad ska ett kravbrev innehålla?

Ett kravbrev ska vara lätt att förstå och möjligt att kontrollera i efterhand. Mottagaren ska snabbt kunna se vem som kräver betalning, vilket underlag kravet bygger på, hur stort beloppet är och hur betalning ska ske. Undvik hotfulla formuleringar och håll dig till konkreta uppgifter.

Beskriv grunden utan onödiga detaljer

Skriv till exempel att kravet avser faktura 1042 daterad ett visst datum, med en ursprunglig förfallodag. Om det gäller en privat skuld kan du ange att beloppet avser ett lån eller utlägg enligt er överenskommelse och när överenskommelsen träffades. Bifoga gärna en kopia av fakturan, avtalet eller annan relevant handling om den inte redan finns hos mottagaren.

Om du tar upp ränta eller avgifter måste du kunna förklara varför de tas ut och hur de har beräknats. Skriv inte in schablonmässiga tillägg utan stöd. För fordringar mellan näringsidkare och konsumenter kan olika regler gälla beroende på situationen. Läs aktuell lagtext via Riksdagens information om lagar och författningar om du behöver kontrollera reglerna.

Bestäm en rimlig sista betalningsdag

Ge mottagaren en tydlig och rimlig möjlighet att betala eller kontakta dig. Ange ett konkret datum i stället för enbart uttryck som ”omgående”. En kortare frist kan vara rimlig när betalaren redan har fått faktura och påminnelse, medan en längre frist kan vara lämplig om underlaget är omfattande eller om parterna behöver reda ut en invändning.

Skriv också vad mottagaren ska göra om kravet är fel. Be personen eller företaget att kontakta dig skriftligen och ange vilken del som bestrids och varför. Det minskar risken för missförstånd och skapar dokumentation.

Praktiskt tips: Skicka kravbrevet på ett sätt som går att dokumentera. Spara en kopia av brevet, bilagorna, datumet då det skickades och eventuella svar. Den dokumentationen är värdefull om ärendet senare behöver prövas.

Så använder du en kravbrev mall

Börja med att samla ditt underlag innan du fyller i brevet. Kontrollera fakturabelopp, tidigare betalningar, rätt mottagare och rätt betalningsuppgifter. Om flera fakturor är obetalda är det ofta tydligast att ange varje faktura separat i en bilaga eller i en punktlista.

1. Kontrollera att skulden har förfallit och att beloppet stämmer.
2. Fyll i dina och mottagarens fullständiga kontaktuppgifter.
3. Beskriv vad kravet avser och ange fakturanummer eller annan referens.
4. Redovisa huvudbelopp och eventuella tillägg var för sig.
5. Ange en konkret sista betalningsdag och tydliga betalningsuppgifter.
6. Uppmana mottagaren att kontakta dig skriftligen vid invändning.
7. Spara en kopia och dokumentera hur brevet skickades.

Undvik att ändra i sådant som gör kravet otydligt, exempelvis genom att bara ange ett totalsaldo utan förklaring. En genomarbetad mall hjälper mottagaren att kontrollera uppgifterna och ökar chansen att betalningen kommer utan ytterligare åtgärder.

Ränta, avgifter och kostnader

Huvudregeln är att du bara bör kräva det som du har rätt till. Huvudbeloppet är den ursprungliga skulden. Utöver detta kan ränta eller avgifter i vissa fall vara aktuella, men bedömningen beror bland annat på vad som avtalats, vilken typ av fordran det är och när betalningsskyldigheten inträdde.

Om du begär ränta bör du ange räntesats, från vilket datum räntan beräknas och vilket belopp den beräknas på. Om du inte är säker på om ränta eller avgift kan tas ut, är det säkrare att begränsa brevet till huvudbeloppet eller kontrollera reglerna innan du skickar det. Felaktiga tillägg kan skapa en tvist och försvåra en snabb lösning.

Håll beloppen transparenta

• Huvudbelopp: den obetalda fakturan eller skulden.
• Ränta: ange grund, period och beräkningssätt om ränta krävs.
• Avgift: ange endast avgifter som du har stöd för att ta ut.
• Delbetalningar: dra av mottagna betalningar och visa återstående belopp.
• Totalt att betala: summera tydligt på brevet.

Företag som regelbundet hanterar förfallna fordringar kan behöva fasta rutiner för fakturering, påminnelser och krav. Vid osäkerhet kring administrativa skyldigheter och företagsrutiner kan information på Verksamt för företagare vara en bra utgångspunkt.

Om mottagaren bestrider kravet

En invändning betyder inte automatiskt att kravet saknar grund. Däremot ska du ta invändningen på allvar. Be om ett skriftligt svar om det inte redan finns, läs igenom underlagen och kontrollera om det finns något som behöver rättas. Det kan till exempel handla om fel fakturabelopp, fel mottagare, en tidigare betalning eller en tjänst som mottagaren anser inte levererats enligt överenskommelsen.

Försök i första hand att reda ut frågan direkt. Om ni kommer överens om en justering eller avbetalning bör den dokumenteras skriftligen. Driv inte vidare ett uppenbart felaktigt belopp. Om du fortfarande anser att kravet är riktigt behöver du bedöma vilken fortsatt åtgärd som är lämplig utifrån beloppet, bevisningen och risken för tvist.

Om betalning uteblir efter kravbrevet

Om mottagaren inte betalar eller svarar kan du överväga nästa steg. Vilken åtgärd som är lämplig beror på om det gäller en privatperson eller ett företag, om kravet är ostridigt och vilket underlag du har. En ansökan om betalningsföreläggande hos Kronofogden kan i vissa fall vara en väg för ett penningkrav, men det är viktigt att uppgifterna är korrekta och att du förstår följderna om motparten bestrider.

Om kravet bestrids kan frågan behöva lösas genom förhandling eller domstolsprövning. Rättsprocesser kan medföra kostnader, och det är klokt att väga den ekonomiska nyttan mot kostnader och tidsåtgång. Spara därför alltid avtal, fakturor, leveransunderlag, meddelanden och bevis på vad som har betalats.

Skillnaden mellan påminnelse, kravbrev och inkasso

Orden används ibland omväxlande, men de fyller olika funktioner. En betalningspåminnelse är normalt en första uppmaning efter förfallodagen. Ett kravbrev är ett mer tydligt och formaliserat krav där du sammanfattar fordran och sätter en ny betalningsfrist. Inkasso är en mer reglerad indrivningsåtgärd och bör hanteras med särskild försiktighet.

För ett mindre företag kan en enkel ordning vara att först skicka faktura, sedan påminnelse och därefter kravbrev. Anpassa alltid rutinen till ert avtal och till om det finns en faktisk invändning. Målet bör vara att få en korrekt betalning, inte att använda brevet som påtryckning i en oklar tvist.

Vanliga frågor

Måste jag skicka en betalningspåminnelse före kravbrevet?

Nej, det finns inte alltid ett krav på att en påminnelse måste skickas först. I praktiken är det ofta klokt eftersom betalningen kan ha missats av misstag. Kontrollera samtidigt vad som står i ert avtal och på fakturan.

Kan en privatperson skicka ett kravbrev?

Ja. En privatperson kan använda ett kravbrev för att begära betalning av exempelvis ett lån, ett utlägg eller en annan dokumenterad skuld. Beskriv tydligt vad fordran avser och håll tonen saklig.

Hur lång betalningsfrist ska jag ge?

Det finns ingen enda frist som passar alla situationer. Välj ett tydligt datum och ge mottagaren rimlig tid att betala eller höra av sig. Ta hänsyn till om personen redan fått faktura och påminnelse.

Kan jag kräva ränta i mitt kravbrev?

Det kan vara möjligt i vissa situationer, men det beror på avtalet och reglerna för just fordran. Om du tar upp ränta ska du kunna ange grunden, räntesatsen och beräkningsperioden korrekt.

Vad gör jag om mottagaren säger att kravet är fel?

Be om en skriftlig förklaring och kontrollera ditt underlag. Försök lösa sakfrågan innan du går vidare. Om kravet är tvistigt bör du inte behandla det som om betalningsskyldigheten vore helt okontroversiell.

Kan jag använda mallen för flera obetalda fakturor?

Ja. Ange varje faktura med nummer, datum och belopp, antingen i brevet eller i en bifogad specifikation. Mottagaren ska kunna se hur totalsumman har räknats fram.

Källor och referenser

• Räntelagen (1975:635).
• Inkassolagen (1974:182).
• Lag (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m.
• Kronofogden – information om betalningsföreläggande.
• Konsumentverket och Hallå konsument – vägledning om fakturor och betalning.