Begäran om återbetalning av deposition – gratis mall

När ett hyresförhållande avslutas ska en deposition normalt återbetalas när hyresvärden har fått möjlighet att kontrollera bostaden och räkna av eventuella befogade, dokumenterade krav. Om pengarna dröjer kan en skriftlig begäran om återbetalning av deposition göra situationen tydlig och skapa ett viktigt underlag för fortsatt kontakt eller en tvist.

Här får du praktisk vägledning om vad du bör kontrollera, hur du formulerar ditt krav och vilka nästa steg som kan vara aktuella. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word.

När behöver du skicka en begäran?

En begäran passar när du har flyttat ut, lämnat tillbaka nycklarna och hyresvärden inte har återbetalat depositionen inom den tid ni avtalat om. Den är också användbar om hyresvärden behåller hela eller delar av beloppet utan att tydligt förklara varför.

Depositioner förekommer ofta vid uthyrning av privatbostad, andrahandsuthyrning, inneboendeavtal och lokalhyra. Vad som gäller beror främst på det avtal ni har ingått. Läs därför alltid hyresavtalet noga: där kan det finnas en bestämd tidpunkt för återbetalning, villkor för avräkning och regler om besiktning.

En deposition är inte en fri reserv för hyresvärden

En deposition kan vara tänkt som säkerhet för exempelvis obetald hyra, skador som hyresgästen ansvarar för eller andra avtalade kostnader. Det betyder inte att hyresvärden utan vidare får behålla pengar för normalt slitage, oklara påståenden eller kostnader som saknar koppling till hyresgästens ansvar.

Om hyresvärden anser att ett avdrag ska göras bör du be om en skriftlig specifikation. Be att få veta vilket belopp som hålls inne, vad kravet avser och vilket underlag som finns, till exempel foton, besiktningsprotokoll, fakturor eller kvitton.

Kontrollera avtalet och samla underlag

Innan du skickar brevet är det klokt att ordna dokumentationen. Ett väl underbyggt krav gör det enklare för hyresvärden att ta ställning och stärker din position om frågan går vidare.

• Hyresavtalet och eventuella tilläggsavtal.
• Kvitto, kontoutdrag eller annan bekräftelse på att depositionen betalades.
• Uppsägning, överenskommelse om utflyttning eller annan uppgift om när avtalet upphörde.
• Foton och filmer från inflyttning och utflyttning.
• Besiktningsprotokoll, nyckelkvitto och meddelanden mellan parterna.
• Uppgifter om konto dit återbetalningen ska göras.

Spara kopior av allt du skickar. Skicka gärna brevet på ett sätt som går att följa upp, exempelvis via e-post med en tydlig ämnesrad eller med brev där du behåller en kopia. Om ni tidigare har kommunicerat i en viss kanal kan det vara praktiskt att använda samma kanal och samtidigt spara skärmdumpar eller e-postmeddelanden.

Vad ska en tydlig begäran innehålla?

Brevet ska vara sakligt, konkret och enkelt att besvara. Undvik anklagelser och fokusera på uppgifter som går att kontrollera. Ange beloppet du begär, varför du anser att det ska återbetalas och när du vill ha betalningen.

Begär en specifikation vid påstådda avdrag

Om hyresvärden redan har meddelat att pengar ska behållas, skriv att du vill ha en specificerad redovisning. Be om en förklaring till varje post och underlag som visar kostnaden. Om du accepterar en del av ett avdrag kan du samtidigt kräva att resterande, ostridiga del av depositionen betalas ut.

Håll isär det som är ostridigt och det som är tvistigt. Att det finns en diskussion om en mindre kostnad innebär inte automatiskt att hela depositionen behöver hållas inne.

Så använder du mallen steg för steg

Fyll i mallen utifrån ditt eget avtal och den dokumentation du har. Skriv bara sådant du kan stå för och kontrollera datum, belopp och kontouppgifter extra noga.

1. Fyll i hyresvärdens och dina kontaktuppgifter samt datum.
2. Ange bostadens adress och när hyresförhållandet upphörde.
3. Fyll i det depositionsbelopp du betalade och, om möjligt, betalningsdatum.
4. Beskriv kort att bostaden lämnats och att nycklar har återlämnats.
5. Kräv återbetalning och ange ett sista datum för betalning.
6. Skriv konto för utbetalning och be om specifikation om avdrag görs.
7. Spara en kopia och dokumentera när samt hur brevet skickades.

Praktiskt tips: Sätt en rimlig och tydlig betalningsfrist med ett konkret datum. En frist gör att både du och hyresvärden vet när frågan ska vara hanterad och förenklar om du senare behöver visa att du har försökt lösa saken.

Normalt slitage och skador

Vid en bedömning behöver man ofta skilja på normalt slitage och skador. Normalt slitage uppkommer genom vanlig användning över tid, medan en skada kan bero på vårdslöshet, onormal användning eller att något inte har åtgärdats trots att hyresgästen haft ansvar för det.

Bedömningen är alltid beroende av omständigheterna. Bostadens ålder, skick vid inflyttning, hur länge du bott där och vad som dokumenterats kan ha stor betydelse. Hyresvärden kan normalt inte utgå från kostnaden för helt nytt material om det som ersätts redan var gammalt eller slitet.

Besiktning och bevisning

Om det finns ett inflyttningsprotokoll, jämför det med utflyttningsprotokollet. Foton med datum och tydliga motiv kan också vara värdefulla. Om en besiktning hölls, skriv ned vilka som deltog och vad som sades. Har hyresvärden inte lämnat någon dokumentation kan du efterfråga den skriftligt.

För vägledning om boendefrågor och konsumentrelaterade hyressituationer kan du läsa information från Hallå konsument. Vid privatuthyrning och andrahandsuthyrning kan reglerna och formerna skilja sig från ett vanligt förstahandsavtal, vilket gör avtalet särskilt viktigt.

Om hyresvärden inte betalar

Börja i regel med ett sakligt skriftligt krav. Om du inte får svar eller om hyresvärden avvisar ditt krav utan tillräcklig förklaring, kan du skicka en påminnelse. Sammanfatta då vad du tidigare har begärt och bifoga eller hänvisa till underlagen igen.

Om ni inte kommer överens kan du behöva välja väg utifrån tvistens art och belopp. I vissa situationer kan ett betalningsföreläggande vara ett sätt att kräva en klar och förfallen fordran. Om motparten bestrider kravet kan frågan i stället behöva lösas genom förhandling eller prövas i domstol. Läs om alternativ och förfaranden hos Kronofogden innan du går vidare.

Var försiktig med egna avdrag

Har du en pågående hyra eller andra skyldigheter enligt avtalet bör du inte på egen hand räkna av depositionen mot hyran utan en tydlig överenskommelse. Att hålla inne hyra kan få konsekvenser även om du anser att du har rätt till depositionen. Dokumentera i stället ditt krav och sök individuell rådgivning om situationen är komplicerad.

Ton, tidsfrister och kommunikation

En professionell ton ökar chansen att frågan blir löst snabbt. Skriv vad du vill ska hända, inte bara vad som har gått fel. Använd exempelvis formuleringen att du begär återbetalning av depositionen till angivet konto senast ett visst datum.

• Var tydlig med belopp och datum.
• Håll kommunikationen skriftlig när det är möjligt.
• Bekräfta muntliga överenskommelser i ett efterföljande meddelande.
• Undvik att godta avdrag utan att förstå vad de avser.
• Spara underlag även efter att betalning skett.

Om hyresvärden behöver tid för att kontrollera en faktura eller invänta en slutlig kostnad, be om en skriftlig förklaring och en uppskattning av när slutredovisningen kommer. Du kan också fråga om den del av depositionen som inte berörs kan betalas ut direkt.

Vanliga frågor

Hur lång tid får hyresvärden hålla depositionen?

Det beror i första hand på vad ni har avtalat och vilka omständigheter som finns efter utflyttning. Om det inte finns något befogat krav eller behov av att invänta underlag bör du be om en förklaring till dröjsmålet och sätta en tydlig frist för återbetalning.

Kan hyresvärden behålla depositionen för normalt slitage?

Normalt slitage är inte automatiskt ett skäl att behålla deposition. Bedömningen beror på avtalet, bostadens skick vid inflyttning och vad som faktiskt har hänt. Be om en skriftlig specifikation om hyresvärden vill göra avdrag.

Vad gör jag om hyresvärden inte svarar?

Skicka en skriftlig påminnelse där du hänvisar till din första begäran och anger en ny, tydlig betalningsfrist. Spara bevis på att meddelandena har skickats. Om svar fortfarande uteblir kan du överväga nästa steg utifrån ditt krav och dina underlag.

Kan jag kräva bara en del av depositionen?

Ja. Om du accepterar ett visst avdrag men anser att resten ska betalas tillbaka kan du ange vilket belopp som är ostridigt och kräva utbetalning av den delen. Be samtidigt om underlag för den del som du inte godtar.

Behöver jag skriva under begäran?

En underskrift är lämplig, särskilt om brevet skickas på papper. Vid e-post bör ditt namn och dina kontaktuppgifter framgå tydligt. Det viktigaste är att mottagaren kan identifiera avsändaren, avtalet och kravet.

Källor och referenser

• Jordabalken (1970:994), regler om hyra.
• Lag (2012:978) om uthyrning av egen bostad.
• Kronofogden, information om betalningsföreläggande.
• Hallå konsument, vägledning i konsumentfrågor och boende.
• Rättegångsbalken (1942:740), regler om tvistemål i domstol.