Överlämningsprotokoll för lägenhet – gratis mall

Ett överlämningsprotokoll för lägenhet är ett praktiskt underlag när en hyresgäst flyttar in eller ut och bostaden lämnas över. Protokollet hjälper parterna att få samma bild av lägenhetens skick, vilka nycklar som har överlämnats och om det finns skador, brister eller frågor som behöver följas upp.

En muntlig genomgång kan vara bra, men ett skriftligt protokoll minskar risken för missförstånd i efterhand. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word. Anpassa den efter just din lägenhet och se till att båda parter får en kopia.

Vad är ett överlämningsprotokoll för lägenhet?

Ett överlämningsprotokoll är en skriftlig sammanställning av vad som händer när en lägenhet byter innehavare eller när hyresvärden tar tillbaka bostaden. Det används oftast vid inflyttning och utflyttning i hyresrätt, men kan också vara värdefullt vid andrahandsuthyrning, inneboende eller överlämning mellan personer inom samma företag eller organisation.

Dokumentet är inte samma sak som ett hyresavtal. Hyresavtalet reglerar rätten att använda bostaden och parternas huvudsakliga villkor. Överlämningsprotokollet dokumenterar i stället det faktiska läget vid ett visst tillfälle: skick, utrustning, nycklar, mätarvärden och överenskomna åtgärder.

Ett väl ifyllt protokoll kan bli viktigt om parterna senare har olika uppfattningar om exempelvis städning, skador eller vad som fanns i lägenheten från början. Det är därför klokt att skriva tydligt, datera dokumentet och komplettera med fotografier.

När bör protokollet användas?

Det bästa tillfället att fylla i protokollet är när lägenheten faktiskt överlämnas. Vid inflyttning bör det ske innan den nya hyresgästen har hunnit flytta in möbler och använda bostaden. Vid utflyttning görs det normalt efter att den avflyttande hyresgästen har tömt och städat lägenheten.

Om en ordinarie hyresvärd genomför en egen besiktning kan den ha egna rutiner och egna blanketter. Be då om en kopia av hyresvärdens besiktningsprotokoll, men använd gärna ett eget överlämningsprotokoll för att dokumentera nycklar, foton och praktiska överenskommelser.

• Vid inflyttning i en hyresrätt för att notera befintliga märken och brister.
• Vid utflyttning för att bekräfta återlämnade nycklar och bostadens skick.
• Vid andrahandsuthyrning mellan förstahandshyresgäst och andrahandshyresgäst.
• När en möblerad lägenhet lämnas över och inventarier behöver dokumenteras.
• När parterna kommer överens om kvarvarande åtgärder, exempelvis en kompletterande städning.

Skillnaden mellan normalt slitage och skada

Vid bedömningen av en lägenhets skick är det viktigt att skilja mellan normalt slitage och sådant som kan vara en skada. Normalt slitage uppkommer genom vanlig användning över tid. Exempel kan vara mindre märken i golv, lätt blekta ytor eller spikhål i rimlig omfattning. En skada kan däremot vara en sprucken ruta, ett hål i en dörr, kraftiga fläckar eller en vitvara som har skadats genom vårdslös hantering.

Bedömningen beror alltid på omständigheterna: bostadens ålder, tidigare skick, hur länge den har använts och vad som faktiskt har hänt. Skriv därför inte bara ”dåligt skick”. Beskriv i stället konkret var något finns, hur det ser ut och gärna hur stort det är. Fotografera översikt och närbild om det behövs.

Hyresfrågor kan regleras av bestämmelser i jordabalkens hyresregler. Du kan läsa lagtext via Riksdagens webbplats. Vid tvist är det ofta bättre att först försöka reda ut vad som dokumenterats och vad som avtalats än att dra slutsatser direkt om ersättningsansvar.

Detta bör stå med i protokollet

Protokollet ska vara tillräckligt detaljerat för att kunna förstås även efter några månader. Samtidigt ska det vara enkelt att fylla i på plats. Utgå från varje rum och dokumentera bara sådant som är relevant. För en möblerad uthyrning bör ni även bifoga eller skriva en separat inventarieförteckning.

Uppgifter om parter och bostad

Fyll i fullständigt namn på den som lämnar över och den som tar emot. Om en förvaltare, en fullmaktshavare eller en anhörig deltar, bör den personens roll noteras. Ange fastighetsadress, lägenhetsnummer och eventuellt objektsnummer om det används av hyresvärden.

Rumsvis dokumentation

Gå igenom hall, kök, badrum, vardagsrum, sovrum, förråd, balkong och eventuella övriga utrymmen. Notera sådant som avviker från ett rent och fungerande normalt skick. Skriv även om ett rum har kontrollerats utan att något särskilt anmärkts, så framgår att det faktiskt ingick i genomgången.

Nycklar, taggar och tillbehör

Räkna alla nycklar tillsammans. Glöm inte postboxnyckel, förrådsnyckel, porttagg, tvättstugebokning, garagebricka, fjärrkontroll till parkering och nycklar till eventuella gemensamma utrymmen. Det är ofta just dessa praktiska detaljer som skapar problem om de inte dokumenteras.

Så genomför ni överlämningen steg för steg

Avsätt tillräckligt med tid och gör genomgången när bostaden är väl upplyst. Om det är möjligt bör båda parter vara på plats. Vid andrahandsuthyrning är det normalt förstahandshyresgästen och andrahandshyresgästen som signerar sin egen överlämning.

1. Ta fram hyresavtal, tidigare protokoll, inventarielista och telefon eller kamera.
2. Kontrollera adress, lägenhetsnummer, datum och vilka personer som är närvarande.
3. Gå metodiskt från rum till rum och notera synliga avvikelser.
4. Testa, när det är rimligt, fasta funktioner som belysning, kranar, spis, kyl, ventilation och lås.
5. Fotografera brister och namnge bilderna så att de kan kopplas till rum och datum.
6. Räkna nycklar, taggar och andra tillträdesmedel tillsammans.
7. Skriv in eventuella överenskomna åtgärder, ansvarig person och tidpunkt för uppföljning.
8. Läs igenom protokollet, signera och dela en komplett kopia med båda parter.

Praktiskt tips: Fotografera varje rum i sin helhet före närbilderna. Då blir det lättare att visa var en eventuell anmärkning hör hemma och hur omfattande den är.

Fotografier, mätarställningar och bilagor

Foton är ett bra komplement, men de ersätter inte ett tydligt protokoll. Skriv i dokumentet vilka bilder som tagits, vilket datum de togs och vad de visar. Ett enkelt sätt är att numrera dem: ”Bild 1–3: kök”, ”Bild 4: repa på sovrumsdörr”. Spara originalfilerna så att datum och bildinformation behålls.

Om lägenheten har individuella mätare eller avläsningar som parterna ansvarar för att rapportera, kan värden noteras i protokollet. Det kan gälla exempelvis el, vatten eller värme, beroende på fastighetens lösning och avtal. Ange alltid vilket mätarnummer eller vilken tjänst uppgiften avser. Skriv inte in mätarvärden om ni inte har kontrollerat att de hör till rätt lägenhet.

Bilagor kan vara särskilt användbara vid möblerad uthyrning. En inventarieförteckning kan innehålla möbler, köksutrustning, elektronik och deras skick. För personuppgifter och kontaktuppgifter bör du hålla dokumentet sakligt och bara samla in sådant som behövs. Vägledning om personuppgiftshantering finns hos Integritetsskyddsmyndigheten.

Överlämning vid andrahandsuthyrning

Vid andrahandsuthyrning är överlämningsprotokollet extra viktigt. Förstahandshyresgästen har ofta ett eget ansvar gentemot hyresvärden, medan andrahandshyresgästen behöver kunna visa vilket skick bostaden hade vid inflyttningen. Ett tydligt protokoll skyddar därför båda sidor.

Kontrollera att villkoren i andrahandsavtalet stämmer med protokollet. Om bostaden hyrs ut möblerad, ange vad som ingår och om något redan är skadat eller saknas. Om parterna avtalar om att städning, mindre reparationer eller återlämning ska hanteras på ett visst sätt, skriv det uttryckligen. Undvik formuleringar som ”allt ska vara okej”; de säger för lite om vad som faktiskt har kontrollerats.

• Kontrollera att den som lämnar ut lägenheten har rätt att göra det.
• Dokumentera om hyran omfattar möbler, el, internet eller andra tjänster.
• Notera om förråd, parkering eller tvättstuga ingår i upplåtelsen.
• Ange hur många nycklar och taggar som lämnas ut och ska återlämnas.
• Bevara protokollet tillsammans med hyresavtalet och bilderna under hela hyrestiden.

Om parterna inte är överens

Ibland vill en part skriva in en anmärkning som den andra inte håller med om. Ta ändå med uppgiften, men skriv tydligt att den är bestridd eller att den ena parten inte delar bedömningen. Båda parter kan sedan signera att protokollet återger deras respektive ståndpunkt, utan att det betyder att de är överens om ansvar eller ersättning.

Undvik att känna dig pressad att skriva under en formulering som du inte förstår eller anser är felaktig. Du kan be om tid att läsa igenom, lägga till en egen kommentar eller ta bilder. Om tvisten rör en hyresfråga kan det vara lämpligt att söka vägledning och försöka nå en saklig överenskommelse. Spara alltid skriftväxling och underlag.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste misstaget är att protokollet fylls i för kortfattat. ”Skada i badrum” hjälper sällan om ingen senare vet vilken skada som avses. Ett annat misstag är att parterna glömmer bort nycklar och digitala tillträdesmedel, eller att bara den ena parten får ett exemplar.

• Att vänta med dokumentationen tills efter inflyttning eller efter att nycklarna lämnats tillbaka.
• Att skriva otydliga ord som ”slitet”, ”smutsigt” eller ”trasigt” utan plats och beskrivning.
• Att underlåta att ange vilka bilder och bilagor som hör till protokollet.
• Att signera utan att läsa igenom de anteckningar som gjorts.
• Att blanda ihop en konstaterad brist med en överenskommelse om vem som ska betala.

Vanliga frågor

Måste man ha ett överlämningsprotokoll för en lägenhet?

Det finns inte alltid ett krav på ett särskilt protokoll, men det är starkt rekommenderat. Ett skriftligt dokument gör det enklare att visa vilket skick lägenheten hade och vad som faktiskt lämnades över.

Vem ska skriva under protokollet?

Den som lämnar över och den som tar emot lägenheten bör skriva under. Om en representant deltar, exempelvis en förvaltare eller fullmaktshavare, bör rollen anges i protokollet.

Kan man använda protokollet vid både inflyttning och utflyttning?

Ja. Samma typ av mall fungerar för båda situationerna, men fyll i tydligt om det gäller inflyttning eller utflyttning. Vid utflyttning kan ni jämföra med ett tidigare inflyttningsprotokoll om det finns.

Gäller ett osignerat protokoll?

Ett osignerat dokument kan fortfarande ha värde som anteckning, särskilt tillsammans med daterade bilder och meddelanden. En underskrift från båda parter ger dock normalt ett tydligare bevisvärde för att genomgången har skett.

Vad gör jag om hyresvärden inte vill skriva under?

Notera datum, vilka som var närvarande och att den andra parten avstod från att signera. Skicka gärna protokollet och bilderna skriftligt efteråt, så att du kan visa vad du dokumenterade och när.

Källor och referenser

• Jordabalken (1970:994), särskilt regler om hyra.
• Riksdagen – Sveriges lagar och författningar.
• Integritetsskyddsmyndigheten – vägledning om personuppgifter.
• Konsumentverket och Hallå konsument – konsumentvägledning om boende och avtal.