Besiktningsprotokoll vid inflyttning – gratis mall

Ett besiktningsprotokoll vid inflyttning är ett praktiskt underlag som visar vilket skick en hyresbostad hade när hyresgästen fick tillträde. Det blir särskilt viktigt när det senare ska bedömas vad som är normalt slitage, vad som var en tidigare skada och vad som eventuellt har uppkommit under hyrestiden.

Genom att gå igenom bostaden noggrant, skriva konkreta anmärkningar och låta både hyresvärd och hyresgäst ta del av protokollet skapas en tydlig gemensam bild. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren och sedan skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word.

Vad är ett besiktningsprotokoll vid inflyttning?

Ett inflyttningsprotokoll är en skriftlig dokumentation av bostadens skick vid starten av ett hyresförhållande. Det kan användas för en hyresrätt, en uthyrd villa, ett rum eller annan bostad som hyrs ut. Protokollet omfattar normalt både bostadens ytskikt och utrustning som hör till boendet.

En besiktning vid inflyttning är inte bara en kontroll av större fel. Små skador kan få stor betydelse vid avflyttning om parterna senare har olika minnesbilder. Notera därför exempelvis repor i golv, märken på väggar, sprickor i kakel, skador på köksluckor, trasiga uttag, fläckar, brister i städningen och saknade tillbehör.

Dokumentet är ett bevisunderlag, men det ersätter inte hyresavtalet. Hyresavtalet reglerar villkoren för uthyrningen, medan protokollet beskriver bostadens faktiska skick vid ett bestämt tillfälle.

Varför bör både hyresgäst och hyresvärd använda protokollet?

Vid inflyttning ligger fokus ofta på nycklar, flyttkartonger och praktiska frågor. Just därför är det lätt att skjuta upp kontrollen av bostaden. Men om en skada upptäcks senare kan det bli svårt att visa om den fanns från början.

Ett väl ifyllt protokoll kan minska risken för missförstånd och tvister. Det skyddar inte bara hyresvärden utan även hyresgästen. Hyresgästen kan dokumentera redan befintliga brister, och hyresvärden får en ordnad utgångspunkt för kommande underhåll och en eventuell utflyttningsbesiktning.

• Hyresgästen får ett underlag som visar tidigare skador och brister.
• Hyresvärden får dokumentation av bostadens skick vid tillträdet.
• Parterna kan tydligare skilja normalt slitage från nya skador.
• Fel som behöver åtgärdas kan beskrivas och följas upp.
• En framtida avflyttningsbesiktning blir enklare att jämföra med inflyttningen.

När ska inflyttningsbesiktningen göras?

Besiktningen bör göras så nära tillträdesdagen som möjligt, helst innan hyresgästen flyttar in möbler och börjar använda bostaden. Då är det lättare att se skador och att fotografera rum, ytor och installationer utan hinder.

Om hyresgästen får protokollet från hyresvärden efter tillträdet bör det läsas igenom utan dröjsmål. Finns brister som saknas i protokollet bör hyresgästen meddela hyresvärden skriftligt och spara en kopia av meddelandet. En skriftlig komplettering, med datum och bilder, är ofta betydligt bättre än en muntlig uppgift långt senare.

Praktiskt tips: Skriv vad du ser, inte bara att något är “dåligt”. Anteckna exempelvis “repa cirka 20 cm vid balkongdörren” i stället för “skadat golv”. Det gör protokollet lättare att förstå och jämföra senare.

Så genomför du en systematisk besiktning

Gå metodiskt från rum till rum. Börja gärna vid entrén och följ bostaden i samma ordning som i protokollet. Kontrollera både synliga ytor och sådant som fungerar eller inte fungerar, till exempel dörrar, vitvaror, blandare, eluttag och ventilation.

1. Fyll i bostadens adress, lägenhetsnummer, datum och parternas kontaktuppgifter.
2. Notera antal utlämnade nycklar, taggar, garageöppnare och andra tillträdesmedel.
3. Kontrollera varje rum: tak, väggar, golv, fönster, dörrar, fasta skåp och belysning.
4. Testa rimligen åtkomlig utrustning, exempelvis spis, kyl, frys, fläkt, kranar, toalett och eluttag.
5. Skriv anmärkningar konkret och ange var skadan eller bristen finns.
6. Fotografera sådant som är skadat, ovanligt slitet eller behöver åtgärdas.
7. Ange vem som ansvarar för åtgärd och, om det är överenskommet, när uppföljning ska ske.
8. Låt båda parter signera och behåll varsin kopia av den färdiga handlingen.

Besiktningen behöver vara saklig. Undvik formuleringar som förutsätter vem som bär ansvar för en gammal skada. Fokusera i stället på hur bostaden faktiskt ser ut och vad som har konstaterats vid tillfället.

Vad ska dokumenteras i varje rum?

Hur detaljerat protokollet bör vara beror på bostadens skick och typ. En nyproducerad lägenhet kan kräva noggrann dokumentation av mindre märken, medan en äldre bostad ofta har fler befintliga spår av användning. Målet är inte att skriva allt, utan att tydligt fånga relevanta avvikelser och funktionella brister.

För kök och badrum är det bra att skilja på kosmetiska märken och sådant som påverkar funktionen. En liten repa behöver kanske inte åtgärdas, medan ett läckage, en trasig blandare eller en apparat som inte fungerar bör beskrivas direkt och meddelas hyresvärden.

Nycklar, utrustning och tillbehör

Glöm inte sådant som inte sitter fast i bostaden. Ange exempelvis antal nycklar och taggar, om det finns tvättstugebricka, postboxnyckel, källarnyckel, parkeringsbricka eller fjärrkontroll. Om bostaden hyrs ut möblerad bör inventarier dokumenteras separat och så detaljerat som möjligt.

Foton som komplement

Foton är ett komplement till, inte en ersättning för, en skriftlig anteckning. Döp eller numrera bilderna så att de kan kopplas till rätt punkt i protokollet. Ta gärna både en översiktsbild som visar platsen och en närbild som visar själva skadan.

Skillnaden mellan normalt slitage och skada

Normalt slitage uppkommer genom vanlig användning av en bostad över tid. Exakt bedömning beror på omständigheterna, bostadens ålder och hur länge den använts. En mindre mattning av golv eller ett visst slitage på målade ytor kan vara normalt, medan exempelvis hål, kraftiga fläckar, trasiga delar eller skador som beror på vårdslöshet kan bedömas annorlunda.

Det är därför inflyttningsprotokollet är så viktigt: det visar vad som redan var slitet eller skadat. För hyresrätt finns regler om parternas ansvar i jordabalkens bestämmelser om hyra. Den som vill läsa lagtext kan använda Riksdagens lagdatabas för att hitta gällande regler.

Undvik att skriva att hyresgästen “godkänner” ansvar för sådant som redan är noterat i protokollet. Protokollets huvuduppgift är att beskriva nuläget, inte att ändra ansvarsfördelningen enligt hyresavtalet eller gällande regler.

Om parterna inte är överens

Ibland vill hyresgästen få med en anmärkning som hyresvärden inte delar, eller så bedömer parterna ett fel på olika sätt. Då bör anteckningen ändå dokumenteras sakligt. Skriv exempelvis “hyresgästen uppger att…” eller “parterna har olika uppfattning om…”. Ingen ska känna sig tvungen att underteckna en formulering som inte stämmer.

Det går också att skriva under protokollet med en tydlig reservation eller bifoga en separat komplettering. Spara alltid meddelanden, bilder och den version som båda parter fått. Om det senare uppstår en tvist kan vägledning om hyresfrågor och tvistelösning sökas hos Sveriges Domstolar.

• Anteckna oenigheten i direkt anslutning till den aktuella punkten.
• Beskriv observationen utan värdeladdade ord.
• Bifoga daterade bilder eller annan relevant dokumentation.
• Skicka en kopia av kompletteringen skriftligt till motparten.
• Spara originalet och all kommunikation på ett säkert ställe.

Så använder du mallen på denna sida

Mallen är utformad för att användas som ett gemensamt besiktningsprotokoll vid inflyttning. Börja med uppgifter om bostaden och parterna. Fortsätt sedan rum för rum och fyll i både anmärkningar och eventuella åtgärder. Anpassa rubrikerna om bostaden har exempelvis balkong, förråd, garageplats eller särskild utrustning.

Du kan redigera dokumentet direkt i webbläsaren. När uppgifterna är klara kan du skriva ut protokollet eller exportera det till PDF eller Word. Kontrollera före signering att alla sidor finns med, att bilagor är namngivna och att båda parter får samma slutliga version.

Vanliga frågor

Måste en inflyttningsbesiktning göras?

Det är mycket klokt att göra en besiktning, även om den praktiska hanteringen kan variera mellan olika hyresvärdar och uthyrningar. Ett skriftligt protokoll minskar osäkerheten om bostadens skick vid tillträdet.

Kan jag fylla i protokollet själv som hyresgäst?

Ja. Om hyresvärden inte erbjuder en gemensam besiktning bör du själv dokumentera bostadens skick, ta foton och skicka dina anmärkningar skriftligt till hyresvärden. Be om bekräftelse på att meddelandet mottagits.

Ska båda parter skriva under?

Ja, det är bäst att både hyresvärd och hyresgäst skriver under. Då visar signaturerna att parterna har tagit del av protokollet. Om någon inte vill skriva under bör det noteras tillsammans med skälet, om det är känt.

Hur många bilder bör jag ta?

Ta tillräckligt många för att tydligt visa varje anmärkning. För en skada är det ofta bra med en bild som visar var i rummet den finns och en närbild som visar detaljerna.

Kan ett protokoll ändras efter signering?

Ja, om parterna kommer överens om en komplettering. Datera kompletteringen, beskriv vad som ändras och låt båda parter godkänna eller ta del av den. Spara den tillsammans med originalprotokollet.

Vad gör jag om jag upptäcker ett fel efter inflyttning?

Meddela hyresvärden skriftligt så snart som möjligt. Beskriv felet konkret, ange när det upptäcktes och bifoga bilder om det är relevant. Spara en kopia av din anmälan.

Källor och referenser

• Jordabalken (1970:994), 12 kap. om hyra.
• Riksdagen – Sveriges lagar och gällande lagtext.
• Hyresnämnden – information om hyresfrågor och medling.
• Konsumentverket – vägledning vid boende och avtal för konsumenter.