Besiktningsprotokoll vid utflyttning – gratis mall

Ett besiktningsprotokoll vid utflyttning är ett praktiskt underlag när en hyresgäst lämnar en bostad. Protokollet beskriver hur lägenheten, eventuella förråd och tillhörande utrustning ser ut vid avflyttningen. Det minskar risken för missförstånd om städning, skador, nycklar och sådant som behöver åtgärdas.

På denna sida finns en mall som kan redigeras direkt i webbläsaren. Du kan fylla i uppgifterna tillsammans med den andra parten, skriva ut dokumentet eller exportera det till PDF eller Word. Mallen fungerar både för hyresvärdar och hyresgäster som vill ha en tydlig dokumentation av utflyttningen.

Vad är ett besiktningsprotokoll vid utflyttning?

Ett besiktningsprotokoll vid utflyttning, ibland kallat avflyttningsprotokoll eller utflyttningsbesiktning, är en skriftlig genomgång av bostadens skick när hyresgästen flyttar ut. I protokollet noteras iakttagelser rum för rum, tillsammans med uppgifter om städning, tillbehör, nycklar och eventuella bilder.

Dokumentet är inte en dom i en tvist och ersätter inte annan bevisning. Det är däremot ett viktigt underlag om parterna senare har olika uppfattningar om vad som fanns i bostaden, när en skada upptäcktes eller om städningen var godtagbar.

En utflyttningsbesiktning genomförs ofta nära inpå att hyresgästen lämnar tillbaka lägenheten. För bästa bevisvärde bör båda parter få möjlighet att närvara, läsa igenom uppgifterna och skriva under. Om någon inte deltar bör det framgå av protokollet.

När bör besiktningen genomföras?

Planera besiktningen så att bostaden är tömd och städad, men innan nycklarna lämnas över slutligt. Då går det att kontrollera bostaden i det skick som den lämnas i. Tidpunkten bör dokumenteras med datum och klockslag.

Hyresgästen bör fråga hyresvärden i god tid om hur och när besiktningen sker. Hyresvärden bör å sin sida lämna tydliga instruktioner om exempelvis återlämning av taggar, garageöppnare, tvättbokningscylindrar och nycklar till förråd eller postfack.

Förberedelser för hyresgästen

• Töm bostaden, förrådet, balkongen och andra utrymmen som ingår i uthyrningen.
• Städa noggrant, inklusive vitvaror, golvbrunnar, skåp, fönster och fast inredning.
• Ta egna bilder eller filmer av varje rum efter städningen.
• Samla alla nycklar, taggar, fjärrkontroller och andra tillbehör.
• Ta fram tidigare inflyttningsprotokoll och eventuell skriftlig kontakt om skador eller åtgärder.

Förberedelser för hyresvärden

• Ha tillgång till tidigare besiktningsprotokoll, om det finns.
• Kontrollera vilka utrymmen och vilken utrustning som omfattas av hyresavtalet.
• Avsätt tillräckligt med tid för en systematisk genomgång.
• Dokumentera objektivt och konkret, utan svepande värdeomdömen.
• Notera om hyresgästen närvarar, avstår från att närvara eller inte har kunnat nås.

Normalt slitage eller skada?

En viktig fråga vid utflyttning är skillnaden mellan normalt slitage och skador som kan behöva ersättas. Bedömningen beror på bostadens ålder, skick vid inflyttning, hur länge den varit uthyrd och vad som faktiskt har hänt. Normalt slitage kan uppkomma genom vanlig användning över tid. Exempel kan vara lättare märken på golv, blekning av ytskikt eller normalt åldrande av material.

En skada kan däremot handla om exempelvis hål, sprickor, brännmärken, onormalt kraftigt slitage, trasiga delar eller åverkan som inte följer av vanligt boende. Det räcker inte att en yta är gammal eller använd för att en hyresgäst ska bli ansvarig för kostnaden.

Hyresregler finns i jordabalkens regler om hyra. Läs lagtexten via Riksdagens information om lagar och regler om du behöver kontrollera den rättsliga utgångspunkten. Vid en oenighet är det klokt att först försöka reda ut vilka iakttagelser som är ostridiga och vilken dokumentation som finns från in- och utflyttning.

Praktiskt tips: Skriv vad du faktiskt ser, inte bara slutsatsen. Ange exempelvis “tre borrhål i sovrumsvägg vid dörren” i stället för “skadad vägg”. Komplettera gärna med bildnummer och datum.

Så fyller du i protokollet steg för steg

En bra mall gör det möjligt att dokumentera samma typer av uppgifter varje gång. Använd tydliga beskrivningar och lämna inte viktiga rutor tomma om de är relevanta. Om inget avvikande upptäcks kan du skriva “inga anmärkningar” i stället för att lämna uppgiften oklar.

1. Fyll i bostadens adress, lägenhetsnummer, hyresvärd, hyresgäst och datum för besiktningen.
2. Anteckna vilka som närvarar och om någon part har fått kallelse men inte deltar.
3. Gå igenom varje rum i tur och ordning: väggar, tak, golv, fönster, dörrar, fast inredning och utrustning.
4. Kontrollera kök, badrum, vitvaror, ventilation, förråd, balkong och andra tillhörande ytor.
5. Notera städningens skick och ange konkreta brister om sådana finns.
6. Räkna samtliga nycklar och tillbehör som lämnas tillbaka.
7. Numrera bilder och skriv in bildhänvisningar vid respektive anmärkning.
8. Läs igenom protokollet före underskrift och ge båda parter en kopia.

Uppgifter som bör finnas med

Protokollet behöver inte vara komplicerat, men det ska vara tillräckligt detaljerat för att kunna förstås i efterhand. Följande översikt visar vanliga delar i ett besiktningsprotokoll vid utflyttning.

Dokumentera rum för rum

En genomgång rum för rum ger bäst struktur. Beskriv var en anmärkning finns, vad den består av och hur omfattande den verkar vara. Om en uppgift är osäker kan det också noteras, exempelvis att en funktion inte kunde kontrolleras vid tillfället.

Entré, hall och vardagsrum

Kontrollera golv, väggar, tak, garderober, innerdörrar, eluttag och fönster. Notera synliga märken, hål, sprickor eller lös inredning. Kontrollera även om hyresgästen har lämnat kvar egendom.

Kök

Kontrollera skåp, lådor, bänkskivor, spis, ugn, fläkt, kyl, frys och diskbänk. Skriv inte bara att köket är “smutsigt”; ange i stället var rengöring behövs och vad som syns. Om vitvaror inte fungerar bör observationen beskrivas utan att på förhand fastställa orsaken.

Badrum och toalett

Kontrollera ytskikt, porslin, blandare, golvbrunn, badrumsskåp och synliga fogar. Var försiktig med att dra slutsatser om fukt- eller vattenskador enbart från en okulär kontroll. Notera vad som syns och låt vid behov en fackperson utreda vidare.

Städning, egendom och nycklar

Flyttstädning är ofta en återkommande fråga. Protokollet bör därför ha en egen del för städningen. Ange vilka ytor som granskats och vilka konkreta brister som finns. Det underlättar om en eventuell kompletterande städning behöver diskuteras.

Notera även kvarlämnade saker. Beskriv egendomen och var den finns, men hantera den inte på ett sätt som strider mot regler eller överenskommelser. Om hyresvärden behöver vägledning om hantering av en tvist eller ett krav kan information från Sveriges Domstolar vara en relevant utgångspunkt.

Vid nyckelöverlämning bör man räkna varje typ av nyckel och tillbehör separat. En muntlig uppgift om att allt är återlämnat är sämre än en skriftlig notering med antal. Skriv också om nycklarna lämnades vid besiktningen eller på annat sätt.

Om parterna inte är överens

Det är vanligt att en hyresgäst och hyresvärd tolkar bostadens skick olika. En underskrift på ett protokoll bör därför inte användas för att skapa oklarhet. Om en part inte delar en uppfattning kan det anges direkt i protokollet, exempelvis: “Hyresgästen delar inte bedömningen av anmärkning 4.”

Undvik att skriva under en formulering som du inte förstår eller accepterar. Du kan be om att få lägga till en kommentar, ta egna bilder och begära en kopia. Hyresvärden bör på motsvarande sätt dokumentera om hyresgästen inte vill skriva under eller lämnar besiktningen innan den avslutats.

En underskrift visar i första hand att protokollet har tagits del av. Om parterna vill reglera betalning, ersättningsansvar eller en särskild uppgörelse bör det göras tydligt i ett separat skriftligt underlag eller i en mycket klart formulerad överenskommelse.

Vanliga frågor

Måste hyresgästen vara med vid utflyttningsbesiktningen?

Det är starkt rekommenderat att hyresgästen får möjlighet att närvara. Då kan frågor besvaras direkt och båda parter kan se samma förhållanden. Om hyresgästen inte deltar bör det noteras i protokollet.

Kan hyresvärden kräva ersättning för normalt slitage?

Normalt slitage efter vanlig användning är något annat än en skada. Bedömningen beror på omständigheterna i det enskilda fallet, bland annat bostadens ålder, tidigare skick och hur länge hyresgästen har bott där.

Vad gör jag om jag inte håller med om en anmärkning?

Be att din invändning skrivs in i protokollet och ta egna bilder. Skriv gärna vad du invänder mot och varför. Spara en kopia av protokollet tillsammans med annan dokumentation från in- och utflyttningen.

Ska båda parter skriva under?

Ja, om båda deltar är det bra att båda skriver under och får varsin kopia. Om en part inte vill skriva under kan den andra parten notera detta. Protokollet kan fortfarande vara värdefull dokumentation.

Behöver man fotografera bostaden?

Fotografier är inte alltid nödvändiga, men de är ofta ett bra komplement. Numrera bilderna och koppla dem till rätt rum eller anmärkning i protokollet för att undvika oklarheter.

Källor och referenser

• Jordabalken, 12 kap. om hyra.
• Riksdagen – lagtext och information om svensk lagstiftning.
• Sveriges Domstolar – information om domstolar och tvistemål.
• Konsumentverket och Hallå konsument – vägledning för konsumentfrågor.