Arbetsgivarintyg mall – intyg för a-kassa att fylla i

Ett arbetsgivarintyg är ett underlag som a-kassan använder när den ska bedöma om en person har rätt till arbetslöshetsersättning och hur ersättningen kan beräknas. Intyget fylls normalt i av arbetsgivaren, men den anställde behöver ofta begära in det och kontrollera att uppgifterna är kompletta.

På den här sidan finns en arbetsgivarintyg mall som kan redigeras direkt i webbläsaren. När uppgifterna är ifyllda kan dokumentet skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word. Mallen är ett praktiskt stöd, men a-kassan kan i vissa fall begära sitt eget formulär eller ytterligare uppgifter.

Vad är ett arbetsgivarintyg?

Arbetsgivarintyget beskriver den sökandes anställning och arbete under en relevant period. A-kassan använder uppgifterna tillsammans med annan information för att pröva ersättningen. Det är därför viktigt att intyget bygger på lönesystem, tidrapporter, scheman och andra underlag – inte på uppskattningar.

Intyget är inte samma sak som ett tjänstgöringsintyg eller arbetsbetyg. Ett tjänstgöringsintyg brukar främst bekräfta anställningstid och befattning. Arbetsgivarintyget är mer detaljerat och fokuserar bland annat på arbetad tid, frånvaro, ersättning och hur anställningen avslutades.

När brukar intyget behövas?

Den som blir arbetslös, får färre arbetstimmar eller söker ersättning mellan tidsbegränsade anställningar kan behöva ett arbetsgivarintyg. A-kassan kan även begära intyg från flera arbetsgivare om personen har haft parallella eller på varandra följande anställningar.

• När en anställning har upphört.
• När arbetstiden har minskat väsentligt.
• När en timanställd eller behovsanställd saknar nya arbetspass.
• När a-kassan ber om komplettering från en tidigare arbetsgivare.

Vem ansvarar för att uppgifterna lämnas?

Arbetsgivaren ansvarar för att lämna korrekta uppgifter om anställningen och lönen. Den arbetssökande bör begära intyget skriftligt och ange vilken period a-kassan behöver. Spara gärna en kopia av begäran och den färdiga handlingen.

Om arbetsgivaren är ett bolag bör intyget undertecknas av en person som har behörighet och tillgång till de uppgifter som krävs, exempelvis en chef, löneadministratör eller firmatecknare. För en enskild näringsverksamhet är det normalt företagaren som utfärdar handlingen.

Om du är osäker på vilka uppgifter din a-kassa efterfrågar kan du läsa generell information hos Sveriges a-kassor. Följ alltid den enskilda a-kassans instruktioner om format, period och hur intyget ska skickas in.

Uppgifter som bör finnas med i intyget

Ett användbart arbetsgivarintyg ska göra det möjligt att förstå vad personen faktiskt har arbetat och fått ersättning för. Identifiera därför både arbetstagaren och arbetsgivaren tydligt och ange en kontaktperson som a-kassan kan nå vid frågor.

Arbetstid och anställningsform

Ange om arbetet varit heltid, deltid, intermittent eller tidsbegränsat och beskriv arbetstiden på ett sätt som stämmer med företagets underlag. För en person med oregelbundna pass är det särskilt viktigt att redovisa de faktiska timmarna per redovisningsperiod. Skriv inte en genomsnittlig siffra om den döljer större variationer.

Om personen haft flera roller, arbetat på olika kontrakt eller ändrat sysselsättningsgrad under perioden bör varje ändring förklaras. Lägg till en tydlig notering om vilken period respektive uppgift gäller.

Lön, ersättningar och frånvaro

Redovisa den ersättning som faktiskt betalats ut enligt tillgängliga löneunderlag. Förklara om beloppet innehåller exempelvis provision, OB-tillägg, semesterersättning eller annan ersättning som kan behöva bedömas separat. Det är bättre att specificera än att lämna en klumpsumma utan förklaring.

Frånvaro kan ha flera orsaker. Notera perioder med exempelvis sjukfrånvaro, föräldraledighet, tjänstledighet, permittering eller annan frånvaro, samt om frånvaron varit hel eller partiell. Undvik medicinska detaljer; a-kassan behöver normalt veta period och typ av frånvaro, inte diagnoser.

Så fyller arbetsgivaren i mallen steg för steg

Samla först underlagen. Kontrollera särskilt att datum och timmar överensstämmer mellan anställningsavtal, lönebesked och tidrapportering. Fyll sedan i mallen sakligt och konsekvent.

1. Identifiera den anställde och arbetsgivaren med korrekta kontaktuppgifter.
2. Ange anställningens startdatum, slutdatum eller pågående status samt anställningsform.
3. Redovisa arbetstid period för period utifrån faktiska timmar eller fastställt schema.
4. Ange lön och relevanta tillägg med en kort förklaring av vad beloppen avser.
5. Notera frånvaro och förändringar i arbetstid eller anställning.
6. Beskriv varför anställningen eller arbetet upphörde, utan värderande formuleringar.
7. Granska handlingen, datera den och låt behörig företrädare underteckna.

Praktiskt tips: Bifoga eller ha löneunderlag och tidrapporter lätt tillgängliga. Om a-kassan ställer en följdfråga kan arbetsgivaren då snabbt bekräfta hur en siffra eller en avvikelse har räknats fram.

Hur ska orsaken till att arbetet upphörde anges?

Beskriv orsaken kort, neutralt och sanningsenligt. Det kan exempelvis handla om att en visstidsanställning löpt ut, att en uppsägning skett på grund av arbetsbrist, att arbetstagaren sagt upp sig eller att behovet av extraarbete upphört. A-kassan gör sin egen bedömning av uppgifterna och kan fråga både arbetsgivaren och den sökande om kompletteringar.

Undvik att skriva omdömen, känsliga personuppgifter eller spekulationer. Om det finns en skriftlig överenskommelse om avslut eller en uppsägning kan det vara bra att nämna dokumentets datum och kunna lämna det på begäran. Allmän information om arbetslöshetsförsäkring och regelutveckling finns hos Regeringen.

Skillnaden mellan arbetsgivarintyg och andra dokument

Det är vanligt att blanda ihop flera dokument som arbetsgivaren utfärdar. De fyller olika funktioner och kan behöva upprättas parallellt.

• Arbetsgivarintyg: detaljerat underlag till a-kassan om arbete, tid, ersättning och frånvaro.
• Tjänstgöringsintyg: bekräftar vanligtvis anställningstid, befattning och ibland arbetsuppgifter.
• Arbetsbetyg: innehåller ofta en bedömning eller rekommendation och används främst vid jobbsökande.
• Arbetsgivarutlåtande: kan avse andra situationer, exempelvis försäkring eller myndighetsärenden, och har inte alltid samma innehåll.

Kontrollera alltid vilket dokument som efterfrågas. En a-kassa kan behöva särskilda uppgifter även om den sökande redan har ett tjänstgöringsintyg.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste felet är att intyget lämnas för sent eller är ofullständigt. Ett intyg med saknade timmar, oklara löneuppgifter eller motstridiga datum leder ofta till följdfrågor. Det kan fördröja handläggningen för den arbetssökande.

Kontrollera särskilt detta före underskrift

• Att personnummer, organisationsnummer och kontaktuppgifter är rätt.
• Att varje månad eller annan efterfrågad period är redovisad.
• Att frånvaro och arbetade timmar inte motsäger varandra.
• Att lön och tillägg går att följa tillbaka till löneunderlag.
• Att datum för anställningens avslut stämmer med uppsägning, avtal eller sista arbetsdag.
• Att dokumentet är daterat och undertecknat av rätt person.

Om du behöver rätta ett redan lämnat intyg ska du tydligt ange att det är en rättelse. Förklara vilken uppgift som ändras och varför, samt datera rättelsen. Skicka den sedan enligt a-kassans anvisning.

Personuppgifter och säker hantering

Arbetsgivarintyget innehåller personuppgifter och ibland uppgifter om frånvaro eller ersättning. Hantera därför dokumentet med omsorg. Skicka det genom den kanal som a-kassan eller den berörda personen har anvisat och begränsa åtkomsten internt till dem som behöver uppgifterna för att utföra sitt arbete.

Undvik att dela intyget öppet eller skicka det till fel mottagare. Spara underlag enligt företagets rutiner och tillämpliga regler om bokföring, arbetsgivardokumentation och personuppgiftshantering. Om du är osäker på hur personuppgifter ska hanteras i verksamheten bör du kontrollera era interna riktlinjer.

Vanliga frågor

Måste arbetsgivaren använda just denna mall?

Nej. Mallen fungerar som ett praktiskt underlag, men a-kassan kan kräva ett särskilt formulär eller digital rapportering. Kontrollera därför alltid a-kassans aktuella instruktioner innan intyget lämnas in.

Kan den anställde fylla i arbetsgivarintyget själv?

Den anställde kan hjälpa till med uppgifter och kontrollera informationen, men arbetsgivaren bör ansvara för och bekräfta uppgifter om anställning, arbetstid, lön och frånvaro. Det är arbetsgivarens underlag som ska ligga till grund för intyget.

Vad gör jag om uppgifter saknas i lönesystemet?

Undersök först tidrapporter, scheman, anställningsavtal och tidigare löneunderlag. Om en uppgift fortfarande inte kan fastställas, kontakta a-kassan och förklara vad som saknas i stället för att gissa.

Behövs ett arbetsgivarintyg för varje arbetsgivare?

Ofta ja, om den sökande har arbetat hos flera arbetsgivare under den period som a-kassan vill granska. A-kassan avgör vilka anställningar och perioder som behöver dokumenteras.

Hur snabbt ska intyget lämnas?

Det bör utfärdas så snart arbetsgivaren får begäran och har tillgång till nödvändiga underlag. Ett snabbt och komplett intyg minskar risken för att den arbetssökandes ärende fördröjs.

Källor och referenser

• Lag om arbetslöshetsförsäkring.
• Lag om arbetslöshetskassor.
• Sveriges a-kassor – information om arbetsgivarintyg och a-kassa.
• Regeringen – information om arbetsmarknad och arbetslöshetsförsäkring.
• Integritetsskyddsmyndigheten – vägledning om personuppgifter i arbetslivet.