Löneintyg mall – gratis intyg om lön att fylla i

Ett löneintyg är ett skriftligt underlag där arbetsgivaren bekräftar en persons anställning och lön. Det kan efterfrågas av exempelvis en hyresvärd, bank, myndighet eller annan aktör som behöver bedöma den anställdes ekonomiska förutsättningar. Ett välformulerat intyg minskar risken för följdfrågor och gör uppgifterna enklare att kontrollera.

På den här sidan finns en löneintyg mall som kan redigeras direkt i webbläsaren. När uppgifterna är ifyllda kan dokumentet skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word. Mallen är utformad för att ge ett sakligt och tydligt intyg utan att innehålla mer personinformation än vad mottagaren normalt behöver.

Vad är ett löneintyg?

Ett löneintyg är en arbetsgivares bekräftelse på anställningsförhållandet och den ersättning som gäller för den anställde. Intyget är inte samma sak som en lönespecifikation. En lönespecifikation visar normalt utfallet för en viss löneperiod, med exempelvis skatteavdrag och utbetalning. Löneintyget sammanfattar i stället anställningen och den avtalade eller aktuella lönen.

Dokumentet kan också kallas intyg om lön, arbetsgivarintyg om lön eller anställnings- och löneintyg. Namnet är mindre viktigt än att innehållet är korrekt, daterat och undertecknat av en behörig företrädare för arbetsgivaren.

När används ett löneintyg?

Behovet uppstår ofta när den anställde ska visa sin inkomst i en situation där mottagaren inte har tillgång till arbetsgivarens lönesystem. Vanliga användningsområden är:

• ansökan om hyresbostad eller bostadslån,
• ansökan om visum eller uppehållstillstånd,
• kontakt med myndighet eller försäkringsgivare,
• underlag vid kreditprövning,
• styrkande av inkomst vid en privat eller affärsmässig ansökan.

Fråga gärna mottagaren vilka uppgifter som efterfrågas innan intyget skrivs. Vissa behöver endast månadslön och anställningsform, medan andra även vill se arbetstid, startdatum eller rörliga ersättningar.

Löneintyg, arbetsgivarintyg och lönespecifikation

Det är viktigt att välja rätt dokument. Ett löneintyg är en allmän bekräftelse av lön och anställning. Ett arbetsgivarintyg används främst som underlag i arbetslöshetsförsäkringen och ska normalt fyllas i enligt särskilda krav. En lönespecifikation avser en specifik löneutbetalning.

Använd alltså inte ett allmänt löneintyg som ersättning för ett arbetsgivarintyg när en a-kassa har bett om det senare. Om mottagaren efterfrågar lönebesked kan det också vara bättre att lämna kopior av de specifika lönespecifikationerna än att försöka ersätta dem med ett intyg.

Uppgifter som bör finnas med

Ett löneintyg ska vara tillräckligt konkret för att mottagaren ska kunna förstå vad arbetsgivaren faktiskt intygar. Samtidigt bör innehållet begränsas till sådant som är relevant för ändamålet. Undvik exempelvis personliga omdömen, hälsouppgifter och andra uppgifter som inte behövs.

Arbetsgivarens uppgifter

Ange arbetsgivarens namn, organisationsnummer, adress och kontaktuppgifter. Om arbetsgivaren är ett bolag bör personen som signerar ha rätt att företräda bolaget eller vara behörig att lämna uppgifterna. För mindre verksamheter är det ofta ägaren, vd:n, en chef eller löneansvarig som skriver under.

Den anställdes uppgifter

Normalt räcker namn och personnummer. Om mottagaren inte behöver personnumret kan det vara lämpligt att endast ange födelsedatum eller utelämna identifieringsuppgiften helt. Personuppgifter ska behandlas med omsorg och bara lämnas ut när det finns ett tydligt behov. Läs mer om personuppgiftshantering hos Integritetsskyddsmyndigheten.

Anställning och lön

Beskriv den anställdes befattning, anställningsform och datum då anställningen började. Ange om anställningen är tillsvidare, tidsbegränsad eller en provanställning. Skriv också arbetstid, exempelvis heltid eller deltid med angiven omfattning.

För lönen bör det framgå om beloppet är brutto eller netto. I de flesta sammanhang avses bruttolön före skatt. Om ersättningen består av timlön, fast månadslön, provision eller en kombination ska detta anges tydligt. Är inkomsten rörlig bör intyget förklara vilken period som ligger till grund för en angiven genomsnittlig lön.

Praktiskt tips: Skriv alltid ut både lönebelopp och löneform, exempelvis “fast bruttolön om 32 000 kronor per månad”. Då blir det tydligt att beloppet inte avser utbetald nettolön eller en enstaka löneperiod.

Så fyller du i mallen steg för steg

Kontrollera först vad den som begär intyget faktiskt behöver. Fyll sedan i mallen med aktuella uppgifter från anställningsavtal, lönesystem och eventuell överenskommelse om rörlig ersättning.

1. Fyll i arbetsgivarens företagsnamn, organisationsnummer och kontaktuppgifter.
2. Ange den anställdes namn och den identifieringsuppgift som behövs för ändamålet.
3. Skriv befattning, anställningsform, startdatum och arbetstid.
4. Ange aktuell fast lön före skatt samt eventuell rörlig ersättning på ett förklarande sätt.
5. Beskriv om anställningen pågår och, om den är tidsbegränsad, vilket slutdatum som gäller.
6. Datumstämpla intyget och låt behörig person signera med namn, titel och kontaktuppgifter.
7. Kontrollera stavning, belopp och datum innan intyget lämnas ut.

Mallen på sidan går att fylla i direkt i webbläsaren. När intyget är färdigt kan du exportera det till PDF eller Word, vilket underlättar både digitalt utskick och arkivering.

Hur lön och ersättning ska beskrivas

Den viktigaste uppgiften i intyget är ofta inkomsten. Därför bör formuleringen inte lämna utrymme för osäkerhet. En fast månadslön bör anges som ett belopp per månad före skatt. Vid timanställning behöver timlönen anges och det bör framgå att arbetstid eller inkomst kan variera.

Rörlig ersättning, såsom provision, bonus, ob-tillägg eller övertidsersättning, bör skiljas från den fasta lönen. Om mottagaren behöver en uppskattning av total inkomst kan arbetsgivaren ange ett genomsnitt för en bestämd period och förklara hur perioden har beräknats. Undvik att presentera en osäker framtida bonus som garanterad lön.

• Fast månadslön: ange belopp före skatt per månad.
• Timlön: ange timbelopp och förklara att arbetstid kan variera.
• Provision eller bonus: ange om ersättningen är rörlig och vilken period uppgiften avser.
• Förmåner: ta bara med dem om mottagaren har efterfrågat dem och värdet kan anges på ett tillförlitligt sätt.

Om lönen nyligen har ändrats är det klokt att ange från vilket datum den nya lönen gäller. Det hjälper mottagaren att bedöma om beloppet är aktuellt.

Rättelse, datum och underskrift

Ett löneintyg ska spegla förhållandena när det utfärdas. Datera därför dokumentet samma dag eller nära inpå den dag då uppgifterna kontrolleras. Om något ändras efter utfärdandet, till exempel lön eller anställningsgrad, bör arbetsgivaren utfärda ett nytt intyg i stället för att göra otydliga handskrivna tillägg.

Underskriften bör innehålla signerarens namnförtydligande, titel och kontaktuppgifter. Mottagaren kan då kontakta arbetsgivaren för att verifiera intyget. Digital signering kan fungera om mottagaren accepterar den, men stäm av deras krav i förväg.

Det finns ofta skäl att spara en kopia av det utfärdade intyget tillsammans med uppgift om när och till vem det lämnades. Arbetsgivaren bör dock ha rutiner för att begränsa åtkomsten till personuppgifter och undvika att spara material längre än verksamhetens behov kräver.

Ansvar för korrekta uppgifter

Arbetsgivaren bör bara intyga sådant som kan verifieras genom anställningsavtal, lönesystem eller annan tillförlitlig dokumentation. Felaktiga uppgifter kan få konsekvenser för både den anställde och mottagaren, särskilt om intyget används vid kreditbedömning, myndighetsärende eller bostadsansökan.

Kontrollera alltid om ett särskilt intyg krävs. För vissa myndighetsärenden finns egna blanketter eller instruktioner. Om intyget ska användas i ett ärende hos domstol eller myndighet kan information om processer och handlingar finnas hos Sveriges Domstolar. Vid osäkerhet om en uppgift bör arbetsgivaren hellre förklara begränsningen än att göra ett antagande.

När bör du anpassa mallen?

Grundmallen passar de flesta vanliga situationer, men bör anpassas efter mottagarens krav. En hyresvärd kan exempelvis behöva en enkel bekräftelse på pågående anställning och månadslön. Vid en visumansökan kan mottagaren i stället kräva uppgifter om arbetsgivare, tjänst, anställningsperiod och ledighet.

Tidsbegränsad eller ny anställning

Om anställningen är tidsbegränsad ska slutdatum framgå. Om det finns en avsikt om fortsatt anställning men inget bindande beslut, ska det inte beskrivas som en garanti. Skriv hellre endast de faktiska och beslutade villkoren.

Deltid och varierande arbetstid

För deltidsanställda bör omfattningen anges, exempelvis 75 procent. För behovsanställning eller annan varierande arbetstid kan arbetsgivaren beskriva att arbetet utförs efter behov och, om relevant, redovisa genomsnittlig arbetstid eller inkomst under en tydligt angiven tidigare period.

Vanliga frågor

Vem får skriva ett löneintyg?

Intyget bör skrivas av arbetsgivaren eller en person som har behörighet och tillgång till korrekta löne- och anställningsuppgifter, exempelvis chef, vd eller löneansvarig.

Är löneintyg och arbetsgivarintyg samma sak?

Nej. Ett löneintyg är ett generellt intyg om lön och anställning. Arbetsgivarintyg används normalt i samband med arbetslöshetsersättning och innehåller andra uppgifter.

Ska lönen anges före eller efter skatt?

Normalt anges bruttolön, alltså lön före skatt. Skriv uttryckligen “före skatt” eller “bruttolön” så att mottagaren inte misstolkar beloppet.

Måste löneintyget vara stämplat?

Nej, någon generell stämpel krävs normalt inte. Det viktiga är att intyget är daterat, innehåller kontaktuppgifter och är undertecknat av en behörig person.

Kan arbetsgivaren ange rörlig lön?

Ja. Ange då att ersättningen är rörlig och förklara vilket tidsintervall eller vilket beräkningssätt som ligger bakom beloppet. Skilj den från fast lön.

Hur länge gäller ett löneintyg?

Det finns ingen generell giltighetstid. Många mottagare vill ha ett nyligen utfärdat intyg eftersom lön och anställningsförhållande kan förändras. Fråga mottagaren vilket datumkrav som gäller.

Källor och referenser

• Dataskyddsförordningen (GDPR), regler om behandling av personuppgifter.
• Integritetsskyddsmyndigheten, vägledning om personuppgifter i arbetslivet.
• Riksdagen, lagstiftning och förarbeten om arbetsrätt och dataskydd.
• Arbetsgivarens anställningsavtal, lönesystem och övriga interna underlag.