Rekommendationsbrev mall för arbete – fyll i gratis

Ett rekommendationsbrev för arbete är ett personligt och sakligt brev där en arbetsgivare, chef eller annan person med god kännedom om en medarbetare beskriver personens erfarenhet, arbetsinsats och styrkor. Brevet kan vara ett värdefullt komplement till cv, personligt brev och muntliga referenser när någon söker en ny tjänst.

Den här rekommendationsbrev mallen för arbete är gjord för svenska förhållanden och hjälper dig att formulera ett användbart brev utan överdrifter. Mallen på sidan kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word. Anpassa alltid uppgifterna efter verkliga förhållanden och be den berörda personen att kontrollera personuppgifter och tidsperioder innan brevet lämnas ut.

Vad är ett rekommendationsbrev för arbete?

Ett rekommendationsbrev är ett frivilligt utlåtande om en persons arbete. Det skrivs normalt av en tidigare chef, arbetsgivare, handledare eller uppdragsgivare. Till skillnad från ett arbetsgivarintyg, som ofta fokuserar på anställningstid och arbetad omfattning, har rekommendationsbrevet ett bredare syfte: att ge mottagaren en trovärdig bild av hur personen fungerat i arbetet.

Brevet kan till exempel beskriva ansvar, yrkeskunskap, initiativförmåga, samarbetsförmåga och bemötande. Det kan också förklara vilken roll skribenten haft i relation till personen. Den informationen gör brevet mer användbart, eftersom läsaren kan bedöma hur väl skribenten känner den som rekommenderas.

Rekommendationsbrev, referens och arbetsintyg

Begreppen blandas ofta ihop, men fyller olika funktioner. En referens är vanligen en person som en rekryterare kan kontakta muntligt. Ett arbetsgivarintyg används i andra sammanhang och följer särskilda krav från mottagaren. Ett rekommendationsbrev är däremot en skriftlig rekommendation och kan lämnas med en jobbansökan eller skickas till en arbetsgivare på begäran.

När är brevet användbart?

Rekommendationsbrevet passar särskilt när en person vill ge sin ansökan mer tyngd eller när arbetslivserfarenheten behöver sättas i ett sammanhang. Det kan användas vid byte av bransch, ansökan till en mer kvalificerad tjänst, praktik, konsultuppdrag eller ideellt uppdrag. Ett kort, konkret brev från en relevant person väger ofta tyngre än ett långt brev med allmänna lovord.

Det är vanligt att en medarbetare själv ber sin chef om ett rekommendationsbrev inför avslutad anställning. Arbetsgivaren bör då ta ställning till om den kan lämna en rättvis rekommendation. Om ni saknar tillräcklig kunskap om personens arbete är det bättre att erbjuda ett sakligt tjänstgöringsintyg än att skriva en oprecis rekommendation.

• Vid ansökan till en ny anställning där tidigare ansvar behöver styrkas.
• När en tidsbegränsad anställning, praktik eller ett konsultuppdrag avslutas.
• Vid ansökan till utbildning, traineeprogram eller uppdrag där arbetslivserfarenhet är relevant.
• När en ny arbetsgivare efterfrågar en skriftlig bedömning utöver kontaktbara referenser.
• För egenföretagare som vill få en rekommendation från en tidigare kund eller samarbetspartner.

Vem bör skriva rekommendationsbrevet?

Det bästa är att brevet skrivs av någon som har sett personen arbeta och kan ge relevanta exempel. Oftast är det närmaste chefen, men det kan även vara en arbetsledare, projektledare, handledare eller kund. Skribentens befattning och relation till personen bör alltid framgå. En rekommendation från en chef som följt det dagliga arbetet blir normalt mer trovärdig än en rekommendation från någon med en avlägsen roll.

En kollega kan också lämna en rekommendation, särskilt vid projektarbete eller ideella uppdrag. Då ska det stå tydligt att skribenten varit kollega och i vilket sammanhang samarbetet skett. Undvik att låta någon skriva under ett brev som den personen inte kan stå för.

Praktiskt råd: Beskriv två eller tre konkreta arbetsinsatser i stället för att rada upp många positiva egenskaper. Exempel på ansvar, resultat och samarbete gör rekommendationen både starkare och mer trovärdig.

Så skriver du ett trovärdigt rekommendationsbrev

Ett bra brev är vanligtvis kort, lätt att kontrollera och anpassat till den erfarenhet som faktiskt finns. Skriv på brevpapper om arbetsplatsen använder det, eller ange annars organisationens namn och kontaktuppgifter tydligt. Datum är viktigt eftersom det visar när bedömningen gjordes.

Börja med vem du rekommenderar, vilken anställning eller vilket uppdrag det gäller och under vilken period ni arbetade tillsammans. Fortsätt sedan med personens huvudsakliga arbetsuppgifter och utvalda styrkor. Avsluta med en sammanfattande rekommendation och uppgifter till den som kan svara på frågor.

1. Samla korrekta fakta om namn, arbetsplats, titel, anställningsperiod och arbetsuppgifter.
2. Förklara skribentens roll och hur nära samarbetet varit.
3. Välj de arbetsuppgifter som är mest relevanta för personens fortsatta yrkesliv.
4. Beskriv konkreta exempel på ansvar, kvalitet, samarbete eller problemlösning.
5. Formulera en saklig rekommendation som skribenten kan stå för.
6. Läs igenom brevet, kontrollera kontaktuppgifter och datera innan det undertecknas.

Håll rätt ton

Tonen bör vara positiv men balanserad. Ord som pålitlig, strukturerad och ansvarstagande fungerar bäst när de följs av en kort förklaring. Skriv exempelvis inte bara att personen är serviceinriktad, utan ange att personen bemötte kunder professionellt, följde upp ärenden och samarbetade väl med kollegor.

Undvik spekulationer om hälsa, familj, religion, politiska åsikter eller andra privata förhållanden. Undvik också formuleringar som kan uppfattas som diskriminerande eller onödigt värderande. I rekryteringssammanhang är det viktigt att hålla fokus på sådant som är relevant för arbetet. För vägledning om personuppgifter och integritet kan du läsa hos Integritetsskyddsmyndigheten.

Uppgifter som bör finnas med

Hur detaljerat brevet ska vara beror på situationen, men vissa uppgifter gör dokumentet tydligare och enklare att använda. Håll brevet till en eller två sidor. Ett långt dokument blir inte automatiskt mer övertygande; relevans och konkretion är viktigare.

• Datum och ort.
• Den rekommenderades fullständiga namn.
• Arbetsgivarens eller uppdragsgivarens namn.
• Anställningsperiod eller period för praktik, uppdrag eller samarbete.
• Befattning och centrala arbetsuppgifter.
• Skribentens namn, titel och relation till den rekommenderade.
• Konkreta styrkor och exempel från arbetet.
• En sammanfattande rekommendation.
• Kontaktuppgifter till skribenten, om denne samtycker till att vara kontaktperson.

Personuppgifter och samtycke

Ett rekommendationsbrev innehåller ofta personuppgifter. Begränsa därför innehållet till uppgifter som behövs för ändamålet. Den som rekommenderas bör få läsa brevet innan det används, särskilt om det innehåller detaljer om arbetsinsatser eller projekt. Om brevet ska delas digitalt behöver arbetsgivaren också hantera det på ett lämpligt och säkert sätt.

Det finns ingen generell skyldighet att skriva ett positivt rekommendationsbrev. Om en arbetsgivare går med på att skriva ett brev bör uppgifterna vara sanningsenliga, sakliga och möjliga att förklara. Den som söker arbete bör inte ändra innehållet i ett undertecknat brev utan skribentens godkännande.

Formuleringar som fungerar i praktiken

En bra formulering kopplar egenskapen till en situation. Det går att vara positiv utan att lova mer än man vet. Anpassa orden till bransch och roll: ett brev för en administratör bör lyfta andra saker än ett brev för en hantverkare, butikssäljare eller projektledare.

Exempel på sakliga formuleringar

Du kan skriva att personen självständigt planerade sitt arbete och höll överenskomna tider. Du kan beskriva att personen tog ansvar för kundkontakter, dokumentation eller kvalitetssäkring. Vid samarbetsintensiva roller kan du skriva att personen bidrog till ett respektfullt arbetsklimat och kommunicerade tydligt med kollegor och kunder.

Om du vill nämna resultat, var noga med att de är korrekta och kan sättas i sitt sammanhang. Undvik vaga superlativ som ”den bästa någonsin” om det inte finns tydliga skäl. En återhållsam formulering upplevs ofta som mer tillförlitlig av en rekryterare.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste misstaget är att skriva för generellt. Ett brev som bara innehåller positiva adjektiv ger mottagaren lite att gå på. Ett annat misstag är att blanda in information som saknar betydelse för arbetet eller som personen inte vill att en framtida arbetsgivare ska få.

Kontrollera också att brevet inte förväxlas med ett intyg som mottagaren kräver i ett särskilt format. Om en person exempelvis behöver handlingar för ersättning eller myndighetskontakt kan andra underlag behövas. Information om arbetsgivande och företagsadministration finns hos Verksamt.

• Felaktiga datum, titlar eller namn på arbetsplatsen.
• Påståenden som skribenten inte har egen kunskap om.
• Överdrivna lovord utan konkreta exempel.
• Privata eller känsliga uppgifter som inte är relevanta.
• Avsaknad av datum, avsändare eller kontaktuppgifter.
• Ett brev som undertecknas av fel person eller utan behörig förankring.

Så använder du mallen på sidan

Utgå från mallen och ersätt alla tomma fält med korrekta uppgifter. Du kan lägga till eller ta bort stycken beroende på hur omfattande rekommendationen behöver vara. Läs dokumentet tillsammans med den som ska skriva under innan du använder det.

Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren. När innehållet är klart kan du skriva ut brevet eller exportera det till PDF eller Word. Spara gärna en kopia av den slutliga versionen, särskilt om den lämnas som en del av en jobbansökan. Använd en tydlig filbenämning, till exempel ”Rekommendationsbrev_Förnamn_Efternamn”.

Vanliga frågor

Är ett rekommendationsbrev samma sak som ett arbetsgivarintyg?

Nej. Ett rekommendationsbrev beskriver erfarenhet och lämplighet för arbete, medan ett arbetsgivarintyg normalt har ett annat syfte och innehåller särskilda uppgifter om anställning och arbetad tid.

Måste en arbetsgivare skriva ett rekommendationsbrev?

Det finns normalt ingen allmän skyldighet att lämna en personlig rekommendation. Arbetsgivaren kan däremot i vissa situationer behöva lämna andra typer av intyg. Bedöm alltid vilket dokument som efterfrågas.

Hur långt bör ett rekommendationsbrev vara?

En sida räcker ofta. Brevet bör innehålla tillräckligt med fakta och konkreta exempel för att vara användbart, men utan att upprepa cv:t i detalj.

Kan en kollega skriva ett rekommendationsbrev?

Ja, om kollegan har god kännedom om personens arbete. Brevet bör då tydligt ange att skribenten varit kollega och beskriva i vilket sammanhang ni arbetat tillsammans.

Ska brevet vara undertecknat?

Ja, det bör dateras och undertecknas av den som lämnar rekommendationen. Ange även namnförtydligande, befattning och kontaktuppgifter om skribenten vill kunna kontaktas.

Får jag själv skriva ett utkast?

Du kan föreslå ett utkast för att förenkla för skribenten, men den som undertecknar måste granska texten, ändra vid behov och kunna stå för varje uppgift i brevet.

Källor och referenser

• Dataskyddsförordningen (GDPR).
• Integritetsskyddsmyndigheten – vägledning om personuppgifter i arbetslivet.
• Arbetsmiljöverket – information om arbetsliv och arbetsgivarroll.
• Verksamt – information för den som driver eller företräder företag.