Begäran om rättelse av tjänstgöringsintyg – mall

Har ditt tjänstgöringsintyg fel anställningsdatum, befattning, sysselsättningsgrad eller arbetsuppgifter? Då är det klokt att begära en rättelse skriftligen. Ett korrekt intyg kan vara viktigt när du söker nytt arbete, ansöker om ersättning eller behöver visa din yrkeserfarenhet.

Med mallen på denna sida kan du formulera en tydlig begäran om rättelse av tjänstgöringsintyg. Dokumentet kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word. Anpassa alltid texten efter de uppgifter som faktiskt gäller i din anställning.

När behöver ett tjänstgöringsintyg rättas?

Ett tjänstgöringsintyg beskriver normalt anställningen i sakliga ordalag. Det kan exempelvis innehålla arbetsgivarens och arbetstagarens namn, anställningstid, befattning, omfattning och huvudsakliga arbetsuppgifter. Ibland förekommer fel därför att uppgifter hämtats från ett äldre avtal, ett lönesystem eller en ofullständig personalakt.

Begär rättelse så snart du upptäcker ett fel. Det är vanligen enklare att reda ut uppgifterna medan ansvarig chef, personalhandläggare och underlag fortfarande är tillgängliga. En skriftlig begäran gör också att du kan visa vad du har påtalat och när.

Vanliga fel att uppmärksamma

• Fel start- eller slutdatum för anställningen.
• Felaktig befattning eller yrkestitel.
• Oriktig uppgift om heltid, deltid eller sysselsättningsgrad.
• Väsentliga arbetsuppgifter som saknas eller beskrivs missvisande.
• Fel arbetsplats, bolagsnamn eller organisationsuppgift.
• Stavfel i namn eller annan identitetsuppgift.

Skilj mellan ett sakfel och en formulering som du inte tycker är tillräckligt positiv. Arbetsgivaren bör rätta objektivt felaktiga uppgifter. Däremot kan du normalt inte kräva att ett neutralt tjänstgöringsintyg omformuleras till ett omdöme eller arbetsbetyg.

Skillnaden mellan tjänstgöringsintyg och arbetsgivarintyg

Det är viktigt att begära rätt dokument. Ett tjänstgöringsintyg används ofta som underlag vid jobbsökande och visar vanligtvis vad du har arbetat med och under vilken tid. Ett arbetsgivarintyg är ett särskilt underlag som kan behövas vid ansökan om arbetslöshetsersättning och innehåller uppgifter om bland annat arbete och arbetad tid.

Om du behöver ett intyg för a-kassan ska du därför kontrollera vilken handling som efterfrågas. Information om arbetsgivarintyg och arbetslöshetsförsäkring finns hos Sveriges a-kassor. Om det är tjänstgöringsintyget som innehåller fel bör din begäran tydligt ange att du vill ha just ett rättat tjänstgöringsintyg.

Kontrollera underlaget innan du skickar begäran

En väl underbyggd begäran ökar möjligheten att arbetsgivaren snabbt kan kontrollera och korrigera intyget. Gå igenom det utfärdade intyget rad för rad och jämför med de handlingar som visar vad som överenskommits och faktiskt har gällt.

Samla relevanta dokument

• Anställningsavtal och eventuella tilläggsavtal.
• Lönespecifikationer eller arbetstidsscheman, när de stödjer uppgiften.
• Skriftlig kommunikation om ändrad tjänst, arbetstid eller placering.
• Tidigare korrekta intyg eller arbetsbeskrivningar.
• Det felaktiga tjänstgöringsintyget, gärna med berörda delar markerade.

Skicka inte fler personuppgifter än vad som behövs. Om du bifogar handlingar per e-post bör du tänka på arbetsgivarens rutiner för känsliga eller personliga uppgifter. Arbetsgivare behöver hantera personuppgifter på ett ansvarsfullt sätt; vägledning om dataskydd finns hos Integritetsskyddsmyndigheten.

Så skriver du en tydlig begäran om rättelse

En begäran behöver inte vara lång. Den ska vara saklig, konkret och lätt att handlägga. Beskriv vilket intyg det gäller, vilken uppgift som är fel, vad den korrekta uppgiften bör vara och vilket underlag du hänvisar till. Be därefter om ett nytt eller korrigerat intyg.

1. Ange datumet för intyget och vem som har utfärdat det.
2. Identifiera den felaktiga uppgiften genom att citera eller beskriva den.
3. Skriv vilken uppgift som ska stå i stället.
4. Förklara kort varför uppgiften är fel och hänvisa till relevant underlag.
5. Be om ett rättat tjänstgöringsintyg och ange hur du vill få det skickat.
6. Spara en kopia av din begäran och eventuella bilagor.

Praktiskt tips: Håll tonen neutral även om felet har orsakat problem. En tydlig jämförelse mellan ”uppgift i intyget” och ”korrekt uppgift” gör det enklare för mottagaren att rätta utan onödig korrespondens.

Vilka uppgifter bör stå i mallen?

Mallen innehåller de uppgifter som normalt behövs för att arbetsgivaren ska kunna identifiera ärendet och bedöma din begäran. Du kan ta bort fält som inte passar din situation, men undvik att utelämna den konkreta felaktigheten. En allmän begäran om att ”se över intyget” riskerar att leda till följdfrågor.

Viktiga delar i begäran

Adressaten bör vara den person eller funktion som har utfärdat intyget, exempelvis chef, HR-avdelning eller löneadministration. Ange dina kontaktuppgifter och, om det underlättar, anställningsnummer. Skriv sedan vilket intyg som avses och dess datum.

I huvuddelen beskriver du rättelsen. Om flera uppgifter är fel kan du lista dem var för sig. Avsluta med att be om ett uppdaterat och undertecknat intyg. Sätt gärna ett önskemål om när du behöver svar, men undvik att ange en tidsfrist som du inte kan motivera eller som saknar stöd i er överenskommelse.

Skicka begäran och följ upp på rätt sätt

Skicka begäran på ett sätt som passar arbetsplatsens rutiner. E-post är ofta praktiskt eftersom det ger en tydlig dokumentation, men en arbetsgivare kan också ha en HR-portal eller särskild kontaktväg. Om du överlämnar brevet personligen kan du be om en enkel mottagningsbekräftelse.

Om du inte får svar kan du följa upp skriftligen och hänvisa till din tidigare begäran. Spara både det ursprungliga intyget, begäran, bilagor och svar. Har du fackligt medlemskap kan du ofta få stöd från ditt fackförbund vid oklarheter om intyg eller anställningsuppgifter.

Om arbetsgivaren inte håller med

Be arbetsgivaren att förklara vilken uppgift som ifrågasätts och vilket underlag de bygger sin bedömning på. Kontrollera därefter dina egna handlingar. Ibland handlar oenigheten om hur en arbetsuppgift ska beskrivas, medan datum och anställningsform är lättare att styrka.

Om intyget ska användas i ett specifikt ärende kan du, där det är möjligt, lämna en kort förklaring tillsammans med ditt eget underlag. Försök dock först få till stånd en saklig dialog med arbetsgivaren. Vid en mer omfattande tvist kan facklig rådgivning eller juridisk rådgivning vara lämplig.

Anpassa mallen efter din situation

Den här mallen är utformad för en arbetstagare som vill korrigera ett redan utfärdat tjänstgöringsintyg. Den kan användas både efter att anställningen avslutats och under pågående anställning. Byt ut alla tomma fält och kontrollera att varje uppgift stämmer innan du skickar dokumentet.

På denna sida kan du redigera mallen direkt i webbläsaren. När brevet är färdigt kan du skriva ut det eller exportera det till PDF eller Word. Det är särskilt användbart om du vill spara en version för dina egna handlingar och skicka en annan till arbetsgivaren.

Vanliga frågor

Kan jag kräva att arbetsgivaren rättar ett tjänstgöringsintyg?

Du kan begära att objektivt felaktiga uppgifter rättas och presentera underlag som visar vad som är korrekt. Om arbetsgivaren invänder bör du be om en förklaring och jämföra med avtal, lönespecifikationer och annan dokumentation.

Kan jag begära ett nytt intyg i stället för en rättelse?

Ja. Det är ofta praktiskt att be om ett nytt, komplett och korrekt tjänstgöringsintyg. Då minskar risken att det gamla dokumentet används av misstag eller att ändringar blir otydliga.

Vad gör jag om min befattning är fel i intyget?

Ange både den felaktiga befattningen och den befattning som ska stå i intyget. Bifoga eller hänvisa till anställningsavtal, tilläggsavtal eller annan skriftlig dokumentation som stöder den korrekta titeln.

Behöver jag bifoga alla mina anställningshandlingar?

Nej. Bifoga bara det som är relevant för den uppgift du vill få rättad. Ofta räcker det med ett avtal eller ett tillägg som tydligt visar korrekt datum, titel eller omfattning.

Kan jag be om ett arbetsbetyg samtidigt?

Du kan fråga arbetsgivaren om det, men ett arbetsbetyg och ett tjänstgöringsintyg är olika handlingar. Håll gärna önskemålen åtskilda, så att det framgår exakt vad som ska rättas och vad som eventuellt efterfrågas utöver rättelsen.

Källor och referenser

• Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679.
• Integritetsskyddsmyndigheten, vägledning om behandling av personuppgifter.
• Sveriges a-kassor, information om arbetsgivarintyg.
• Anställningsavtal, tilläggsavtal och arbetsgivarens interna rutiner.