Rekommendationsbrev – gratis mall att fylla i

Ett rekommendationsbrev är en skriftlig rekommendation från exempelvis en chef, arbetsgivare eller uppdragsgivare till en person som söker arbete, praktik, utbildning eller ett nytt uppdrag. Brevet kan ge mottagaren en mer nyanserad bild av personens erfarenhet, arbetssätt och styrkor än ett CV ensamt gör.

En bra rekommendation är konkret, saklig och sanningsenlig. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word. Anpassa alltid innehållet till den aktuella personen och den situation där brevet ska användas.

Vad är ett rekommendationsbrev?

Rekommendationsbrev kallas ibland referensbrev. Det är ett dokument där avsändaren beskriver sin professionella erfarenhet av personen och förklarar varför personen rekommenderas. Brevet är normalt frivilligt och skiljer sig från ett arbetsgivarintyg, som främst ska styrka anställning och arbetad tid för vissa ändamål.

Dokumentet kan användas när en tidigare anställd söker en ny tjänst, när en konsult vill visa omdömen från uppdragsgivare eller när en praktikant behöver ett underlag till en ansökan. Det bör vara tydligt vem som står bakom rekommendationen, vilken relation avsändaren haft till personen och under vilken period samarbetet pågick.

Rekommendationsbrev och referenser

En arbetsgivare kan också lämna muntliga referenser. Ett skriftligt brev ersätter inte alltid ett referenssamtal, men gör det enklare för mottagaren att få en överblick. Den som tar emot brevet kan ändå vilja kontakta avsändaren, så använd korrekta kontaktuppgifter och be om lov innan du delar dem.

När är mallen lämplig att använda?

Mallen passar när en arbetsgivare, chef eller uppdragsgivare vill lämna en professionell rekommendation till en person som avslutat eller håller på att avsluta sitt arbete. Den fungerar både för tillsvidareanställda, visstidsanställda, praktikanter och konsulter, men innehållet behöver anpassas efter relationen.

• En tidigare medarbetare söker nytt arbete och ber om ett skriftligt omdöme.
• En praktikant behöver visa vilka arbetsuppgifter och färdigheter som utvecklats.
• En konsult vill bifoga ett kundomdöme till offert eller presentation.
• En medarbetare söker utbildning eller ett ideellt uppdrag där erfarenhet är relevant.

Skriv inte ett rekommendationsbrev om du saknar tillräcklig egen erfarenhet av personens arbete. Då är det bättre att avstå, eller begränsa brevet till sådant du faktiskt kan intyga, exempelvis roll, tidsperiod och konkreta arbetsuppgifter.

Innehåll som bör finnas med

Ett rekommendationsbrev behöver inte vara långt. Ofta räcker en sida, om den innehåller relevant och verifierbar information. Målet är att hjälpa läsaren att förstå vad personen gjort och hur personen fungerat i arbetet.

Beskriv uppdrag och ansvar konkret

Allmänna formuleringar som att någon är ”duktig” eller ”trevlig” säger sällan mycket. Förklara i stället vad personen gjorde, vilket ansvar personen tog och hur arbetet genomfördes. Välj två till fyra områden som är relevanta för nästa steg.

Om personen exempelvis arbetade i kundtjänst kan du nämna hantering av kundärenden, dokumentation, samarbete med andra funktioner och förmåga att prioritera. Om personen hade en projektroll kan du beskriva planering, samordning, uppföljning eller leverans.

Så skriver du trovärdigt och professionellt

Brevet ska vara personligt men inte privat. Håll en saklig ton och undvik överdrifter. En välgrundad rekommendation får större värde när den innehåller konkreta exempel och en tydlig avgränsning av vad avsändaren själv känner till.

1. Stäm av syftet med personen som begär rekommendationen.
2. Identifiera vilka erfarenheter och egenskaper som är relevanta för mottagaren.
3. Beskriv er yrkesmässiga relation och den aktuella tidsperioden.
4. Lyft konkreta arbetsuppgifter, ansvar och gärna ett eller två exempel på prestationer.
5. Avsluta med en balanserad rekommendation och dina kontaktuppgifter.
6. Läs igenom brevet, kontrollera namn och datum och lämna det först när innehållet är korrekt.

Praktiskt tips: Låt mottagaren av brevet berätta vilken typ av tjänst eller utbildning som är aktuell. Då kan du välja exempel som verkligen stödjer ansökan, utan att skriva sådant du inte själv kan stå för.

Personuppgifter, samtycke och hänsyn

Ett rekommendationsbrev innehåller ofta personuppgifter, exempelvis namn, kontaktuppgifter, anställningsperiod och uppgifter om arbetsinsatser. Var återhållsam med känsliga eller privata uppgifter. Ta inte med information om hälsa, familjeförhållanden, religion, fackligt medlemskap eller andra förhållanden som saknar tydlig relevans.

Stäm gärna av formuleringarna med personen innan brevet lämnas ut, särskilt om det innehåller kontaktuppgifter eller detaljer om prestationer. En arbetsgivare behöver också hantera personuppgifter på ett korrekt sätt. Läs mer om grundläggande regler hos Integritetsskyddsmyndigheten.

Håll dig till sanningen

Du bör endast uttala dig om sådant du själv har grund för. Ett positivt brev behöver inte dölja allt som varit svårt, men det ska inte innehålla nedsättande eller onödigt integritetskänsliga omdömen. Om du inte kan ge en varm rekommendation kan ett neutralt intyg om roll, period och arbetsuppgifter vara ett bättre alternativ.

Skillnaden mellan rekommendationsbrev och andra intyg

Flera dokument kan vara aktuella när en anställning avslutas. De fyller olika funktioner och bör inte blandas ihop. Fråga alltid personen eller mottagaren vilket underlag som efterfrågas.

• Rekommendationsbrev: Ett frivilligt, personligt och professionellt omdöme om personens arbete och lämplighet.
• Tjänstgöringsintyg: Ett sakligt intyg om exempelvis anställningstid, befattning och arbetsuppgifter.
• Arbetsbetyg: Kan innehålla både uppgifter om anställningen och ett omdöme om arbetsinsatsen.
• Arbetsgivarintyg: Används i ett särskilt administrativt sammanhang och ska inte ersättas av ett rekommendationsbrev.

Om det råder osäkerhet om anställningsrelaterade dokument och arbetsgivarens ansvar finns övergripande information för företag på Verksamt. Vid en konkret tvist eller särskilda krav bör ni kontrollera vad som gäller för just er situation.

Anpassa brevet efter mottagaren

Ett generellt brev kan fungera, men blir oftast bättre om det riktas mot det som personen söker. Be om information om tjänsten, utbildningen eller uppdraget och välj relevanta erfarenheter. Det betyder inte att brevet ska upprepa annonsen; det ska visa varför avsändarens erfarenhet av personen är relevant.

Exempel på relevanta fokusområden

För en administrativ tjänst kan struktur, dokumentation och service vara viktiga. För en ledarroll kan du beskriva ansvar, kommunikation och förmåga att skapa framdrift. För ett yrke med kundkontakt kan du lyfta lyhördhet, problemlösning och professionellt bemötande. Om brevet gäller en praktikant är lärförmåga, initiativ och samarbete ofta mer relevant än omfattande resultat.

Undvik att lova att personen passar för en viss roll om du inte har underlag för det. Formulera hellre att personen visat egenskaper som kan vara värdefulla i liknande uppgifter.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste misstaget är att brevet blir för vagt. Ett annat är att det blir för långt och innehåller detaljer som inte hjälper läsaren. Ett rekommendationsbrev ska vara lätt att skumma och samtidigt tillräckligt konkret för att kännas trovärdigt.

• Att använda superlativ utan exempel eller förklaring.
• Att ange felaktiga datum, titlar eller kontaktuppgifter.
• Att ta med privata eller känsliga uppgifter utan behov.
• Att skriva om arbetsinsatser avsändaren inte själv har insyn i.
• Att glömma datum, namnförtydligande eller möjlighet att kontakta avsändaren.
• Att använda samma text för alla personer utan individuell anpassning.

Be gärna en kollega läsa igenom brevet om det är möjligt. Kontrollera särskilt att arbetsuppgifter, tidsperioder och formuleringar överensstämmer med verksamhetens uppgifter.

Så använder du mallen på sidan

Börja med att fylla i avsändarens och mottagarens uppgifter. Anpassa därefter beskrivningen av anställningen eller uppdraget, och välj konkreta exempel som avsändaren kan bekräfta. Mallen är avsedd som ett praktiskt utgångsläge, inte som en automatisk bedömning av en persons kompetens.

Du kan redigera dokumentet direkt i webbläsaren. När texten är klar kan du skriva ut den eller exportera den till PDF eller Word. Spara gärna en kopia av den version som har undertecknats, särskilt om brevet lämnas på begäran av en tidigare medarbetare.

Vanliga frågor

Måste en arbetsgivare skriva ett rekommendationsbrev?

Nej, ett rekommendationsbrev är vanligtvis frivilligt. Om arbetsgivaren inte vill lämna ett omdöme kan det i stället vara möjligt att lämna ett sakligt intyg om anställning, roll och arbetsuppgifter.

Hur långt bör ett rekommendationsbrev vara?

Ofta räcker ungefär en sida. Det viktiga är att brevet är tydligt, konkret och relevant, inte att det är långt.

Kan en kollega skriva ett rekommendationsbrev?

Ja, om kollegan har tillräcklig insyn i personens arbete. Kollegan bör tydligt beskriva sin egen roll och relation till personen, så att mottagaren kan värdera uttalandet.

Ska brevet vara adresserat till en viss arbetsgivare?

Det beror på syftet. Ett riktat brev kan bli mer relevant för en särskild ansökan. Ett allmänt formulerat brev kan användas vid flera ansökningar, men bör ändå vara konkret.

Behövs en underskrift?

En underskrift är lämplig eftersom den visar vem som står bakom innehållet. Ange även namnförtydligande, befattning, verksamhet och kontaktuppgifter.

Kan ett rekommendationsbrev skickas digitalt?

Ja. En PDF är ofta ett praktiskt format. Säkerställ att dokumentet är komplett, att avsändaren är tydligt angiven och att eventuell kontaktinformation är aktuell.

Källor och referenser

• Dataskyddsförordningen (GDPR).
• Integritetsskyddsmyndigheten, vägledning om personuppgifter i arbetslivet.
• Verksamt, information för företag och arbetsgivare.
• Riksdagen, svensk lagstiftning och lagtexter.