Begäran om tjänstgöringsintyg – gratis mall

En begäran om tjänstgöringsintyg är ett enkelt men viktigt underlag när en nuvarande eller tidigare arbetstagare behöver få sin anställning och sina arbetsuppgifter bekräftade. Intyget kan behövas vid jobbsökande, studier, kontakt med myndighet eller för att visa erfarenhet för en ny arbetsgivare.

Med en skriftlig begäran blir det tydligt vem som ber om intyget, vilken anställning begäran gäller och vilka uppgifter som bör tas med. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren och sedan skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word.

Vad är en begäran om tjänstgöringsintyg?

En begäran om tjänstgöringsintyg är ett meddelande från en arbetstagare eller tidigare arbetstagare till arbetsgivaren. Syftet är att be arbetsgivaren att utfärda ett intyg som beskriver anställningen på ett sakligt sätt.

Själva tjänstgöringsintyget är normalt en bekräftelse av faktiska förhållanden. Det brukar ange vem som varit anställd, arbetsgivaren, anställningstid, befattning och huvudsakliga arbetsuppgifter. Ibland kan det även innehålla sysselsättningsgrad, exempelvis heltid eller deltid.

Begäran är inte samma sak som ett tjänstgöringsintyg. Begäran är underlaget som skickas till arbetsgivaren, medan intyget är dokumentet arbetsgivaren utfärdar som svar.

När kan ett tjänstgöringsintyg behövas?

Det finns många situationer där det är värdefullt att kunna visa tidigare eller pågående tjänstgöring. Ett kort, korrekt och neutralt intyg gör det enklare för mottagaren att förstå din erfarenhet.

• Vid ansökan om en ny anställning.
• Vid ansökan till utbildning, praktik eller yrkeslegitimation.
• När en myndighet, försäkringsgivare eller annan organisation efterfrågar anställningsuppgifter.
• När du vill dokumentera arbetslivserfarenhet inför framtida behov.
• Om du byter chef, arbetsplats eller arbetsgivare och vill ha ett intyg medan uppgifterna är lättillgängliga.

För den som fortfarande är anställd kan det vara klokt att formulera begäran sakligt och utan att ange mer om syftet än vad som behövs. Du kan exempelvis skriva att intyget behövs för dina egna handlingar.

Skillnaden mellan tjänstgöringsintyg, arbetsintyg och arbetsgivarintyg

Benämningarna används ibland omväxlande, men de kan avse olika dokument. Klargör därför vad du behöver innan du skickar din begäran. Det minskar risken för att få ett intyg som inte fungerar för det aktuella ändamålet.

Om du behöver ett underlag för arbetslöshetsersättning bör du uttryckligen be om arbetsgivarintyg. Ett vanligt tjänstgöringsintyg ersätter inte nödvändigtvis det underlag som efterfrågas i det sammanhanget.

Uppgifter som bör stå i begäran

En bra begäran är enkel att förstå och lätt för arbetsgivaren att hantera. Den behöver inte vara lång, men den ska innehålla tillräckliga uppgifter för att rätt person ska kunna hitta anställningsuppgifterna.

Identifiera dig och anställningen

Skriv ditt fullständiga namn och kontaktuppgifter. Ange även arbetsplats, befattning eller avdelning om organisationen är stor. Om du har haft flera anställningar hos samma arbetsgivare bör du ange vilken eller vilka perioder som begäran avser.

Beskriv vad intyget ska omfatta

Be om att intyget anger anställningsperiod, befattning, sysselsättningsgrad och huvudsakliga arbetsuppgifter när det är relevant. Du kan även be om en neutral formulering utan omdömen. Om en mottagare har särskilda krav bör du bifoga eller beskriva dem tydligt.

Ange önskat sätt att få intyget

Du kan be att få intyget digitalt, per post eller att hämta det. Kontrollera att den e-postadress eller postadress du lämnar är korrekt. Undvik att skicka fler personuppgifter än vad som behövs.

Praktiskt tips: Be om ett sakligt intyg med tydliga datum och konkreta arbetsuppgifter. Det är oftast mer användbart än ett allmänt hållet dokument när du ska styrka erfarenhet.

Så skriver du och skickar begäran

Den snabbaste vägen är ofta att använda arbetsgivarens vanliga kontaktväg, exempelvis HR, löneadministration eller närmaste chef. Vem som ansvarar kan variera mellan arbetsplatser, så stäm av vid behov.

1. Avgör vilket dokument du faktiskt behöver: tjänstgöringsintyg, arbetsintyg eller arbetsgivarintyg.
2. Samla uppgifter om din anställning, såsom arbetsgivare, avdelning, befattning och anställningsperiod.
3. Fyll i mallen med dina kontaktuppgifter och ange tydligt vad intyget ska innehålla.
4. Skicka begäran till rätt kontaktperson och spara en kopia av meddelandet.
5. Följ upp vänligt om du inte får svar inom rimlig tid eller om intyget saknar väsentliga uppgifter.
6. Granska intyget när du får det och be om rättelse om datum, befattning eller andra sakuppgifter är felaktiga.

Det finns inget krav på att begäran måste skickas i ett särskilt format för att vara tydlig. E-post fungerar ofta bra, men en daterad skriftlig begäran är särskilt lämplig om du vill kunna spara ett ordnat underlag.

Vad bör arbetsgivaren ta med i intyget?

Arbetsgivaren bör hålla tjänstgöringsintyget korrekt, daterat och avgränsat till sådant som kan bekräftas. Det är ofta HR, en chef eller annan behörig företrädare som undertecknar dokumentet.

• Arbetsgivarens namn och gärna organisationsuppgifter.
• Arbetstagarens fullständiga namn.
• Datum eller period för anställningen.
• Befattning eller befattningar.
• Sysselsättningsgrad om den är relevant.
• Övergripande och sakliga arbetsuppgifter.
• Ort, utfärdandedatum, namn och kontaktuppgifter till den som utfärdar intyget.

Arbetsgivaren bör vara noggrann med personuppgifter. Uppgifter i ett intyg ska vara relevanta för ändamålet och hanteras på ett ansvarsfullt sätt. Läs mer hos Integritetsskyddsmyndigheten om skyddet för personuppgifter.

Rättigheter, avtal och god hantering

Vilka skyldigheter en arbetsgivare har att lämna ett visst intyg kan bero på anställningsavtal, kollektivavtal, arbetsplatsens rutiner och omständigheterna i det enskilda fallet. Kontrollera därför vad som gäller på just din arbetsplats.

Har du ett kollektivavtal kan det innehålla regler om intyg och hantering när anställningen avslutas. Du kan också vända dig till facklig organisation om du är medlem, eller till arbetsgivaren för besked om interna rutiner. Offentlig information om arbetsliv och företagande finns även hos Verksamt.

För arbetsgivaren är en tydlig rutin en fördel. Bestäm vem som tar emot förfrågningar, vem som kontrollerar uppgifterna och vem som får underteckna. På så vis minskar risken för fel, onödiga förseningar och spridning av uppgifter till fel mottagare.

Kontrollera intyget innan du använder det

När du har fått intyget bör du läsa det direkt. Små fel kan få betydelse, särskilt om dokumentet används som underlag för en ansökan eller bedömning av erfarenhet.

Kontrollista för arbetstagaren

• Stämmer stavningen av ditt namn?
• Är start- och slutdatum korrekta?
• Är befattningen rätt angiven?
• Beskriver arbetsuppgifterna ditt arbete på ett rättvisande sätt?
• Är sysselsättningsgraden korrekt om den anges?
• Är intyget daterat och undertecknat av en behörig person?

Upptäcker du ett fel bör du be om en korrigerad version och tydligt ange vad som behöver ändras. Spara den slutliga versionen på en säker plats tillsammans med andra anställningshandlingar.

Vanliga frågor

Kan jag begära tjänstgöringsintyg medan jag fortfarande är anställd?

Ja, du kan be arbetsgivaren om ett intyg även under pågående anställning. Formulera begäran neutralt och ange vilka sakuppgifter du vill att intyget ska omfatta.

Måste jag berätta varför jag behöver intyget?

Nej, normalt räcker det att du anger att du önskar ett tjänstgöringsintyg. Om intyget behöver uppfylla särskilda krav kan du dock behöva beskriva vilka uppgifter mottagaren efterfrågar.

Kan arbetsgivaren skriva omdömen i tjänstgöringsintyget?

Det kan förekomma, men ett tjänstgöringsintyg är vanligtvis sakligt och fokuserar på anställning, befattning och arbetsuppgifter. Omdömen eller rekommendationer kan i stället lämnas som referens eller i ett separat arbetsbetyg.

Är tjänstgöringsintyg samma sak som arbetsgivarintyg?

Nej, dokumenten kan ha olika syften. Arbetsgivarintyg används normalt som ett särskilt underlag i arbetslöshetsförsäkringen, medan tjänstgöringsintyg främst beskriver anställning och arbete.

Hur länge bör jag vänta på intyget?

Handläggningstiden kan variera beroende på arbetsplatsens rutiner och behovet av att kontrollera uppgifter. Om du inte fått återkoppling kan du skicka en vänlig påminnelse och ange när du behöver intyget.

Kan jag be om rättelse om intyget innehåller fel?

Ja. Kontakta den som utfärdat intyget, beskriv felet konkret och be om en korrigerad version. Det är särskilt viktigt att datum, befattning och arbetsuppgifter är rätt angivna.

Källor och referenser

• Arbetsmiljölagen och arbetsrättsliga regler, Sveriges riksdag.
• Dataskyddsförordningen (GDPR) och vägledning om personuppgifter, Integritetsskyddsmyndigheten.
• Information om arbetsliv och företagande, Verksamt.
• Kollektivavtal och interna rutiner hos aktuell arbetsgivare.