Förskottsfaktura mall – gratis faktura att fylla i

En förskottsfaktura är en faktura som skickas när du vill få betalt innan du levererar en vara eller påbörjar ett arbete. Den används ofta av små företag, konsulter, hantverkare och säljare som vill minska risken för utebliven betalning eller behöver täcka materialkostnader före ett uppdrag.

Med en tydlig förskottsfaktura mall blir det enklare för kunden att förstå vad betalningen avser, när den ska vara inne och vad som händer därefter. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren och exporteras till PDF eller Word när uppgifterna är klara.

Vad är en förskottsfaktura?

En förskottsfaktura är ett betalningsunderlag för en överenskommen betalning i förväg. Betalningen kan avse hela priset eller bara en del av priset, exempelvis en handpenning, en startavgift eller material som måste köpas in innan arbetet kan utföras.

Begreppet används ibland för flera olika dokument. I praktiken är det viktigt att skilja mellan en vanlig faktura med förskottsvillkor och en proformafaktura. En vanlig förskottsfaktura används när säljaren begär verklig betalning. En proformafaktura är däremot ofta ett informations- eller tullunderlag och är inte alltid ett betalningskrav.

När passar förskottsbetalning?

Förskottsbetalning kan vara rimlig när beställningen är kundanpassad, när säljaren måste lägga ut pengar för material eller när kunden och säljaren inte har en etablerad affärsrelation. Villkoret bör vara överenskommet innan fakturan skickas.

• Du ska beställa material särskilt för kundens uppdrag.
• Varan tillverkas eller anpassas efter kundens önskemål.
• Uppdraget löper över längre tid och delas upp i etapper.
• Du vill ta en startbetalning innan planering eller produktion börjar.
• Kunden har accepterat offert, avtal eller beställningsvillkor med förskottsbetalning.

Kom överens om betalningen innan du fakturerar

En faktura skapar inte i sig ett nytt avtal om förskott. Det säkraste är att pris, omfattning, tidpunkt för betalning och vad som ska levereras anges i en offert, orderbekräftelse eller ett avtal som kunden har accepterat. Då minskar risken för missförstånd om betalningen.

Skriv särskilt tydligt om betalningen avser hela ordern eller endast en del. Om det är en delbetalning bör du ange hur mycket som återstår och när slutbetalningen ska faktureras. Det är också klokt att beskriva om arbetet eller leveransen påbörjas först när betalningen har registrerats.

Praktiskt tips: Skriv alltid vad förskottet avser, till exempel ”50 procent av avtalat pris för webbdesign enligt offert 2024-15”. En sådan rad gör både betalningen och den fortsatta faktureringen lättare att följa.

Uppgifter som bör finnas på fakturan

En förskottsfaktura behöver vara lätt att identifiera och möjlig att koppla till den aktuella affären. Är du momsregistrerad måste fakturan dessutom innehålla de uppgifter som krävs för en korrekt momshantering. Du kan läsa myndighetens vägledning om fakturering och moms hos Skatteverket om du behöver kontrollera aktuella krav.

Använd ett unikt fakturanummer och följ en konsekvent nummerserie. Spara en kopia av fakturan och av underlaget som visar kundens beställning eller godkännande. Det är en viktig del av företagets ordning och dokumentation.

Kontrollera kunduppgifterna

För privatpersoner räcker det ofta med namn och adress, men komplettera vid behov med kundnummer eller referens. För företag bör du normalt ange företagsnamn, adress och organisationsnummer. Om kunden har en beställarreferens, ett projektnummer eller ett ordernummer bör det också stå på fakturan.

Moms vid förskottsbetalning

Förskott och moms kan kräva särskild uppmärksamhet. När en kund betalar i förskott kan tidpunkten för betalningen påverka när momsen ska redovisas. Hanteringen beror bland annat på företagets redovisningsmetod och vilken typ av försäljning det gäller.

Om du lägger moms på förskottsfakturan ska det framgå tydligt vilket belopp som är exklusive moms, vilken momssats som används, momsbeloppet och totalbeloppet inklusive moms. Använd bara den momssats som gäller för just din försäljning. Om försäljningen är momsfri ska du i stället ange skälet till att moms inte tas ut när det krävs.

Har du osäkerhet om bokföring, moms eller om en betalning ska hanteras som förskott bör du stämma av med en redovisningskonsult eller läsa vägledning från Skatteverket. Försök inte lösa osäkerheten genom att bara kalla dokumentet för något annat; innehållet och den faktiska affären är avgörande.

Så fyller du i mallen steg för steg

Fyll i mallen först när kunden har fått tillräcklig information om erbjudandet och betalningsvillkoret. Läs igenom den en sista gång innan du skickar den. En tydlig faktura leder ofta till snabbare betalning och färre frågor.

1. Fyll i säljarens namn, kontaktuppgifter, organisationsnummer och uppgifter för betalning.
2. Ange kundens korrekta namn, adress och eventuell referens eller ordernummer.
3. Ge fakturan ett unikt nummer och fyll i fakturadatum samt förfallodatum.
4. Beskriv vad förskottsbetalningen avser och hänvisa till offert eller avtal om det finns.
5. Fyll i belopp exklusive moms, moms, eventuella rabatter och totalbelopp.
6. Skriv tydligt om förskottet är en delbetalning eller om det omfattar hela priset.
7. Kontrollera alla uppgifter, spara en kopia och skicka fakturan på det sätt ni kommit överens om.

Betalningsvillkor, förfallodatum och påminnelser

Förfallodatumet ska vara tydligt och ge kunden den betalningstid som ni har avtalat. Om ni inte tidigare har bestämt villkoret är det bättre att kontakta kunden än att ensidigt ange ett oväntat kort betalningskrav.

Om betalning uteblir kan du börja med en vänlig påminnelse där du återger fakturanummer, belopp och förfallodatum. Innan du lägger till avgifter eller ränta bör du kontrollera vad som avtalats och vilka regler som gäller för den aktuella kundtypen. Information om hur betalningskrav och ansökan om betalningsföreläggande fungerar finns hos Kronofogden.

Formuleringar som skapar tydlighet

• ”Betalning ska vara oss tillhanda senast [datum].”
• ”Arbetet påbörjas efter registrerad förskottsbetalning.”
• ”Beloppet avser delbetalning om [andel eller belopp] enligt accepterad offert.”
• ”Slutfaktura skickas efter leverans och avräknas med tidigare erlagd förskottsbetalning.”
• ”Ange fakturanummer som meddelande vid betalning.”

Förskott, handpenning och delbetalning

Orden används ibland som om de betydde samma sak, men de kan ha olika funktion i en affär. Ett förskott är vanligtvis betalning före leverans. En delbetalning är en del av det totala priset. Handpenning används ofta som en säkerhet eller bekräftelse vid köp, men dess betydelse beror på vad parterna har avtalat.

Om en betalning ska vara återbetalningsbar, avräknas från slutpriset eller kunna behållas vid avbeställning bör det framgå av avtalet. Skriv inte att ett belopp är ”ej återbetalningsbart” utan att först bedöma om villkoret är rimligt och passar den aktuella affären, särskilt när kunden är konsument.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste problemet är att fakturan är för kortfattad. Kunden ser då ett belopp men inte varför det ska betalas innan leveransen. Ett annat vanligt fel är att slutbetalningen inte räknas av korrekt, vilket kan skapa tvist om kunden har betalat för mycket.

• Att fakturera förskott utan att betalningsvillkoret har avtalats.
• Att sakna hänvisning till offert, order eller uppdrag.
• Att använda samma fakturanummer på flera dokument.
• Att inte visa moms och totalbelopp tydligt.
• Att glömma att avräkna förskottet på en senare slutfaktura.
• Att använda otydliga texter som ”diverse arbete” utan förklaring.

Vanliga frågor

Kan jag skicka en förskottsfaktura till en privatperson?

Ja, om förskottsbetalningen har avtalats med kunden. Var särskilt tydlig med vad betalningen avser, totalpris, moms om sådan tas ut, leverans eller arbetsstart och vad som gäller för återstående betalning.

Är en förskottsfaktura samma sak som en proformafaktura?

Nej, inte alltid. En förskottsfaktura används normalt för att begära betalning. En proformafaktura används ofta som informationsunderlag, exempelvis i samband med varutransporter. Kontrollera vilket dokument som passar din situation.

Ska förskottet dras av från slutfakturan?

Ja, om förskottet är en delbetalning av det avtalade totalpriset. Visa avdraget tydligt på slutfakturan så att kunden kan se tidigare inbetalt belopp och kvarvarande saldo.

Behöver en förskottsfaktura ha ett fakturanummer?

Om dokumentet används som en vanlig faktura och bokföringsunderlag bör det ha ett unikt fakturanummer. Ha en ordnad och konsekvent nummerserie så att fakturorna går att följa.

Kan jag ta betalt innan arbetet har börjat?

Det går om kunden har accepterat villkoret. Förklara varför förskott krävs, exempelvis materialinköp eller reserverad arbetstid, och ange när arbetet eller leveransen inleds efter betalning.

Källor och referenser

• Bokföringslagen (1999:1078).
• Mervärdesskattelagen (2023:200).
• Skatteverket: vägledning om fakturering, moms och bokföring.
• Kronofogden: information om betalningsföreläggande.