Fotografifaktura mall – gratis faktura att fylla i

En fotografifaktura gör det enklare att ta betalt för fotografering, efterarbete, resor och eventuell användning av bilder. När varje del av uppdraget anges tydligt minskar risken för frågor om vad kunden faktiskt betalar för och när betalningen ska ske.

Mallen på den här sidan är anpassad för svenska förhållanden och kan redigeras direkt i webbläsaren. Du kan sedan skriva ut den eller exportera den till PDF eller Word. Den fungerar för både enstaka fotojobb och återkommande uppdrag för privatpersoner, företag och organisationer.

När behöver du en fotografifaktura?

Du använder en fotografifaktura när du säljer en tjänst eller har rätt att ta betalt för ett fotografiskt arbete. Det kan handla om porträttfotografering, bröllopsfoto, produktbilder, företagsbilder, eventfoto, redaktionella bilder eller bildbehandling.

En faktura är samtidigt ett underlag för kundens betalning och för din egen bokföring. Därför bör den stämma överens med offert, bokningsbekräftelse eller annan överenskommelse. Om uppdragets omfattning har ändrats under arbetets gång är det klokt att beskriva tilläggen var för sig i stället för att slå ihop allt till en otydlig totalsumma.

Vanliga kostnader att fakturera

• Fotografering per timme, halvdag, heldag eller enligt fast pris.
• Planering, möten, urval och bildbehandling.
• Resor, parkering, trängselskatt eller andra överenskomna utlägg.
• Hyra av studio, rekvisita, assistent eller särskild utrustning.
• Bildlicens eller annan överenskommen användningsrätt.
• Leverans av extra bilder, högupplösta filer, album eller utskrifter.

Uppgifter som ska finnas på fakturan

En faktura behöver innehålla tillräckliga uppgifter för att kunden ska kunna identifiera säljaren, förstå leveransen och se hur beloppet har räknats fram. Om du är momsregistrerad behöver fakturan också uppfylla momsreglernas krav. Aktuell vägledning om fakturering och moms finns hos Skatteverket.

Kontrollera särskilt att fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum och kunduppgifter är korrekta. Fakturanumret ska normalt följa en löpande nummerserie som gör underlaget lätt att följa i bokföringen. Undvik att återanvända samma fakturanummer.

Fakturadatum, leveransdatum och förfallodatum

Fakturadatum är dagen då du ställer ut fakturan. Leveransdatum eller prestationsdatum är den dag tjänsten utfördes, om den skiljer sig från fakturadatumet. Förfallodatum är den dag då betalningen senast ska vara dig tillhanda enligt era villkor. Skriv ut datumet tydligt i stället för enbart ett antal dagar, särskilt när kunden är en privatperson.

Har ni avtalat om delbetalning, handpenning eller slutbetalning bör varje faktura tala om vilken del av uppdraget den avser. Det underlättar både för kunden och vid eventuell senare avstämning.

Beskriv fotoarbetet så kunden förstår

En bra radtext är konkret utan att bli onödigt lång. Ange vilken typ av fotografering som utförts, datum eller period, antal timmar eller enheter och priset. Om priset är fast kan du skriva att det är ett fast arvode enligt överenskommelse.

För fotografi är det ofta viktigt att skilja på själva arbetsinsatsen och rätten att använda bilderna. Ett arvode för fotografering innebär inte automatiskt att kunden får obegränsad rätt att använda bilderna i alla sammanhang. Om en licens, överlåtelse eller utökad användning ska ingå bör det framgå av ert avtal och av fakturan när det är relevant.

Exempel på tydliga fakturarader

• Produktfotografering, 14 maj, 4 timmar à 1 200 kr.
• Bildbehandling och leverans av 25 högupplösta bilder, fast pris.
• Bildlicens för användning på kundens webbplats och sociala medier enligt avtal.
• Reseersättning enligt överenskommelse, specificerad med datum och sträcka.

Praktiskt tips: Låt fakturaraden spegla offerten. Om kunden kan jämföra fakturan med det ni redan kommit överens om blir godkännandet ofta snabbare och risken för tvist mindre.

Moms på fotografering och bildlicenser

Momsbedömningen beror på vad du säljer och hur verksamheten bedrivs. Fotograferingstjänster omfattas ofta av den vanliga momssatsen, men det kan finnas situationer där bedömningen behöver göras utifrån den konkreta prestationen. Bildrättigheter, trycksaker, utlägg och försäljning till kunder i andra länder kan också kräva särskild hantering.

Är du inte momsregistrerad ska du inte lägga på moms. Är du momsregistrerad ska momssats, beskattningsunderlag och momsbelopp framgå när reglerna kräver det. Kontrollera alltid att du använder rätt momssats för just din försäljning och rådgör med redovisningshjälp vid osäkerhet.

Utlägg och vidarefakturering

Om du har haft en kostnad för kundens räkning, exempelvis studiohyra eller rekvisita, bör du ha underlag och en tydlig överenskommelse om ersättning. Det är viktigt att skilja mellan ett verkligt utlägg och en kostnad som du själv haft i din verksamhet och sedan tar betalt för. Hanteringen kan påverka både prisuppgift och moms.

Betalningsvillkor, ränta och påminnelser

Skriv alltid vilket betalningsvillkor som gäller. Det kan anges som ett bestämt förfallodatum eller som exempelvis betalning inom ett visst antal dagar från fakturadatum. Lägg även in betalningsuppgifter, exempelvis bankgiro, plusgiro eller bankkonto, och använd OCR- eller referensnummer om du har ett sådant system.

Vill du ta ut dröjsmålsränta eller påminnelseavgift behöver det hanteras på ett korrekt sätt och gärna vara kommunicerat redan från början. Det finns regler om ränta vid sen betalning, men villkoren kan skilja sig åt beroende på om kunden är privatperson, företag eller myndighet. Om betalning uteblir kan information från Kronofogden hjälpa dig att förstå processen för betalningsföreläggande.

Så fyller du i fotografifaktura mallen

Samla först offert, bokningsbekräftelse, eventuellt avtal och dina egna anteckningar från uppdraget. Kontrollera sedan belopp och uppgifter rad för rad. Det är bättre att lägga några minuter på kontroll innan du skickar fakturan än att behöva kreditera och skapa om den senare.

1. Fyll i dina säljaruppgifter och, om det är relevant, organisationsnummer och momsregistreringsnummer.
2. Ge fakturan ett unikt fakturanummer och ange fakturadatum.
3. Skriv in kundens korrekta namn, adress och eventuell referensperson.
4. Specificera fotoarbetet, eventuella licenser och utlägg på separata rader.
5. Räkna ut delsumman, moms och totalsumma samt kontrollera momssatsen.
6. Lägg till tydligt förfallodatum och dina betalningsuppgifter.
7. Spara en kopia i din bokföring och skicka fakturan på överenskommet sätt.

Fakturera privatpersoner och företag

Vid fakturering till företag är det vanligt att kunden vill ha beställarnummer, referens, kostnadsställe eller särskild e-postadress för fakturor. Fråga om detta före fotograferingen eller senast innan fakturan skickas. Saknas en obligatorisk referens kan betalningen fördröjas trots att arbetet är korrekt utfört.

Vid fakturering till privatpersoner är ett enkelt och tydligt språk extra viktigt. Skriv vad som ingår, exempelvis antal levererade bilder eller vilken fotografering som genomförts. Om kunden ska använda en bild på ett särskilt sätt, bör användningsrätten ha avtalats skriftligt innan eller i samband med uppdraget.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste misstaget är en alltför vag beskrivning, som bara säger ”fotojobb”. Det kan skapa osäkerhet om vad som levererats. Ett annat misstag är att glömma förfallodatum, betalningsuppgifter eller kundreferens. Även fel momshantering och dubbla fakturanummer kan leda till merarbete.

• Skicka inte en faktura utan unikt fakturanummer.
• Blanda inte ihop arbetsarvode, material, resa och licens om de bör särredovisas.
• Ta inte med moms om du inte ska debitera moms.
• Utgå inte från att kunden känner till din betalningsfrist eller dina licensvillkor.
• Ändra inte en redan skickad faktura utan att dokumentera rättelsen på ett ordnat sätt.

Vanliga frågor

Kan jag använda mallen som privatperson?

Ja, mallen kan användas som underlag för betalning, men vilka uppgifter som behövs och hur inkomsten ska hanteras beror på din situation. Kontrollera särskilt skatte- och bokföringsfrågor om du säljer tjänster återkommande.

Måste jag skriva bildlicens på fakturan?

Det är klokt att ange licensen när kunden betalar för en särskild användningsrätt. Fakturan ersätter dock inte alltid ett tydligt avtal om omfattning, tidsperiod, kanaler och eventuell ensamrätt.

Kan jag fakturera resa och parkering?

Ja, om ni har kommit överens om det. Specificera kostnaden så att kunden ser vad den avser och spara dina underlag.

Vad gör jag om kunden inte betalar?

Börja med att kontrollera att fakturan skickats till rätt adress och referens. Skicka sedan en saklig påminnelse. Om ni inte kommer överens kan du överväga vidare åtgärder utifrån kundtyp, belopp och ditt underlag.

Ska fakturan signeras?

En vanlig faktura behöver normalt inte vara underskriven. Det avgörande är att uppgifterna är korrekta och att det finns underlag för fordran och bokföringen.

Källor och referenser

• Skatteverket – vägledning om fakturering och mervärdesskatt.
• Bokföringslagen (1999:1078).
• Mervärdesskattelagen (2023:200).
• Räntelagen (1975:635).
• Kronofogden – information om betalningsföreläggande.