Debetnota mall – skapa en enkel debetnota gratis

En debetnota är ett dokument som används när ett belopp behöver debiteras utöver det som redan har avtalats, fakturerats eller redovisats i ett tidigare underlag. Den kan vara praktisk vid tilläggsarbete, prisjusteringar, efterdebitering eller när en tidigare faktura inte omfattade hela det överenskomna beloppet.

Med en tydlig debetnota mall blir det lättare för mottagaren att förstå vad den extra debiteringen gäller och hur beloppet har räknats fram. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word. Anpassa alltid innehållet till ert avtal, den ursprungliga fakturan och den faktiska leveransen.

Vad är en debetnota?

En debetnota, ibland kallad debit note, är ett krav- eller informationsunderlag som visar att en kund ska betala ett ytterligare belopp. I praktiken kan den fungera som ett komplement till en tidigare faktura. Den anger normalt vem som debiterar, vem som ska betala, vilket ursprungligt underlag den avser och varför ett nytt belopp har uppkommit.

Begreppet används på olika sätt mellan företag och i olika ekonomisystem. I vissa fall skickas debetnotan som ett separat dokument för avstämning före fakturering. I andra fall uppfyller den kraven för en faktura och används som själva betalningsunderlaget. Det avgörande är inte dokumentets rubrik utan om innehållet är korrekt, tydligt och uppfyller de krav som gäller för den aktuella transaktionen.

Debetnota jämfört med vanlig faktura

En vanlig faktura avser ofta den första debiteringen för en vara eller tjänst. Debetnotan knyter i stället ofta an till en tidigare faktura, order, leverans eller överenskommelse. Den bör därför alltid ha en tydlig hänvisning, exempelvis till fakturanummer, ordernummer eller avtalsdatum.

Om dokumentet ska användas som ett underlag för betalning är det klokt att utforma det med samma noggrannhet som en faktura. Mottagaren ska kunna se belopp, skatt, betalningsvillkor och kontaktuppgifter utan att behöva gissa.

När passar en debetnota?

En debetnota kan användas när det finns en saklig och dokumenterbar grund för en tilläggsdebitering. Det kan handla om ett tillägg som kunden har godkänt, en mängdavvikelse, en efterhandsjustering enligt avtal eller en kostnad som inte fanns med i den första fakturan.

• Avtalat tilläggsarbete har utförts efter den första fakturan.
• Fel pris, antal eller rabatt angavs i ett tidigare underlag.
• Frakt, material eller annan avtalad kostnad ska debiteras i efterhand.
• En leverans omfattade större mängd än den som först fakturerades.
• En korrigering behöver göras med hänvisning till en tidigare faktura eller order.

Skicka inte en debetnota enbart för att ensidigt höja ett redan avtalat pris. Finns det en tvist eller oklarhet om grunden för beloppet bör du först reda ut saken med motparten och spara skriftlig kommunikation. Ett tydligt avtal, en godkänd beställning eller dokumenterat tilläggsarbete gör underlaget betydligt starkare.

Debetnota eller kreditnota – välj rätt korrigering

En debetnota och en kreditnota har motsatt funktion. Debetnotan ökar normalt det belopp som mottagaren ska betala, medan kreditnotan minskar ett tidigare debiterat belopp. Om du exempelvis har fakturerat för lite kan en debetnota eller en ny tilläggsfaktura vara rätt väg. Om du har fakturerat för mycket används normalt en kreditnota.

Vilken lösning som passar beror bland annat på hur din bokföring, momsredovisning och fakturarutin är uppbyggd. När dokumentet påverkar moms behöver du se till att uppgifterna stämmer med den faktiska affärshändelsen. Läs Skatteverkets vägledning på Skatteverket om fakturor, moms och redovisning om du behöver kontrollera vilka uppgifter som krävs i just din situation.

Uppgifter som bör finnas i en debetnota

En användbar debetnota ska kunna förstås av både mottagaren och den som senare ska bokföra dokumentet. Ju tydligare kopplingen är till det tidigare underlaget, desto enklare blir det att hantera frågor, betalning och avstämning.

• Rubriken Debetnota och ett unikt dokumentnummer.
• Datum då dokumentet utfärdas.
• Säljarens eller avsändarens namn, adress och organisationsnummer eller personnummer när det är relevant.
• Kundens namn och adress samt eventuell referensperson.
• Hänvisning till tidigare faktura, order, avtal eller leverans.
• En konkret beskrivning av varför beloppet debiteras.
• Belopp exklusive moms, momsbelopp och belopp inklusive moms när moms ska tas ut.
• Betalningsvillkor, förfallodag och betalningsuppgifter.
• Kontaktuppgifter för frågor eller invändningar.

Undvik vaga formuleringar som ”diverse kostnader” eller ”justering”. Skriv i stället exempelvis ”Tilläggsarbete enligt godkännande den [datum]”, ”Efterdebitering av 5 enheter enligt leverans [datum]” eller ”Korrigering av pris enligt order [nummer]”. Beskrivningen ska göra det möjligt att följa händelsen från avtal eller beställning till betalning.

Så fyller du i mallen steg för steg

Börja med att samla den information som visar varför den nya debiteringen ska göras. Det kan vara ett avtal, en godkänd ändringsbeställning, en leveransspecifikation eller den tidigare fakturan. Kontrollera sedan beloppen innan dokumentet skickas.

1. Välj ett eget, unikt nummer för debetnotan enligt din nummerföljd.
2. Fyll i datum, avsändarens uppgifter och kundens korrekta fakturaadress.
3. Ange vilket tidigare dokument debetnotan avser, till exempel fakturanummer och fakturadatum.
4. Beskriv orsaken till tilläggsdebiteringen konkret och ange period, antal eller leveransdatum vid behov.
5. Räkna ut belopp exklusive moms, moms och totalbelopp med rätt momssats.
6. Fyll i förfallodag, betalningssätt och eventuell betalningsreferens.
7. Granska att belopp, kunduppgifter och hänvisningar överensstämmer med underlagen.
8. Spara en kopia tillsammans med den ursprungliga fakturan och den dokumentation som stöder kravet.

Praktiskt tips: Lägg alltid in både fakturanummer och fakturadatum för det tidigare underlaget. Det minskar risken att kunden bokför debetnotan fel eller uppfattar den som en dubblettfaktura.

Moms, bokföring och fakturakrav

En debetnota som innebär en ny försäljning eller justerar ersättningen för en tidigare försäljning kan påverka moms och bokföring. Därför behöver du avgöra om dokumentet ska behandlas som en fullständig faktura eller om det endast är ett internt eller preliminärt underlag som följs av en faktura.

Om du använder debetnotan som betalningsunderlag bör den innehålla de fakturauppgifter som krävs för affärshändelsen. Momsen ska beräknas på rätt grund och dokumentet ska bokföras i rätt period enligt din redovisningsmetod och dina rutiner. Är du osäker på momsbehandlingen är det bättre att kontrollera innan du skickar handlingen än att rätta i efterhand.

För verksamheter som behöver registrering, uppgifter om företagande eller vägledning kring företagsadministration finns samlad information hos Verksamt. Vid mer komplicerade korrigeringar, gränsöverskridande handel eller flera momssatser kan det vara lämpligt att stämma av med redovisningskunnig hjälp.

Spårbarhet är viktig

En debetnota ska gå att följa i bokföringen. Spara därför dokumentet tillsammans med ursprunglig faktura, avtal, e-post om godkännande och eventuell leveransdokumentation. Om kunden frågar varför beloppet har tillkommit ska du snabbt kunna visa grunden för kravet.

Betalningsvillkor och kommunikation med kunden

Ange tydliga betalningsvillkor. Skriv förfallodag och hur kunden ska betala, exempelvis bankgiro, plusgiro eller konto. Om kunden behöver ange en referens vid betalningen ska den stå synligt. Använd gärna samma betalningsvillkor som i ert avtal eller på den ursprungliga fakturan, om ni inte uttryckligen har kommit överens om något annat.

Det är ofta klokt att skicka ett kort meddelande samtidigt som debetnotan, särskilt när beloppet kan komma oväntat. Förklara kort vad korrigeringen gäller och hänvisa till underlaget. En saklig och vänlig förklaring minskar risken för missförstånd och sena betalningar.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste problemet är att debetnotan saknar tydlig koppling till den första affären. Kunden ser då ett nytt betalningskrav men kan inte avgöra om det är korrekt. Ett annat vanligt misstag är att endast ange ett totalsummabelopp utan att redovisa moms eller beräkningsgrund.

• Att inte ange tidigare fakturanummer, ordernummer eller avtalsreferens.
• Att använda otydliga texter utan specifikation av vara, tjänst eller tillägg.
• Att debitera ett belopp som kunden inte har avtalat om eller godkänt.
• Att glömma momshantering när dokumentet används som faktura.
• Att sakna unikt dokumentnummer och därmed skapa svårigheter vid bokföring.
• Att ändra eller radera ett tidigare underlag i stället för att göra en spårbar rättelse.

Behåll originalunderlaget och skapa en tydlig komplettering eller korrigering. På så sätt blir det enklare att visa vad som hände, när det hände och hur det nya beloppet uppstod.

Vanliga frågor

Är en debetnota samma sak som en faktura?

Inte alltid. En debetnota beskriver vanligtvis en tilläggsdebitering eller korrigering. Om den används som betalningsunderlag behöver den samtidigt innehålla de uppgifter som krävs för den aktuella faktureringen.

När ska jag använda kreditnota i stället?

Använd normalt en kreditnota när ett tidigare debiterat belopp ska minskas, exempelvis efter återbetalning, rabatt i efterhand eller felaktigt för hög fakturering. Debetnotan används när beloppet ska öka.

Måste kunden godkänna en debetnota?

Du behöver ha grund för beloppet, exempelvis ett avtal, en beställning eller ett godkänt tillägg. En debetnota skapar inte i sig rätt att kräva betalning om kunden inte har en skyldighet att betala enligt överenskommelsen eller annan giltig grund.

Kan privatpersoner använda en debetnota?

Ja, principen kan användas även mellan privatpersoner, men dokumentet bör då vara mycket tydligt med vad kravet avser och varför. Vid privata överenskommelser kan ett enkelt skriftligt avtal eller ett kvitto ibland vara mer lämpligt.

Vilket nummer ska debetnotan ha?

Ge dokumentet ett unikt nummer som passar din rutin. Nummerföljden ska göra det möjligt att identifiera handlingen och skilja den från andra fakturor, kreditnotor och debetnotor.

Kan jag ändra debetnotan efter att den skickats?

Undvik att skriva över den skickade versionen. Om en rättelse krävs bör du skapa ett nytt, spårbart dokument som hänvisar till den tidigare debetnotan och tydligt visar vad som korrigeras.

Källor och referenser

• Skatteverket – vägledning om fakturering, moms och bokföringsunderlag.
• Bokföringslagen (1999:1078).
• Mervärdesskattelagen (2023:200).
• Verksamt – samlad information för företagare.