Kreditfaktura mall – gratis faktura att fylla i

En kreditfaktura, som ofta även kallas kreditnota, används när en tidigare faktura behöver minskas eller tas bort helt. Det kan handla om en returnerad vara, ett pris som blev fel, en rabatt som saknas eller en tjänst som inte skulle ha fakturerats. Kreditfakturan är ett eget verifikat och ska vara tydligt kopplad till den ursprungliga fakturan.

Med mallen på den här sidan kan du skapa en kreditfaktura direkt i webbläsaren. Fyll i dina uppgifter, justera text och belopp efter situationen och exportera sedan dokumentet till PDF eller Word. Det ger både säljare och köpare ett tydligt underlag för betalning, bokföring och momsredovisning.

Vad är en kreditfaktura?

En kreditfaktura är en handling som minskar en kunds skuld enligt en tidigare utfärdad faktura. Om hela den ursprungliga fakturan ska tas bort, krediteras hela beloppet. Om bara en del var fel, exempelvis en vara eller ett överdebiterat belopp, krediteras endast den aktuella delen.

Kreditfakturan ska inte förväxlas med att bara ändra eller radera den gamla fakturan i efterhand. När en faktura har skickats är det normalt viktigt att den ursprungliga handlingen kan följas och att rättelsen dokumenteras separat. Kreditfakturan visar då vad som har ändrats och varför.

När är en kreditfaktura rätt lösning?

En kreditfaktura är vanligtvis lämplig när en faktura redan har utfärdats och något i affären senare behöver rättas. Den kan användas oavsett om kunden hunnit betala eller inte.

• Kunden returnerar en vara helt eller delvis.
• Fel antal, pris eller rabatt har angetts på fakturan.
• En tjänst har inte utförts eller har avbeställts enligt parternas överenskommelse.
• Fel momssats eller fel momsbelopp har använts.
• Fakturan har skickats till fel kund eller avser fel uppdrag.
• Säljaren vill ge en efterhandsrabatt som ska dokumenteras.

Vid en tvist om vad kunden faktiskt ska betala kan en kreditfaktura vara olämplig innan frågan är löst. En kreditfaktura innebär normalt att säljaren medger en minskning av fordran. Skriv därför bara en kreditfaktura när ni är överens om rättelsen eller när du som säljare själv beslutat att kreditera beloppet.

Skillnaden mellan kreditfaktura och påminnelse

En kreditfaktura minskar ett belopp, medan en betalningspåminnelse påminner kunden om ett obetalt belopp. Dokumenten har helt olika funktion. Om kunden har fått en vanlig faktura men inte betalat i tid ska du normalt inte skapa en kreditfaktura, såvida fakturan inte faktiskt är fel.

Uppgifter som ska finnas på kreditfakturan

En kreditfaktura behöver vara lätt att förstå, både för mottagaren och för bokföringen. Den bör innehålla uppgifter som identifierar säljaren, köparen, den gamla fakturan och den rättelse som görs. Vid momspliktig försäljning är det särskilt viktigt att beskattningsunderlag och moms framgår korrekt.

Grunduppgifter för säljare och kund

• Säljarens namn eller företagsnamn, adress och kontaktuppgifter.
• Organisationsnummer eller personnummer när det är relevant för verksamheten.
• Momsregistreringsnummer när säljaren är momsregistrerad och moms ska redovisas.
• Kundens namn eller företagsnamn samt fakturaadress.
• Kreditfakturans unika nummer och datum.
• Referens till den ursprungliga fakturan, helst fakturanummer och fakturadatum.

Belopp, moms och förklaring

Beskriv tydligt vad som krediteras. Ange exempelvis artikel, tjänst, antal, tidigare debiterat belopp och orsaken till krediteringen. Visa belopp exklusive moms, momsbelopp och totalt kreditbelopp. För en helkreditering bör uppgifterna normalt motsvara den ursprungliga fakturan, men med tydligt angiven kreditering.

Du kan läsa mer om vad som gäller för fakturor och moms i Skatteverkets information om moms och fakturering. Kontrollera särskilt hur rättelsen påverkar din momsredovisning om krediteringen gäller en annan redovisningsperiod än den ursprungliga fakturan.

Så skapar du en kreditfaktura steg för steg

Börja med originalfakturan. Jämför den med vad som faktiskt har levererats, avtalats eller betalats. Bestäm sedan om hela fakturan eller bara en del ska krediteras.

1. Ta fram den faktura som ska rättas och notera fakturanummer, datum och belopp.
2. Kontrollera med kunden vad som ska krediteras och varför.
3. Välj ett nytt, unikt nummer för kreditfakturan enligt din fakturanummerserie.
4. Fyll i säljarens och kundens uppgifter i mallen.
5. Skriv en tydlig hänvisning till originalfakturan.
6. Ange de varor, tjänster eller belopp som krediteras samt rätt moms.
7. Räkna fram kreditbeloppet exklusive moms, momsbeloppet och totalbeloppet.
8. Skicka kreditfakturan till kunden och spara en kopia tillsammans med originalfakturan.
9. Registrera underlagen i bokföringen på ett sätt som visar kopplingen mellan dokumenten.

Praktiskt tips: Skriv alltid både originalfakturans nummer och en kort orsak, exempelvis ”Kreditering av faktura 1045 – retur av 2 st produkter”. Det gör rättelsen snabb att förstå vid avstämning och minskar risken för att kunden betalar fel belopp.

Helkreditering och delkreditering

En helkreditering innebär att hela den ursprungliga fakturan tas bort ekonomiskt. Kreditfakturan ska då omfatta samma totala belopp som originalfakturan, inklusive moms. Om rätt faktura fortfarande ska skickas kan du därefter skapa en ny vanlig faktura med rätt uppgifter.

En delkreditering används när bara en del av fakturan är fel. Det kan exempelvis gälla en återlämnad vara, en feldebiterad timme eller en rabatt. Då ska det tydligt framgå vilken post och vilket belopp som krediteras. Undvik otydliga formuleringar som bara säger ”justering” utan att förklara vad justeringen avser.

Exempel på tydliga texter

En kort men konkret beskrivning kan vara: ”Prisavdrag enligt överenskommelse avseende faktura 1038”, ”Kreditering av felaktigt debiterad frakt” eller ”Retur av artikel enligt faktura 975”. Anpassa formuleringen till det faktiska skälet och till den information kunden behöver.

Om kunden redan har betalat

Har kunden redan betalat originalfakturan kan kreditbeloppet återbetalas, användas som avdrag på en kommande faktura eller hanteras på annat sätt som ni kommer överens om. Kreditfakturan dokumenterar själva minskningen av fordran, men den visar inte automatiskt hur pengarna ska överföras.

Skriv därför gärna en kort upplysning i meddelanderaden, exempelvis att beloppet återbetalas till samma konto som betalningen kom från eller att det kvittas mot nästa faktura. Om ni kvittar belopp mot en ny faktura behöver båda dokumenten kunna följas i bokföringen.

Bokföring och moms vid kreditering

En kreditfaktura är ett bokföringsunderlag och ska sparas tillsammans med övriga räkenskapsinformation. Den ska gå att koppla till den ursprungliga fakturan och till den händelse som ligger bakom rättelsen. För företag är det viktigt att redovisningen visar både den ursprungliga försäljningen och den efterföljande krediteringen.

När en momspliktig försäljning krediteras behöver även momsen rättas. Vilken period rättelsen påverkar beror bland annat på när kreditfakturan utfärdas och vilken redovisningsmetod verksamheten använder. Ta fram originalfakturan, kontrollera beloppen noga och följ din vanliga rutin för bokföring och momsrapportering. Den som är osäker bör ta hjälp av sin redovisningskonsult eller kontrollera aktuell vägledning hos Skatteverket.

Numrering och spårbarhet

Ge kreditfakturan ett eget unikt nummer. Använd inte samma nummer som på originalfakturan och radera inte den gamla fakturan enbart för att den blivit fel. En sammanhängande och spårbar nummerserie gör det enklare att följa affärshändelserna och att stämma av bokföringen.

När kunden invänder mot fakturan

Om en kund invänder mot en faktura bör du först undersöka vad invändningen gäller. Är fakturan uppenbart fel kan en kreditfaktura vara rätt åtgärd. Är parterna däremot oense om avtal, leverans eller pris bör du inte automatiskt kreditera beloppet bara för att kunden protesterar.

Dokumentera kommunikationen och jämför med offert, avtal, orderbekräftelse, leveransunderlag och övriga bevis. Vid en obetald fordran kan information från Kronofogden om betalningskrav och skulder vara relevant, men en ansökan om betalningsföreläggande passar främst när kravet är tydligt och kunden inte har en saklig invändning som behöver prövas.

Vanliga misstag att undvika

En felaktigt utformad kreditfaktura kan skapa merarbete för både kunden och bokföringen. Lägg därför några minuter på kontroll innan dokumentet skickas.

• Att sakna hänvisning till den faktura som krediteras.
• Att använda samma dokumentnummer som på originalfakturan.
• Att ange ett totalbelopp utan att visa moms och underlag.
• Att skriva en alltför vag förklaring till krediteringen.
• Att kreditera fel kund eller fel faktura på grund av bristande kontroll.
• Att radera originalfakturan i stället för att bevara både original och rättelse.
• Att glömma att hantera återbetalning eller kvittning när kunden redan har betalat.

Vanliga frågor

Är kreditfaktura och kreditnota samma sak?

Ja, i praktiken används orden ofta för samma typ av dokument: en faktura som minskar eller tar bort ett tidigare fakturerat belopp. Kreditfaktura är en vanlig benämning i Sverige.

Måste en kreditfaktura ha ett eget nummer?

Ja, använd ett eget unikt dokumentnummer. Numret ska kunna skiljas från originalfakturan och följa din rutin för fakturanumrering.

Kan jag kreditera bara en del av en faktura?

Ja. Vid delkreditering anger du exakt vilka poster eller belopp som minskas. Visa beräkningsunderlag, moms och total kredit tydligt.

Vad gör jag om kunden redan har betalat?

Utfärda kreditfakturan och kom överens om återbetalning, avdrag på nästa faktura eller annan hantering. Spara underlag som visar hur kreditbeloppet har reglerats.

Kan jag ändra en redan skickad faktura i stället?

Om fakturan redan är utfärdad bör du normalt rätta den med en kreditfaktura och vid behov skapa en ny korrekt faktura. Det ger en tydlig dokumentation av ändringen.

Kan privatpersoner använda en kreditfaktura?

Ja, en kreditfaktura kan användas även när köparen är privatperson. Uppgifterna ska fortfarande vara tydliga, och moms ska anges när den är relevant för säljarens försäljning.

Källor och referenser

• Bokföringslagen (1999:1078).
• Mervärdesskattelagen (2023:200).
• Skatteverket – vägledning om fakturering och moms.
• Bokföringsnämnden – allmänna råd om bokföring och verifikationer.
• Kronofogden – information om betalningsföreläggande.