Städfaktura mall – gratis faktura för städtjänster

En tydlig städfaktura hjälper både dig och kunden att förstå exakt vad som har utförts, vad det kostar och när betalningen ska vara inne. Oavsett om du driver en städfirma, tar enstaka uppdrag som egenföretagare eller fakturerar återkommande företagskunder behöver underlaget vara lätt att kontrollera.

På den här sidan finns en städfaktura mall som du kan redigera direkt i webbläsaren. Fyll i dina egna uppgifter, anpassa raderna efter uppdraget och skriv ut eller exportera dokumentet till PDF eller Word. Nedan går vi igenom vilka uppgifter som bör finnas med och hur du undviker vanliga fel.

Vad är en städfaktura?

En städfaktura är en faktura för utförda städtjänster. Den används bland annat vid hemstädning, flyttstädning, kontorsstädning, byggstädning, trappstädning och fönsterputsning. Fakturan är dels ett betalningsunderlag till kunden, dels ett viktigt underlag för din bokföring.

En faktura behöver vara tillräckligt tydlig för att kunden ska kunna se vilken tjänst som levererats. Det är särskilt viktigt när arbetet har beställts vid flera tillfällen, omfattar olika moment eller när kunden vill använda rutavdrag.

När ska fakturan skickas?

Det vanliga är att fakturera efter att tjänsten har utförts. Vid återkommande städning kan du i stället fakturera enligt överenskommen period, exempelvis månadsvis. Om du vill ha förskottsbetalning eller delbetalning bör detta vara tydligt avtalat med kunden innan arbetet påbörjas.

Skillnaden mellan faktura och kvitto

En faktura är en begäran om betalning med ett bestämt belopp och ett förfallodatum. Ett kvitto visar däremot att betalning redan har skett. När kunden har betalat fakturan kan du vid behov lämna ett kvitto eller en betalningsbekräftelse.

Uppgifter som ska finnas på en städfaktura

Vilka formella uppgifter som krävs beror bland annat på om du är momsregistrerad och hur försäljningen ser ut. För de flesta företag som säljer momspliktiga städtjänster är det klokt att följa reglerna för fullständiga fakturor. Skatteverkets information om moms och fakturering är en bra utgångspunkt när du behöver kontrollera vad som gäller för din verksamhet.

En genomarbetad mall gör att samma centrala uppgifter följer med varje gång. Tabellen sammanfattar de viktigaste fälten.

Fakturanummer och datum

Varje faktura ska ha ett eget fakturanummer. Numreringen ska normalt vara sammanhängande och göra det möjligt att följa fakturorna i efterhand. Bestäm en enkel rutin, till exempel löpande numrering från årets början, och ändra inte nummer på redan skapade fakturor.

Ange också fakturadatum och förfallodatum. Om du har kommit överens om exempelvis tio, femton eller trettio dagars betalningsvillkor ska förfallodagen stämma med den överenskommelsen.

Säljarens och kundens uppgifter

Skriv företagets eller säljarens namn, postadress och kontaktuppgifter. Är du godkänd för F-skatt bör du normalt ange detta. För momsregistrerade företag bör även organisationsnummer och momsregistreringsnummer tas med när det är relevant.

Kundens namn och adress ska anges korrekt. För företag är det ofta bra att även lägga till organisationsnummer, referensperson eller beställningsnummer om kunden kräver det. Fel kunduppgifter kan försena betalningen, även när själva arbetet är korrekt utfört.

Beskriv städningen så kunden förstår

En rad som bara säger ”städning” kan fungera vid mycket enkla uppdrag, men ger sällan en bra bild av vad som levererats. Beskriv i stället tjänsten på ett sätt som går att koppla till beställningen och arbetstillfället.

• Ange typ av tjänst, exempelvis hemstädning, flyttstädning eller kontorsstädning.
• Skriv datum eller tidsperiod då arbetet utfördes.
• Ange antal timmar, antal tillfällen eller ett avtalat fast pris.
• Specificera extra tjänster, exempelvis fönsterputsning, ugnsrengöring eller städmaterial.
• Beskriv separata kostnader på egna rader om sådana har avtalats.

Vid löpande timdebitering bör pris per timme och antal timmar framgå. Vid fast pris kan du skriva ”fast pris enligt överenskommelse” och lägga till uppdragets omfattning. Om du fakturerar flera arbetstillfällen på samma faktura är det ofta tydligast att redovisa varje tillfälle separat.

Praktiskt tips: Spara arbetsorder, bokningsbekräftelser och anteckningar om utfört arbete tillsammans med fakturan. Då kan du snabbt förklara en fakturarad om kunden har frågor senare.

Moms på städtjänster

Städtjänster är normalt momspliktiga. Om din verksamhet är momsregistrerad ska fakturan vanligtvis visa beskattningsunderlag, momssats, momsbelopp och belopp att betala. Den vanliga momssatsen för städtjänster är 25 procent, men kontrollera alltid din egen situation om en tjänst ingår i ett större uppdrag eller om särskilda regler kan bli aktuella.

Räkna ut beloppen i rätt ordning: börja med priset exklusive moms, beräkna momsen och redovisa sedan totalsumman inklusive moms. Om du anger timpris är det viktigt att klargöra om timpriset är inklusive eller exklusive moms, särskilt i offerter till privatpersoner.

Om du inte ska lägga på moms

Om du inte är skyldig att ta ut moms ska du inte skriva momsbelopp på fakturan. Ange i stället en tydlig upplysning om varför moms inte tas ut. Vilken formulering som passar beror på skälet, så använd inte en standardtext utan att kontrollera att den är korrekt för din verksamhet.

Städfaktura med rutavdrag

När städningen utförs i eller nära en bostad kan kunden i vissa fall ha rätt till rutavdrag. För att avdraget ska kunna hanteras korrekt behöver fakturan vara särskilt tydlig. Kunden betalar då normalt sin del av arbetskostnaden, medan utföraren ansöker om utbetalning för den resterande delen enligt reglerna.

Rutavdrag gäller inte automatiskt bara för att fakturan avser städning. Det beror bland annat på tjänstens art, var arbetet utförts, vem som är kund och vilka villkor som är uppfyllda. Läs aktuell information om rutavdrag hos Skatteverket innan du lovar en kund ett visst avdrag.

Vad bör stå på fakturan vid rut?

Fakturan bör tydligt skilja på arbetskostnad, eventuella materialkostnader och andra kostnader. Den bör även visa kundens betalningsdel och det belopp som avser preliminär skattereduktion. Ta med uppgifter som behövs för att koppla arbetet till rätt person och rätt bostad enligt gällande krav.

Var försiktig med att räkna av rut på kostnader som inte är arbete. Material, resor och administrativa avgifter kan behandlas annorlunda än arbetskostnaden. Om du är osäker bör du kontrollera reglerna innan fakturan skickas.

Betalningsvillkor och betalningssätt

En faktura bör tala om när och hur kunden ska betala. Skriv förfallodatum tydligt och ange betalningsuppgifter, exempelvis bankgiro, plusgiro eller kontonummer. Om du använder OCR-nummer eller en särskild betalningsreferens ska den vara lätt att hitta.

Betalningsvillkor kan vara ”10 dagar netto” eller ”betalning senast [datum]”. Ett exakt datum minskar risken för missförstånd. Om du vill kunna ta ut påminnelseavgift eller dröjsmålsränta behöver du hantera det på ett sätt som följer era villkor och tillämpliga regler. Skriv inte in avgifter eller räntesatser som du inte är säker på att du har rätt att kräva.

• Ange ett tydligt förfallodatum.
• Kontrollera att bank- eller plusgironummer är rätt.
• Ange fakturanummer eller OCR som betalningsreferens.
• Upplys om vem kunden ska kontakta vid frågor.
• Spara en kopia av den skickade fakturan.

Så fyller du i mallen steg för steg

Den redigerbara städfaktura mallen på sidan är gjord för att anpassas till både enstaka och återkommande städuppdrag. Arbeta systematiskt innan du skickar dokumentet.

1. Fyll i företagets eller säljarens namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
2. Ge fakturan ett nytt, unikt fakturanummer och ange fakturadatum.
3. Fyll i kundens korrekta namn, adress och eventuell referens.
4. Beskriv varje städtjänst med datum, antal timmar eller fast pris.
5. Räkna ut belopp exklusive moms, moms och totalsumma.
6. Om rutavdrag används, dela upp arbetskostnad och kundens betalningsdel på ett tydligt sätt.
7. Fyll i betalningsuppgifter, förfallodatum och kontaktväg för frågor.
8. Kontrollera alla siffror och exportera sedan mallen till PDF eller Word.

När du har anpassat dokumentet kan du behålla en kopia som underlag och skicka fakturan digitalt eller på papper. Använd gärna samma struktur varje gång, men uppdatera alltid uppdragsbeskrivning, datum och fakturanummer.

Vanliga misstag på fakturor för städning

Många betalningsproblem beror inte på att kunden motsätter sig arbetet, utan på oklara eller ofullständiga fakturaunderlag. En snabb slutkontroll gör stor skillnad.

Otydlig tjänstebeskrivning

Undvik alltför korta rader som inte visar vilket arbete som har utförts. Skriv hellre typ av städning, datum och omfattning. Det gör det enklare för kunden att stämma av fakturan mot sin bokning.

Felaktig momsberäkning

Kontrollera att momsbeloppet räknas på rätt underlag och att totalsumman stämmer. Om flera momssatser eller olika typer av kostnader förekommer behöver de redovisas tydligt.

Fakturor med dolda eller oväntade tillägg

Extra avgifter för exempelvis material, resa eller avbokning bör vara överenskomna i förväg och redovisas separat. Kunden ska kunna förstå varför beloppet tas ut.

Saknat förfallodatum

Om det saknas ett klart betalningsdatum blir det svårare att följa upp obetalda fakturor. Skriv alltid ut förfallodagen även om du också anger antal betalningsdagar.

Anpassa fakturan för privatpersoner och företag

En faktura till en privatperson behöver normalt vara enkel och lättläst. Visa gärna priset inklusive moms tydligt och använd ett språk som kunden känner igen från bokningen. Vid rutavdrag behövs dessutom de uppgifter som krävs för att hantera skattereduktionen.

Företagskunder vill ofta ha fler administrativa uppgifter. Det kan handla om organisationsnummer, beställarreferens, projektkod, kostnadsställe eller PO-nummer. Fråga kunden före första faktureringen vilka uppgifter deras ekonomiavdelning behöver.

Återkommande städning

För abonnemang eller regelbunden hem- och kontorsstädning kan en faktura per månad vara smidigt. Specificera då perioden, antalet besök och eventuella avvikelser. Har ett planerat tillfälle ställts in eller har extra arbete tillkommit, ska det synas på fakturan.

Vanliga frågor

Måste en städfaktura ha ett fakturanummer?

Ja, använd ett unikt fakturanummer för varje faktura. Löpande numrering ger en tydlig ordning och underlättar bokföring, avstämning och uppföljning.

Ska priset på en städfaktura anges inklusive moms?

Fakturan bör visa pris exklusive moms, momsbelopp och totalt att betala när moms tas ut. För privatkunder är det dessutom bra att göra priset inklusive moms extra tydligt.

Kan jag skriva flera städtillfällen på samma faktura?

Ja. Ange då datum eller period för varje tillfälle och skriv omfattning eller pris per rad. Det gör fakturan lättare att kontrollera och minskar risken för frågor.

Vad ska jag göra om kunden vill ha rutavdrag?

Kontrollera först att tjänsten och kunden uppfyller villkoren. Dela sedan upp arbetskostnad och övriga kostnader tydligt, och visa kundens betalningsdel på fakturan.

Kan jag ändra en faktura som redan har skickats?

Undvik att skriva över ett redan skickat underlag. Om ett fel behöver rättas bör du hantera ändringen på ett spårbart sätt, exempelvis genom korrigering eller nytt underlag enligt din bokföringsrutin.

Kan jag använda mallen för både hemstädning och kontorsstädning?

Ja, mallen kan anpassas för olika typer av städtjänster. Byt tjänstebeskrivning, kunduppgifter, momsuppgifter och eventuella rader för rutavdrag efter det aktuella uppdraget.

Källor och referenser

• Skatteverket – vägledning om moms, fakturering och skattereduktion för hushållsarbete.
• Bokföringslagen (1999:1078).
• Mervärdesskattelagen (2023:200).
• Lag (2009:194) om förfarandet vid skattereduktion för hushållsarbete.
• Konsumentverket – vägledning om avtal, priser och tjänster för konsumenter.