Översättningsfaktura mall – faktura att fylla i

En översättningsfaktura gör det enkelt för kunden att förstå exakt vad som har levererats och vad som ska betalas. Oavsett om du arbetar som frilansöversättare, driver byrå eller tar enstaka uppdrag vid sidan av annan verksamhet behöver fakturan innehålla rätt uppgifter och vara tydligt specificerad.

Med mallen på den här sidan kan du skapa en faktura för översättning, språkgranskning eller annan språktjänst. Dokumentet kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word. Anpassa uppgifter, priser och villkor innan du skickar fakturan till kunden.

När behöver du en översättningsfaktura?

En översättningsfaktura används när en översättningstjänst har utförts och kunden ska betala för arbetet. Den kan användas för exempelvis översättning av avtal, webbtexter, produktbeskrivningar, rapporter, intyg, undertexter och marknadsmaterial. Mallen passar även för språkgranskning, korrekturläsning och lokalisering, förutsatt att du beskriver tjänsten korrekt.

Fakturan är både ett betalningsunderlag för kunden och ett underlag för din egen bokföring. Därför bör den stämma överens med offert, beställning eller annan överenskommelse om uppdraget. Om kunden har angett ett referensnummer, en inköpsorder eller ett projektnummer ska det normalt stå på fakturan.

Vanliga sätt att ta betalt

Översättare kan prissätta arbetet på flera sätt. Det viktiga är att fakturan visar vilken beräkningsgrund som används och hur beloppet har räknats fram.

• Pris per ord, tecken eller normalsida.
• Timarvode för exempelvis språkgranskning, projektledning eller research.
• Fast pris för ett avgränsat uppdrag.
• Separata rader för översättning, korrektur och formatering.
• Överenskomna tillägg, exempelvis expressleverans eller licens för särskild användning.

Uppgifter som ska finnas på fakturan

En faktura behöver innehålla uppgifter som gör den möjlig att identifiera, kontrollera och betala. Vilka krav som gäller kan bero på bland annat om säljaren är momsregistrerad, vem kunden är och om försäljningen sker inom eller utanför Sverige. För svenska företagare är det klokt att utgå från Skatteverkets vägledning om fakturering, moms och företagsuppgifter när fakturan utformas.

Följande tabell visar de uppgifter som normalt bör finnas i en översättningsfaktura.

Fakturanummer och datum

Ge varje faktura ett unikt nummer. Många använder en löpande serie, men numret kan också innehålla ett prefix som visar vilken typ av uppdrag det gäller. Undvik att återanvända ett fakturanummer, även om en äldre faktura har makulerats eller krediterats. Om en faktura måste rättas används i många fall en kreditfaktura följd av en ny faktura, så att ändringen går att följa i bokföringen.

Fakturadatum är dagen då fakturan utfärdas. Förfallodagen bör anges tydligt, exempelvis genom en konkret dag och månad. Skriv också vilket betalningssätt som gäller, såsom bankgiro, plusgiro eller bankkonto.

Beskriv översättningsuppdraget tydligt

Den viktigaste raden på en översättningsfaktura är ofta tjänstebeskrivningen. Formuleringen ska vara begriplig för kunden och tillräckligt konkret för att kunna kopplas till leveransen. Enbart texten ”översättning” kan vara för vag, särskilt om uppdraget omfattar flera språk, dokument eller delmoment.

Information som brukar vara värdefull

• Vilket språk översättningen gjordes från och till.
• Dokumentets eller projektets namn.
• Period då arbetet utfördes, om uppdraget har pågått under flera dagar.
• Antal ord, tecken, sidor eller timmar enligt er överenskommelse.
• Styckepris, timpris eller fast pris.
• Eventuella tilläggstjänster, exempelvis korrekturläsning eller terminologiarbete.

Ett exempel kan vara: ”Översättning av produktmanual från engelska till svenska, 3 200 källord à 1,25 kr.” Ett annat är: ”Språkgranskning av årsrapport på svenska, 4,5 timmar à 850 kr.” Om kunden vill ha en specifik benämning eller referens ska den läggas till utan att själva tjänstebeskrivningen blir otydlig.

Praktiskt tips: dela hellre upp olika arbetsmoment på egna fakturarader än att skriva ett enda samlat belopp. Det minskar risken för frågor och gör det lättare för både dig och kunden att stämma av fakturan mot uppdraget.

Moms på översättningstjänster

Momsfrågan ska hanteras korrekt innan fakturan skickas. När en momspliktig tjänst säljs i Sverige anges normalt beskattningsunderlag, momssats, momsbelopp och totalsumma inklusive moms. Använd den momssats som gäller för just din försäljning och redovisa beloppen tydligt.

Vid uppdrag med kunder i andra länder kan reglerna vara annorlunda. Det kan exempelvis spela roll om kunden är företag eller privatperson, var kunden är etablerad och om kunden har ett giltigt momsregistreringsnummer. Skriv inte en momstext eller utelämna moms enbart på kundens begäran. Kontrollera i stället den aktuella situationen i god tid innan du fakturerar.

Om du inte är momsregistrerad

Om du inte ska debitera moms ska du inte lägga på moms på fakturan. Det behöver också framgå på ett korrekt sätt varför moms inte tas ut. Vilken upplysning som är lämplig beror på skälet i det enskilda fallet. Är du osäker bör du kontrollera reglerna innan fakturan skickas, eftersom en felaktig momsrad kan skapa problem för både säljare och kund.

Betalningsvillkor, ränta och påminnelser

Ange vilket betalningsvillkor som gäller enligt er överenskommelse. Många använder ett visst antal dagar från fakturadatum, men det finns ingen anledning att anta att samma villkor gäller för alla kunder. Skriv alltid förfallodagen klart och tydligt på fakturan.

Vill du kunna ta ut dröjsmålsränta eller avgift vid sen betalning bör villkoren vara genomtänkta och kommunicerade. Särskilda regler kan gälla beroende på kundtyp och om en avgift har avtalats. Det är därför klokt att redan i offert eller uppdragsbekräftelse ange hur betalning ska ske, innan arbetet påbörjas.

Så minskar du risken för sen betalning

1. Bekräfta pris, omfattning och betalningsvillkor skriftligt före start.
2. Be om korrekt fakturaadress, referens och kontaktperson.
3. Skicka fakturan kort efter godkänd leverans eller enligt avtalad delbetalningsplan.
4. Kontrollera att bankuppgifter, totalsumma och förfallodag är lätta att hitta.
5. Följ upp sakligt om betalning saknas efter förfallodagen.

Om ett krav inte leder till betalning kan du behöva överväga nästa steg. För information om processen för betalningsföreläggande och indrivning finns vägledning hos Kronofogden. Bedöm alltid först om kunden har invändningar mot fakturan, eftersom en tvist kan behöva hanteras på annat sätt.

Skillnaden mellan faktura, offert och underlag

En offert beskriver vanligen vad du erbjuder och till vilket pris innan arbetet utförs. En uppdragsbekräftelse kan ange omfattning, leveranstid, rättigheter och ändringar. Fakturan kommer efter leveransen eller enligt den betalningsplan ni kommit överens om. Dokumenten bör harmoniera med varandra, men de fyller olika funktioner.

För översättningsuppdrag är det särskilt bra att spara beställarens originalunderlag, den godkända offerten, leveransmeddelandet och den slutliga fakturan. Det gör det enklare att visa vad som har beställts, levererats och fakturerats om en fråga uppstår senare.

Rättigheter och sekretess hör oftast hemma i avtalet

En faktura kan hänvisa till en offert eller beställning, men den är sällan rätt plats för långa avtalsvillkor. Frågor om upphovsrätt, användningsrätt, sekretess, personuppgifter, ansvar för källmaterial och ändringsrundor bör normalt klargöras innan uppdraget påbörjas.

Om du ändå behöver hänvisa till ett villkor på fakturan kan du exempelvis skriva att tjänsten avser ett visst uppdragsnummer eller en viss offert. Undvik otydliga formuleringar som kan tolkas som nya villkor efter att arbetet redan utförts.

Så fyller du i mallen steg för steg

Översättningsfaktura-mallen på den här sidan är gjord för att ge dig en tydlig grund. Anpassa den efter din verksamhet och den aktuella beställningen innan du skickar den.

1. Fyll i dina uppgifter som säljare, inklusive organisationsnummer eller personnummer när det är relevant.
2. Ange kundens namn, adress och eventuell fakturareferens.
3. Skriv fakturanummer, fakturadatum och förfallodag.
4. Beskriv översättningen rad för rad med språkpar, mängd, pris och belopp.
5. Räkna ut belopp exklusive moms, momsbelopp och totalsumma.
6. Lägg till betalningsuppgifter och eventuellt meddelande till kunden.
7. Kontrollera alla uppgifter, spara en kopia och skicka fakturan i överenskommet format.

Du kan redigera mallen direkt i webbläsaren. När allt är ifyllt kan du skriva ut dokumentet eller exportera det till PDF eller Word. Spara även en kopia av den skickade fakturan tillsammans med övrigt underlag för uppdraget.

Vanliga misstag att undvika

Små fel på en faktura kan innebära extra administration och försenad betalning. Kontrollera därför dokumentet innan det lämnar din verksamhet.

• Fel kundnamn, fel fakturaadress eller saknad referenskod.
• Otydlig tjänstebeskrivning utan språkpar eller mängdangivelse.
• Saknat eller återanvänt fakturanummer.
• Fel momssats, avrundning eller totalsumma.
• Avsaknad av förfallodag eller betalningsuppgifter.
• Fakturering av annat pris än det som kunden har godkänt.

Om kunden invänder mot en del av fakturan bör du dokumentera kommunikationen och reda ut vad invändningen gäller. Ibland räcker det med en förklaring eller korrigering. Ändra däremot inte bara en redan skickad faktura utan spårbarhet; hantera rättelsen på ett ordnat sätt i din bokföring.

Vanliga frågor

Kan jag använda samma fakturamall för språkgranskning?

Ja. Ändra tjänstebeskrivningen så att det framgår att arbetet avser språkgranskning, korrekturläsning eller annat relevant moment. Ange gärna antal timmar, sidor eller ord enligt den prismodell ni har avtalat om.

Måste språkpar stå på fakturan?

Det är inte alltid ett uttryckligt krav, men det är ofta mycket praktiskt. Språkparet gör tjänsten tydligare och hjälper kunden att koppla fakturan till rätt leverans.

Kan jag fakturera per ord?

Ja, om det är den prismodell du och kunden har kommit överens om. Skriv antal ord, pris per ord och radbelopp så att beräkningen går att kontrollera.

Vad gör jag om kunden vill ha ett projektnummer?

Placera projektnumret, inköpsordern eller referensen i ett tydligt fält på fakturan. Kontrollera med kunden var uppgiften ska stå om deras ekonomisystem har särskilda krav.

Kan jag ändra en faktura efter att den skickats?

Om en faktura behöver korrigeras bör ändringen hanteras på ett spårbart sätt. Hur du gör beror på felet och din bokföring, men ofta används en kreditfaktura och en ny korrekt faktura.

Behöver fakturan vara signerad?

En vanlig faktura behöver normalt inte undertecknas. Det avgörande är att den innehåller korrekta uppgifter och motsvarar den tjänst som har levererats.

Källor och referenser

• Skatteverket: vägledning om fakturering, moms och bokföringsunderlag.
• Bokföringslagen: regler om räkenskapsinformation och verifikationer.
• Mervärdesskattelagen: regler om moms och fakturering.
• Kronofogden: information om betalningsföreläggande och krav på betalning.