Frilansfaktura mall – enkel faktura för frilansare

En frilansfaktura är underlaget du använder för att ta betalt för ett uppdrag, till exempel konsultarbete, design, textproduktion, fotografering eller annan tjänst. En tydlig faktura minskar risken för frågor, sena betalningar och missförstånd om pris, omfattning eller moms.

Mallen på den här sidan kan redigeras direkt i webbläsaren. När uppgifterna är ifyllda kan du skriva ut fakturan eller exportera den till PDF eller Word. Använd den som ett praktiskt fakturaunderlag, men kontrollera alltid att uppgifterna passar din företagsform och den aktuella affären.

Vad är en frilansfaktura?

En frilansfaktura är i grunden en vanlig faktura som skickas av en person eller ett företag som utfört ett uppdrag. Ordet frilansare beskriver hur du arbetar, men avgör inte vilka fakturaregler som gäller. Det centrala är vem som säljer tjänsten, om verksamheten är registrerad för moms och om säljaren har F-skatt.

Fakturan fungerar både som betalningsbegäran och som verifikation i bokföringen. Den ska därför vara tydlig, daterad och möjlig att koppla till den tjänst eller vara som faktiskt har levererats. Kunden behöver kunna se vem som fakturerar, vad betalningen avser, beloppet och hur betalning ska göras.

När passar mallen?

Mallen passar särskilt när du fakturerar en kund för ett avslutat uppdrag eller för arbete under en viss period. Den kan användas av enskilda näringsidkare, aktiebolag och andra verksamheter som själva fakturerar sina kunder. Har du i stället ett egenanställningsföretag är det normalt det företaget som utfärdar fakturan till kunden.

Uppgifter som bör finnas på fakturan

Vilka uppgifter som måste finnas beror bland annat på om försäljningen är momspliktig och vilken typ av kund du har. En praktisk utgångspunkt är att alltid ange tillräckligt med information för att både kund och säljare ska kunna identifiera affären utan tvekan.

Du bör dessutom ange förfallodag, betalningssätt och de uppgifter kunden behöver för att betala, exempelvis bankgiro, plusgiro eller bankkonto. Om du använder OCR-nummer eller annan betalningsreferens ska den också stå tydligt.

Beskriv uppdraget konkret

En rad som bara säger “konsultarvode” kan fungera i vissa enkla fall, men är sällan optimal. Beskriv hellre tjänsten på ett sätt som går att stämma av mot uppdraget. Ange gärna period, antal timmar, fast pris eller antal levererade enheter.

• “Copywriting för produktsidor, 12 timmar enligt överenskommelse.”
• “Fotografering och grundläggande bildredigering, uppdrag den 8 maj.”
• “Löpande ekonomiadministration för april, fast månadsarvode.”
• “Webbdesign: leverans av startsida och kontaktsida enligt offert.”

Undvik interna förkortningar som kunden inte känner igen. Om ni har ett ordernummer, projektnummer eller avtalsnummer kan det vara klokt att lägga till det som referens.

F-skatt och uppgift om godkännande

Om du är godkänd för F-skatt ska du normalt ange detta på fakturan. Uppgiften är viktig för kunden, eftersom den visar att du själv ansvarar för preliminärskatt och socialavgifter inom ramen för din verksamhet. Skriv exempelvis “Godkänd för F-skatt”.

Om du inte har F-skatt kan det få betydelse för kundens skyldigheter vid utbetalningen. Fakturera därför inte som om du hade F-skatt om du saknar ett sådant godkännande. Läs den aktuella informationen hos Skatteverket om skatt, moms och företagande om du är osäker på vilken registrering som gäller för dig.

Praktiskt tips: Kontrollera F-skatt, organisationsnummer och momsregistrering innan du börjar använda en återkommande fakturamall. Då slipper du ändra standardtexter på redan skapade fakturor.

Moms på frilansfakturan

Många frilansuppdrag är momspliktiga, men det finns undantag och särskilda regler. Du behöver först avgöra om just din försäljning omfattas av moms och vilken momssats som gäller. Använd inte en momssats på rutin om du är osäker, eftersom olika typer av tjänster kan bedömas olika.

För en momspliktig försäljning brukar fakturan visa priset exklusive moms, momssats, momsbelopp och totalbelopp inklusive moms. Om priset ni kommit överens om redan inkluderar moms bör du ändå redovisa delarna på ett tydligt sätt.

Om du inte ska lägga på moms

Om försäljningen är undantagen från moms eller om du inte ska debitera moms av annan anledning bör fakturan inte bara ha momsbeloppet satt till noll utan förklaring. Ange en kort och korrekt upplysning om varför moms inte tas ut, anpassad till din situation. Är du tveksam bör du kontrollera vägledning eller ta hjälp av redovisningskunnig rådgivare innan fakturan skickas.

Vid försäljning till utländska kunder kan ytterligare regler om exempelvis kundens land, köparens momsregistreringsnummer och omvänd betalningsskyldighet bli aktuella. Den här grundmallen är främst avsedd för vanliga svenska fakturor.

Priser, utlägg och ersättning för arbete

Fakturan ska skilja på arvode och utlägg. Arvodet är ersättningen för ditt arbete. Utlägg är kostnader som du haft för kundens räkning och som ni kommit överens om att kunden ska ersätta. Att hålla posterna isär gör fakturan lättare att förstå och förenklar bokföringen.

Så kan du ställa upp fakturaraderna

• Arvode per timme: antal timmar, á-pris och delsumma.
• Fast pris: tydlig benämning av leveransen och överenskommet pris.
• Material eller licens: antal, enhetspris och specifikation.
• Resa eller annat utlägg: datum, typ av kostnad och hänvisning till överenskommelse.

Debiterar du restid, administration eller rättigheter till material bör detta helst vara överenskommet i förväg. En faktura är inte rätt plats att ensidigt lägga till villkor som kunden inte accepterat.

Betalningsvillkor och dröjsmål

Ange ett tydligt sista betalningsdatum. Betalningsvillkoret kan till exempel vara ett visst antal dagar från fakturadatum, men det viktigaste är att kunden enkelt kan se förfallodagen. Om ni redan avtalat om villkor ska fakturan följa avtalet.

Du kan också ange vad som gäller om kunden betalar sent, men formulera bara villkor som du har rätt att tillämpa och som är förenliga med er överenskommelse. Spara alltid en kopia av den skickade fakturan och dokumentera påminnelser skriftligt om betalningen uteblir.

Följ en enkel rutin

1. Kontrollera att uppdraget är levererat enligt överenskommelsen.
2. Fyll i kundens korrekta namn, adress och eventuell referens.
3. Numrera fakturan enligt din egen löpande fakturaserie.
4. Specificera arbete, period, pris, moms och totalbelopp.
5. Ange förfallodag och kompletta betalningsuppgifter.
6. Granska fakturan, spara en kopia och skicka den till rätt mottagare.

Om ett betalningskrav behöver hanteras vidare finns generell information hos Kronofogden om betalningsföreläggande och skulder. Försök dock först reda ut eventuella invändningar med kunden och kontrollera att fakturan verkligen motsvarar vad ni avtalat.

Fakturanummer, arkivering och bokföring

Varje faktura behöver kunna identifieras. Använd därför en tydlig och sammanhängande nummerserie, exempelvis med löpande nummer. Välj ett system som du kan följa konsekvent. Det kan vara en enkel serie eller en serie som även innehåller ett årtal, så länge fakturorna inte blandas ihop och underlaget går att spåra.

Spara fakturakopian och sådant underlag som förklarar affären, till exempel offert, avtal, tidrapport, e-postgodkännande och kvitton för godkända utlägg. Bokföringen ska kunna visa vad affärshändelsen avser. Om du rättar en faktura efter att den skickats bör du hantera rättelsen på ett tydligt sätt i stället för att i efterhand ändra originalet utan spårbarhet.

Anpassa mallen innan du skickar

Den redigerbara frilansfakturamallen innehåller de vanligaste fälten för en svensk faktura. Anpassa innehållet efter din verksamhet, men behåll en konsekvent struktur mellan fakturorna. Det ger ett professionellt intryck och förenklar för kunden att attestera och betala.

Kontrollista före utskick

• Fakturan har ett unikt nummer och korrekt fakturadatum.
• Kundens uppgifter, referens och leveransadress är korrekta.
• Arbete eller leverans är beskrivet så att kunden känner igen uppdraget.
• Belopp, eventuell moms och totalsumma stämmer matematiskt.
• F-skatt anges om du är godkänd för F-skatt.
• Förfallodag och betalningsuppgifter är fullständiga.

Redigera mallen direkt i webbläsaren, fyll bara i relevanta rader och ta bort tomma eller missvisande fält. När fakturan är klar kan du exportera den till PDF eller Word och spara en kopia i din egen dokumentation.

Vanliga frågor

Måste en frilansare ha ett företag för att skicka faktura?

Det beror på upplägget. Den som själv bedriver näringsverksamhet fakturerar normalt genom sin verksamhet. Om du arbetar via ett egenanställningsföretag är det vanligen det företaget som fakturerar kunden. Kontrollera vad som gäller innan du skickar en faktura i eget namn.

Ska jag skriva F-skatt på fakturan?

Om du är godkänd för F-skatt bör du ange det på fakturan, exempelvis med formuleringen “Godkänd för F-skatt”. Skriv inte detta om du saknar godkännande.

Kan jag använda samma fakturamall för privatpersoner och företag?

Ja, ofta går det bra, men anpassa kunduppgifterna och betalningsinformationen. För företag behövs ofta organisationsnummer, fakturareferens eller ordernummer. Privatkunder kan i stället behöva tydligare information om vad tjänsten omfattar.

Hur beskriver jag mitt arbete på fakturan?

Beskriv tjänsten konkret med typ av arbete, period, omfattning och pris. Om du fakturerar timmar bör antal timmar och timpris framgå. Vid fast pris bör leveransen eller uppdraget beskrivas.

Vad gör jag om kunden inte betalar?

Börja med att kontrollera att fakturan nått rätt mottagare och att uppgifterna är korrekta. Skicka sedan en saklig skriftlig påminnelse och be kunden ange om det finns en invändning. Spara all kommunikation och överväg nästa steg utifrån situationen.

Källor och referenser

• Bokföringslagen – regler om bokföring och verifikationer.
• Mervärdesskattelagen – regler om moms och fakturering.
• Skatteverket – vägledning om fakturering, F-skatt och moms.
• Kronofogden – information om betalningsföreläggande.