Proformafaktura mall – gratis underlag för handel

En proformafaktura är ett dokument som liknar en vanlig faktura men som normalt inte är ett krav på betalning. Den används främst för att beskriva varor, värden och villkor innan en affär är slutligt fakturerad eller när uppgifterna behövs för transport, tull eller import i ett annat land.

Med en proformafaktura mall samlar du uppgifter om säljare, mottagare, varor, pris, valuta och leveransvillkor på ett tydligt sätt. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren och skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word när uppgifterna är klara.

Vad är en proformafaktura?

Ordet proforma betyder ungefär för formens skull. En proformafaktura är därför i första hand ett informations- och handelsdokument. Den visar vad en försändelse eller planerad leverans omfattar och vilket deklarerat värde varorna har.

Dokumentet kan användas före en försäljning, tillsammans med en kostnadsfri försändelse, vid provleveranser eller som underlag i internationell handel. Det är vanligt att en transportör, tullmyndighet eller mottagare vill ha dokumentet för att kunna förstå varornas innehåll och värde.

En proformafaktura ska inte blandas ihop med en vanlig faktura. Om du vill kräva betalning av en kund behöver du normalt utfärda en vanlig faktura med de uppgifter som krävs för den aktuella försäljningen. Om det finns tveksamhet om moms, export eller tull kan du kontrollera aktuell vägledning hos Skatteverket om moms och handel.

När passar en proformafaktura?

Dokumentet är särskilt användbart när varor skickas över en gräns utan att det samtidigt finns en vanlig försäljning som ska faktureras. Det kan också vara ett underlag innan köparen accepterar affären eller betalar i förskott.

Vanliga användningsområden

• Export av varor utanför EU.
• Provexemplar, varuprover och demonstrationsexemplar.
• Gåvor, ersättningsvaror och varor som skickas utan betalning.
• Förskottsunderlag inför en kommande beställning.
• Underlag för speditör, transportör eller tullhantering.
• Interna överföringar av varor mellan verksamhetsställen i olika länder.

Även om mottagaren inte betalar för varan måste ett rimligt varuvärde ofta anges. Tull och transportaktörer behöver vanligen ett värde för att kunna hantera försändelsen. Sätt därför inte automatiskt värdet till noll kronor bara för att varan är gratis för mottagaren.

Skillnaden mellan proformafaktura och vanlig faktura

Den viktigaste skillnaden är dokumentets funktion. En vanlig faktura är ett betalningskrav kopplat till en genomförd försäljning. En proformafaktura beskriver i stället en planerad eller icke debiterad leverans.

Skriv tydligt PROFORMAFAKTURA högst upp i dokumentet. Lägg gärna även till en förklarande text, exempelvis att dokumentet inte är ett betalningskrav. Det minskar risken för att mottagaren bokför eller betalar dokumentet som om det vore en vanlig faktura.

Uppgifter som bör finnas med

En användbar proformafaktura ska göra det enkelt för mottagaren, transportören och eventuella myndigheter att identifiera parterna och varorna. Kraven kan skilja sig mellan länder, varuslag och transportsätt. Följ alltid instruktioner från den som hanterar transporten eller införseln.

Grunduppgifter om parterna

• Säljarens eller avsändarens namn, adress och kontaktuppgifter.
• Mottagarens namn, fullständiga adress och kontaktuppgifter.
• Organisationsnummer, momsregistreringsnummer eller annat identifikationsnummer när det är relevant.
• Dokumentnummer och datum.
• Leveransadress om den skiljer sig från faktura- eller mottagaradressen.

Uppgifter om varorna

Beskriv varje vara konkret. En alltför vag text, som endast ”delar” eller ”present”, kan leda till frågor och förseningar. Skriv hellre vilken vara det gäller, antal, material eller modell när det är relevant och varför den skickas.

1. Ange en tydlig varubeskrivning på svenska eller på ett språk som mottagarlandet och transportören accepterar.
2. Skriv antal, enhetspris och sammanlagt deklarerat värde per rad.
3. Ange valuta, exempelvis SEK, EUR eller USD.
4. Beskriv försändelsens syfte, exempelvis varuprov, gåva, retur eller ersättningsvara.
5. Fyll i ursprungsland när uppgiften behövs.
6. Lägg till vikt, fraktvillkor eller varukod endast när transportören eller tullhanteringen kräver det.

Praktiskt tips: Låt varubeskrivningen svara på tre frågor – vad är det, hur många är det och vilket värde har det? Då blir dokumentet betydligt lättare att använda i transport- och tullflödet.

Värde, valuta och moms

Det deklarerade värdet ska spegla varans rimliga handelsvärde även om ingen betalning sker. För en ersättningsvara kan du till exempel ange det normala försäljningsvärdet och förklara att varan skickas som kostnadsfri ersättning. För ett prov kan du ange uppskattat värde och att varan är ett sample eller varuprov.

Momsfrågan beror på vad som faktiskt säljs, vart varan transporteras och vilken typ av handel det rör sig om. En proformafaktura i sig avgör inte hur moms ska redovisas. Om dokumentet avser en verklig försäljning behöver du bedöma om en vanlig faktura också ska utfärdas och hur försäljningen ska bokföras.

Vid handel med länder utanför EU kan tullregler och importkrav bli aktuella. Läs aktuell information från Tullverket om handel med länder utanför EU och stäm av med din transportör innan försändelsen skickas. Kontrollera särskilt om mottagarlandet har egna krav på språk, varukoder, ursprungsuppgifter eller särskilda intyg.

Så fyller du i mallen steg för steg

Börja med att samla orderuppgifter, mottagarens exakta kontaktuppgifter och en detaljerad varulista. Kontrollera att informationen överensstämmer med fraktbokningen och eventuell tulldeklaration. Olika dokument med olika uppgifter kan skapa onödiga frågor.

1. Skriv dokumentrubriken Proformafaktura och ge dokumentet ett unikt nummer.
2. Fyll i datum samt avsändarens och mottagarens uppgifter.
3. Beskriv varje vara på en egen rad med antal, enhet, pris och radbelopp.
4. Summera varuvärdet och ange tydligt vilken valuta som används.
5. Förklara försändelsens syfte och ange relevanta leveransvillkor.
6. Kontrollera att mottagarens adress och kontaktuppgifter är kompletta.
7. Signera om mottagaren, transportören eller ditt interna arbetssätt kräver det.

Var konsekvent med belopp. Om du anger ett enhetspris på 200 SEK och skickar tre enheter ska radbeloppet vara 600 SEK. Summeringen ska sedan stämma med varuraderna. Små avvikelser kan leda till frågor när dokumentet används för tull eller transport.

Leveransvillkor och transportuppgifter

Om leveransen är internationell kan det vara lämpligt att ange leveransvillkor, transportsätt och vem som ansvarar för frakt eller försäkring. Använd bara etablerade handelsvillkor om du vet vad de innebär och om parterna har kommit överens om dem.

Det är också klokt att ange ordernummer, referens eller sändningsnummer om sådana uppgifter finns. Då kan proformafakturan kopplas till rätt beställning och kolli. Vid flera paket bör dokumentet tydligt beskriva om värdet avser hela försändelsen eller endast ett visst kolli.

Kontroll före du skickar

• Stämmer mottagarens namn, telefonnummer och adress?
• Är varorna beskrivna så tydligt att en utomstående förstår innehållet?
• Är antal, enhetspris, totalsumma och valuta korrekta?
• Framgår det att dokumentet är en proformafaktura och inte ett betalningskrav?
• Stämmer uppgifterna med frakthandlingar och eventuell tulldeklaration?

Vanliga misstag att undvika

Ett vanligt misstag är att använda en proformafaktura som ersättning för en riktig faktura vid en genomförd försäljning. Det kan skapa oklarhet kring betalning, bokföring och moms. En annan risk är att ange för lite information om varorna.

Undvik också att skriva nollvärde utan vidare förklaring. När varan inte säljs behöver du vanligtvis ändå ange ett relevant deklarerat värde. Skriv i stället exempelvis att varan är ett varuprov, en gåva eller en ersättningsvara och ange dess uppskattade marknadsvärde.

Kontrollera slutligen om mottagarlandet eller transportören kräver ett visst språk. Vid internationella leveranser är engelska ofta praktiskt, men kraven kan variera. Anpassa dokumentet efter den aktuella försändelsen.

Vanliga frågor

Är en proformafaktura samma sak som en faktura?

Nej. En proformafaktura är normalt ett preliminärt informationsunderlag och inte ett betalningskrav. En vanlig faktura används för att kräva betalning för en försäljning.

När behöver jag en proformafaktura?

Den används ofta vid export, provförsändelser, gåvor, ersättningsvaror och andra leveranser där transportör eller tull behöver uppgifter om innehåll och värde.

Kan jag använda proformafakturan för att ta betalt?

Den bör normalt inte användas som betalningskrav. Om kunden ska betala bör du utfärda en vanlig faktura med lämpliga betalningsuppgifter och rätt underlag för din bokföring.

Vilket värde ska jag ange för en gratis vara?

Ange ett rimligt marknads- eller handelsvärde och förklara varför varan skickas utan betalning, till exempel som varuprov eller ersättningsvara. Kontrollera transportörens och mottagarlandets regler.

Måste proformafakturan signeras?

Det beror på mottagarens, transportörens och mottagarlandets krav. En signatur kan öka tydligheten, men kontrollera alltid vilka handlingar som efterfrågas för just din försändelse.

Källor och referenser

• Skatteverket – vägledning om moms vid varuhandel och internationell handel.
• Tullverket – information om export, import och tullhantering.
• Bokföringslagen – regler om räkenskapsinformation och bokföring.
• Mervärdesskattelagen – regler om moms vid omsättning av varor och tjänster.