Faktura med moms mall – tydlig faktura att fylla i

En faktura med moms mall gör det enklare att ta betalt på ett professionellt och tydligt sätt. Den passar dig som säljer varor eller tjänster och behöver visa pris, moms och betalningsvillkor på ett underlag som kunden och bokföringen kan förstå.

På den här sidan finns en mall som du kan redigera direkt i webbläsaren. Fyll i dina uppgifter, kontrollera beloppen och exportera sedan dokumentet till PDF eller Word eller skriv ut det. Mallen är utformad för vanlig svensk fakturering, men du behöver alltid anpassa uppgifterna till din verksamhet och den aktuella försäljningen.

Vad är en faktura med moms?

En faktura är ett dokument som anger att säljaren begär betalning från en köpare. När försäljningen är momspliktig ska fakturan normalt visa momssats, beskattningsunderlag och momsbelopp. Kunden ska kunna se vad som har sålts, när det har sålts och vilket belopp som ska betalas.

Moms är en skatt som företag i många fall tar ut vid försäljning. Säljaren redovisar normalt den utgående momsen i sin momsdeklaration. En köpare som bedriver momspliktig verksamhet kan, om förutsättningarna är uppfyllda, ofta använda fakturan som underlag för avdrag för ingående moms.

En tydlig faktura är därför viktig för mer än själva betalningen. Den fungerar också som verifikation i bokföringen och som dokumentation om kunden har frågor om leveransen, priset eller betalningsvillkoren.

När ska du använda en fakturamall med moms?

Mallen kan användas när du har utfört ett uppdrag, levererat en vara eller annars har rätt att fakturera en kund och moms ska tas ut. Den fungerar både för enskilda näringsidkare och för mindre aktiebolag, men även föreningar och andra verksamheter kan använda samma grundstruktur när de säljer momspliktigt.

Du behöver inte använda en pappersfaktura. En faktura kan skickas digitalt, exempelvis som PDF via e-post, om mottagaren accepterar det och innehållet är tydligt. Spara alltid en kopia av det fakturaunderlag som skickas, tillsammans med underlag som order, avtal, tidrapport eller leveranskvitto när det är relevant.

Situationer där mallen är praktisk

• Du har utfört konsultarbete, hantverkstjänster eller annan tjänst åt en kund.
• Du säljer produkter och vill ange antal, styckepris och moms separat.
• Du behöver fakturera en privatperson, förening eller ett annat företag.
• Du vill skapa ett enkelt fakturaunderlag för en enstaka försäljning.
• Du vill kontrollera att belopp exklusive och inklusive moms framgår klart.

Kontrollera dock alltid om försäljningen är momspliktig och vilken momssats som gäller. Vissa varor, tjänster och situationer har särskilda regler, och vissa försäljningar kan vara undantagna från moms. Läs aktuell vägledning om moms och fakturering hos Skatteverket om du är osäker.

Uppgifter som normalt ska finnas på fakturan

En användbar faktura måste identifiera både säljaren, köparen och själva affären. Det ska också vara möjligt att följa betalningen och koppla dokumentet till bokföringen. Använd en unik fakturanummerserie och ändra inte en redan skickad faktura i efterhand utan dokumentation.

Fakturan bör även beskriva vad leveransen avser. En kort rad som bara säger “arbete” är ofta sämre än en konkret beskrivning, exempelvis “Konsultarbete enligt överenskommelse, 8 timmar” eller “Leverans av 10 st produkter enligt order”. Om leveransen skett vid ett annat tillfälle än fakturadatumet bör du ange leveransdatum eller den period då tjänsten utfördes.

Vanliga fält att fylla i

• Säljarens namn, postadress och kontaktuppgifter.
• Organisationsnummer eller personnummer när det är relevant för verksamheten.
• Momsregistreringsnummer när ett sådant ska anges.
• Kundens namn, adress och eventuell referensperson.
• Fakturanummer, fakturadatum och förfallodatum.
• Datum för leverans eller den period som faktureras.
• Beskrivning av vara eller tjänst, antal, enhetspris och eventuell rabatt.
• Belopp exklusive moms, momssats, momsbelopp och totalt att betala.
• Betalningsuppgifter, till exempel bankgiro, plusgiro eller bankkonto.

Så beräknar du moms på fakturan

Det är viktigt att skilja på pris exklusive moms och pris inklusive moms. Om du först anger ett pris utan moms lägger du på momsen utifrån den momssats som gäller. Om du i stället har ett totalpris inklusive moms behöver du räkna fram hur stor del av beloppet som är moms.

Vid 25 procent moms blir momsbeloppet 25 procent av beskattningsunderlaget. Ett pris på 1 000 kronor exklusive moms blir då 1 250 kronor inklusive moms. Momsen är 250 kronor. Om 1 250 kronor redan är ett pris inklusive 25 procent moms är beskattningsunderlaget 1 000 kronor och momsbeloppet 250 kronor.

Olika momssatser kan förekomma. Blanda inte ihop rader med olika momssatser i en enda gemensam momsrad. Redovisa i stället beskattningsunderlag och moms för respektive sats, så att kunden kan se hur totalsumman har uppstått.

Praktiskt tips: Räkna alltid från samma utgångspunkt. Markera tydligt om styckepriserna i fakturan är exklusive eller inklusive moms, och kontrollera sedan att radbelopp, momsbelopp och totalsumma stämmer innan du skickar fakturan.

Fakturanummer, datum och betalningsvillkor

Fakturanumret ska göra det lätt att identifiera fakturan. Många använder en löpande nummerserie, exempelvis 1, 2, 3 eller ett årtal följt av ett löpnummer. Det viktiga är att numret är unikt och att ditt system gör det möjligt att följa fakturorna i bokföringen.

Fakturadatum är den dag du ställer ut fakturan. Förfallodatum visar när betalningen senast ska vara dig tillhanda enligt ditt betalningsvillkor. Skriv också tydligt hur kunden ska betala. Om du tar ut dröjsmålsränta eller påminnelseavgift bör villkoren vara sakliga och kommunicerade med kunden i förväg eller framgå av avtal och faktura.

För företag är det klokt att ha en fast rutin: skapa faktura efter leverans, skicka den utan onödigt dröjsmål, bokför den och följ upp när förfallodatum passerar. Vid utebliven betalning kan du börja med en vänlig påminnelse. Om tvisten gäller om kunden faktiskt ska betala behöver du först bedöma vad ni har avtalat och vilken dokumentation som finns.

Särskilda situationer att kontrollera

En vanlig fakturamall täcker många försäljningar, men vissa situationer kräver extra uppmärksamhet. Det kan gälla försäljning till utlandet, byggtjänster, omvänd betalningsskyldighet, RUT eller ROT, momsbefriade verksamheter eller kreditfakturor. Då kan särskilda uppgifter eller formuleringar behövas.

När kunden är privatperson

För en privatkund är det särskilt viktigt att fakturan är lätt att läsa. Beskriv arbetet eller varan konkret, ange tydligt vad som ska betalas och visa förfallodatum samt betalningsuppgifter. Om du erbjuder delbetalning, avdrag eller andra villkor ska de stämma med vad ni har kommit överens om.

När du rättar en tidigare faktura

Om en faktura innehåller fel bör du inte bara ändra originalet utan spårbarhet. Hur rättelsen ska hanteras beror på felet och din bokföring. En kreditfaktura används ofta när hela eller delar av en tidigare faktura ska återföras, och den bör tydligt hänvisa till den ursprungliga fakturan.

När moms inte ska tas ut

Skriv inte automatiskt “0 procent moms” om försäljningen inte är momspliktig eller om andra regler gäller. Orsaken till att moms inte tas ut kan behöva anges på ett särskilt sätt. Kontrollera därför den aktuella situationen innan du skickar fakturan.

Så fyller du i mallen steg för steg

Utgå från ditt avtal, din beställning eller ditt leveransunderlag. Då minskar risken att fel kund, fel pris eller fel datum hamnar på fakturan.

1. Fyll i säljarens namn, adress, organisationsuppgifter och betalningsuppgifter.
2. Ange kundens korrekta namn, adress och eventuell referens eller orderreferens.
3. Skriv fakturanummer, fakturadatum, leveransdatum eller period samt förfallodatum.
4. Beskriv varje vara eller tjänst och fyll i antal, pris och radbelopp.
5. Räkna ut belopp exklusive moms, moms per momssats och totalsumman att betala.
6. Kontrollera uppgifterna mot överenskommelsen innan du skickar fakturan.
7. Spara en kopia tillsammans med relevant underlag för bokföring och uppföljning.

Du kan använda mallen på denna sida som ett arbetsunderlag. Den kan redigeras direkt i webbläsaren och därefter exporteras till PDF eller Word. Kontrollera alltid den färdiga filen innan den skickas, särskilt belopp, förfallodatum, kunduppgifter och betalningsinformation.

Vanliga misstag och hur du undviker dem

Det vanligaste felet är att totalsumman ser rimlig ut men att beräkningen av moms eller rabatter inte stämmer. Ett annat vanligt problem är att fakturan saknar en tydlig beskrivning av leveransen. Det kan skapa frågor från kunden och göra underlaget svårare att använda i bokföringen.

• Använd inte samma fakturanummer på flera fakturor.
• Blanda inte belopp inklusive moms och exklusive moms utan tydlig markering.
• Glöm inte leveransdatum eller period när den skiljer sig från fakturadatum.
• Skicka inte fakturan till fel bolag, fel adress eller utan kundens referens.
• Ange inte en momssats av vana; kontrollera vad som gäller för försäljningen.
• Ändra inte en redan bokförd eller skickad faktura utan att hantera rättelsen spårbart.

En bra rutin är att använda samma kontrollfrågor varje gång: Vem är kunden? Vad har levererats? Vilket pris har avtalats? Vilken moms gäller? När ska betalning ske? När alla svar finns på fakturan blir den betydligt tryggare att skicka.

Bokföring och dokumentation

Fakturan är normalt ett viktigt bokföringsunderlag. Det innebär att du behöver kunna visa vad dokumentet avser och bevara underlaget enligt de regler som gäller för din verksamhet. Spara därför både den skickade fakturan och dokumentation som förklarar affären, exempelvis offert, avtal, beställning, leveransbekräftelse eller tidredovisning.

Om du använder ett bokföringsprogram kan fakturauppgifterna ofta föras över till bokföringen där. Om du gör fakturan manuellt behöver du vara extra noga med att nummerserie, datum och betalningsstatus går att följa. Officiell information om företagande, bokföring och administrativa rutiner finns också hos Verksamt.

En betald faktura är inte samma sak som ett kvitto, men betalningen ska kunna kopplas till fakturan. Notera gärna betalningsdatum och betalningssätt i ditt system. Då blir det enklare att se vilka fakturor som är betalda, förfallna eller behöver följas upp.

Vanliga frågor

Måste jag ha moms på alla fakturor?

Nej. Om moms ska tas ut beror på bland annat vilken verksamhet och försäljning det gäller. Vissa försäljningar är undantagna från moms och andra kan omfattas av särskilda regler. Kontrollera vad som gäller innan du fakturerar.

Kan jag skriva en faktura utan företagsnamn?

En faktura ska tydligt ange vem säljaren är. En enskild näringsidkare kan använda sitt eget namn om inget registrerat företagsnamn används, men de uppgifter som krävs för att identifiera säljaren behöver fortfarande finnas med.

Vilken momssats ska jag använda?

Det beror på vilken vara eller tjänst du säljer. Den vanligaste momssatsen är 25 procent, men även andra satser förekommer. Bedömningen ska göras utifrån den aktuella försäljningen, inte enbart utifrån kundtypen.

Vad gör jag om kunden inte betalar i tid?

Börja normalt med att kontrollera att fakturan skickats till rätt uppgifter och att förfallodatumet passerat. Skicka därefter en saklig påminnelse och spara kommunikationen. Om kravet bestrids bör du undersöka orsaken och samla underlag som visar vad ni har avtalat.

Kan jag ändra en faktura efter att den har skickats?

Fel ska hanteras på ett spårbart sätt. Beroende på situationen kan du behöva skapa ett rättelseunderlag eller en kreditfaktura som hänvisar till den ursprungliga fakturan. Ändra inte bara originalet utan dokumentation.

Källor och referenser

• Skatteverket – vägledning om moms, fakturering och fakturans innehåll.
• Bokföringslagen – regler om bokföring och bevarande av räkenskapsinformation.
• Mervärdesskattelagen – regler om mervärdesskatt.
• Verksamt – myndighetsgemensam information för företagare.