Faktura utan moms mall för momsbefriad verksamhet

En faktura utan moms är inte bara en vanlig faktura där momsraden har tagits bort. Det måste finnas en tydlig och korrekt anledning till att moms inte tas ut. Det kan exempelvis bero på att verksamheten omfattas av undantag från moms, att just den sålda tjänsten är momsfri eller att företaget inte är momsregistrerat på grund av liten omsättning.

Med en faktura utan moms mall får du ett enkelt underlag för att samla de uppgifter som kunden, bokföringen och Skatteverket kan behöva. Mallen på den här sidan kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word. Anpassa alltid förklaringen om momsfriheten till din egen försäljning innan du skickar fakturan.

När ska du använda en faktura utan moms?

Du använder en faktura utan moms när du säljer något utan att lägga på svensk moms. Det är viktigt att skilja mellan olika situationer, eftersom de kan kräva olika formuleringar på fakturan och hanteras olika i redovisningen.

Vanliga situationer är att försäljningen är undantagen från moms enligt reglerna för den typen av vara eller tjänst, att säljaren har liten omsättning och därför inte är momsregistrerad, eller att det gäller en särskild gränsöverskridande försäljning. Den här mallen är främst avsedd för svenska fakturor där ingen svensk moms ska debiteras.

• Du bedriver en verksamhet där hela eller delar av försäljningen är momsbefriad.
• Du är inte momsregistrerad eftersom din omsättning är låg och du uppfyller villkoren för det.
• Du fakturerar en tjänst eller vara som i det enskilda fallet inte ska beläggas med moms.
• Du behöver visa kunden att beloppet på fakturan är slutligt och inte innehåller avdragsgill ingående moms.

Om du är osäker på om försäljningen verkligen är momsfri bör du kontrollera förutsättningarna innan fakturan skickas. Att felaktigt utelämna moms kan leda till rättelser i bokföring och deklaration.

Skillnaden mellan momsbefriad verksamhet och låg omsättning

Begreppet faktura utan moms används ofta brett, men två vanliga orsaker skiljer sig åt. En verksamhet kan vara momsbefriad därför att typen av omsättning är undantagen från moms. Det kan till exempel gälla vissa utbildnings-, vård-, försäkrings- eller finansieringstjänster, men bedömningen beror på vad som faktiskt säljs och under vilka förhållanden.

En annan situation är att företagaren har liten omsättning och därför inte är skyldig att vara momsregistrerad. Då är det inte själva tjänsten som nödvändigtvis är momsfri; säljaren tar i stället inte ut moms eftersom verksamheten omfattas av reglerna om befrielse från momsplikt. Förutsättningarna kan förändras om omsättningen ökar.

Tabellen är en översikt, inte ett beslut i ett enskilt fall. Reglerna om moms finns i mervärdesskattelagen och kan vara detaljerade. Läs aktuell vägledning hos Skatteverket om moms och företagande om du behöver kontrollera din situation.

Uppgifter som ska finnas på fakturan

Även om du inte tar ut moms behöver fakturan vara tydlig. Kunden ska kunna se vem som säljer, vad som har levererats, vilket belopp som ska betalas och när betalning ska ske. En ordnad faktura gör också bokföringen enklare för båda parter.

Grunduppgifter för säljare och kund

• Säljarens namn och kontaktuppgifter.
• Organisationsnummer eller personnummer när det är relevant för verksamheten.
• Kundens namn och fakturaadress.
• Unikt fakturanummer i en löpande nummerserie.
• Fakturadatum och förfallodatum.
• Betalningsuppgifter, exempelvis bankgiro, plusgiro eller kontonummer.

Uppgifter om leveransen och beloppet

Beskrivningen ska vara så konkret att kunden förstår vad betalningen gäller. Skriv exempelvis vilken tjänst som utförts, period, antal timmar, antal produkter eller överenskommet fast pris. Ange datum då varan levererades eller tjänsten utfördes om detta skiljer sig från fakturadatumet.

Redovisa pris, eventuella rabatter och totalt att betala. När moms inte tas ut bör fakturan också ha en tydlig notering om orsaken. Undvik formuleringen “moms 0 %” om det kan ge en felaktig bild av situationen. Ofta är det bättre att skriva att försäljningen är undantagen från moms eller att företaget inte är momsregistrerat, beroende på vad som är korrekt.

Så fyller du i mallen steg för steg

Börja med att samla fakturaunderlag: kunduppgifter, överenskommelse, leveransuppgifter och betalningsvillkor. Kontrollera särskilt att fakturanummer inte redan har använts. En konsekvent nummerserie förenklar uppföljning och bokföring.

1. Fyll i säljarens namn, adress, kontaktuppgifter och identifieringsuppgift.
2. Fyll i kundens namn och den adress eller e-postadress som kunden har anvisat för fakturering.
3. Ange fakturanummer, fakturadatum och förfallodatum.
4. Beskriv varan eller tjänsten, leveransdatum eller period samt antal och pris.
5. Räkna fram totalbeloppet utan moms och kontrollera beloppet mot ert avtal.
6. Skriv en anpassad förklaring till varför moms inte tas ut.
7. Lägg till betalningsuppgifter och eventuell referens som kunden behöver.
8. Granska fakturan, spara en kopia och skicka den i överenskommet format.

Praktiskt tips: Spara alltid samma underlag som visar varför moms inte har debiterats, exempelvis avtal, uppdragsbeskrivning eller uppgifter om din momsregistrering. Då blir det lättare att besvara frågor från kund, redovisningskonsult eller myndighet.

Formuleringar om varför moms saknas

Förklaringen på fakturan ska spegla den verkliga orsaken. En kort, saklig notering är oftast tillräcklig, men den måste vara korrekt. Kopiera därför inte en formulering från någon annan utan att kontrollera att den passar din verksamhet.

Exempel på sakliga noteringar

• “Moms tas inte ut eftersom försäljningen är undantagen från moms.”
• “Ingen moms debiteras. Företaget är inte momsregistrerat.”
• “Moms ingår inte i beloppet. Försäljningen omfattas av tillämpligt undantag från moms.”

Om du använder den första eller tredje formuleringen bör du kunna förklara vilket undantag som gäller. Om din verksamhet är delvis momspliktig och delvis momsbefriad måste du vara särskilt noggrann med att varje faktura får rätt behandling. Det räcker inte att enbart hänvisa till att företaget “är momsbefriat” om vissa delar av försäljningen faktiskt ska beläggas med moms.

Fakturering, bokföring och betalning

En faktura utan moms ska normalt bokföras som en affärshändelse på samma sätt som andra kundfordringar eller kontantförsäljningar. Skillnaden är att du inte bokför utgående moms på försäljningen. Vilka konton som passar beror på verksamhetens kontoplan och på orsaken till att moms saknas.

Behåll fakturan och underlaget enligt reglerna om räkenskapsinformation. Fakturor bör kunna följas i ordning, och rättelser ska göras spårbart. Om du upptäcker ett fel efter att fakturan har skickats är det ofta lämpligt att dokumentera korrigeringen tydligt, exempelvis genom en rättelse eller kreditfaktura när situationen kräver det.

Betalningsvillkor bestämmer du ofta genom avtal med kunden. Skriv därför ett tydligt förfallodatum. Om kunden är konsument behöver villkor om exempelvis avgifter och dröjsmålsränta vara skäliga och kommunicerade på rätt sätt. Vid frågor om betalningskrav och indrivning kan du utgå från information hos Kronofogden om att få betalt.

Vanliga misstag att undvika

Det största misstaget är att utgå från att det är valfritt att lägga på moms. Momsfrågan avgörs av vad du säljer, hur verksamheten bedrivs och om du är registrerad. En kunds önskemål om en faktura utan moms förändrar inte reglerna.

• Att ta bort moms utan att skriva varför den saknas.
• Att använda texten “0 % moms” när försäljningen egentligen är undantagen från moms.
• Att fortsätta fakturera utan moms trots att förutsättningarna har ändrats.
• Att sakna fakturanummer, datum, tydlig specifikation eller betalningsuppgifter.
• Att använda samma fakturanummer på flera fakturor.
• Att blanda privata utlägg och företagsförsäljning utan tydligt underlag.

Har du haft momspliktig försäljning tidigare, eller tror du att omsättningen kan öka, är det klokt att se över din momsstatus regelbundet. Ändrade förutsättningar kan påverka både framtida fakturor och din administration.

Anpassa mallen till din verksamhet

Den redigerbara mallen är gjord för att vara enkel att använda, men den behöver fyllas i omsorgsfullt. Ta bort hjälptexter innan du skickar fakturan och lämna inte tomma fält som kan skapa osäkerhet. Om ett fält inte är relevant kan du skriva “ej tillämpligt” eller ta bort det, så länge fakturan fortfarande innehåller de uppgifter som behövs.

För återkommande kunder kan du spara en egen basversion med dina företagsuppgifter och betalningsvillkor. Kontrollera dock fakturanummer, datum, leveransbeskrivning och belopp varje gång. När fakturan är klar kan du redigera den direkt i webbläsaren och exportera den till PDF eller Word för arkivering eller utskick.

Vanliga frågor

Kan jag skriva “moms 0 kr” på fakturan?

Det kan vara missvisande om försäljningen är undantagen från moms eller om du inte är momsregistrerad. Skriv i stället en tydlig förklaring till varför moms inte tas ut och ange totalbeloppet som kunden ska betala.

Måste en faktura utan moms ha fakturanummer?

Ja, en tydlig och löpande fakturanummerserie är viktig för ordning, spårbarhet och bokföring. Använd ett nummer som inte redan har använts på en annan faktura.

Kan en kund dra av moms från min faktura?

Nej. När ingen moms har debiterats finns ingen ingående moms på fakturan att dra av. Kunden bokför i stället normalt hela beloppet enligt sina egna regler.

Kan jag använda samma mall för en vanlig momspliktig försäljning?

Nej, då bör du använda en fakturamall med korrekt momssats, momsbelopp och belopp exklusive och inklusive moms. Denna mall är avsedd när moms inte ska tas ut.

Behöver jag ange organisationsnummer?

Fakturan ska tydligt identifiera säljaren. Vilken identifieringsuppgift som är relevant beror på om du driver aktiebolag, enskild näringsverksamhet eller annan verksamhetsform. Ange de uppgifter som krävs och är lämpliga för din verksamhet.

Vad gör jag om jag redan har skickat en felaktig faktura?

Rätta felet så snart som möjligt och se till att korrigeringen kan följas i bokföringen. Hur du gör beror på felets art och om kunden redan har betalat. Vid osäkerhet kan du ta hjälp av en redovisningskonsult eller kontrollera aktuell myndighetsvägledning.

Källor och referenser

• Mervärdesskattelagen (2023:200).
• Bokföringslagen (1999:1078).
• Skatteverket – vägledning om moms, fakturering och registrering.
• Bokföringsnämnden – vägledning om verifikationer och räkenskapsinformation.
• Kronofogden – information om betalningsföreläggande och att få betalt.