Faktura för enskild firma mall – fyll i och skriv ut

En faktura för enskild firma är ett underlag som visar vad du har sålt, till vem, när försäljningen skedde och vad kunden ska betala. En tydlig faktura underlättar både kundens betalning och din egen bokföring. Den är dessutom ett viktigt verifikat som du ska kunna följa upp i efterhand.

På den här sidan finns en faktura för enskild firma mall som du kan redigera direkt i webbläsaren. Fyll i uppgifterna, anpassa texten efter ditt uppdrag och exportera sedan dokumentet till PDF eller Word. Mallen fungerar både för tjänster och varor, men du behöver själv kontrollera om moms ska tas ut i just din verksamhet.

Vad är en faktura för enskild firma?

En enskild firma är ingen separat juridisk person från ägaren. Det innebär att du som privatperson driver verksamheten och ansvarar för dess avtal, skulder och skatter. På fakturan bör det ändå framgå tydligt att försäljningen sker inom din enskilda näringsverksamhet.

Fakturan är ett krav på betalning och samtidigt ett bokföringsunderlag. Den ska vara tillräckligt tydlig för att kunden ska förstå vad som köpts och för att du, din redovisningskonsult eller Skatteverket ska kunna följa affärshändelsen i bokföringen.

Om du säljer till företag är det särskilt viktigt att fakturauppgifterna är korrekta. Företagskunden kan behöva fakturan som underlag för sin egen bokföring och, när moms är aktuell, för avdrag för ingående moms.

Uppgifter som bör finnas på fakturan

Vilka uppgifter som måste stå med beror bland annat på försäljningens art, momsregler och vem kunden är. En vanlig faktura bör dock alltid vara tydlig och innehålla grundläggande identifikation, datum, belopp och betalningsvillkor.

Utöver uppgifterna i tabellen bör fakturan normalt beskriva varan eller tjänsten. Skriv inte bara ”arbete” eller ”tjänst” om du kan vara mer konkret. En rad som exempelvis ”Trädgårdsarbete enligt överenskommelse, 8 timmar” eller ”Grafisk formgivning av informationsblad” gör underlaget tydligare.

Säljarens namn och identifiering

Ange ditt namn eller det registrerade företagsnamn som du använder i verksamheten. Lägg till postadress, e-postadress och telefonnummer så att kunden enkelt kan ställa frågor. Om du är registrerad för F-skatt kan du även skriva ”Godkänd för F-skatt”.

En enskild näringsidkare har vanligtvis sitt personnummer som organisationsnummer. Kontrollera dock vilka uppgifter som gäller för just din registrering innan du skickar fakturan.

Kundens uppgifter

För företag anger du normalt företagsnamn, adress och gärna organisationsnummer eller kundnummer om kunden har lämnat det. För privatkunder räcker ofta namn och adress, men det kan behövas fler uppgifter i vissa typer av försäljning.

Fakturanummer och datum i rätt ordning

Varje faktura ska ha ett eget nummer. Numreringen ska vara systematisk så att du kan hitta fakturan i bokföringen och se om någon handling saknas. Många använder en enkel följd, exempelvis 1, 2, 3 eller en serie som börjar med verksamhetsåret. Det viktiga är inte vilket format du väljer, utan att varje fakturanummer är unikt och att du följer din rutin konsekvent.

Undvik att återanvända ett fakturanummer, även om en faktura har blivit fel. Om du behöver rätta en redan skickad faktura är det ofta bättre att dokumentera rättelsen med en kreditfaktura och därefter skapa en ny korrekt faktura. Hur rättelsen ska hanteras kan bero på om kunden redan har betalat och om moms ingår.

• Ange fakturadatum, alltså datumet då fakturan utfärdas.
• Ange förfallodatum eller ett tydligt betalningsvillkor, till exempel betalning inom ett visst antal dagar.
• Ange leverans- eller försäljningsdatum om det skiljer sig från fakturadatum och uppgiften behövs.
• Spara en kopia av den skickade fakturan tillsammans med underlag för uppdraget.

Fakturauppgifter och dokumentation ska kunna följas i bokföringen. Läs mer om grundläggande företagande och administrativa rutiner hos Verksamt.

Moms på faktura från enskild firma

Om du är momsregistrerad ska du normalt ange moms på fakturan när försäljningen är momspliktig. Det innebär i praktiken att du redovisar beloppet exklusive moms, den moms som tillkommer och det totala belopp som kunden ska betala. Ange också momssatsen när det är relevant.

Du ska inte lägga på moms bara för att en fakturamall har en momsrad. Om verksamheten är undantagen från moms, eller om du använder regler som innebär att du inte ska debitera moms, ska fakturan i stället anpassas. I sådana fall kan en förklarande text behövas för att kunden ska förstå varför moms saknas.

Reglerna varierar mellan olika typer av försäljning, kunder och situationer. Kontrollera därför alltid din egen momsregistrering och aktuell vägledning från Skatteverket innan du väljer momssats eller skriver en momsbefrielse på fakturan.

Räkna tydligt för kunden

En lättläst faktura minskar risken för frågor och sena betalningar. Om du har flera rader ska varje rad ha en beskrivning, antal, pris och delsumman. Lägg därefter ihop delsummorna, redovisa eventuell rabatt och beräkna moms på rätt underlag.

Praktiskt tips: Skicka alltid fakturan som en låst PDF till kunden och spara en egen kopia. Behåll också offert, tidsrapport, beställning eller annan dokumentation som förklarar vad fakturan avser.

Betalningsvillkor, konto och påminnelser

En faktura bör tala om exakt hur kunden ska betala. Ange bankgiro, plusgiro eller bankkonto samt ett tydligt meddelande om vilket fakturanummer kunden ska uppge vid betalning. Om du tar emot betalning via Swish kan du ange numret, men kontrollera att det är lämpligt för företagets betalningsflöde och bokföring.

Skriv förfallodag eller betalningsvillkor på fakturan. Om ni har avtalat om särskilda villkor ska fakturan följa det som avtalats. Var försiktig med avgifter och ränta: skriv inte in belopp eller villkor som saknar stöd i er överenskommelse eller i reglerna för din situation.

Om kunden betalar för sent

Börja ofta med en saklig påminnelse. Hänvisa till fakturanummer, belopp, ursprunglig förfallodag och de betalningsuppgifter som gäller. Spara även påminnelsen. Om tvisten gäller vad som levererats bör du först försöka reda ut invändningen och dokumentera er kontakt.

Det är klokt att ha en rutin för obetalda fakturor:

1. Kontrollera att fakturan skickats till rätt kontaktperson och adress.
2. Stäm av att förfallodagen verkligen har passerat.
3. Skicka en tydlig skriftlig påminnelse.
4. Kontakta kunden och utred eventuella invändningar.
5. Överväg vidare kravhantering först när du har ordning på underlagen.

Så fyller du i mallen steg för steg

Mallen på den här sidan är gjord för att vara enkel att använda, men det lönar sig att fylla i den i en fast ordning. Då minskar risken för missade uppgifter och felaktiga summor.

1. Fyll i dina företagsuppgifter och kontaktuppgifter högst upp.
2. Lägg in kundens namn, adress och eventuell referens.
3. Välj ett nytt, unikt fakturanummer och ange fakturadatum.
4. Beskriv varje vara eller tjänst konkret och fyll i antal samt pris.
5. Beräkna belopp exklusive moms, moms och totalt att betala.
6. Ange förfallodatum och betalningsuppgifter.
7. Kontrollera alla uppgifter innan du skickar eller skriver ut fakturan.

Du kan redigera fakturamallen direkt i webbläsaren. När innehållet är klart kan du skriva ut den eller exportera den till PDF eller Word. Döp gärna den sparade filen med fakturanummer och kundnamn, så blir den lättare att hitta senare.

Anpassa fakturan för tjänster och varor

En faktura kan se olika ut beroende på vad du säljer. För en tjänst är det ofta viktigt att ange arbetsperiod, antal timmar, timpris och vilken typ av arbete som utförts. För varor är artikel, antal, styckepris och eventuell leveransinformation vanligt.

Tjänstefaktura

Beskriv uppdraget tillräckligt specifikt. Om arbetet utförts under flera datum kan du ange perioden. Har kunden fått en offert eller beställning med ett referensnummer kan det vara bra att hänvisa till den.

Varufaktura

Ange vad som sålts och hur många enheter som levererats. Om leveransdatum skiljer sig från fakturadatum bör det framgå när det är relevant. Lägg inte in onödiga personuppgifter om de inte behövs för försäljningen eller leveransen.

RUT, ROT och särskilda fakturor

Om fakturan avser arbete där kunden kan begära skattereduktion, till exempel ROT eller RUT, ställs särskilda krav på underlag och betalning. Använd inte en vanlig faktura utan att först säkerställa att du vet vilka uppgifter som ska lämnas och hur ansökan hanteras.

Det kan bland annat vara viktigt att skilja mellan arbetskostnad, material och andra kostnader. Kundens betalning och identifiering kan också få betydelse. Anpassa fakturan efter den aktuella tjänsten och de regler som gäller när arbetet utförs.

Spara fakturor och underlag för bokföringen

En faktura är en bokföringshandling. Spara därför den version som skickades till kunden och koppla den till betalningen när den kommer in. Om du använder ett bokföringsprogram ska fakturan registreras enligt din valda bokföringsrutin. Om du arbetar manuellt behöver du vara extra noggrann med ordning, datum och verifikationer.

Spara också dokument som förklarar affären. Det kan vara offert, avtal, mejl med beställning, leveransbevis, tidrapport eller korrespondens om ändringar. Ju tydligare underlagen är, desto enklare blir det att följa upp betalning, redovisa moms och hantera frågor i efterhand.

• Spara fakturakopian i samma ordning som fakturanumren.
• Notera när och hur kunden betalar.
• Dokumentera krediteringar och rättelser separat.
• Skydda kunduppgifter och begränsa åtkomst till materialet.

Vanliga frågor

Måste en enskild firma ha fakturanummer?

Ja, fakturor bör ha unika och systematiska nummer så att de kan följas i bokföringen. Välj en enkel nummerserie och använd den konsekvent.

Ska jag skriva personnummer på fakturan?

En enskild näringsidkare använder ofta personnummer som organisationsnummer. Kontrollera vilka uppgifter som gäller för din verksamhet och lämna inte ut mer personinformation än vad som behövs.

Kan jag fakturera utan moms?

Det beror på din momsregistrering, vad du säljer och vilka regler som gäller för försäljningen. Lägg inte på moms om du inte ska göra det, och kontrollera alltid din situation innan fakturan skickas.

Kan jag ändra en faktura efter att den har skickats?

Du bör inte bara skriva över en redan skickad faktura. Dokumentera i stället rättelsen på ett spårbart sätt, exempelvis genom en kreditfaktura och en ny faktura när det passar situationen.

Hur lång betalningstid ska jag ange?

Följ det ni har avtalat. Om ingen särskild betalningstid är överenskommen bör du välja ett tydligt och rimligt förfallodatum och ange det på fakturan.

Kan jag använda mallen för både privatpersoner och företag?

Ja, grundmallen fungerar för båda. Anpassa kunduppgifter, beskrivning, momsredovisning och eventuella särskilda uppgifter efter vem du säljer till och vad försäljningen gäller.

Källor och referenser

• Bokföringslagen (1999:1078).
• Mervärdesskattelagen (2023:200).
• Skatteverket – information om fakturering och moms.
• Bokföringsnämnden – vägledning om löpande bokföring och verifikationer.
• Verksamt – information för dig som driver företag.