Tjänstefaktura mall – fakturera tjänster enkelt

En tydlig tjänstefaktura gör det enklare för kunden att förstå vad som har utförts, vad som ska betalas och när betalningen ska vara inne. Den fungerar också som ett viktigt underlag för din egen bokföring och för kundens hantering av köpet.

Med mallen på denna sida kan du skapa en faktura för utförda tjänster, från enstaka uppdrag till löpande konsultarbete. Du redigerar dokumentet direkt i webbläsaren och kan sedan skriva ut det eller exportera det till PDF eller Word. Anpassa alltid uppgifterna efter ditt företag, din kund och den aktuella affären.

Vad är en tjänstefaktura?

En tjänstefaktura är ett betalningsunderlag för en tjänst som redan har utförts eller som enligt avtal ska faktureras i förskott eller etapper. Tjänsten kan till exempel vara rådgivning, reparation, städning, design, byggarbete, utbildning eller administrativ hjälp.

Fakturan ska inte bara ange ett slutbelopp. Den behöver ge mottagaren tillräcklig information för att kunna kontrollera debiteringen och betala på rätt sätt. För säljaren är den ett verifikat som ska kunna kopplas till bokföringen.

När används mallen?

Mallen passar när en näringsidkare fakturerar en kund för tjänster. Den kan användas både för företag och privatpersoner, men vissa uppgifter kan skilja sig åt beroende på kundtyp, moms och om arbetet omfattas av exempelvis skattereduktion.

• Timdebitering för konsult- eller hantverksarbete.
• Fast pris för ett avgränsat uppdrag.
• Del- eller slutfaktura i ett större projekt.
• Löpande service, support eller abonnemang.
• Material, resor och andra kostnader som ska vidarefaktureras.

Obligatoriska uppgifter på en faktura

Vilka uppgifter som krävs beror bland annat på om fakturan innehåller moms och vilken sorts försäljning det gäller. För de flesta vanliga svenska tjänstefakturor behöver fakturan identifiera både säljaren och köparen, ange datum, ha ett unikt löpnummer och specificera försäljningen.

Kontrollera aktuella krav hos Skatteverket innan du skickar fakturan, särskilt om du har särskild momshantering, säljer till utlandet eller använder omvänd betalningsskyldighet.

Säljarens uppgifter

Ange företagets namn, postadress och kontaktuppgifter. Normalt ska organisationsnummer finnas med. Är säljaren godkänd för F-skatt bör det också framgå på fakturan när tjänster säljs i näringsverksamheten. Om företaget är registrerat för moms ska registreringsnumret för moms anges när det krävs.

Kundens uppgifter

Skriv kundens namn och adress korrekt. Vid fakturering till ett företag är det ofta klokt att även ange organisationsnummer, referensperson, beställningsnummer eller projektkod om kunden har begärt det. Sådana uppgifter minskar risken att fakturan fastnar i kundens interna hantering.

Beskriv tjänsten så att fakturan går att kontrollera

En rad som bara säger ”arbete” eller ”tjänster” skapar ofta frågor. Beskriv i stället tjänsten på ett sätt som kopplar den till överenskommelsen. Ange gärna period, antal timmar eller enheter, á-pris och eventuell rabatt.

Vid fast pris kan du skriva exempelvis ”Grafisk formgivning enligt offert, fast pris”. Vid timdebitering är en användbar beskrivning ”Administrativ rådgivning, 1–30 april, 12 timmar à 850 kr”. Om material eller resa debiteras separat ska de normalt ha egna rader.

Praktiskt tips: Låt fakturans specifikation spegla offerten, avtalet eller arbetsrapporten. När kundens underlag och faktura använder samma benämningar blir det enklare att godkänna betalningen.

Moms på tjänstefakturan

För många tjänster i Sverige gäller ordinarie moms, men det finns undantag och särskilda regler. Du bör därför inte utgå från att samma momssats alltid gäller. På en faktura med moms bör beskattningsunderlag, momssats och momsbelopp framgå. Summan exklusive moms och summan att betala inklusive moms ska vara lätt att läsa.

Om försäljningen är momsfri eller omfattas av en särskild regel behöver fakturan normalt innehålla en relevant upplysning. Detsamma kan gälla när köparen ska redovisa momsen i stället för säljaren. Använd inte en standardformulering om du är osäker på vilken regel som gäller för uppdraget.

ROT och RUT kräver särskild kontroll

För arbete som kan ge kunden rätt till ROT- eller RUT-avdrag krävs särskilda uppgifter och en korrekt fördelning mellan arbete, material och övriga kostnader. Kundens betalning och ansökan om utbetalning behöver också hanteras på rätt sätt. Kontrollera därför villkoren innan du skriver avdrag på fakturan.

• Stäm av om tjänsten kan omfattas av avdrag.
• Separera arbetskostnad från material och resor.
• Kontrollera kundens uppgifter och hur betalningen ska ske.
• Ange bara avdrag när underlaget är korrekt.

Betalningsvillkor och dröjsmål

Fakturan bör ange förfallodatum, betalningssätt och de kontouppgifter eller betalningsreferenser som kunden behöver. Ett tydligt villkor kan exempelvis ange att betalning ska ske inom ett bestämt antal dagar från fakturadatum. Om parterna har avtalat om särskilda villkor ska fakturan följa det avtalet.

Ränta och avgifter vid sen betalning bör bara tas med när du har stöd för det i avtal eller tillämpliga regler. Skriv dem tydligt och undvik oklara eller oproportionerliga formuleringar. Vid utebliven betalning kan du först påminna kunden och därefter överväga vidare åtgärder. Information om ansökan om betalningsföreläggande finns hos Kronofogden.

Så fyller du i en tjänstefaktura steg för steg

1. Ge fakturan ett unikt nummer enligt företagets nummerserie.
2. Fyll i fakturadatum och det förfallodatum som följer av ert avtal.
3. Ange kompletta uppgifter om säljare och kund.
4. Beskriv varje tjänst, tidsperiod, antal och pris på separata rader vid behov.
5. Beräkna belopp exklusive moms, moms och totalbelopp med omsorg.
6. Lägg till betalningsuppgifter, referens och eventuella överenskomna villkor.
7. Kontrollera alla belopp, spara en kopia och skicka fakturan i överenskommet format.

Vanliga misstag att undvika

Små fel kan leda till att kunden ber om en kreditfaktura och en ny faktura, eller att betalningen försenas. En genomgång före utskick sparar ofta tid.

• Fakturanummer som saknas, upprepas eller inte följer serien.
• Otydlig beskrivning av den utförda tjänsten.
• Fel momsberäkning eller moms som inte visas separat.
• Avsaknad av förfallodatum eller betalningsreferens.
• Fel kundnamn, fel adress eller fel beställarreferens.
• Att arbetskostnad och material blandas ihop vid underlag för ROT eller RUT.

Fakturera privatpersoner och företag

Grundstrukturen är densamma, men mottagarens rutiner skiljer sig ofta. Privatkunder behöver vanligen tydliga betalningsuppgifter och en lättförståelig beskrivning av tjänsten. Företagskunder kan kräva inköpsordernummer, projektkod, specifik referens eller elektroniskt fakturaformat.

När kunden är privatperson

Undvik onödigt fackspråk och skriv ett datum för förfallodagen. Om kunden har fått en offert bör fakturan hänvisa till offerten eller beställningen. Kontrollera att kontaktuppgifter finns om kunden vill ställa frågor.

När kunden är företag

Fråga före arbetets start hur kunden vill ta emot fakturan. Vissa företag avvisar fakturor som saknar referens eller inköpsnummer. Spara också underlag som tidrapport, orderbekräftelse och accepterad offert tillsammans med fakturakopian.

Redigera och spara mallen på denna sida

Fyll i mallen direkt i webbläsaren med dina uppgifter och den aktuella tjänstespecifikationen. När fakturan är klar kan du skriva ut den eller exportera den till PDF eller Word. PDF är ofta lämpligt när du vill bevara layouten, medan Word kan vara praktiskt om dokumentet ska granskas eller kompletteras innan det skickas.

Spara alltid en kopia av den slutliga fakturan och relevanta underlag i din bokföring. Om något behöver rättas efter utskick bör du hantera rättelsen på ett spårbart sätt och se till att bokföringen speglar ändringen.

Vanliga frågor

Måste en tjänstefaktura ha ett fakturanummer?

En faktura ska normalt kunna identifieras med ett unikt löpnummer. Använd därför en konsekvent nummerserie och återanvänd inte nummer för olika fakturor.

Kan jag fakturera innan tjänsten är utförd?

Det beror på vad du och kunden har avtalat. Förskottsfakturering och delfakturering kan användas om det passar överenskommelsen, men innehåll och momshantering måste bli rätt.

Vad ska stå som betalningsvillkor?

Ange det villkor ni har kommit överens om och ett tydligt förfallodatum. Lägg också till de uppgifter kunden behöver för att kunna betala, exempelvis bankgiro, plusgiro eller kontonummer och referens.

Behöver jag ange moms på fakturan?

Om du ska ta ut moms behöver fakturan normalt visa beskattningsunderlag, momssats och momsbelopp. Vissa tjänster och situationer har särskilda regler, så kontrollera vad som gäller för din försäljning.

Kan en privatperson använda mallen?

Mallen är främst utformad för fakturering i verksamhet. En privatperson som säljer enstaka tjänster bör först bedöma vilken typ av ersättning det är och vilka skatte- och deklarationsregler som gäller.

Källor och referenser

• Bokföringslagen (1999:1078).
• Mervärdesskattelagen (2023:200).
• Skatteverket – vägledning om fakturering och moms.
• Kronofogden – information om betalningsföreläggande.