Faktura med QR-kod mall för enkel betalning

En faktura med QR-kod ger kunden en snabb väg till betalningen. Genom att skanna koden i sin bankapp kan kunden normalt få upp betalningsuppgifter som mottagare, belopp och meddelande eller referens. Det minskar risken för att uppgifter skrivs fel och kan göra att betalningen kommer fram snabbare.

På den här sidan finns en faktura med QR-kod mall som du kan redigera direkt i webbläsaren. Fyll i dina uppgifter, kontrollera betalningsinformationen och exportera sedan dokumentet till PDF eller Word. Mallen passar mindre företag, enskilda näringsidkare och privatpersoner som behöver ett tydligt underlag för en utförd försäljning eller tjänst.

Vad är en faktura med QR-kod?

En faktura är ett betalningskrav där säljaren anger vad som har sålts, vad det kostar och när köparen ska betala. QR-koden är ett maskinläsbart tillägg som samlar betalningsuppgifter i ett format som en mobilkamera eller bankapp kan tolka.

QR-koden ersätter inte själva fakturan. Kunden behöver fortfarande kunna läsa uppgifter om säljare, köpare, varor eller tjänster, pris, moms och betalningsvillkor. Koden är främst ett hjälpmedel vid betalningen.

Vilken QR-kod ska användas?

För svenska betalningar används ofta en QR-kod som innehåller uppgifter för Swish, bankgiro, plusgiro eller banköverföring. Vilket format som fungerar beror på betalningssättet och den bankapp som kunden använder. Kontrollera alltid med din bank, betaltjänst eller betalningsleverantör vilket QR-format som stöds.

Om QR-koden innehåller en Swish-begäran behöver den normalt vara skapad för rätt typ av Swish-anslutning. Skriv inte in ett privat Swish-nummer på en företagsfaktura om betalningen egentligen ska gå till företagets konto.

Uppgifter som ska vara tydliga på fakturan

En bra faktura ska gå att förstå utan att mottagaren behöver fråga om kompletteringar. Kraven varierar beroende på försäljning, kund och om moms tas ut, men ett genomarbetat underlag gör både betalning och bokföring enklare.

Moms och registreringsuppgifter

Om du är momsregistrerad och försäljningen är momspliktig ska fakturan normalt innehålla de uppgifter som krävs för en momsad faktura, till exempel momsbelopp, skattesats och beskattningsunderlag. Ange även ditt organisationsnummer eller personnummer när det är relevant för verksamheten.

Reglerna kan skilja sig åt vid exempelvis försäljning till företag i andra länder, omvänd skattskyldighet, momsbefrielse eller särskilda tjänster. Läs vägledning om moms och fakturering hos Skatteverket om din försäljning inte är en vanlig svensk momspliktig försäljning.

Så skapar du QR-koden för betalning

Först behöver du bestämma vilket betalningssätt kunden ska använda. QR-kodens innehåll måste stämma helt med de betaluppgifter som visas i klartext på fakturan. En QR-kod med fel mottagare eller ett felaktigt belopp kan leda till felbetalning.

1. Bestäm om kunden ska betala med Swish, bankgiro, plusgiro eller banköverföring.
2. Samla rätt mottagaruppgift, exempelvis Swish-nummer eller konto- och referensuppgifter.
3. Skapa QR-koden med en tjänst eller funktion som stöder ditt valda betalningssätt.
4. Lägg in QR-koden på fakturan nära övriga betaluppgifter.
5. Testskanna koden i en mobil innan fakturan skickas.
6. Kontrollera att belopp, mottagare och meddelande är samma som på fakturan.

Praktiskt tips: Gör alltid ett test med en kopia av fakturan. Skanna QR-koden och jämför varje uppgift som visas i betalappen med fakturans klartext. Ändras fakturabeloppet ska även QR-koden uppdateras.

Statiskt eller fakturaspecifikt belopp

En QR-kod kan vara utformad på olika sätt. I vissa lösningar är mottagaren fast, medan kunden själv anger belopp och referens. I andra kan kodens uppgifter vara knutna till just en faktura, exempelvis med exakt belopp och fakturanummer. Det senare kan minska risken för fel, men kräver att en ny eller uppdaterad kod skapas för varje faktura.

Undvik att använda en kod som visar ett gammalt belopp. Om du krediterar, ändrar eller påminner om en faktura behöver du kontrollera om QR-koden fortfarande är rätt för den betalning du vill ta emot.

Så fyller du i fakturamallen

Börja med säljarens uppgifter och gå sedan vidare till kundens namn och adress. Skriv ett unikt fakturanummer, fakturadatum och förfallodatum. Beskriv därefter varje vara eller tjänst på en egen rad så att kunden enkelt kan kontrollera grunden för beloppet.

• Ange datum då varan levererades eller tjänsten utfördes, när det är relevant.
• Redovisa antal, á-pris, eventuell rabatt och totalbelopp tydligt.
• Dela upp belopp exklusive moms, moms och att betala när moms ska tas ut.
• Skriv betalningsvillkor och eventuell referens som kunden ska använda.
• Placera QR-koden så att den inte täcks av vikning, marginal eller utskriftskant.

Har kunden lämnat ett ordernummer, projektnummer eller en särskild referensperson bör du ta med den uppgiften. Många företag behöver en sådan referens för att kunna godkänna en leverantörsfaktura internt.

Fakturanummer och ordning i bokföringen

Fakturanumret ska göra det möjligt att följa fakturan från utfärdande till betalning och bokföring. Ha en konsekvent rutin, exempelvis en löpande nummerserie. Det viktiga är att fakturan går att identifiera och att du kan förklara eventuella luckor, rättelser eller krediteringar.

En faktura som redan har skickats bör normalt inte skrivas om i efterhand på ett sätt som gör originalet oklart. Om du behöver rätta en felaktig faktura kan en kreditfaktura och en ny korrekt faktura vara en lämplig lösning. Anpassa rutinen till din bokföring och spara underlagen på ett ordnat sätt.

Förfallodatum och påminnelse

Skriv ett tydligt förfallodatum i stället för enbart formuleringen ”30 dagar”. Då vet kunden exakt när betalningen ska vara framme. Om betalning uteblir kan du skicka en saklig påminnelse med fakturanummer, belopp och nytt betalningsdatum.

Vill du ta ut avgifter eller ränta behöver du ha stöd för det och formulera villkoren korrekt. För företag är det klokt att läsa mer om betalningsproblem och processer hos Kronofogden innan du går vidare med ett obetalt krav.

Vanliga misstag med QR-kod på faktura

Det vanligaste misstaget är att QR-koden och den synliga betalningsinformationen inte stämmer överens. Ett annat problem är att koden blir för liten, suddig eller beskuren vid utskrift. Då går den kanske inte att skanna, trots att fakturan i övrigt är korrekt.

• QR-koden går till fel Swish-nummer eller fel konto.
• Beloppet i koden skiljer sig från fakturans totalsumma.
• Fakturanummer eller OCR saknas i betalningsmeddelandet.
• Koden är placerad för nära kanten och klipps vid utskrift.
• Koden har blivit oskarp efter att dokumentet sparats eller kopierats.
• Fakturans momsuppgifter är otydliga eller ofullständiga.

Skicka gärna fakturan som PDF om du mejlar den. Då minskar risken att layouten flyttas eller att QR-koden påverkas när mottagaren öppnar dokumentet i ett annat program. Behöver kunden ett redigerbart underlag kan du även exportera till Word, men behåll alltid en egen slutlig version.

När passar en faktura med QR-kod?

Mallen passar särskilt bra när kunder ofta betalar från mobilen. Det kan gälla konsulter, hantverkare, föreningar, frilansare, små webbutiker och andra mindre verksamheter. Den fungerar även vid enstaka försäljningar, så länge fakturan innehåller de uppgifter som situationen kräver.

För återkommande eller stora fakturaflöden kan ett ekonomisystem med automatisk fakturanummerering, kundregister och betalningsavstämning vara mer effektivt. Men även då är principerna desamma: uppgifter på fakturan och i QR-koden måste vara riktiga, tydliga och möjliga att följa upp.

Kontroll före utskrift eller utskick

Innan du skickar fakturan bör du läsa den som om du vore kunden. Kan du förstå vad som ska betalas, när och till vem utan att leta? Kan QR-koden skannas? Är moms, referens och totalsumma korrekta?

På denna sida kan du redigera mallen direkt i webbläsaren, skriva ut den eller exportera den till PDF eller Word. Spara gärna en kopia med fakturanummer i filnamnet och arkivera underlaget enligt din bokföringsrutin.

Vanliga frågor

Måste en faktura ha QR-kod?

Nej. En QR-kod är ett hjälpmedel för betalning, inte ett generellt krav på fakturor. Fakturan behöver däremot ha tillräckliga och korrekta uppgifter för att kunden ska kunna betala och för att underlaget ska kunna hanteras i bokföringen.

Kan jag använda samma QR-kod på alla fakturor?

Det beror på hur koden är skapad. En kod som bara innehåller mottagare kan återanvändas, men kunden kan då behöva ange belopp och referens manuellt. En kod med specifikt belopp eller fakturanummer ska normalt uppdateras för varje faktura.

Kan kunden betala även om QR-koden inte fungerar?

Ja, om du även har skrivit ut fullständiga betaluppgifter på fakturan. Därför ska QR-koden aldrig vara den enda informationen om hur betalning ska ske.

Vilken referens ska stå på fakturan?

Använd normalt fakturanumret, OCR-numret eller den referens som du och kunden har kommit överens om. Referensen ska vara enkel att koppla till rätt faktura när betalningen kommer in.

Kan jag skicka fakturan via e-post?

Ja, det är vanligt att skicka fakturor via e-post. Exportera gärna dokumentet till PDF för att bevara layout och QR-kod. Kontrollera mottagarens e-postadress och tänk på att fakturan kan innehålla personuppgifter.

Källor och referenser

• Bokföringslagen – regler om bokföring och verifikationer.
• Mervärdesskattelagen – regler om moms och faktureringsuppgifter.
• Skatteverket – vägledning om moms, fakturering och bokföringsunderlag.
• Bokföringsnämnden – allmänna råd om löpande bokföring och verifikationer.
• Kronofogden – information om betalningsföreläggande och obetalda fordringar.