Anställningsavtal – gratis mall att fylla i online

Ett anställningsavtal tydliggör vad arbetsgivaren och arbetstagaren har kommit överens om innan arbetet börjar. Det skapar ordning kring bland annat arbetsuppgifter, lön, arbetstid, anställningsform och uppsägning. Ett genomarbetat skriftligt avtal minskar risken för att parterna senare minns överenskommelsen olika.

Här hittar du en praktisk mall för anställningsavtal. Mallen på denna sida kan redigeras direkt i webbläsaren, skrivas ut och exporteras till PDF eller Word. Anpassa alltid innehållet till den aktuella tjänsten, arbetsplatsen och eventuellt kollektivavtal.

Vad är ett anställningsavtal?

Ett anställningsavtal är en överenskommelse där en person utför arbete för en arbetsgivares räkning mot ersättning. Avtalet kan vara muntligt, men ett skriftligt avtal är starkt rekommenderat. Det blir ett gemensamt underlag för de villkor som gäller i anställningen och gör det enklare att hantera frågor under anställningstiden.

Arbetsgivaren ska lämna skriftlig information om väsentliga villkor i anställningen. Vad informationen ska omfatta och när den ska lämnas regleras i lagen om anställningsskydd. Du kan läsa lagtext och aktuella bestämmelser hos Sveriges riksdag.

Avtalet ersätter inte lag eller ett tillämpligt kollektivavtal. Om en avtalsbestämmelse strider mot tvingande regler kan den behöva lämnas utan verkan eller anpassas. Därför är det viktigt att undersöka om arbetsplatsen omfattas av kollektivavtal innan villkoren skrivs.

Varför ska avtalet vara skriftligt?

Ett skriftligt avtal är användbart både vid en enkel deltidsanställning och vid en mer kvalificerad tjänst. Det ska vara lätt att se vad parterna faktiskt avtalat om, även flera månader efter startdatumet.

• Det klargör vilken anställningsform som gäller.
• Det dokumenterar lön, löneutbetalning och andra ersättningar.
• Det beskriver arbetstid, arbetsplats och arbetsuppgifter.
• Det ger ett underlag om frågor uppstår kring semester, uppsägning eller förmåner.
• Det underlättar introduktion för både arbetsgivare och arbetstagare.

Skriftlighet är särskilt viktig om arbetet ska påbörjas snabbt, om tjänsten är tidsbegränsad eller om villkoren avviker från arbetsplatsens vanliga rutiner. Låt båda parter läsa igenom handlingen i lugn och ro innan den undertecknas.

Välj rätt anställningsform

Anställningsformen är en av avtalets viktigaste delar. Huvudregeln är att en anställning gäller tills vidare om ni inte har avtalat om något annat på ett tydligt och tillåtet sätt. En tillsvidareanställning saknar bestämt slutdatum och upphör normalt genom uppsägning eller på annat sätt enligt gällande regler.

Tillsvidareanställning

Vid tillsvidareanställning ska avtalet ange när arbetet börjar. Det är också klokt att skriva vilken uppsägningstid som gäller, med hänsyn till lag, kollektivavtal och eventuella individuella villkor. Använd inte en formulering om provanställning om parterna i själva verket avser en tillsvidareanställning från första dagen.

Provanställning

En provanställning måste avtalas uttryckligen. Ange startdag, att anställningen är en provanställning och när den senast ska övergå i tillsvidareanställning eller upphöra. Kontrollera om kollektivavtalet har särskilda regler om provanställning och besked inför ett avslut.

Tidsbegränsad anställning

Om anställningen är tidsbegränsad ska avtalet ange vilken form av tidsbegränsad anställning som används, varför den används om det är relevant samt start- och slutdatum eller den händelse som avslutar anställningen. Skriv inte bara ”vikariat” eller ”extra vid behov” utan att konkretisera villkoren. Reglerna om tidsbegränsade anställningar kan vara komplicerade och påverkas ofta av kollektivavtal.

Praktiskt tips: skriv anställningsform och datum så tydligt att en utomstående direkt kan avgöra om tjänsten är tillsvidare, på prov eller tidsbegränsad – och när den börjar och slutar.

Uppgifter som bör finnas med

Avtalet bör täcka de centrala villkoren från första arbetsdagen. Anpassa detaljnivån efter verksamheten, men undvik att lämna grundläggande frågor öppna. Följande översikt visar vanliga uppgifter att ta med.

En arbetsgivare kan vara ett aktiebolag, en enskild näringsidkare, en förening eller annan organisation. Ange arbetsgivarens korrekta namn och organisationsnummer där det finns. Om någon undertecknar för arbetsgivaren bör personen vara behörig att göra det.

Lön, arbetstid och semester

Lön och andra ersättningar

Ange bruttolön per månad eller timlön, beroende på vad som passar tjänsten. Skriv när lönen betalas ut och hur eventuella tillägg ska hanteras, exempelvis ob-tillägg, provision, bonus eller reseersättning. Om ersättningen bygger på en separat plan eller policy bör avtalet hänvisa till den och parterna bör se till att den finns tillgänglig.

Det finns inte någon generell lagstadgad minimilön i Sverige. Lön och vissa ersättningar kan i stället följa av kollektivavtal. Undersök därför vilket kollektivavtal som gäller och skriv in det i avtalet när det är relevant.

Arbetstid och arbetsplats

Beskriv om tjänsten är heltid eller deltid, normal arbetstid och hur schemaläggning sker. Om arbetstiden varierar bör det stå hur arbetstagaren får besked om arbetspass och vilka ramar som gäller. För distansarbete kan ni ange huvudsaklig arbetsplats, möjliga arbetsplatser och om särskilda rutiner gäller för utrustning och informationssäkerhet.

Arbetstidsregler och krav på arbetsmiljö kan begränsa vad som går att avtala om. För vägledning om arbetsmiljöansvar och regler på arbetsplatsen finns information hos Arbetsmiljöverket.

Semester och ledighet

Semesterlagen innehåller grundläggande regler om semester. Avtalet bör ange om arbetsplatsen har kollektivavtal eller andra rutiner som påverkar semester, förskottsemester eller semestertillägg. Var försiktig med att skriva villkor om semesterersättning under pågående anställning, eftersom sådana frågor beror på anställningens upplägg och tillämpliga regler.

Kollektivavtal, policyer och förmåner

Om arbetsgivaren är bunden av kollektivavtal bör avtalet tydligt ange vilket avtal som gäller. Kollektivavtalet kan innehålla regler om exempelvis lön, arbetstid, övertid, pension, försäkringar, sjuklön, uppsägningstid och ersättningar. Det kan också innebära att en formulering i den individuella mallen måste anpassas.

Policyer kan reglera sådant som IT-användning, alkohol och droger, arbetskläder, sekretess, resor eller distansarbete. En policy bör inte ersätta otydliga avtalspunkter. Skriv i stället vilka policyer som gäller och var arbetstagaren kan ta del av dem. Om policyn kan ändras ensidigt bör den inte användas för att ändra centrala individuella villkor såsom avtalad lön eller tjänstgöringsgrad.

• Ange om kollektivavtal tillämpas och vilket avtalsområde det gäller.
• Specificera försäkringar, pension och friskvård endast om villkoren är klara.
• Hänvisa till skriftliga policyer med tydliga namn.
• Undvik löften om förmåner som arbetsgivaren inte säkert kan erbjuda.

Sekretess, bisyssla och personuppgifter

Behovet av sekretess varierar mellan arbetsplatser. Om arbetstagaren får tillgång till kunduppgifter, affärshemligheter, priser, tekniska lösningar eller annan känslig information bör avtalet innehålla en rimlig sekretessbestämmelse. Den bör beskriva vilken information som omfattas, när uppgifterna får användas och att skyldigheten kan fortsätta efter anställningens slut.

En klausul om bisyssla kan vara relevant när annan verksamhet riskerar att konkurrera med arbetsgivaren, påverka arbetstiden eller skapa intressekonflikter. Formulera bestämmelsen konkret och proportionerligt. Ett generellt förbud mot alla sidouppdrag är sällan en bra utgångspunkt.

Arbetsgivaren behandlar normalt arbetstagarens personuppgifter för att administrera anställningen. Skriv inte in mer känsliga personuppgifter än vad som behövs i avtalet. Informera i stället arbetstagaren om personuppgiftshanteringen genom en lämplig integritetsinformation.

Så fyller du i mallen steg för steg

1. Samla uppgifter om arbetsgivaren, arbetstagaren och den aktuella tjänsten.
2. Bestäm anställningsform, startdatum och eventuell slutdag innan ni fyller i dokumentet.
3. Skriv lön, arbetstid, arbetsplats och huvudsakliga arbetsuppgifter så konkret som möjligt.
4. Kontrollera om kollektivavtal, interna policyer eller särskilda förmåner ska anges.
5. Läs igenom bestämmelser om semester, uppsägning, sekretess och bisyssla tillsammans.
6. Fyll i ort och datum, underteckna i två exemplar och låt båda parter behålla varsitt.

Redigera mallen direkt i webbläsaren och ta bort alternativ som inte gäller. När innehållet är klart kan du skriva ut dokumentet eller exportera det till PDF eller Word. Spara gärna en kopia av den slutliga versionen på ett säkert sätt.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste problemet är inte att avtalet är för kort, utan att centrala villkor är otydliga. Ett allmänt uttryck som ”enligt överenskommelse” ger sällan bra vägledning om parterna senare blir oense.

• Att inte ange vilken anställningsform som avses.
• Att använda en tidsbegränsad anställning utan tydligt slutdatum eller avslutande händelse.
• Att ange lön men glömma löneperiod och utbetalningsdag.
• Att hänvisa till ett kollektivavtal utan att kontrollera att det faktiskt gäller.
• Att skriva mycket omfattande sekretess- eller konkurrensvillkor utan att bedöma behovet.
• Att låta endast en part spara den undertecknade versionen.

Ändras viktiga villkor senare, exempelvis lön, sysselsättningsgrad eller tjänst, bör ändringen dokumenteras skriftligt. En kort ändringsöverenskommelse som hänvisar till det ursprungliga anställningsavtalet kan ofta vara praktisk.

När bör du ta hjälp?

Ta särskilt ställning till professionell rådgivning om avtalet innehåller komplicerad rörlig ersättning, aktier eller optioner, konkurrensklausul, omfattande sekretess, internationellt arbete eller en oklar gräns mellan anställning och uppdrag. Detsamma gäller om arbetsplatsen omfattas av kollektivavtal som ni är osäkra på hur det ska tillämpas.

Vid en tvist kan bedömningen bero på hela situationen, inte bara på en enskild formulering i avtalet. Ett välskrivet dokument är därför ett viktigt stöd, men det behöver alltid fungera tillsammans med lag, kollektivavtal och hur arbetet faktiskt utförs.

Vanliga frågor

Måste ett anställningsavtal vara skriftligt?

En anställning kan uppkomma genom en muntlig överenskommelse, men arbetsgivaren ska lämna skriftlig information om väsentliga villkor. Ett skriftligt anställningsavtal är det bästa sättet att skapa tydlighet och dokumentation för båda parter.

Kan en arbetsgivare använda samma mall för alla anställda?

Ja, en grundmall kan användas, men varje avtal måste anpassas till den enskilda tjänsten. Lön, arbetstid, arbetsuppgifter, anställningsform, kollektivavtal och särskilda villkor kan skilja sig åt.

Vad ska stå om en provanställning?

Avtalet ska uttryckligen ange att det är en provanställning, när den börjar och vilken tidsram som gäller. Kontrollera även om kollektivavtalet innehåller särskilda regler om provanställning.

Behöver uppsägningstid stå i avtalet?

Det är klokt att ange uppsägningstid eller hänvisa till den regel eller det kollektivavtal som gäller. Villkoret får inte strida mot tvingande regler eller tillämpligt kollektivavtal.

Kan anställningsavtalet ändras senare?

Ja, parterna kan komma överens om ändringar. Dokumentera ändringen skriftligt, ange från vilket datum den gäller och låt båda parter godkänna den.

Källor och referenser

• Lagen om anställningsskydd (1982:80).
• Semesterlagen (1977:480).
• Arbetstidslagen (1982:673).
• Arbetsmiljölagen (1977:1160).
• Arbetsmiljöverket, vägledning om arbetsmiljöansvar och arbetsplatsens regler.