Hyresavtal för festlokal – mall att fylla i online

När en festlokal hyrs ut bör villkoren vara skriftliga, oavsett om uthyraren är en privatperson, förening, samfällighet eller ett företag. Ett tydligt hyresavtal för festlokal minskar risken för missförstånd om exempelvis tillträde, hyra, städning, skador, ljudnivå och avbokning.

Mallen på den här sidan kan redigeras direkt i webbläsaren. När uppgifterna är ifyllda kan dokumentet skrivas ut eller exporteras till PDF eller Word. Anpassa alltid innehållet till den aktuella lokalen och den typ av arrangemang som ska hållas.

Vad är ett hyresavtal för festlokal?

Ett hyresavtal för festlokal är en skriftlig överenskommelse mellan den som upplåter lokalen, kallad uthyrare, och den som får använda den, kallad hyresgäst. Avtalet gäller normalt en bestämd tid och ett bestämt tillfälle, till exempel en födelsedagsfest, bröllopsmiddag, föreningsaktivitet eller företagsfest.

Detta skiljer sig från ett vanligt lokalhyresavtal för en verksamhetslokal som hyrs löpande. Vid uthyrning för ett enstaka event är det särskilt viktigt att precisera när hyresgästen får tillträde, när lokalen ska vara återlämnad och vad som ingår i bokningen.

För avtal gäller som utgångspunkt att parterna ska hålla det de har kommit överens om. Regler om avtal finns bland annat i svensk lagstiftning hos Riksdagen. Ett skriftligt avtal gör det enklare att visa vad parterna faktiskt har avtalat om om en tvist senare uppstår.

När behöver du ett skriftligt avtal?

Det är klokt att alltid använda avtal när en lokal bokas mot betalning, när deposition tas ut eller när arrangemanget innebär risk för skador eller störningar. Även kostnadsfri utlåning kan behöva dokumenteras, eftersom ansvar och ordningsregler annars kan vara oklara.

Situationer där avtalet är extra viktigt

• Lokalen hyrs ut till en privat fest med många deltagare.
• Uthyraren tar ut hyra, bokningsavgift eller deposition.
• Det finns inventarier, köksutrustning eller teknisk utrustning i lokalen.
• Lokalen ligger i eller nära bostäder där buller kan påverka andra.
• Hyresgästen ska servera mat, alkohol eller anlita externa leverantörer.
• Det finns regler om städning, nyckelhantering eller begränsat antal gäster.

Avtalet bör godkännas innan nycklar, portkod eller annan åtkomst lämnas ut. Om bokningen görs via e-post eller meddelanden bör den slutliga överenskommelsen ändå samlas i ett dokument som båda parter kan spara.

Uppgifter som ska finnas med i avtalet

En bra mall samlar de viktigaste uppgifterna på ett sätt som går att kontrollera i efterhand. Beskriv lokalen så tydligt att det inte råder tvekan om vad hyresgästen får använda. Om vissa utrymmen är undantagna, till exempel förråd, kontor eller personalutrymmen, ska det stå uttryckligen.

Beskriv lokalen och det som ingår

Skriv lokalens fullständiga adress och gärna namn på byggnad eller lokal. Specificera om hyresgästen får använda exempelvis kök, toaletter, möbler, porslin, projektor, ljudanläggning, parkering eller uteplats. Ange även om förbrukningsmaterial ingår eller om hyresgästen själv ska ta med exempelvis soppåsar, diskmedel och toalettpapper.

Hyrestid, tillträde och återlämning

Det räcker sällan att skriva bara datumet för festen. Hyresgästen kan behöva tid före arrangemanget för dukning och efter arrangemanget för städning. Ange därför en tydlig start- och sluttid för hela hyresperioden, inte bara själva eventets starttid.

Bestäm även hur tillträde sker. Det kan vara personlig överlämning av nyckel, nyckelskåp, tagg eller kod. Om nycklar lämnas ut bör avtalet ange hur många som lämnas ut och när de ska återlämnas. Försenad återlämning kan påverka nästa bokning och bör hanteras i villkoren.

Praktiskt tips: Lägg in en gemensam kontroll före och efter uthyrningen. Fotografera gärna befintliga skador och notera antalet nycklar. Det ger båda parter ett bättre underlag om något ifrågasätts efteråt.

Hyra, deposition och betalningsvillkor

Ange den totala hyran inklusive eventuell moms, om uthyraren tar ut moms. Skriv också om en separat bokningsavgift eller deposition ska betalas. Det ska framgå vad varje belopp avser, vilket konto eller betalningssätt som används och senast när betalning ska vara genomförd.

En deposition används ofta som säkerhet för exempelvis skador, utebliven städning, förlorade nycklar eller andra kostnader som hyresgästen ansvarar för enligt avtalet. Avtalet bör beskriva när depositionen återbetalas och att ett eventuellt avdrag ska kunna förklaras. Undvik otydliga formuleringar som ger en part rätt att behålla pengar utan angivet skäl.

Kontrollera dessa ekonomiska villkor

• Total hyra och vad som ingår i beloppet.
• Depositionens storlek och datum för återbetalning.
• Förfallodag för varje betalning.
• Hur betalning ska märkas för att kunna kopplas till bokningen.
• Vilka dokumenterade kostnader som kan dras från depositionen.
• Om hyresgästen ansvarar för extra kostnader vid försenad avflyttning eller särskild sanering.

För företag som hyr ut återkommande är det bra att ha samma grundvillkor för alla kunder. Men anpassa alltid avtalet om den konkreta bokningen kräver särskilda regler, till exempel vid nattöppet eller användning av dyr utrustning.

Ordning, säkerhet och användning av lokalen

Avtalet bör ange hur lokalen får användas. Det kan omfatta högsta antal deltagare, tider för musik, rökförbud, regler för utrymningsvägar, levande ljus, fyrverkerier, konfetti, grillning och djur. Utrymningsvägar får inte blockeras, och hyresgästen behöver följa de säkerhetsregler som gäller för lokalen.

Om alkohol ska förekomma är det särskilt viktigt att känna till att olika regler kan gälla beroende på arrangemangets form och om alkohol säljs eller serveras yrkesmässigt. Uthyraren bör inte lova att ett visst upplägg är tillåtet utan att först kontrollera förutsättningarna. Information för företag och den som driver verksamhet finns hos Verksamt.

Exempel på regler att anpassa

1. Lokalen får bara användas för det arrangemang som anges i avtalet.
2. Hyresgästen ansvarar för sina gäster och för att ordningsregler följs.
3. Antalet personer får inte överskrida lokalens tillåtna kapacitet.
4. Utrymningsvägar, brandskyddsutrustning och nödutgångar ska hållas fria.
5. Störande ljud ska begränsas enligt de tider som anges i avtalet eller lokala regler.
6. Hyresgästen får inte överlåta bokningen eller hyra ut lokalen vidare utan skriftligt godkännande.

Skador, städning och ansvar

Det är vanligt att hyresgästen ansvarar för skador som uppkommer genom hyresgästens egen användning eller genom gäster och leverantörer som hyresgästen har bjudit in. Skriv att skador ska meddelas utan dröjsmål. Det är också bra att ange om uthyraren ska få möjlighet att dokumentera skadan innan åtgärd påbörjas.

Städningen bör beskrivas konkret. Exempelvis kan hyresgästen behöva ta bort dekorationer, diska, torka av ytor, tömma sopor, återställa möbler och låsa dörrar. Om uthyraren erbjuder slutstädning mot avgift ska det tydligt framgå om den ingår eller måste beställas särskilt.

Hyresgästen bör inte hållas ansvarig för normalt slitage eller fel som redan fanns vid tillträdet. Därför är en genomgång av lokalen före användning värdefull. Uthyraren ansvarar samtidigt för att lämna ut den lokal och utrustning som avtalats, i ett skick som kan användas på avsett sätt.

Avbokning och inställda arrangemang

Avbokningsvillkor är en av de vanligaste punkterna att bli oense om. Skriv därför vad som gäller om hyresgästen avbokar och vad som gäller om uthyraren inte kan tillhandahålla lokalen. Villkoret bör ange hur avbokning ska göras, till exempel skriftligen via e-post, och hur redan betalda belopp hanteras.

Om olika villkor ska gälla beroende på hur nära inpå hyresperioden avbokningen sker, måste varje tidsintervall och konsekvens beskrivas klart. Formulera villkoren rimligt och konsekvent. Om bokningen inte kan genomföras på grund av omständigheter utanför parternas kontroll kan situationen behöva bedömas utifrån vad som står i avtalet och omständigheterna i det enskilda fallet.

Så fyller du i mallen steg för steg

Gå igenom avtalet tillsammans innan det signeras. I synnerhet bör parterna kontrollera datum, tider, betalningsbelopp och avbokningsvillkor. Spara sedan en kopia var, gärna i PDF-format så att innehållet inte förändras oavsiktligt.

1. Fyll i uthyrarens och hyresgästens korrekta kontaktuppgifter.
2. Beskriv festlokalen, tillhörande utrustning och eventuella begränsningar.
3. Ange datum samt exakta tider för tillträde, användning och återlämning.
4. Fyll i hyra, deposition, betalningsdatum och betalningsuppgifter.
5. Anpassa regler om gäster, musik, alkohol, städning, skador och nycklar.
6. Bestäm villkor för avbokning och för situationer där lokalen inte kan användas.
7. Läs igenom avtalet, gör eventuella bilagor och låt båda parter underteckna.

Redigera mallen på denna sida direkt i webbläsaren när du är klar med uppgifterna. Exportera sedan dokumentet till PDF eller Word och spara den signerade versionen tillsammans med eventuell bokningsbekräftelse, betalningsunderlag och bilder från besiktningen.

Vanliga frågor

Måste ett hyresavtal för festlokal vara skriftligt?

En muntlig överenskommelse kan i många fall vara giltig, men ett skriftligt avtal är betydligt enklare att bevisa. För en festlokal är det klokt att dokumentera särskilt tider, pris, ansvar och avbokning.

Kan uthyraren ta ut deposition?

Ja, parterna kan avtala om deposition. Avtalet bör ange beloppet, vad depositionen får användas till, hur eventuella avdrag ska hanteras och när resterande belopp ska återbetalas.

Vem ansvarar om en gäst skadar lokalen?

Det beror på vad parterna har avtalat och hur skadan uppkom. Det är vanligt att hyresgästen ansvarar gentemot uthyraren för skador som orsakas av hyresgästen, deltagare eller leverantörer som hyresgästen anlitat.

Vad ska stå om städning?

Skriv vilka moment hyresgästen ska utföra, när de ska vara klara och hur sopor, disk, möbler och dekorationer ska hanteras. Ange även om uthyraren kan debitera dokumenterade kostnader för utebliven eller bristfällig städning.

Får hyresgästen överlåta bokningen till någon annan?

Det bör normalt inte ske utan uthyrarens skriftliga godkännande. Den ursprungliga hyresgästen är annars den part som uthyraren har avtal med och som kan hållas ansvarig enligt avtalet.

Behöver båda parter skriva under?

Ja, båda parters underskrift är starkt rekommenderad. Den visar att parterna har tagit del av och accepterat villkoren. Elektronisk signering kan användas om parterna är överens om det.

Källor och referenser

• Avtalslagen (1915:218).
• Jordabalken (1970:994), regler om hyra.
• Konsumentverket – vägledning om avtal och konsumenträtt.
• Myndigheten för samhällsskydd och beredskap – information om brandskydd vid sammankomster.